'Koncentrera alla dina tankar på det aktuella arbetet. Solens strålar brinner inte förrän de sätts i fokus.' ~Alexander Graham Bell
Många av oss växte upp i mångsysslandes tid, där man inte kunde kalla sig produktiv om man inte var en bra mångsysslare. Vi lärde oss att alltid ha flera bollar i luften samtidigt - när vi skrev något på datorn hade vi ett telefonsamtal på gång, vi skrev något på ett anteckningsblock eller pappersformulär, vi granskade dokument, ibland höll vi ett möte samtidigt. Det är den produktiva arbetaren, den effektiva chefen.
När e-post och snabbmeddelanden och bloggar och resten av Internet kom, gick multi-tasking på tok. Nu förväntas vi göra 10 saker på datorn samtidigt, fortfarande med papper, telefon och möten igång, tillsammans med sms och Blackberry Messaging. Multi-tasking handlar inte längre om att vara produktiv – det är ett sätt att leva.
Det är dock inte ett sunt sätt att leva och det är inte nödvändigtvis det mest effektiva sättet att arbeta heller. Några anteckningar om varför:
* Multi-tasking är mindre effektivt, på grund av behovet av att byta växel för varje ny uppgift, och växla tillbaka igen.
* Multi-tasking är mer komplicerat, och därmed mer benägna att stressa och misstag.
* Multi-tasking kan vara galet, och i denna redan kaotiska värld måste vi regera i skräcken och hitta en liten oas av förstånd och lugn.
* Våra hjärnor kan egentligen bara hantera en sak i taget, så vi vänjer oss så vid att växla mellan det ena och det andra med våra hjärnor att vi programmerar dem att ha en kort uppmärksamhetsperiod. Det är därför det är så svårt att lära sig att fokusera på en sak i taget igen.
Ett enkelt liv
Föreställ dig istället ett liv med singeluppgift. Föreställ dig att du vaknar och springer, som om löpning var allt du gör. Du tänker inte på något annat än att springa, och du gör det efter bästa förmåga. Sedan äter du och njuter av varje smakrik tugga av din färska frukost med hel, obearbetad mat. Du läser en roman, som om inget annat i världen fanns. Du gör ditt arbete, en uppgift i taget, varje uppgift utförs med fullt fokus och engagemang. Du umgås med nära och kära, som om inget annat fanns.
Detta sammanfattas mycket bra av något Charles Dickens en gång skrev, "Han gjorde varenda sak som om han inte gjorde något annat." Det här är ett liv som levs fullt ut i nuet, med en hängivenhet att göra det bästa du kan i allt du gör - oavsett om det är ett arbetsprojekt eller att göra grönt te.
Om du lever ditt liv på det här sättet, genom denna enda princip, kommer det att få enorma effekter:
* Ditt arbete kommer att bli mer fokuserat.
* Du kommer att bli mer effektiv i ditt arbete.
* Du kommer att bli bättre på allt du gör.
* Din tid ensam kommer att vara av bättre kvalitet.
* Din tid med din familj kommer att bli mycket mer meningsfull.
* Din läsning kommer att ha mindre distraktioner.
* Du kommer att förlora dig själv i allt du anser värdigt nog av din tid och uppmärksamhet.
Hur man lever ett singeluppgiftsliv
Det låter trevligt, men hur lever man ett sånt här liv? Är det så enkelt som att säga att du ska göra det, eller är det omöjligt? Någonstans däremellan, naturligtvis, och som allt som är värt att göra, kräver det övning.
Här är vad jag skulle rekommendera:
1. Bli medveten. När du börjar göra något, bli mer medveten om att du startar den aktiviteten. När du gör det, bli medveten om att du verkligen gör det och om lusten att byta till något annat. Att uppmärksamma är det viktiga första steget.
2. Rensa distraktioner. Om du ska läsa, rensa bort allt annat, så att du inte har något annat än dig och boken. Om du ska göra e-post, stäng alla andra program och alla webbläsarflikar utom e-postfliken, och gör bara det. Om du ska göra en arbetsuppgift, ha inget annat öppet och stäng av telefonen. Om du ska äta, lägg undan datorn och andra enheter och stäng av tv:n.
3. Välj klokt. Börja inte bara göra något. Tänk efter – vill du verkligen slå på TV:n? Vill du verkligen maila just nu? Är detta den viktigaste arbetsuppgiften du kan göra?
4. Häll dig verkligen i det. Om du ska göra te, gör det med fullständigt fokus, fullständigt engagemang. Lägg allt du har i den aktiviteten. Om du ska ha ett samtal, lyssna verkligen, var verkligen närvarande. Om du ska bädda din säng, gör det med full uppmärksamhet och efter bästa förmåga.
5. Öva. Det här är inget du lär dig göra över en natt. Du kan börja redan nu, men det är inte troligt att du är bra på det först. Fortsätt med det. Träna dagligen, hela dagen. Gör inget annat än öva.
Enstaka produktivitet
Även om ovanstående tips kommer att gälla för arbetsuppgifter såväl som livet i allmänhet, här är några tips som fokuserar mer på produktivitet på jobbet:
1. Välj bara några få uppgifter varje dag. Även om du kanske har en längre huvudlista över saker att göra, bör du göra en kort lista varje dag - bara 1-3 saker du verkligen vill åstadkomma. Kalla detta din MIT-lista (Most Important Task). Dessa bör vara extremt viktiga uppgifter som kommer att ha stor inverkan på ditt liv.
2. Gör inget annat innan du gör det första på din korta lista över MITs. Kolla inte e-post, Facebook, Twitter, bloggar, onlineforum, nyhetssajter. Börja dagen efter att ha gjort din kortlista genom att arbeta på din första MIT.
3. Rensa distraktioner. Stäng av telefoner, stäng webbläsaren om möjligt, stäng ditt IM-program om du har ett, koppla till och med bort ditt internet om du orkar.
4. En uppgift i taget. Håll saker enkla, fokuserade och effektiva genom att göra en enda uppgift. Fokusera på en uppgift tills den är klar och gå sedan till nästa.
5. Om du känner dig sugen på att kolla din e-post eller byta till en annan uppgift, stoppa dig själv. Andas djupt. Omfokusera dig själv. Återgå till uppgiften.
6. Fortsätt med dina MITs tills du är klar. Då har du tid för e-post, pappersarbete, rutinuppgifter, etc. Eller om du har tid, välj en annan uppsättning MITs.
7. Om andra saker dyker upp , anteckna dem på ett papper eller en liten anteckningsbok. Dessa är anteckningar för saker att göra eller uppföljning på senare, eller idéer. Ta bara en kort anteckning och gå sedan tillbaka till ditt MIT. På så sätt hamnar du inte på sidospår, men du glömmer inte heller de saker du behöver komma ihåg senare.
8. Ta djupa andetag, stretcha och ta pauser då och då. Njut av livet. Gå ut och uppskatta naturen. Håll dig frisk.
Håll en mycket kort att göra-lista, ta bort distraktioner, gör en sak i taget, tills listan är klar. Det är en enda uppgiftsproduktivitet i grunden.
Om multiprojektering
Det finns en skillnad mellan uppgifter och projekt som bör göras i alla diskussioner om multitasking. Att utföra flera uppgifter samtidigt är mindre effektivt än att utföra enstaka uppgifter. Men att göra flera projekt samtidigt är ibland mer effektivt än bara ett projekt samtidigt.
Ibland är det nödvändigt att arbeta med flera projekt – även om du har fullständig kontroll över ditt arbete, vilket inte är sant för många människor. Om du bara arbetar med ett projekt på en gång blir du ofta hållen för att du väntar på att någon ska göra en uppgift eller svara dig med nödvändig information. Vad händer då? Eller vad händer om du samarbetar i ett projekt men medan någon annan gör sin del, har du inte mycket att göra? I dessa fall skulle det förmodligen vara slöseri med din tid om du bara väntade och inte arbetade med något annat.
Så multiprojektering kan fungera — du får igång ett projekt, men medan du väntar på något kan du byta till ett andra eller till och med tredje projekt. Hela tiden arbetar du bara med en uppgift i taget, tills varje uppgift är klar.
Observera att det finns en fara med att ta på sig för många projekt samtidigt. Jag skulle föreslå att du tar så få projekt som möjligt. Om du bara kan göra ett projekt åt gången, utan att fastna i väntan, gör det då – det är mycket mer effektivt och du kommer att få dina projekt gjorda mycket snabbare. Men när du måste vänta kan du byta till ett andra projekt. Återigen, arbeta med så få åt gången som du kan komma undan.
Share this story:
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
6 PAST RESPONSES
KarunaMar 12, 2012
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta, Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!! IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you! Susan
This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
6 PAST RESPONSES
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta,
Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!!
IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
just great Article in the right time
I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you!
Susan
This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
Martin
What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.