12 привычек продуктивных людей

Хотите тратить меньше времени и успевать больше? Добро пожаловать в клуб.

Так почему же, даже имея благие намерения и сосредоточившись на поставленной задаче, мы все равно можем увязнуть в таких вещах, как электронные письма и еженедельные отчеты?

Ключ к продуктивности — это понимание своих приоритетов, отмечает Роберт Поузен, старший преподаватель делового администрирования Гарвардской школы бизнеса. Он также бывший президент Fidelity и исполнительный председатель MFS Investment Management, автор книги « Экстремальная продуктивность: повысьте свои результаты, сократите время » и ведёт курсы по максимальному повышению личной продуктивности .

«Быть ​​продуктивным — значит делать много относительно чего-то. Но что это за „что-то“?» — объясняет Позен HuffPost. «Вы можете быть продуктивным поваром, профессором, садовником или продавцом. Вопрос в том, чего именно вы пытаетесь достичь».

Мы попросили Позена и Адама Гранта, профессора менеджмента в Школе бизнеса Уортона при Пенсильванском университете и автора книги « Брать и отдавать: революционный подход к успеху », поделиться секретными привычками продуктивных людей — чтобы вы тоже могли стать одними из них.

1. Они не привязаны к электронной почте.

По словам Позена, электронная почта — одно из главных препятствий для продуктивности: люди «перегружены электронной почтой; они не знают, как с ней справиться». У него есть правило не тратить каждую минуту на проверку почты; вместо этого он старается проверять её один-два раза в час и большую часть этого времени посвящает просмотру тем писем, чтобы понять, что действительно стоит прочитать.

2. Они делают все один раз.

Поузен использует стратегию под названием «Огайо», что расшифровывается как «обрабатывай только один раз». На письма, которые действительно стоит внимания, он отвечает сразу после прочтения. И всё — дело сделано и обработано.

3. У них есть система, позволяющая все это сделать.

Тони Шей, генеральный директор Zappos.com , чувствовал, что тратит всё своё время на ответы на электронные письма, но важные письма всё равно оставались без ответа из-за переполненного почтового ящика. Поэтому он придумал метод под названием «Yesterbox», который, по сути, заключается в обработке вчерашних писем сегодня. Вот как он объясняет это на сайте yesterbox.com :

Самое замечательное в этом то, что, когда вы просыпаетесь утром, вы точно знаете, сколько писем вам нужно обработать, есть ощущение прогресса по мере того, как вы обрабатываете каждое вчерашнее письмо и удаляете его из своего почтового ящика, и наступает момент, когда у вас фактически не остается ни одного письма со вчерашнего дня, которое нужно обработать.

4. Они практикуют избирательный перфекционизм.

Перфекционизм не обязательно плох — зачастую это ценная черта хорошего сотрудника, говорит Поузен. Но он может выйти боком, когда люди стремятся к совершенству в вещах, которые не требуют перфекционизма. Взять, к примеру, длинные отчёты, которые вам приходится сдавать на работе и которые, как вы знаете, никто никогда не читает. Стоит ли тратить уйму времени и сил на то, чтобы сделать их идеальными? Скорее всего, нет, говорит он.

5. Они не зацикливаются на «продуктивности».

«Если ваша цель — быть продуктивным, не сосредотачивайтесь на этой цели», — говорит Грант. «Это просто не мотивирует. Кого воодушевляет мысль: „Сегодня я выполнил ещё одну задачу“?» Вместо этого он предлагает черпать мотивацию из причины, по которой вы её выполняете, будь то работа ради денег, необходимых для семьи, или выполнение дополнительной задачи в течение дня, чтобы поддержать коллегу, которому нужна помощь. «Вы начинаете думать об этом гораздо меньше как о скучном деле, а скорее как о [том], что вы меняете жизнь к лучшему для близкого вам человека», — говорит он.

6. Они добросовестны (но не чрезмерно).

Добросовестные люди, то есть дисциплинированные, надёжные, организованные и нацеленные на результат, — это (что неудивительно) одни из самых продуктивных, говорит Грант. Однако наступает момент, когда добросовестность может обернуться против вас. Он приводит пример из писательства: если вам нужно написать первый черновик и сделать его как можно быстрее, излишняя добросовестность может помешать достижению этой цели, потому что вы потратите слишком много времени, мучаясь над каждым словом и предложением. Продуктивные же писатели, с другой стороны, «склонны садиться, набрасывать первый черновик и откладывать его, а когда возвращаются к нему, у них уже другой настрой», — объясняет он. Они дорабатывают и улучшают работу, вместо того чтобы сосредоточиться на создании идеального первого черновика.

7. Они меньше внимания уделяют часам, потраченным на работу, и больше — выполненной работе.

Дело не в количестве отработанных часов, а в том, чего вы достигли. Позен утверждает, что компании, уделяющие слишком много внимания часам, беспокоятся не о том, о чём нужно, поскольку их внимание не сосредоточено на достижениях сотрудников. «Это исторический пережиток, который служит опорой для менеджеров и руководителей», — говорит он. «Это создаёт у них ощущение, что люди действительно усердно работают и несут ответственность», но на самом деле это не отражает того, чем люди увлечены и чего добиваются.

8. Они используют ответственность в своих интересах.

Нужно что-то сделать? Продуктивные люди не только планируют время для работы над проектом, но и рассказывают кому- то ещё о своих планах по его завершению, чтобы взять на себя ответственность, говорит Грант. «Потом вы будете беспокоиться о том, что подведёте этого человека. Вы же не хотите выглядеть бездельником, нарушив свои обязательства», — говорит он.

9. У них есть план на каждый возможный случай.

Грант говорит, что если вы легко отвлекаетесь, хорошим способом будет предусмотреть любые возможные отвлекающие факторы, а затем придумать решения, как их избежать.

10. Они направляют свою тревогу в лучшую сторону.

Тревога перед выступлением может быть изнуряющей. Хотя советы в ситуациях, связанных с тревогой перед выступлением, обычно предполагают некоторое «успокоение», Грант на самом деле рекомендует делать наоборот: взбодриться. «Вам нужно сосредоточиться на том, почему вас воодушевляет задача, а не пытаться уменьшить чувство тревоги», — говорит он. «Когда вы пытаетесь уменьшить тревогу, трудно перейти от сильного чувства к расслабленному».

11. Они стратегически подходят к своим внутренним диалогам.

В том же ключе, что и борьба с тревогой перед результатами, Грант предлагает не говорить себе: «Я смогу это сделать», а вместо этого спросить себя: «Могу ли я это сделать?». Это связано с тем, что с первой фразой легко впасть в самоуспокоенность: люди «чувствуют себя хорошо, но если они думают, что смогут это сделать, у них нет мотивации готовиться и пробовать», — говорит он. Но когда люди говорят: «Могу ли я это сделать?», они самомобилизуются, потому что им нужно придумать ответ, как это сделать.

12. Они знают, что порядок в списке дел имеет значение.

Не все задачи в списке дел одинаковы. Грант рекомендует начать с лёгкой задачи, чтобы почувствовать импульс, а затем переходить к более масштабной или важной. Таким образом, позитивная энергия первой задачи переносится на вторую. Затем он рекомендует вернуться к более лёгкой задаче, чтобы восстановить силы и почувствовать прогресс, прежде чем вернуться к более сложной и требующей больше времени задаче.