ركّز كل أفكارك على العمل الذي بين يديك. أشعة الشمس لا تحرق إلا بعد تركيزها. ~ ألكسندر غراهام بيل
نشأ الكثير منا في عصر تعدد المهام، حيث لا يُمكن اعتبار نفسك منتجًا إن لم تكن بارعًا في تعدد المهام. تعلمنا أن نُنجز عدة مهام في آنٍ واحد - أثناء الكتابة على الكمبيوتر، أو إجراء مكالمة هاتفية، أو كتابة شيء ما على دفتر ملاحظات أو نموذج ورقي، أو مراجعة مستندات، بل وعقد اجتماع في بعض الأحيان. هذا هو الموظف المنتج، والمدير التنفيذي الفعّال.
مع ظهور البريد الإلكتروني والرسائل الفورية والمدونات وباقي خدمات الإنترنت، اندثر مفهوم تعدد المهام. الآن، يُتوقع منا القيام بعشرة أشياء على الحاسوب في آنٍ واحد، مع استمرار استخدام الورق والهاتف والاجتماعات، بالإضافة إلى الرسائل النصية ورسائل بلاك بيري. لم يعد تعدد المهام يعني الإنتاجية، بل أصبح أسلوب حياة.
مع ذلك، فهي ليست طريقة عيش سليمة، وليست بالضرورة الطريقة الأكثر فعالية للعمل. إليك بعض الملاحظات حول السبب:
* تعدد المهام أقل كفاءة، بسبب الحاجة إلى تبديل التروس لكل مهمة جديدة، والتبديل مرة أخرى.
* تعدد المهام أكثر تعقيدًا، وبالتالي أكثر عرضة للتوتر والأخطاء.
* إن تعدد المهام قد يكون أمرًا مجنونًا، وفي هذا العالم الفوضوي بالفعل، نحتاج إلى السيطرة على الرعب وإيجاد واحة صغيرة من العقلانية والهدوء.
* لا تستطيع أدمغتنا التعامل إلا مع أمر واحد في كل مرة، ولذلك نعتاد على التنقل بين الأمور لدرجة أننا نبرمجها على قصر فترة انتباهها. لهذا السبب، يصعب علينا تعلم التركيز على أمر واحد في كل مرة.
حياة ذات مهمة واحدة
تخيل بدلاً من ذلك حياةً تُركز على مهمة واحدة. تخيل أنك تستيقظ وتذهب للركض، كما لو أن الركض هو كل ما تفعله. لا شيء يشغل بالك سوى الركض، وتبذل قصارى جهدك. ثم تتناول الطعام، مستمتعًا بكل لقمة لذيذة من فطورك الطازج المصنوع من أطعمة كاملة غير مصنعة. تقرأ رواية، كما لو أن لا شيء في العالم موجود. تُنجز عملك، مهمةً تلو الأخرى، بكل تركيز وتفانٍ. تقضي وقتًا مع أحبائك، كما لو أن لا شيء آخر موجود.
يُلخّص هذا الأمر بشكلٍ رائعٍ ما كتبه تشارلز ديكنز ذات مرة: "كان يفعل كل شيءٍ كما لو لم يفعل شيئًا آخر". إنها حياةٌ تُعاش بكل تفاصيلها في اللحظة الحالية، مع التزامٍ ببذل قصارى جهدك في أي شيءٍ تفعله - سواءً كان ذلك مشروع عملٍ أو تحضير شايٍ أخضر.
إذا عشت حياتك بهذه الطريقة، بناءً على هذا المبدأ الواحد، فسيكون لها تأثيرات هائلة:
* سيصبح عملك أكثر تركيزًا.
* سوف تصبح أكثر فعالية في عملك.
* سوف تصبح أفضل في أي شيء تفعله.
* الوقت الذي تقضيه بمفردك سيكون ذو جودة أفضل.
*سيكون وقتك مع عائلتك أكثر أهمية بكثير.
*سيكون هناك قدر أقل من التشتيت في قراءتك.
* سوف تفقد نفسك في أي شيء تعتبره يستحق وقتك واهتمامك.
كيف تعيش حياة ذات مهمة واحدة
يبدو الأمر جميلًا، ولكن كيف تعيش حياة كهذه؟ هل الأمر بسيطٌ كقولك إنك ستفعله، أم أنه مستحيل؟ الأمر بينهما بالطبع، ومثل أي شيءٍ ذي قيمة، يتطلب الأمر ممارسة.
وهنا ما أوصي به:
١. كن واعيًا. عندما تبدأ بفعل شيء ما، كن أكثر وعيًا بأنك تبدأ هذا النشاط. وبينما تفعله، كن واعيًا بفعله حقًا، وبالرغبة في الانتقال إلى شيء آخر. الانتباه هو الخطوة الأولى المهمة.
٢. تخلص من المشتتات. إذا كنت ستقرأ، فامسح كل شيء آخر، حتى لا يبقى لديك سوى نفسك والكتاب. إذا كنت ستستخدم البريد الإلكتروني، فأغلق جميع البرامج الأخرى وجميع علامات تبويب المتصفح باستثناء علامة تبويب البريد الإلكتروني، وافعل ذلك. إذا كنت ستؤدي مهمة عمل، فلا تفتح أي شيء آخر، وأطفئ هاتفك. إذا كنت ستتناول الطعام، فأبعد الكمبيوتر والأجهزة الأخرى وأطفئ التلفزيون.
٣. اختر بحكمة. لا تبدأ فجأةً بفعل شيء ما. فكّر مليًا - هل ترغب حقًا في تشغيل التلفاز؟ هل ترغب حقًا في استخدام البريد الإلكتروني الآن؟ هل هذه أهم مهمة عمل يمكنك القيام بها؟
٤. انغمس فيه تمامًا. إذا كنت ستُحضّر الشاي، فافعل ذلك بتركيز تام وتفانٍ تام. استثمر كل ما لديك في هذا النشاط. إذا كنت ستُجري محادثة، فأنصت جيدًا، وكن حاضرًا تمامًا. إذا كنت ستُرتب فراشك، فافعل ذلك باهتمام تام وبأفضل ما لديك من قدرات.
٥. تدرب. هذا ليس شيئًا ستتعلمه بين عشية وضحاها. يمكنك البدء الآن، ولكن من غير المرجح أن تتقنه في البداية. استمر. تدرب يوميًا، طوال اليوم. لا تفعل شيئًا آخر سوى التدرب.
إنتاجية المهام الفردية
في حين أن النصائح المذكورة أعلاه تنطبق على مهام العمل وكذلك الحياة بشكل عام، فإليك بعض النصائح التي تركز بشكل أكبر على الإنتاجية في العمل:
١. اختر عددًا قليلًا من المهام يوميًا. قد تحتفظ بقائمة رئيسية طويلة بالأشياء التي عليك القيام بها، ولكن يُنصح بإعداد قائمة قصيرة يوميًا - من مهمة واحدة إلى ثلاث مهام ترغب حقًا في إنجازها. سمِّ هذه القائمة "قائمة المهام الأكثر أهمية". يجب أن تكون هذه المهام بالغة الأهمية ولها تأثير كبير على حياتك.
٢. لا تفعل أي شيء آخر قبل إنجاز أول ما في قائمتك المختصرة من المهام. لا تتحقق من بريدك الإلكتروني، أو فيسبوك، أو تويتر، أو المدونات، أو المنتديات الإلكترونية، أو مواقع الأخبار. ابدأ يومك بعد إعداد قائمتك المختصرة بالعمل على أول مهمة.
٣. تخلص من المشتتات. أغلق هاتفك، وأغلق المتصفح إن أمكن، وأغلق برنامج المراسلة الفورية إن وُجد، وافصل الإنترنت إن استطعت.
٤. مهمة واحدة في كل مرة. حافظ على بساطة الأمور وتركيزها وفعاليتها من خلال إنجاز مهمة واحدة. ركّز على مهمة واحدة حتى تُنجزها، ثم انتقل إلى التالية.
٥. إذا شعرتَ برغبةٍ في مراجعة بريدك الإلكتروني أو الانتقال إلى مهمةٍ أخرى، فتوقف. تنفس بعمق. ركّز نفسك من جديد. عد إلى المهمة التي بين يديك.
٦. استمر في أداء مهامك الأساسية حتى تنتهي منها. حينها سيكون لديك وقت للبريد الإلكتروني، والأعمال الورقية، والمهام الروتينية، وما إلى ذلك. أو إذا كان لديك الوقت، اختر مجموعة أخرى من مهامك الأساسية.
٧. إذا طرأ شيءٌ آخر ، دوّنه في ورقة أو دفتر صغير. هذه ملاحظاتٌ لأشياء عليك القيام بها أو لمتابعتها لاحقًا، أو لأفكار جديدة. دوّن ملاحظةً قصيرةً، ثم عُد إلى مفكرتك. بهذه الطريقة، لن تشتت انتباهك، ولن تنسى أيضًا ما يجب عليك تذكره لاحقًا.
٨. خذ أنفاسًا عميقة، وتمدد، وخذ قسطًا من الراحة بين الحين والآخر. استمتع بالحياة. اخرج، واستمتع بالطبيعة. حافظ على صحتك العقلية.
احتفظ بقائمة مهام قصيرة جدًا، وتخلص من أي مُشتتات، وافعل شيئًا واحدًا في كل مرة حتى تنتهي من القائمة. هذا هو جوهر الإنتاجية في إنجاز مهمة واحدة.
حول الإسقاطات المتعددة
هناك فرقٌ بين المهام والمشاريع ينبغي مراعاته في أي نقاش حول تعدد المهام. فإنجاز مهام متعددة في الوقت نفسه أقل فعالية من إنجاز مهمة واحدة. لكن إنجاز مشاريع متعددة في آنٍ واحد يكون أحيانًا أكثر فعالية من إنجاز مشروع واحد فقط.
أحيانًا يكون من الضروري العمل على عدة مشاريع - حتى لو كنتَ تتحكم في عملك بالكامل، وهو أمرٌ لا ينطبق على الكثيرين. إذا كنتَ تعمل على مشروع واحد فقط في آنٍ واحد، فغالبًا ما تتعطل بسبب انتظارك شخصًا ما لإنجاز مهمة أو ردّك بالمعلومات الضرورية. ماذا يحدث حينها؟ أو ماذا يحدث إذا كنتَ تتعاون في مشروع، وبينما يقوم شخص آخر بدوره، لا يكون لديك الكثير لتفعله؟ في هذه الحالات، سيكون الانتظار وعدم العمل على أي شيء آخر مضيعةً لوقتك على الأرجح.
لذا، يُمكن أن يكون تعدد المشاريع ناجحًا - تبدأ مشروعًا واحدًا، ولكن أثناء انتظارك لشيء ما، يُمكنك الانتقال إلى مشروع ثانٍ أو حتى ثالث. مع ذلك، في كل مرة، تعمل على مهمة واحدة فقط، حتى تُنجز كل مهمة.
انتبه إلى خطورة تولي العديد من المشاريع دفعةً واحدة. أنصحك بتولي أقل عدد ممكن من المشاريع. إذا كنت تستطيع إنجاز مشروع واحد فقط في كل مرة، دون الانتظار، فافعل ذلك - فهو أكثر فعالية بكثير، وستنجز مشاريعك أسرع بكثير. ولكن عندما تضطر للانتظار، يمكنك الانتقال إلى مشروع ثانٍ. مرة أخرى، اعمل على أقل عدد ممكن من المشاريع في كل مرة قدر الإمكان.
Share this story:
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
6 PAST RESPONSES
KarunaMar 12, 2012
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta, Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!! IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you! Susan
This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
6 PAST RESPONSES
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta,
Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!!
IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
just great Article in the right time
I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you!
Susan
This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
Martin
What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.