'Concentre todos os seus pensamentos na tarefa em mãos. Os raios do sol não queimam até serem focalizados.' ~Alexander Graham Bell
Muitos de nós crescemos na era da multitarefa, onde não se podia considerar produtivo se não fosse bom em realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Aprendemos a sempre ter várias bolas no ar simultaneamente — enquanto escrevíamos algo no computador, estávamos em uma ligação telefônica, anotávamos algo em um bloco de notas ou formulário em papel, revisávamos documentos e, às vezes, até mesmo conduzíamos uma reunião ao mesmo tempo. Esse é o trabalhador produtivo, o executivo eficaz.
Com o surgimento do e-mail, da mensagem instantânea, dos blogs e de toda a internet, a multitarefa ficou descontrolada. Agora, espera-se que façamos 10 coisas no computador ao mesmo tempo, sem deixar de lado o jornal, o telefone e as reuniões, além das mensagens de texto e do Blackberry Messaging. Multitarefa não é mais uma questão de produtividade — é um estilo de vida.
Não é um estilo de vida sensato, e também não é necessariamente a forma mais eficaz de trabalhar. Algumas observações sobre o porquê:
* A multitarefa é menos eficiente, devido à necessidade de alternar entre tarefas para cada nova atividade e, posteriormente, retornar à tarefa anterior.
* Realizar várias tarefas ao mesmo tempo é mais complicado e, portanto, mais propenso a estresse e erros.
* Fazer várias coisas ao mesmo tempo pode ser uma loucura, e neste mundo já tão caótico, precisamos controlar o pânico e encontrar um pequeno oásis de sanidade e calma.
Nossos cérebros só conseguem processar uma coisa de cada vez, e por isso nos acostumamos tanto a alternar entre uma coisa e outra que os programamos para ter um curto período de atenção. É por isso que é tão difícil aprender a se concentrar em uma coisa de cada vez novamente.
Uma vida dedicada a uma única tarefa
Imagine, em vez disso, uma vida dedicada a uma única tarefa. Imagine acordar e sair para correr, como se correr fosse a única coisa que você faz. Nada mais ocupa sua mente além da corrida, e você a executa com o máximo de empenho. Depois, você come, saboreando cada mordida deliciosa do seu café da manhã fresco, feito com alimentos integrais e não processados. Você lê um romance, como se nada mais no mundo existisse. Você realiza seu trabalho, uma tarefa de cada vez, cada tarefa executada com total foco e dedicação. Você passa tempo com seus entes queridos, como se nada mais existisse.
Isso se resume muito bem a algo que Charles Dickens escreveu certa vez: "Ele fazia cada coisa como se não fizesse mais nada". É uma vida vivida plenamente no momento presente, com dedicação em dar o melhor de si em tudo o que se faz — seja um projeto de trabalho ou preparar um chá verde.
Se você viver sua vida dessa maneira, seguindo esse único princípio, isso terá efeitos tremendos:
* Seu trabalho ficará mais focado.
Você se tornará mais eficiente no seu trabalho.
Você se tornará melhor em tudo o que fizer.
* Seu tempo sozinho será de melhor qualidade.
* O tempo que você passar com sua família será muito mais significativo.
* Sua leitura terá menos distrações.
Você se perderá em tudo aquilo que considerar digno do seu tempo e atenção.
Como viver uma vida focada em uma única tarefa
Parece ótimo, mas como se vive uma vida assim? É tão simples quanto dizer que você vai fazer, ou é impossível? Em algum lugar entre os dois, é claro, e como tudo que vale a pena, requer prática.
Eis o que eu recomendo:
1. Torne-se consciente. Ao começar a fazer algo, tome consciência de que está iniciando essa atividade. Enquanto a realiza, perceba que está realmente fazendo aquilo e a vontade de mudar para outra coisa. Prestar atenção é o primeiro passo importante.
2. Elimine as distrações. Se for ler, feche tudo o mais, deixando apenas você e o livro. Se for verificar seus e-mails, feche todos os outros programas e todas as abas do navegador, exceto a aba de e-mail, e concentre-se apenas nisso. Se for realizar uma tarefa de trabalho, não abra mais nada e desligue o celular. Se for comer, guarde o computador e outros dispositivos e desligue a televisão.
3. Escolha com sabedoria. Não comece a fazer algo sem pensar. Reflita um pouco: você realmente quer ligar a TV? Você realmente quer checar seus e-mails agora? Essa é a tarefa mais importante que você pode realizar?
4. Dedique-se completamente. Se for preparar um chá, faça-o com total concentração e dedicação. Coloque tudo de si nessa atividade. Se for conversar, ouça atentamente, esteja realmente presente. Se for arrumar a cama, faça-o com total atenção e da melhor maneira possível.
5. Pratique. Isso não é algo que você aprenderá da noite para o dia. Você pode começar agora mesmo, mas provavelmente não será bom nisso de primeira. Persista. Pratique diariamente, ao longo do dia. Não faça mais nada além de praticar.
produtividade em uma única tarefa
Embora as dicas acima se apliquem tanto às tarefas de trabalho quanto à vida em geral, aqui estão algumas dicas focadas mais na produtividade no trabalho:
1. Escolha apenas algumas tarefas por dia. Embora você possa manter uma lista geral mais longa de coisas para fazer, a cada dia você deve criar uma lista curta — apenas 1 a 3 coisas que você realmente deseja realizar. Chame essa lista de suas Tarefas Mais Importantes (TMI). Essas devem ser tarefas extremamente importantes que terão um grande impacto em sua vida.
2. Não faça mais nada antes de realizar a primeira tarefa da sua lista de prioridades. Não verifique e-mails, Facebook, Twitter, blogs, fóruns online ou sites de notícias. Comece o dia, após elaborar sua lista de prioridades, trabalhando na sua primeira tarefa.
3. Elimine as distrações. Desligue os telefones, feche o navegador se possível, feche seu programa de mensagens instantâneas se tiver um, e até mesmo desconecte a internet se conseguir suportar.
4. Uma tarefa de cada vez. Mantenha as coisas simples, focadas e eficazes, realizando uma tarefa de cada vez. Concentre-se em uma tarefa até concluí-la e, em seguida, passe para a próxima.
5. Se sentir vontade de checar seu e-mail ou mudar para outra tarefa, pare. Respire fundo. Concentre-se novamente. Volte à tarefa em questão.
6. Continue com suas MITs até terminá-las. Depois, você terá tempo para e-mails, documentos, tarefas rotineiras etc. Ou, se tiver tempo, escolha outro conjunto de MITs.
7. Se surgirem outras coisas , anote-as em um pedaço de papel ou em um pequeno caderno. Essas anotações servem para tarefas a serem feitas ou para dar seguimento mais tarde, ou ainda para ideias. Basta fazer uma anotação breve e voltar ao seu projeto. Dessa forma, você não se distrai e também não se esquece de coisas importantes que precisa lembrar depois.
8. Respire fundo, alongue-se e faça pausas de vez em quando. Aproveite a vida. Saia e aprecie a natureza. Mantenha a sanidade.
Mantenha uma lista de tarefas bem curta, elimine as distrações e faça uma coisa de cada vez até terminar a lista. Essa é a essência da produtividade focada em uma tarefa por vez.
Sobre a multiprojeção
Em qualquer discussão sobre multitarefa, é importante distinguir entre tarefas e projetos. Executar várias tarefas simultaneamente é menos eficaz do que realizar uma tarefa por vez. No entanto, desenvolver vários projetos ao mesmo tempo pode ser mais eficaz do que trabalhar em apenas um projeto simultaneamente.
Às vezes, é necessário trabalhar em vários projetos simultaneamente — mesmo que você tenha controle total do seu trabalho, o que não é verdade para muitas pessoas. Se você trabalha em apenas um projeto por vez, frequentemente fica parado esperando que alguém conclua uma tarefa ou responda com informações necessárias. O que acontece então? Ou o que acontece se você estiver colaborando em um projeto, mas enquanto outra pessoa está fazendo a parte dela, você não tem muito o que fazer? Nesses casos, provavelmente seria uma perda de tempo ficar apenas esperando e não trabalhar em mais nada.
Portanto, o multiprojeto pode funcionar — você inicia um projeto, mas enquanto aguarda o resultado de algo, pode alternar para um segundo ou até mesmo um terceiro projeto. No entanto, você estará trabalhando em apenas uma tarefa por vez, até que cada uma delas seja concluída.
Tenha em mente que assumir muitos projetos simultaneamente pode ser perigoso. Sugiro que você se dedique ao mínimo de projetos possível. Se puder trabalhar em apenas um projeto por vez, sem ficar preso em longos períodos de espera, faça isso — é muito mais eficiente e você concluirá seus projetos muito mais rapidamente. Mas, quando precisar esperar, você pode alternar para um segundo projeto. Novamente, trabalhe em apenas alguns projetos simultaneamente, dentro do seu limite.
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KarunaMar 12, 2012
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta, Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!! IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
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This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
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Mr. Leo Babauta,
Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!!
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just great Article in the right time
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Susan
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Martin
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