12 Hábitos De Pessoas Produtivas

Gostaria de perder menos tempo e fazer mais? Bem-vindo ao clube.

Então, por que será que, mesmo com boas intenções e concentrados na tarefa em questão, ainda assim nos deixamos atrapalhar por coisas como e-mails e relatórios semanais?

A chave para a produtividade é conhecer suas prioridades, observa Robert Pozen, professor sênior de administração de empresas na Harvard Business School. Ele também é ex-presidente da Fidelity e presidente executivo da MFS Investment Management, autor de " Produtividade Extrema: Aumente seus Resultados, Reduza suas Horas " e ministra cursos sobre como maximizar a produtividade pessoal .

Ser produtivo significa realizar muito em relação a algo. Mas o que é esse "algo"? Pozen explica ao HuffPost. "Você pode ser um cozinheiro, professor, jardineiro ou vendedor produtivo. A questão é o que você está tentando alcançar."

Pedimos a Pozen e a Adam Grant, professor de gestão na Wharton School da Universidade da Pensilvânia e autor de " Dar e Receber: Uma Abordagem Revolucionária para o Sucesso ", que compartilhassem os hábitos secretos de pessoas produtivas — para que você também possa se tornar uma delas.

1. Eles não estão presos ao e-mail.

Segundo Pozen, o e-mail é um dos maiores obstáculos à produtividade: as pessoas "estão sobrecarregadas por e-mails; não sabem como lidar com eles". Ele tem uma regra de não passar cada minuto checando e-mails; em vez disso, procura verificá-los apenas uma ou duas vezes por hora, dedicando boa parte desse tempo a analisar os assuntos para determinar o que realmente vale a pena ler.

2. Eles resolvem as coisas de uma vez só.

Pozen emprega uma estratégia chamada "OHIO", que significa "lidar com isso apenas uma vez". Para e-mails que merecem atenção, ele os trata apenas uma vez, respondendo assim que os lê. E pronto — o assunto está encerrado.

3. Eles têm um sistema para fazer tudo isso.

Tony Hsieh, CEO da Zappos.com , sentia que passava todo o seu tempo respondendo e-mails, mas mensagens importantes continuavam sem resposta devido à sua caixa de entrada lotada. Então, ele criou uma técnica chamada "Yesterbox", que basicamente consiste em lidar com os e-mails de ontem hoje. Como ele explica em yesterbox.com :

O melhor disso é que, ao acordar de manhã, você sabe exatamente quantos e-mails precisa ler, tem uma sensação de progresso à medida que processa cada e-mail do dia anterior e o remove da sua caixa de entrada, e chega um momento em que você não tem mais nenhum e-mail para processar do dia anterior.

4. Eles praticam o perfeccionismo seletivo .

Ser perfeccionista não é necessariamente algo ruim — muitas vezes é uma característica valorizada em um bom funcionário, diz Pozen. Mas pode ser contraproducente quando as pessoas são perfeccionistas em coisas que não exigem perfeccionismo. Considere, por exemplo, aqueles relatórios extensos que você precisa entregar no trabalho e que sabe que ninguém lê. Vale mesmo a pena gastar tanto tempo e esforço para torná-los perfeitos? Provavelmente não, afirma ele.

5. Eles não se deixam levar pela ideia de "ser produtivos".

"Se seu objetivo é ser produtivo, não se concentre no objetivo de ser produtivo", diz Grant. "Isso simplesmente não é motivador. Quem fica animado em dizer: 'Consegui concluir uma tarefa extra hoje'?" Em vez disso, ele sugere que você busque motivação no motivo pelo qual está realizando a tarefa, seja para ganhar dinheiro para sustentar sua família ou para fazer uma tarefa extra durante o dia para ajudar um colega que precisa. "Você começa a pensar muito menos nisso como uma tarefa tediosa e muito mais como uma oportunidade de fazer a diferença na vida de alguém de quem você gosta", afirma.

6. Eles são conscienciosos (mas não em excesso).

Pessoas conscienciosas — ou seja, disciplinadas, confiáveis, organizadas e orientadas para resultados — estão (sem surpresa) entre as mais produtivas, afirma Grant. No entanto, chega um ponto em que a conscienciosidade pode ser contraproducente. Ele oferece o exemplo da escrita: se você precisa escrever um primeiro rascunho e se livrar dele, ser excessivamente consciencioso pode atrapalhar esse objetivo, pois você gastará muito tempo se preocupando com cada palavra e frase. Escritores produtivos, por outro lado, "tendem a sentar e escrever um primeiro rascunho rapidamente, guardá-lo e, quando voltam a ele, estão com uma mentalidade diferente", explica. Eles estão refinando e aprimorando o trabalho, em vez de se prenderem à produção de um primeiro rascunho perfeito.

7. Eles prestam menos atenção às horas trabalhadas e mais atenção ao trabalho que realizaram.

Não se trata da quantidade de horas trabalhadas, mas sim das realizações. Pozen afirma que os locais de trabalho que focam demais nas horas estão se preocupando com a coisa errada, já que a ênfase não está nas conquistas dos funcionários. "É uma relíquia histórica que serve de muleta para gerentes e chefes", diz ele. "Faz com que eles sintam que as pessoas estão realmente trabalhando duro e sendo responsáveis", mas não chega ao ponto de compreender o que realmente apaixona as pessoas e o que elas realizam.

8. Eles usam a responsabilidade a seu favor.

Precisa concluir alguma tarefa? Pessoas produtivas não apenas reservam um tempo para trabalhar nesse projeto, como também contam a alguém sobre seus planos de finalizá-lo, como forma de se responsabilizarem, diz Grant. "Assim, você se preocupa em decepcionar essa pessoa. Você não quer parecer preguiçoso por quebrar seu compromisso", afirma.

9. Eles têm um plano para cada cenário possível.

Se você se distrai facilmente, Grant diz que uma boa técnica é antecipar quaisquer possíveis distrações e, em seguida, encontrar soluções para evitá-las.

10. Eles canalizam sua ansiedade para algo melhor.

A ansiedade de desempenho pode ser debilitante. Embora os conselhos para situações que envolvem ansiedade de desempenho geralmente incluam alguma variação de "acalme-se", Grant recomenda, na verdade, o oposto: anime-se. "O que você deve fazer é se concentrar no motivo pelo qual está animado com a tarefa, em vez de tentar reduzir os sentimentos de ansiedade", diz ele. "Quando você tenta reduzir a ansiedade, é difícil passar de uma emoção intensa para uma emoção relaxada."

11. Eles são estratégicos em seu diálogo interno.

Ainda sobre o tema de como superar a ansiedade de desempenho, Grant também sugere não dizer a si mesmo "Eu consigo", mas sim perguntar "Será que eu consigo?". Isso porque, com a primeira frase, é fácil se acomodar — as pessoas "se sentem bem, mas se acham que conseguem, não se motivam a se preparar e tentar", diz ele. Mas quando as pessoas dizem "Será que eu consigo?", elas se automobilizam, porque precisam encontrar a resposta para a pergunta "Como eu consigo?".

12. Eles sabem que a ordem da lista de tarefas importa.

Nem todas as tarefas de uma lista de afazeres são iguais. Grant recomenda começar com uma tarefa fácil para dar uma sensação de impulso, e depois passar para uma tarefa mais complexa ou importante. Dessa forma, a energia positiva da primeira tarefa se transfere para a segunda. Em seguida, ele recomenda voltar para uma tarefa mais fácil para se revigorar e recuperar a sensação de progresso antes de retornar a uma tarefa mais difícil e demorada.