״תרכז את כל המחשבות שלך בעבודה שלפניך. קרני השמש לא נשרפות עד שהן ממוקדות״. ~ אלכסנדר גרהם בל
רבים מאיתנו גדלו בעידן של ריבוי משימות, שבו לא היית יכול לקרוא לעצמך פרודוקטיבי אם לא היית ריבוי משימות טוב. למדנו שתמיד יהיו כמה כדורים באוויר בבת אחת - בזמן שכתבנו משהו במחשב, הייתה לנו שיחת טלפון, כתבנו משהו על פנקס או טופס נייר, בדקנו מסמכים, לפעמים אפילו קיימנו פגישה במקביל. זה העובד היצרני, המנהל האפקטיבי.
כשאימייל והודעות מיידיות ובלוגים ושאר האינטרנט הגיעו, ריבוי משימות השתבש. כעת מצפים מאיתנו לעשות 10 דברים במחשב בו-זמנית, עדיין עם הנייר, הטלפון והפגישות, יחד עם הודעות טקסט והודעות בלקברי. ריבוי משימות זה כבר לא להיות פרודוקטיבי - זו דרך חיים.
עם זאת, זו לא דרך חיים שפויה, וגם לא בהכרח הדרך היעילה ביותר לעבוד. כמה הערות למה:
* ריבוי משימות פחות יעיל, בשל הצורך להחליף הילוך עבור כל משימה חדשה, והמעבר בחזרה.
* ריבוי משימות מסובך יותר, ולכן נוטה יותר ללחץ וטעויות.
* ריבוי משימות יכול להיות מטורף, ובעולם הכאוטי הזה, אנחנו צריכים לשלוט באימה ולמצוא נווה מדבר קטן של שפיות ורוגע.
* המוח שלנו באמת יכול להתמודד רק עם דבר אחד בכל פעם, ולכן אנחנו כל כך מתרגלים לעבור בין דבר אחד למשנהו עם המוח שלנו שאנחנו מתכנתים אותם לטווח קשב קצר. זו הסיבה שכל כך קשה ללמוד להתמקד בדבר אחד בכל פעם מחדש.
חיים עם משימה אחת
תארו לעצמכם במקום, חיים עם משימה אחת. דמיינו שאתם מתעוררים ויוצאים לריצה, כאילו ריצה היא כל מה שאתם עושים. שום דבר אחר אינו בראש שלך מלבד הריצה, ואתה עושה זאת על הצד הטוב ביותר של היכולות שלך. אחר כך אתה אוכל, נהנה מכל ביס טעים של ארוחת הבוקר הטרייה שלך של מזון שלם, לא מעובד. אתה קורא רומן, כאילו שום דבר אחר בעולם לא קיים. אתה עושה את העבודה שלך, משימה אחת בכל פעם, כל משימה מתבצעת במיקוד מלא ומסירות. אתה מבלה עם אנשים אהובים, כאילו שום דבר אחר לא קיים.
זה מסוכם היטב על ידי משהו שצ'רלס דיקנס כתב פעם, "הוא עשה כל דבר בודד כאילו הוא לא עשה שום דבר אחר." אלו חיים שחיים במלואם ברגע, עם מסירות לעשות את הטוב ביותר שאתה יכול בכל דבר שאתה עושה - בין אם זה פרויקט עבודה או הכנת תה ירוק.
אם תחיה את חייך כך, לפי העיקרון היחיד הזה, יהיו לזה השפעות אדירות:
* העבודה שלך תהפוך ממוקדת יותר.
* אתה תהיה יעיל יותר בעבודה שלך.
* אתה תשתפר בכל דבר שתעשה.
* הזמן שלך לבד יהיה איכותי יותר.
* הזמן שלך עם המשפחה שלך יהיה הרבה יותר משמעותי.
* לקריאה שלך יהיו פחות הסחות דעת.
* אתה תאבד את עצמך בכל מה שאתה חושב שראוי מספיק לזמנך ותשומת הלב שלך.
איך לחיות חיים עם משימה אחת
זה נשמע נחמד, אבל איך חיים חיים כאלה? האם זה פשוט כמו להגיד שאתה הולך לעשות את זה, או שזה בלתי אפשרי? איפשהו באמצע, כמובן, וכמו כל דבר שכדאי לעשות, זה דורש תרגול.
הנה מה שהייתי ממליץ:
1. להיות מודע. כשאתה מתחיל לעשות משהו, הפוך מודע יותר שאתה מתחיל את הפעילות הזו. תוך כדי כך, תהיו מודעים לכך שאתם באמת עושים זאת, ולדחף לעבור למשהו אחר. תשומת לב היא הצעד הראשון החשוב.
2. הסחות דעת ברורות. אם אתה מתכוון לקרוא, נקה את כל השאר, כך שלא יהיה לך דבר מלבדך והספר. אם אתה מתכוון לעשות דוא"ל, סגור כל תוכנית אחרת וכל לשוניות הדפדפן מלבד לשונית הדוא"ל, ופשוט עשה זאת. אם אתה מתכוון לבצע משימת עבודה, אין שום דבר אחר פתוח וכבה את הטלפון. אם אתה הולך לאכול, הנח את המחשב ומכשירים אחרים ותכבה את הטלוויזיה.
3. בחרו בחוכמה. אל תתחיל לעשות משהו סתם. תחשוב על זה - האם אתה באמת רוצה להדליק את הטלוויזיה? האם אתה באמת רוצה לשלוח דוא"ל עכשיו? האם זו משימת העבודה החשובה ביותר שאתה יכול לעשות?
4. באמת לשפוך את עצמך לתוך זה. אם אתה מתכוון להכין תה, עשה זאת במיקוד מוחלט, במסירות מוחלטת. שים את כל מה שיש לך בפעילות הזו. אם אתם מתכוונים לנהל שיחה, באמת תקשיבו, באמת היו נוכחים. אם אתה מתכוון לסדר את המיטה שלך, עשה זאת בתשומת לב מלאה ובמיטב היכולות שלך.
5. תרגול. זה לא משהו שתלמדו לעשות בן לילה. אתה יכול להתחיל כבר עכשיו, אבל לא סביר שתהיה טוב בזה בהתחלה. תמשיך בזה. תתאמן מדי יום, לאורך כל היום. לא לעשות שום דבר אחר, אלא להתאמן.
פרודוקטיביות במשימה אחת
בעוד שהטיפים לעיל יחולו על משימות עבודה כמו גם על החיים בכלל, הנה כמה טיפים המתמקדים יותר בפריון בעבודה:
1. בחר רק כמה משימות בכל יום. אמנם אתה יכול לשמור רשימה מאסטר ארוכה יותר של דברים לעשות, אבל בכל יום אתה צריך לעשות רשימה קצרה - רק 1-3 דברים שאתה באמת רוצה להשיג. קרא לזה רשימת המשימות החשובות ביותר שלך (MIT). אלו צריכות להיות משימות חשובות ביותר שתהיה להן השפעה רבה על חייך.
2. אל תעשה שום דבר אחר לפני שתעשה את הדבר הראשון ברשימת ה-MITs הקצרה שלך. אל תבדוק אימייל, פייסבוק, טוויטר, בלוגים, פורומים מקוונים, אתרי חדשות. התחל את היום שלך לאחר הכנת הרשימה הקצרה שלך על ידי עבודה על ה-MIT הראשון שלך.
3. הסחות דעת ברורות. כבה טלפונים, סגור את הדפדפן אם אפשר, סגור את תוכנית ה-IM שלך אם יש לך, אפילו נתק את האינטרנט שלך אם אתה יכול לעמוד בזה.
4. משימה אחת בכל פעם. שמור על דברים פשוטים, ממוקדים ויעילים על ידי משימה אחת. התמקד במשימה אחת עד שתסתיים, ולאחר מכן עבור לשנייה.
5. אם אתה מרגיש דחף לבדוק את המייל שלך או לעבור למשימה אחרת, עצור את עצמך. לנשום עמוק. תתמקד מחדש בעצמך. חזור למשימה שלפניך.
6. המשך ב-MITs שלך עד שתסיים. אז יש לך זמן למייל, לניירת, למשימות שגרתיות וכו'. או אם יש לך זמן, בחר קבוצה אחרת של MITs.
7. אם עולים דברים אחרים , רשום אותם על פיסת נייר או מחברת קטנה. אלו הן הערות לדברים שצריך לעשות או מעקב אחר כך, או רעיונות. פשוט רשום הערה קצרה ואז תחזור ל-MIT שלך. בדרך זו אתה לא יוצא לדרך, אבל אתה גם לא שוכח את הדברים שאתה צריך לזכור אחר כך.
8. קחו נשימות עמוקות, התמתחו וקחו הפסקות מדי פעם. תהנה מהחיים. צאו החוצה, ותעריכו את הטבע. שמור על עצמך שפוי.
שמור על רשימת מטלות קצרה מאוד, נקה הסחות דעת, עשה דבר אחד בכל פעם, עד לסיום הרשימה. זו פרודוקטיביות של משימה אחת במהותה.
על ריבוי הקרנה
יש הבחנה בין משימות ופרויקטים שצריך לעשות בכל דיון על ריבוי משימות. ביצוע משימות מרובות בו-זמנית הוא פחות יעיל מביצוע משימות בודדות. אבל ביצוע פרויקטים מרובים בבת אחת הוא לפעמים יעיל יותר מאשר פרויקט אחד בלבד בבת אחת.
לפעמים יש צורך לעבוד על מספר פרויקטים - גם אם אתה בשליטה מלאה על העבודה שלך, וזה לא נכון עבור אנשים רבים. אם אתה עובד רק על פרויקט אחד בבת אחת, לעתים קרובות אתה מתאפק כי אתה מחכה שמישהו יבצע משימה או יענה לך עם המידע הדרוש. מה קורה אז? או מה קורה אם אתה משתף פעולה בפרויקט אבל בזמן שמישהו אחר עושה את שלו, אין לך הרבה מה לעשות? במקרים אלה, סביר להניח שזה יהיה בזבוז זמן אם רק תחכה, ולא תעבוד על שום דבר אחר.
אז ריבוי הקרנות יכול לעבוד - אתה מתחיל פרויקט אחד, אבל בזמן שאתה מחכה למשהו, אתה יכול לעבור לפרויקט שני או אפילו שלישי. עם זאת, כל הזמן אתה עובד רק על משימה אחת בכל פעם, עד שכל משימה מסתיימת.
שים לב שיש סכנה בלקיחת יותר מדי פרויקטים בבת אחת. אני מציע לקחת על עצמי כמה שפחות פרויקטים. אם אתה יכול לעשות רק פרויקט אחד בכל פעם, מבלי להיתקע בהמתנה, אז עשה זאת - זה הרבה יותר יעיל ותבצע את הפרויקטים שלך הרבה יותר מהר. אבל כאשר אתה חייב לחכות, אתה יכול לעבור לפרויקט שני. שוב, עבדו על כמה שפחות בכל פעם שאתם יכולים לברוח.
Share this story:
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
6 PAST RESPONSES
KarunaMar 12, 2012
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta, Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!! IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you! Susan
This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
6 PAST RESPONSES
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta,
Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!!
IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
just great Article in the right time
I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you!
Susan
This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
Martin
What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.