'Keskitä kaikki ajatuksesi käsillä olevaan työhön. Auringon säteet eivät pala ennen kuin ne on kohdistettu. ~Alexander Graham Bell
Monet meistä kasvoivat moniajo-aikana, jolloin et voisi kutsua itseäsi tuottavaksi, jos et olisi hyvä moniajo. Opimme pitämään aina useita palloja ilmassa yhtä aikaa — kun kirjoitimme jotain tietokoneella, meillä oli puhelu käynnissä, kirjoitimme jotain muistilehtiöön tai paperilomakkeeseen, kävimme läpi asiakirjoja, joskus jopa kokouksen. Se on tuottava työntekijä, tehokas johtaja.
Kun sähköposti ja pikaviestintä, blogit ja muu Internet tulivat mukaan, moniajo meni nurin. Nyt meidän odotetaan tekevän 10 asiaa tietokoneella kerralla, edelleen paperin, puhelimen ja kokousten ollessa käynnissä, tekstiviestien ja Blackberry Messagingin ohella. Moniajo ei ole enää tuottavuutta – se on tapa elää.
Se ei kuitenkaan ole järkevä tapa elää, eikä välttämättä myöskään tehokkain tapa toimia. Muutama huomautus miksi:
* Moniajo on vähemmän tehokasta, koska jokaista uutta tehtävää varten on vaihdettava vaihdetta ja vaihdettava takaisin.
* Moniajo on monimutkaisempaa ja siten alttiimpi stressille ja virheille.
* Moniajo voi olla hullua, ja tässä jo ennestään kaoottisessa maailmassa meidän on hallittava kauhussa ja löydettävä pieni mielenterveyden ja rauhan keidas.
* Aivomme pystyvät käsittelemään vain yhtä asiaa kerrallaan, joten olemme niin tottuneet vaihtamaan aivoillamme yhden asian välillä, että ohjelmoimme ne keskittymään lyhyesti. Tästä syystä on niin vaikeaa oppia keskittymään yhteen asiaan kerrallaan.
Yksittäistä elämää
Kuvittele sen sijaan yhden tehtävän elämää. Kuvittele, että heräät ja lähdet lenkille, ikään kuin juokseminen olisi kaikki mitä teet. Mikään muu ei ole mielessäsi kuin juoksu, ja teet sen parhaan kykysi mukaan. Sitten syöt ja nautit jokaisesta maukkaasta palasta tuoreesta aamiaisesta, joka sisältää kokonaisia jalostamattomia ruokia. Luit romaanin, ikään kuin mitään muuta maailmassa ei olisi olemassa. Teet työsi, yksi tehtävä kerrallaan, jokainen tehtävä täysin keskittyen ja omistautuneena. Vietät aikaa rakkaiden kanssa, ikään kuin mitään muuta ei olisi olemassa.
Tämän tiivistää erittäin hyvin jokin Charles Dickensin aikoinaan kirjoittama juttu: "Hän teki jokaisen asian ikään kuin ei tekisi mitään muuta." Tämä on elämää, jota eletään täysin tässä hetkessä ja joka on omistautunut tekemään parhaansa kaikessa mitä teet – olipa kyseessä sitten työprojekti tai vihreän teen valmistus.
Jos elät elämääsi tällä tavalla, tämän yhden periaatteen mukaan, sillä on valtavat vaikutukset:
* Työstäsi tulee keskittyneempää.
* Tulet tehokkaammaksi työssäsi.
* Sinusta tulee parempi kaikessa mitä teet.
* Yksinoloaikasi on laadukkaampaa.
* Aikasi perheen kanssa on paljon merkityksellisempää.
* Lukeessasi on vähemmän häiriötekijöitä.
* Menetät itsesi kaikkeen, jonka pidät tarpeeksi aikasi ja huomiosi arvoisena.
Kuinka elää yhden tehtävän elämää
Kuulostaa mukavalta, mutta miten voit elää tällaista elämää? Onko se niin yksinkertaista kuin sanoa, että aiot tehdä sen, vai onko se mahdotonta? Tietysti jossain välissä, ja kuten kaikki tekemisen arvoinen, se vaatii harjoittelua.
Tässä on mitä suosittelen:
1. Tule tietoiseksi. Kun alat tehdä jotain, tule tietoisemmaksi, että aloitat sen toiminnan. Kun teet sen, tule tietoiseksi siitä, että teet sen todella, ja halusta vaihtaa johonkin muuhun. Huomion kiinnittäminen on tärkeä ensimmäinen askel.
2. Selkeät häiriötekijät. Jos aiot lukea, tyhjennä kaikki muu pois, jotta sinulla ei ole muuta kuin sinä ja kirja. Jos aiot lähettää sähköpostia, sulje kaikki muut ohjelmat ja kaikki selaimen välilehdet sähköposti-välilehteä lukuun ottamatta ja tee niin. Jos aiot tehdä työtehtävän, älä pidä mitään muuta auki ja sammuta puhelin. Jos aiot syödä, laita tietokone ja muut laitteet pois ja sammuta televisio.
3. Valitse viisaasti. Älä vain ala tekemään jotain. Mieti vähän – haluatko todella käynnistää television? Haluatko todella tehdä sähköpostia juuri nyt? Onko tämä tärkein työtehtävä, jonka voit tehdä?
4. Kaada itsesi siihen todella. Jos aiot keittää teetä, tee se täysin keskittyen, täysin omistautuneena. Laita kaikki mitä sinulla on tähän toimintaan. Jos aiot keskustella, kuuntele todella, ole todella läsnä. Jos aiot petaa sänkysi, tee se täysin huolellisesti ja parhaan kykysi mukaan.
5. Harjoittele. Tätä ei opi tekemään yhdessä yössä. Voit aloittaa heti, mutta et todennäköisesti ole siinä hyvä aluksi. Pysy siinä. Harjoittele päivittäin, koko päivän. Älä tee muuta, vaan harjoittele.
Yhden tehtävän tuottavuus
Vaikka yllä olevat vinkit pätevät työtehtäviin ja elämään yleensä, tässä on muutamia vinkkejä, jotka keskittyvät enemmän työn tuottavuuteen:
1. Valitse vain muutama tehtävä joka päivä. Vaikka saatat pitää pidempää päälistaa tekemistäsi asioista, sinun tulee tehdä joka päivä lyhyt luettelo – vain 1-3 asiaa, jotka haluat todella saavuttaa. Kutsu tätä kaikkein tärkeimpien tehtävien (MIT) -luetteloksi. Näiden pitäisi olla erittäin tärkeitä tehtäviä, joilla on suuri vaikutus elämääsi.
2. Älä tee mitään muuta ennen kuin teet ensimmäisen asian lyhyessä MIT-luettelossasi. Älä tarkista sähköpostia, Facebookia, Twitteriä, blogeja, online-foorumeita tai uutissivustoja. Aloita päiväsi lyhyen listan laatimisen jälkeen työskentelemällä ensimmäisen MIT:n parissa.
3. Selkeät häiriötekijät. Sulje puhelimet, sulje selain jos mahdollista, sulje pikaviestiohjelmasi, jos sinulla on sellainen, jopa katkaise Internet, jos kestät sen.
4. Yksi tehtävä kerrallaan. Pidä asiat yksinkertaisina, keskittyneinä ja tehokkaina yhden tehtävän avulla. Keskity yhteen tehtävään, kunnes se on valmis, ja siirry sitten seuraavaan.
5. Jos tunnet tarvetta tarkistaa sähköpostisi tai vaihtaa toiseen tehtävään, pysähdy. Hengitä syvään. Keskity uudelleen. Palaa käsillä olevaan tehtävään.
6. Pysy MIT:ssäsi, kunnes olet valmis. Sitten sinulla on aikaa sähköpostiin, paperitöihin, rutiinitehtäviin jne. Tai jos sinulla on aikaa, valitse toinen joukko MIT:itä.
7. Jos muita asioita tulee esille , kirjoita ne paperille tai pieneen muistivihkoon. Nämä ovat muistiinpanoja myöhemmin tehtävistä tai jatkotoimista tai ideoista. Tee vain lyhyt muistiinpano ja palaa sitten MIT: hen. Näin et joudu sivuraiteille, mutta et myöskään unohda asioita, jotka sinun on muistettava myöhemmin.
8. Hengitä syvään, venyttele ja pidä taukoja silloin tällöin. Nauti elämästä. Mene ulos ja arvosta luontoa. Pidä itsesi järkevänä.
Pidä hyvin lyhyt tehtävälista, poista häiriötekijät, tee yksi asia kerrallaan, kunnes luettelo on valmis. Se on yhden tehtävän tuottavuutta pohjimmiltaan.
Moniprojektoinnissa
On olemassa ero tehtävien ja projektien välillä, jotka tulisi tehdä missä tahansa monitehtäväkeskustelussa. Useiden tehtävien tekeminen yhtä aikaa on vähemmän tehokasta kuin yhden tehtävän tekeminen. Mutta useiden projektien tekeminen kerralla on joskus tehokkaampaa kuin vain yhden projektin tekeminen kerralla.
Joskus on tarpeen työskennellä useiden projektien parissa – vaikka hallitset työsi täysin, mikä ei pidä paikkaansa monien ihmisten kohdalla. Jos työskentelet vain yhden projektin parissa kerralla, jäät usein odottamaan, koska odotat jonkun suorittavan tehtävän tai vastaavan sinulle tarpeellisilla tiedoilla. Mitä sitten tapahtuu? Tai mitä tapahtuu, jos teet yhteistyötä projektin parissa, mutta kun joku muu tekee oman osansa, sinulla ei ole paljon tekemistä? Näissä tapauksissa olisi luultavasti ajanhukkaa, jos vain odottaisit etkä tekisi mitään muuta.
Moniprojektointi voi siis toimia – saat yhden projektin käyntiin, mutta kun odotat jotain, voit siirtyä toiseen tai jopa kolmanteen projektiin. Koko ajan työskentelet vain yhden tehtävän parissa kerrallaan, kunnes jokainen tehtävä on kuitenkin tehty.
Huomaa, että on olemassa vaara, jos otat liian monta projektia kerralla. Suosittelen ottamaan mahdollisimman vähän projekteja. Jos voit tehdä vain yhden projektin kerrallaan joutumatta odottamaan, tee se – se on paljon tehokkaampaa ja saat projektisi valmiiksi paljon nopeammin. Mutta kun joudut odottamaan, voit siirtyä toiseen projektiin. Jälleen, työskentele niin harvalla kerralla kuin voit.
Share this story:
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
6 PAST RESPONSES
KarunaMar 12, 2012
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta, Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!! IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you! Susan
This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
6 PAST RESPONSES
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta,
Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!!
IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
just great Article in the right time
I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you!
Susan
This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
Martin
What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.