12 навика продуктивних људи

Желите да мање времена губите, а више радите? Добродошли у клуб.

Па зашто онда, када имамо добре намере и фокусирани смо на задатак који је пред нама, и даље можемо да се заглавимо у стварима попут имејлова и недељних извештаја?

Кључ продуктивности је познавање ваших приоритета, напомиње Роберт Позен, виши предавач пословне администрације на Харвардској пословној школи. Он је такође бивши председник компаније Fidelity и извршни председник MFS Investment Management, аутор књиге „ Екстремна продуктивност: Побољшајте своје резултате, смањите своје сате “ и предаје курсеве о максимизирању личне продуктивности .

„Бити продуктиван значи много тога урадити у односу на нешто. Али шта је то 'нешто'?“, објашњава Позен за HuffPost. „Могли бисте бити продуктиван кувар, професор, баштован [или] продавац. Питање је шта покушавате да постигнете.“

Замолили смо Позена и Адама Гранта, професора менаџмента на Вортон школи Универзитета у Пенсилванији и аутора књиге „ Дај и узми: Револуционарни приступ успеху “, да поделе тајне навике продуктивних људи – како бисте и ви могли да постанете један од њих.

1. Нису везани за имејл.

Према Позену, имејл је једна од највећих препрека продуктивности: Људи су „преплављени имејлом; не знају како да се носе са њим“. Он има правило да не проводи сваки минут проверавајући имејл; уместо тога, труди се да га провери само једном или два пута на сат, а већи део тог времена проводи гледајући само наслове порука како би утврдио шта заправо вреди прочитати.

2. Они решавају ствари једном.

Позен користи стратегију под називом „ОХАЈО“, што је скраћеница од „обради само једном“. За имејлове који вреде пажње, он их обрађује једном тако што одговара чим их прочита. И то је то – завршено је и обрађено.

3. Имају систем за обављање свега.

Тони Хсиех, извршни директор Zappos.com-а , осећао је као да сво време проводи одговарајући на имејлове, али важни имејлови и даље остају без одговора због препуног пријемног сандучета. Зато је изумео технику под називом „Yesterbox“, која у суштини подразумева решавање јучерашњих имејлова данас. Како објашњава на yesterbox.com :

Одлична ствар у вези са овим је што када се пробудите ујутру, тачно знате колико имејлова морате да обради, постоји осећај напретка док обрађујете сваки имејл од јуче и уклањате га из пријемног сандучета, и заправо постоји тачка када вам не преостане ниједан имејл од јуче за обраду.

4. Они практикују селективни перфекционизам.

Бити перфекциониста није нужно лоша ствар – то је често цењена особина код доброг запосленог, каже Позен. Али може се обити о главу када су људи перфекционисти за ствари које не захтевају перфекционизам. Узмимо, на пример, оне дугачке извештаје које морате да предате на послу, а за које знате да их нико никада не чита. Да ли се заиста исплати трошити огромну количину времена и труда да би били савршени? Вероватно не, каже он.

5. Не оптерећују се тиме да „буду продуктивни“.

„Ако вам је циљ да будете продуктивни, не фокусирајте се на циљ да будете продуктивни“, каже Грант. „То једноставно није мотивишуће. Ко се узбуђује када каже: 'Данас сам урадио један додатни задатак'?“ Уместо тога, он предлаже да мотивацију црпите из разлога зашто обављате тај задатак, било да је у питању рад како бисте зарадили новац за издржавање породице или обављање додатног задатка током дана како бисте подржали колегу коме је потребна помоћ. „Почињете много мање да размишљате о томе као о досадном задатку, а много више о томе као о томе да чините разлику за некога до кога вам је стало“, каже он.

6. Савесни су (али не претерано).

Људи који су савесни – што значи да су дисциплиновани, поуздани, организовани и оријентисани ка постигнућима – су (што није изненађујуће) једни од најпродуктивнијих људи, каже Грант. Међутим, долази до тачке када савесност може да се обије о главу. Он наводи пример писања: Ако треба да напишете и решите прву верзију, превише савесности може стати на пут том циљу јер ћете потрошити превише времена мучећи се око сваке речи и реченице. Продуктивни писци, с друге стране, „склони су да седну, напишу прву верзију и одложе је, а када се врате на њу, имају другачији начин размишљања“, објашњава он. Они усавршавају и побољшавају рад, уместо да се удубе у израду савршене прве верзије.

7. Мање пажње посвећују сатима проведеним на раду, а више пажње послу који су обавили.

Није битно колико сати уложите, већ шта постижете. Позен каже да радна места која превише пажње стављају на сате брину о погрешној ствари, јер њихов нагласак није на ономе што запослени постижу. „То је историјски споменик који је штака за менаџере и шефове“, каже он. „Због тога се осећају као да људи заиста вредно раде и да су одговорни“, али то заправо не доводи до онога према чему су људи страствени и шта постижу.

8. Они користе одговорност у своју корист.

Треба нешто да урадите? Продуктивни људи не само да ће заказати време за рад на том пројекту, већ ће и некоме другом рећи о својим плановима да га заврше као начин самонаметнуте одговорности, каже Грант. „Затим ћете се бринути да ћете ту особу изневерити. Не желите да изгледате као лењивац ако прекршите своју обавезу“, каже он.

9. Имају план за сваки могући сценарио.

Ако се лако ометате, Грант каже да је добра техника да предвидите све могуће ометања, а затим смислите решења за њихово избегавање.

10. Они каналишу своју анксиозност на боље.

Анксиозност због учинка може бити исцрпљујућа. Иако савети за ситуације које укључују анксиозност због учинка обично укључују извесно „смиривање“, Грант заправо препоручује да урадите супротно: да се покренете. „Оно што желите да урадите јесте да се фокусирате на то зашто сте узбуђени због задатка, уместо да покушавате да смањите осећај анксиозности“, каже он. „Када покушавате да смањите анксиозност, тешко је прећи са интензивне емоције на опуштену емоцију.“

11. Стратешки су у свом унутрашњем разговору.

На исту тему о победи над анксиозношћу због учинка, Грант такође предлаже да себи не говорите „Ја то могу“, већ да се уместо тога запитате : „Могу ли ја то да урадим?“ То је зато што је са првом фразом лако постати самозадовољан – људи се „осећају добро, али ако мисле да то могу да ураде, не добијају мотивацију да се припреме и покушају“, каже он. Али када људи кажу „Могу ли ја то да урадим?“, они се самомобилишу, јер морају да смисле одговор на питање како то могу да ураде.

12. Знају да је редослед на листи обавеза важан.

Нису сви задаци исти на листи обавеза. Грант препоручује да се почне са лаким задатком како би се пружио осећај замаха, а затим се пређе на већи или важнији задатак. На тај начин, позитивна енергија из првог задатка преноси се на други задатак. Затим препоручује да се вратите на лакши задатак како бисте се освежили и повратили осећај напретка пре него што се вратите на тежи, дуготрајнији задатак.