उत्पादक लोगों की 12 आदतें

क्या आप कम समय बर्बाद करके ज़्यादा काम करना चाहते हैं? तो आप भी इस क्लब में शामिल हैं।

तो फिर ऐसा क्यों होता है कि जब हमारी मंशा अच्छी होती है और हम अपने काम पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तब भी हम ईमेल और साप्ताहिक रिपोर्ट जैसी चीजों में उलझ जाते हैं?

हार्वर्ड बिजनेस स्कूल में बिजनेस एडमिनिस्ट्रेशन के वरिष्ठ व्याख्याता रॉबर्ट पोज़ेन कहते हैं कि उत्पादक होने की कुंजी अपनी प्राथमिकताओं को जानना है। वे फिडेल्टी के पूर्व अध्यक्ष और एमएफएस इन्वेस्टमेंट मैनेजमेंट के कार्यकारी अध्यक्ष भी हैं, साथ ही " एक्सट्रीम प्रोडक्टिविटी: बूस्ट योर रिजल्ट्स, रिड्यूस योर आवर्स " पुस्तक के लेखक हैं और व्यक्तिगत उत्पादकता को अधिकतम करने पर पाठ्यक्रम पढ़ाते हैं।

"उत्पादक होने का मतलब है किसी लक्ष्य की तुलना में बहुत कुछ हासिल करना। लेकिन वह लक्ष्य क्या है?" पोज़ेन ने हफपोस्ट को समझाया। "आप एक उत्पादक रसोइया, प्रोफेसर, माली या विक्रेता हो सकते हैं। सवाल यह है कि आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं।"

हमने पोज़ेन और एडम ग्रांट से, जो पेनसिल्वेनिया विश्वविद्यालय के व्हार्टन स्कूल में प्रबंधन के प्रोफेसर और " गिव एंड टेक: ए रिवोल्यूशनरी अप्रोच टू सक्सेस " के लेखक हैं, उत्पादक लोगों की गुप्त आदतों को साझा करने के लिए कहा - ताकि आप भी उनमें से एक बन सकें।

1. वे ईमेल से बंधे नहीं हैं।

पोज़ेन के अनुसार, ईमेल उत्पादकता में सबसे बड़ी बाधाओं में से एक है: लोग "ईमेल से अभिभूत हैं; उन्हें नहीं पता कि इससे कैसे निपटना है।" उन्होंने हर मिनट ईमेल चेक करने का नियम बनाया है; इसके बजाय, वे इसे प्रति घंटे केवल एक या दो बार ही चेक करते हैं, और उस समय का अधिकांश हिस्सा केवल विषय पंक्तियों को देखने में बिताते हैं ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि वास्तव में पढ़ने लायक क्या है।

2. वे चीजों को एक बार ही संभालते हैं।

पोज़ेन "ओहायो" नामक एक रणनीति का उपयोग करते हैं, जिसका अर्थ है "केवल एक बार ही कार्रवाई करें"। ध्यान देने योग्य ईमेल के लिए, वे उन्हें पढ़ते ही तुरंत जवाब देकर एक बार में ही निपटा देते हैं। बस इतना ही - मामला खत्म।

3. उनके पास यह सब करने की एक प्रणाली है।

ज़ैप्पोस डॉट कॉम के सीईओ टोनी हसीह को लग रहा था कि उनका सारा समय ईमेल का जवाब देने में ही बीत रहा है, फिर भी उनके भरे हुए इनबॉक्स के कारण कई महत्वपूर्ण ईमेल का जवाब नहीं मिल पा रहा था। इसलिए उन्होंने "यस्टरबॉक्स" नामक एक तकनीक का आविष्कार किया, जिसमें मूल रूप से कल के ईमेल का जवाब आज ही दिया जाता है। जैसा कि वे yesterbox.com पर बताते हैं:

इसकी सबसे अच्छी बात यह है कि जब आप सुबह उठते हैं, तो आपको ठीक-ठीक पता होता है कि आपको कितने ईमेल देखने हैं, कल के हर ईमेल को प्रोसेस करके अपने इनबॉक्स से हटाने पर प्रगति का एहसास होता है, और वास्तव में एक ऐसा समय आता है जब कल के आपके पास प्रोसेस करने के लिए एक भी ईमेल नहीं बचता है।

4. वे चयनात्मक पूर्णतावाद का अभ्यास करते हैं।

पोज़ेन कहते हैं कि पूर्णतावादी होना हमेशा बुरी बात नहीं है – यह अक्सर एक अच्छे कर्मचारी का प्रशंसनीय गुण होता है। लेकिन जब लोग उन चीजों में पूर्णतावाद का भाव रखते हैं जिनमें पूर्णतावाद की आवश्यकता नहीं होती, तो यह उल्टा पड़ सकता है। उदाहरण के लिए, उन लंबी रिपोर्टों को लें जिन्हें आपको कार्यालय में जमा करना होता है और आप जानते हैं कि उन्हें कोई नहीं पढ़ता। क्या उन्हें परिपूर्ण बनाने में इतना समय और मेहनत लगाना वाकई उचित है? शायद नहीं, वे कहते हैं।

5. वे "उत्पादक होने" में ही उलझे नहीं रहते।

"अगर आपका लक्ष्य उत्पादक बनना है, तो सिर्फ़ उत्पादक बनने पर ध्यान केंद्रित न करें," ग्रांट कहते हैं। "यह प्रेरक नहीं है। भला कौन यह कहने में उत्साहित होता है कि 'आज मैंने एक अतिरिक्त काम पूरा कर लिया'?" इसके बजाय, वे सुझाव देते हैं कि आप उस काम को करने के पीछे के कारण से प्रेरणा लें, चाहे वह अपने परिवार का भरण-पोषण करने के लिए पैसे कमाने के लिए काम करना हो, या किसी ज़रूरतमंद सहकर्मी की मदद के लिए दिन में कोई अतिरिक्त काम करना हो। वे कहते हैं, "आप इसे एक उबाऊ काम के बजाय किसी ऐसे व्यक्ति के लिए कुछ अच्छा करने के रूप में सोचने लगते हैं जिसकी आप परवाह करते हैं।"

6. वे कर्तव्यनिष्ठ हैं (लेकिन अत्यधिक नहीं)।

ग्रांट कहते हैं कि कर्तव्यनिष्ठ लोग - यानी अनुशासित, भरोसेमंद, व्यवस्थित और उपलब्धि-उन्मुख लोग - (इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं) सबसे अधिक उत्पादक होते हैं। हालांकि, एक ऐसा बिंदु भी आता है जहां यह कर्तव्यनिष्ठा नुकसानदायक साबित हो सकती है। वे लेखन का उदाहरण देते हैं: यदि आपको पहला मसौदा लिखकर उसे पूरा करना है, तो अत्यधिक कर्तव्यनिष्ठा उस लक्ष्य में बाधा बन सकती है क्योंकि आप हर शब्द और वाक्य पर बहुत अधिक समय व्यतीत करेंगे। दूसरी ओर, उत्पादक लेखक "पहला मसौदा लिखकर उसे अलग रख देते हैं, और जब वे उस पर वापस आते हैं, तो उनकी मानसिकता अलग होती है," वे समझाते हैं। वे एक परिपूर्ण पहला मसौदा तैयार करने में उलझने के बजाय अपने काम को परिष्कृत और बेहतर बनाने में लगे रहते हैं।

7. वे काम करने में बिताए गए घंटों पर कम और किए गए काम पर अधिक ध्यान देते हैं।

यह इस बारे में नहीं है कि आप कितने घंटे काम करते हैं, बल्कि इस बारे में है कि आप क्या हासिल करते हैं। पोज़ेन का कहना है कि जो कार्यस्थल घंटों पर बहुत अधिक ध्यान देते हैं, वे गलत बात की चिंता कर रहे हैं, क्योंकि उनका जोर कर्मचारियों द्वारा हासिल की गई उपलब्धियों पर नहीं होता। वे कहते हैं, "यह एक पुरानी सोच है जो प्रबंधकों और मालिकों के लिए एक सहारा है। इससे उन्हें लगता है कि लोग वास्तव में कड़ी मेहनत कर रहे हैं और जवाबदेह हैं," लेकिन इससे वास्तव में यह पता नहीं चलता कि लोग किस चीज के प्रति जुनूनी हैं और क्या हासिल कर रहे हैं।

8. वे जवाबदेही का लाभ उठाते हैं।

क्या आपको कोई काम पूरा करना है? ग्रांट कहते हैं कि मेहनती लोग न केवल उस प्रोजेक्ट पर काम करने के लिए समय निर्धारित करते हैं, बल्कि वे खुद को जवाबदेह बनाने के लिए किसी और को भी अपने प्रोजेक्ट को पूरा करने की योजना के बारे में बताते हैं। वे आगे कहते हैं, "फिर, आपको उस व्यक्ति को निराश करने की चिंता होती है। आप अपनी प्रतिबद्धता तोड़कर आलसी नहीं दिखना चाहते।"

9. उनके पास हर संभावित स्थिति के लिए योजना है।

अगर आपका ध्यान आसानी से भटक जाता है, तो ग्रांट का कहना है कि एक अच्छी तकनीक यह है कि आप संभावित व्यवधानों का अनुमान लगाएं और फिर उनसे बचने के उपाय खोजें।

10. वे अपनी चिंता को सकारात्मक दिशा में मोड़ते हैं।

प्रदर्शन को लेकर चिंता बेहद परेशान करने वाली हो सकती है। हालांकि प्रदर्शन संबंधी चिंता से जुड़ी स्थितियों में आमतौर पर "शांत हो जाओ" जैसी सलाह दी जाती है, लेकिन ग्रांट इसके ठीक उलट करने की सलाह देते हैं: जोश बढ़ाएं। वे कहते हैं, "आपको चिंता कम करने की कोशिश करने के बजाय, इस बात पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए कि आप काम को लेकर उत्साहित क्यों हैं। जब आप चिंता कम करने की कोशिश करते हैं, तो तीव्र भावना से शांत भावना में आना मुश्किल हो जाता है।"

11. वे अपने मन ही मन बातचीत करने में रणनीतिक होते हैं।

प्रदर्शन संबंधी चिंता को दूर करने के विषय पर, ग्रांट यह सुझाव भी देते हैं कि खुद से "मैं यह कर सकता हूँ" कहने के बजाय, खुद से पूछें , "क्या मैं यह कर सकता हूँ?" ऐसा इसलिए है क्योंकि पहले वाक्य से आत्मसंतुष्ट होना आसान हो जाता है - लोग "अच्छा महसूस करते हैं, लेकिन अगर उन्हें लगता है कि वे यह कर सकते हैं, तो वे तैयारी करने और प्रयास करने के लिए प्रेरित नहीं होते," वे कहते हैं। लेकिन जब लोग कहते हैं "क्या मैं यह कर सकता हूँ?" तो वे स्वयं को सक्रिय करते हैं, क्योंकि उन्हें यह पता लगाना होता है कि वे इसे कैसे कर सकते हैं।

12. वे जानते हैं कि कार्यों की सूची का क्रम मायने रखता है।

किसी भी कार्य-सूची में सभी कार्य एक जैसे नहीं होते। ग्रांट सलाह देते हैं कि शुरुआत में एक आसान कार्य से शुरू करें ताकि गति बनी रहे, फिर किसी बड़े या अधिक महत्वपूर्ण कार्य की ओर बढ़ें। इस तरह, पहले कार्य की सकारात्मक ऊर्जा दूसरे कार्य में भी बनी रहती है। इसके बाद, वे सुझाव देते हैं कि फिर से किसी आसान कार्य पर लौटें ताकि ऊर्जा का संचार हो सके और प्रगति का एहसास हो, फिर किसी कठिन और अधिक समय लेने वाले कार्य पर वापस जाएं।