12 Habitudes Des Personnes Productives

Vous aimeriez perdre moins de temps et être plus productif ? Bienvenue au club.

Alors pourquoi, alors que nous sommes bien intentionnés et concentrés sur la tâche à accomplir, parvenons-nous malgré tout à nous enliser dans des choses comme les courriels et les rapports hebdomadaires ?

Selon Robert Pozen, maître de conférences en administration des affaires à Harvard Business School, la clé de la productivité réside dans la connaissance de ses priorités. Ancien président de Fidelity et président exécutif de MFS Investment Management, il est également l'auteur de « Productivité extrême : Améliorez vos résultats, réduisez votre temps » et anime des formations sur l'optimisation de la productivité personnelle .

« Être productif, c'est accomplir beaucoup de choses par rapport à un objectif. Mais quel est cet objectif ? », explique Pozen au HuffPost. « On peut être un cuisinier, un professeur, un jardinier ou un vendeur productif. La question est de savoir ce que l'on cherche à réaliser. »

Nous avons demandé à Pozen et à Adam Grant, professeur de gestion à la Wharton School de l'Université de Pennsylvanie et auteur de « Give and Take : A Revolutionary Approach to Success », de partager les habitudes secrètes des personnes productives – afin que vous puissiez en devenir une vous aussi.

1. Ils ne sont pas dépendants du courrier électronique.

Selon Pozen, les courriels constituent l'un des principaux freins à la productivité : les gens « sont submergés par les courriels ; ils ne savent pas comment les gérer ». Il s'est fixé pour règle de ne pas passer chaque minute à consulter ses courriels ; il s'efforce plutôt de les consulter seulement une ou deux fois par heure, et consacre une grande partie de ce temps à examiner les objets afin de déterminer ce qui mérite réellement d'être lu.

2. Ils règlent les problèmes une seule fois.

Pozen utilise une stratégie appelée « OHIO », acronyme de « only handle it once » (traiter le courriel une seule fois). Pour les courriels importants, il y répond dès qu'il les lit. Et c'est tout : le problème est réglé.

3. Ils ont un système pour tout accomplir.

Tony Hsieh, le PDG de Zappos.com , avait l'impression de passer tout son temps à répondre à ses e-mails, et pourtant, des messages importants restaient sans réponse à cause de sa boîte de réception saturée. Il a donc inventé une technique appelée « Yesterbox », qui consiste à traiter les e-mails de la veille dès aujourd'hui. Comme il l'explique sur yesterbox.com :

Ce qui est formidable, c'est que lorsque vous vous levez le matin, vous savez exactement combien de courriels vous devez traiter, vous avez le sentiment de progresser à mesure que vous traitez chaque courriel de la veille et que vous le supprimez de votre boîte de réception, et il arrive un moment où vous n'avez plus aucun courriel à traiter de la veille.

4. Ils pratiquent un perfectionnisme sélectif .

Être perfectionniste n'est pas forcément un défaut ; c'est même souvent une qualité appréciée chez un bon employé, explique Pozen. Mais cela peut se retourner contre soi lorsque l'on est perfectionniste pour des choses qui ne le requièrent pas. Prenons l'exemple de ces longs rapports que vous devez rendre au travail et dont vous savez pertinemment que personne ne les lit. Est-ce vraiment utile de consacrer autant de temps et d'énergie à les rendre parfaits ? Probablement pas, conclut-il.

5. Ils ne se laissent pas absorber par l'idée d'« être productifs ».

« Si votre objectif est d'être productif, ne vous focalisez pas sur cet objectif », explique Grant. « Ce n'est tout simplement pas motivant. Qui s'enthousiasme à l'idée de dire : "J'ai accompli une tâche supplémentaire aujourd'hui" ? » Il suggère plutôt de puiser sa motivation dans la raison pour laquelle on accomplit cette tâche, qu'il s'agisse de travailler pour subvenir aux besoins de sa famille ou d'effectuer une tâche supplémentaire dans la journée pour aider un collègue qui en a besoin. « On commence à y voir beaucoup moins une tâche ennuyeuse et beaucoup plus un moyen de faire une différence pour quelqu'un qui nous est cher », conclut-il.

6. Ils sont consciencieux (mais pas excessivement).

Les personnes consciencieuses – c'est-à-dire disciplinées, fiables, organisées et orientées vers la réussite – sont (sans surprise) parmi les plus productives, affirme Grant. Cependant, la conscience professionnelle peut parfois se révéler contre-productive. Il prend l'exemple de l'écriture : si vous devez rédiger une première version rapidement, être trop consciencieux peut vous empêcher d'atteindre cet objectif, car vous passerez trop de temps à vous torturer l'esprit avec chaque mot et chaque phrase. Les écrivains productifs, en revanche, « ont tendance à s'asseoir et à rédiger une première version, puis à la mettre de côté. Lorsqu'ils y reviennent, ils abordent la rédaction avec un état d'esprit différent », explique-t-il. Ils peaufinent et améliorent leur travail, au lieu de s'obstiner à produire une première version parfaite.

7. Ils accordent moins d'importance aux heures passées à travailler et plus d'attention au travail accompli.

Ce n'est pas le nombre d'heures travaillées qui compte, mais les résultats obtenus. Selon Pozen, les entreprises qui accordent une importance excessive aux heures travaillées se trompent de cible, car elles négligent les réalisations des employés. « C'est une relique du passé qui sert de béquille aux managers et aux chefs », affirme-t-il. « Cela leur donne l'illusion que les employés travaillent dur et sont responsables, mais cela ne reflète en rien ce qui les passionne et ce qu'ils accomplissent réellement. »

8. Ils tirent profit de la responsabilité.

Besoin de terminer un projet ? Les personnes productives ne se contentent pas de planifier du temps pour y travailler, elles en informent également une autre personne afin de se responsabiliser, explique Grant. « Ensuite, on se soucie de ne pas décevoir cette personne. On ne veut pas passer pour un fainéant en manquant à son engagement », ajoute-t-il.

9. Ils ont un plan pour chaque scénario possible.

Si vous êtes facilement distrait, Grant affirme qu'une bonne technique consiste à anticiper les distractions possibles et à trouver ensuite des solutions pour les éviter.

10. Ils canalisent leur anxiété à leur avantage.

L'anxiété de performance peut être paralysante. Si les conseils habituels pour gérer cette anxiété consistent à « se calmer », Grant recommande en réalité de faire le contraire : se motiver. « L'important est de se concentrer sur les raisons de son enthousiasme pour la tâche, plutôt que d'essayer de réduire son anxiété », explique-t-il. « Quand on tente de réduire son anxiété, il est difficile de passer d'une émotion intense à un état de détente. »

11. Ils utilisent leur monologue intérieur de manière stratégique.

Toujours sur le thème de la gestion du trac, Grant suggère également de ne pas se dire « Je peux le faire », mais plutôt de se demander « Suis-je capable de le faire ? ». En effet, la première formulation peut facilement mener à la complaisance : « On se sent bien, mais si on pense pouvoir y arriver, on ne se motive pas à se préparer et à essayer », explique-t-il. En revanche, se demander « Suis-je capable de le faire ? » permet de se mobiliser, car il faut trouver la solution pour y parvenir.

12. Ils savent que l' ordre de la liste des tâches à accomplir est important.

Toutes les tâches d'une liste de choses à faire ne se valent pas. Grant recommande de commencer par une tâche facile pour se mettre en route, puis de passer à une tâche plus importante. Ainsi, l'énergie positive de la première tâche se transmet à la seconde. Ensuite, il conseille de revenir à une tâche plus facile pour se ressourcer et retrouver le sentiment d'avancer avant de s'attaquer à une tâche plus ardue et plus chronophage.