12 Abitudini Delle Persone Produttive

Vorresti perdere meno tempo e fare di più? Benvenuto nel club.

Allora perché, anche se siamo ben intenzionati e concentrati sul compito da svolgere, riusciamo comunque a impantanarci in cose come e-mail e report settimanali?

La chiave per essere produttivi è conoscere le proprie priorità, osserva Robert Pozen, docente di amministrazione aziendale presso la Harvard Business School. È anche ex presidente di Fidelity e presidente esecutivo di MFS Investment Management, autore di " Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours " e tiene corsi su come massimizzare la produttività personale .

Essere "produttivi significa portare a termine un gran numero di cose rispetto a qualcosa. Ma cos'è questo 'qualcosa'?", spiega Pozen all'HuffPost. "Potresti essere un cuoco produttivo, un professore, un giardiniere [o] un venditore. La domanda è cosa stai cercando di ottenere."

Abbiamo chiesto a Pozen e Adam Grant, professore di management alla Wharton School dell'Università della Pennsylvania e autore di " Dare e avere: un approccio rivoluzionario al successo ", di condividere le abitudini segrete delle persone produttive, così anche tu potrai diventare una di loro.

1. Non sono vincolati alla posta elettronica.

Secondo Pozen, la posta elettronica è uno dei maggiori ostacoli alla produttività: le persone "sono sopraffatte dalla posta elettronica; non sanno come gestirla". Ha una regola: non passare ogni minuto a controllare la posta elettronica; al contrario, si impegna a controllarla solo una o due volte all'ora e dedica gran parte di quel tempo a guardare solo le righe dell'oggetto per determinare cosa valga davvero la pena leggere.

2. Gestiscono le cose una volta sola.

Pozen adotta una strategia chiamata "OHIO", che sta per "only handle it once" (gestiscila una volta sola). Per le email che meritano attenzione, le gestisce una sola volta, rispondendo non appena le legge. E poi è fatta: è fatta e gestita.

3. Hanno un sistema per fare tutto.

Tony Hsieh, CEO di Zappos.com , aveva la sensazione di passare tutto il suo tempo a rispondere alle email, ma che quelle importanti rimanessero senza risposta a causa della sua casella di posta in arrivo stracolma. Così, ha inventato una tecnica chiamata "Yesterbox", che essenzialmente consiste nel gestire oggi le email di ieri . Come spiega su yesterbox.com :

Il bello è che quando ti svegli la mattina sai esattamente quante email devi elaborare, hai la sensazione di fare progressi mentre elabori ogni email del giorno prima e la rimuovi dalla posta in arrivo, e arriva un momento in cui non hai più email da elaborare del giorno prima.

4. Praticano il perfezionismo selettivo .

Essere perfezionisti non è necessariamente una cosa negativa: spesso è una caratteristica apprezzata in un buon dipendente, afferma Pozen. Ma può ritorcersi contro quando le persone sono perfezioniste in cose che non richiedono perfezionismo. Prendiamo, ad esempio, quei lunghi report che devi consegnare al lavoro e che sai che nessuno leggerà mai. Vale davvero la pena dedicare così tanto tempo e impegno per renderli perfetti? Probabilmente no, afferma.

5. Non si concentrano sull'"essere produttivi".

"Se il tuo obiettivo è essere produttivo, non concentrarti sull'obiettivo di essere produttivo", afferma Grant. "Non è motivante. Chi si entusiasma dicendo: 'Oggi ho fatto un compito in più'?". Suggerisce invece di trarre motivazione dal motivo per cui si sta svolgendo un compito, che si tratti di lavorare per guadagnare soldi per sostenere la famiglia o di svolgere un compito extra durante il giorno per aiutare un collega che ha bisogno di aiuto. "Si inizia a considerarlo molto meno come un compito noioso e molto più come un modo per fare la differenza per qualcuno a cui si tiene", afferma.

6. Sono coscienziosi (ma non troppo).

Le persone coscienziose, ovvero disciplinate, affidabili, organizzate e orientate al successo, sono (non a caso) tra le più produttive, afferma Grant. Tuttavia, arriva un punto in cui la coscienziosità può rivelarsi controproducente. Fa l'esempio della scrittura: se devi scrivere una prima bozza e portarla a termine, essere troppo coscienziosi può ostacolare il raggiungimento di questo obiettivo, perché passerai troppo tempo a rimuginare su ogni parola e frase. Gli scrittori produttivi, d'altra parte, "tendono a sedersi, buttare giù una prima bozza e poi a metterla da parte, e quando ci tornano sopra, hanno una mentalità diversa", spiega. Stanno perfezionando e migliorando il lavoro, invece di concentrarsi sulla produzione di una prima bozza perfetta.

7. Prestano meno attenzione alle ore trascorse lavorando e più attenzione al lavoro svolto.

Non è importante il numero di ore che si dedicano, ma ciò che si realizza. Pozen sostiene che i luoghi di lavoro che si concentrano troppo sulle ore si preoccupano della cosa sbagliata, poiché non pongono l'accento su ciò che viene realizzato dai dipendenti. "È una reliquia storica che rappresenta un sostegno per manager e capi", afferma. "Dà loro la sensazione che le persone lavorino davvero sodo e siano responsabili", ma non coglie appieno ciò che appassiona le persone e ciò che realizzano.

8. Usano la responsabilità a loro vantaggio.

Bisogna portare a termine qualcosa? Le persone produttive non solo programmeranno del tempo per lavorare a quel progetto, ma condivideranno anche con qualcun altro i loro piani per portarlo a termine, come forma di auto-responsabilità, afferma Grant. "A quel punto, avrai paura di deludere quella persona. Non vorrai certo apparire un fannullone venendo meno al tuo impegno", afferma.

9. Hanno un piano per ogni possibile scenario.

Grant afferma che se ti distrai facilmente, una buona tecnica è quella di anticipare ogni possibile distrazione e poi trovare delle soluzioni per evitarla.

10. Incanalano la loro ansia verso il meglio.

L'ansia da prestazione può essere debilitante. Anche se il consiglio per le situazioni che comportano ansia da prestazione in genere prevede una certa ripetizione del "calmarsi", Grant in realtà consiglia di fare il contrario: caricarsi. "Quello che bisogna fare è concentrarsi sul motivo per cui si è entusiasti del compito, invece di cercare di ridurre la sensazione di ansia", afferma. "Quando si cerca di ridurre l'ansia, è difficile passare da un'emozione intensa a un'emozione rilassata".

11. Sono strategici nel loro dialogo interiore.

Sullo stesso tema di come sconfiggere l'ansia da prestazione, Grant suggerisce anche di non dirsi "Ce la posso fare", ma piuttosto di chiedersi : "Posso farcela?". Questo perché con la prima frase è facile adagiarsi sull'autocompiacimento: le persone "si sentono bene, ma se pensano di farcela, non si motivano a prepararsi e a provarci", afferma. Ma quando le persone si chiedono "Posso farcela?", si mobilitano, perché devono trovare la risposta a come riuscirci.

12. Sanno che l' ordine delle cose da fare è importante.

Non tutti i compiti sono uguali in una lista di cose da fare. Grant consiglia di iniziare con un compito facile per dare un senso di slancio, per poi passare a un compito più impegnativo o importante. In questo modo, l'energia positiva del primo compito si trasferisce al secondo. Quindi, consiglia di tornare a un compito più facile per rigenerarsi e ritrovare un senso di progresso prima di tornare a un compito più difficile e che richiede più tempo.