พวกเราหลายคนเติบโตมาในยุคที่ต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ซึ่งคุณจะเรียกตัวเองว่าเป็นคนทำงานที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เลยหากคุณไม่เก่งในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เราเรียนรู้ว่าต้องทำอะไรหลายอย่างพร้อมกันเสมอ เช่น ขณะเขียนบางอย่างบนคอมพิวเตอร์ ขณะคุยโทรศัพท์ ขณะเขียนบางอย่างในสมุดบันทึกหรือแบบฟอร์มกระดาษ ขณะตรวจทานเอกสาร บางครั้งถึงกับประชุมในเวลาเดียวกัน นั่นคือพนักงานที่มีประสิทธิภาพ ผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพ
เมื่ออีเมล การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที บล็อก และอินเทอร์เน็ตเข้ามามีบทบาทมากขึ้น การทำงานหลายอย่างพร้อมกันก็กลายเป็นเรื่องวุ่นวาย ปัจจุบัน เราคาดหวังว่าจะต้องทำงาน 10 อย่างพร้อมกันบนคอมพิวเตอร์ โดยยังคงใช้กระดาษ โทรศัพท์ และการประชุมอยู่ รวมถึงส่งข้อความและ Blackberry Messaging การทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ได้หมายถึงการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพอีกต่อไป แต่เป็นวิถีชีวิต
อย่างไรก็ตาม มันไม่ใช่แนวทางการใช้ชีวิตที่สมเหตุสมผล และไม่ใช่วิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพที่สุดด้วย เหตุผลบางประการมีดังนี้:
* การทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะมีประสิทธิภาพน้อยลง เนื่องจากต้องสลับเกียร์สำหรับงานใหม่แต่ละงาน และสลับกลับมาอีกครั้ง
* การทำงานหลายอย่างพร้อมกันมีความซับซ้อนมากขึ้น จึงทำให้เกิดความเครียดและผิดพลาดมากขึ้น
* การทำงานหลายอย่างพร้อมกันอาจเป็นเรื่องที่บ้าๆ บอๆ และในโลกที่วุ่นวายนี้ เราจำเป็นต้องควบคุมความหวาดกลัวและค้นหาโอเอซิสแห่งความสงบและความสงบเล็กๆ
* สมองของเราสามารถจัดการได้เพียงสิ่งเดียวในแต่ละครั้ง ดังนั้นเราจึงเคยชินกับการสลับไปมาระหว่างสิ่งหนึ่งไปอีกสิ่งหนึ่งในสมองจนเราตั้งโปรแกรมให้สมองมีสมาธิสั้น นี่เป็นสาเหตุที่การเรียนรู้ที่จะจดจ่อกับสิ่งหนึ่งครั้งละสิ่งเป็นเรื่องยากมาก
ชีวิตที่มีภารกิจเดียว
ลองนึกภาพชีวิตที่ต้องทำทีละอย่าง ลองนึกภาพว่าตื่นนอนแล้วออกไปวิ่ง ราวกับว่าคุณวิ่งเป็นสิ่งเดียวที่คุณทำ ไม่มีอะไรอยู่ในหัวคุณนอกจากการวิ่ง และคุณทำอย่างสุดความสามารถ จากนั้นคุณก็กินอาหารและเพลิดเพลินกับอาหารเช้าแสนอร่อยที่สดใหม่จากวัตถุดิบที่ไม่ผ่านการแปรรูป คุณอ่านนวนิยายราวกับว่าไม่มีสิ่งใดในโลกนี้อีกแล้ว คุณทำงานทีละอย่าง แต่ละอย่างทำด้วยสมาธิและทุ่มเทอย่างเต็มที่ คุณใช้เวลาอยู่กับคนที่คุณรักราวกับว่าไม่มีอะไรอยู่เลย
ชาร์ลส์ ดิกเกนส์เคยเขียนไว้ว่า “เขาทำแต่ละสิ่งราวกับว่าไม่ได้ทำอะไรอย่างอื่นเลย” นี่คือชีวิตที่ใช้ชีวิตอย่างเต็มที่ในปัจจุบัน พร้อมทุ่มเทเพื่อทำสิ่งที่ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ในทุกสิ่งที่ทำ ไม่ว่าจะเป็นโปรเจ็กต์งานหรือการชงชาเขียว
หากคุณดำเนินชีวิตตามหลักการเพียงข้อเดียวนี้ จะก่อให้เกิดผลอันมหาศาล:
* การทำงานของคุณจะมีสมาธิมากขึ้น
* คุณจะทำงานได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
* คุณจะเก่งขึ้นในสิ่งที่คุณทำ
* เวลาส่วนตัวของคุณจะมีคุณภาพดีขึ้น
* เวลาของคุณกับครอบครัวจะมีความหมายมากขึ้น
* การอ่านของคุณจะมีสิ่งรบกวนน้อยลง
* คุณจะหลงใหลไปกับสิ่งที่คุณคิดว่าคุ้มค่ากับเวลาและความใส่ใจของคุณ
การใช้ชีวิตแบบทำทีละอย่าง
ฟังดูดี แต่คุณจะใช้ชีวิตแบบนี้ได้อย่างไร? ง่ายเหมือนพูดไปว่าจะทำหรือเป็นไปไม่ได้? อยู่ระหว่างกลางแน่นอน และเช่นเดียวกับสิ่งที่คุ้มค่าที่จะทำ มันต้องฝึกฝน
นี่คือสิ่งที่ฉันอยากแนะนำ:
1. มีสติ เมื่อคุณเริ่มทำบางสิ่ง จงตระหนักรู้มากขึ้นว่าคุณกำลังเริ่มทำกิจกรรมนั้น ขณะที่คุณทำ จงตระหนักรู้ว่ากำลังทำสิ่งนั้นจริงๆ และรู้สึกอยากเปลี่ยนไปทำอย่างอื่น การใส่ใจคือขั้นตอนแรกที่สำคัญ
2. กำจัดสิ่งรบกวน หากคุณจะอ่านหนังสือ ให้กำจัดสิ่งอื่นๆ ออกไปให้หมด เพื่อที่คุณจะไม่มีอะไรทำนอกจากตัวคุณและหนังสือ หากคุณจะส่งอีเมล ให้ปิดโปรแกรมอื่นๆ ทั้งหมดและแท็บเบราว์เซอร์ทั้งหมด ยกเว้นแท็บอีเมล แล้วทำแบบนั้น หากคุณจะทำกิจกรรมอื่นๆ ให้ปิดทุกอย่างที่เปิดอยู่ แล้วปิดโทรศัพท์ หากคุณจะกินข้าว ให้เก็บคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่นๆ และปิดโทรทัศน์
3. เลือกอย่างชาญฉลาด อย่าเพิ่งเริ่มทำอะไรเลย ลองคิดดูก่อนว่าคุณต้องการเปิดทีวีจริงๆ หรือไม่ คุณต้องการส่งอีเมลจริงๆ หรือไม่ นี่เป็นงานที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้หรือไม่
4. ทุ่มเทให้กับงานอย่างเต็มที่ หากคุณจะชงชา ให้ทำอย่างตั้งใจและทุ่มเทให้เต็มที่ ทุ่มเททุกอย่างที่มีให้กับกิจกรรมนั้น หากคุณจะสนทนา จงตั้งใจฟังและตั้งใจอยู่กับสิ่งที่ทำ หากคุณจะปูเตียง จงตั้งใจทำอย่างเต็มที่และเต็มที่ที่สุดเท่าที่จะทำได้
5. ฝึกฝน นี่ไม่ใช่สิ่งที่คุณจะเรียนรู้ได้ภายในชั่วข้ามคืน คุณสามารถเริ่มทำได้ทันที แต่ในตอนแรกคุณไม่น่าจะทำสำเร็จได้ จงพยายามต่อไป ฝึกฝนทุกวันตลอดทั้งวัน อย่าทำอะไรอื่นนอกจากฝึกฝน
การทำงานแบบทีละงานเพื่อเพิ่มประสิทธิผล
แม้ว่าเคล็ดลับข้างต้นจะสามารถนำไปใช้ได้กับงานและชีวิตโดยทั่วไปก็ตาม แต่ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่เน้นในเรื่องประสิทธิภาพในการทำงานมากกว่า:
1. เลือกงานเพียงไม่กี่อย่าง ในแต่ละวัน แม้ว่าคุณอาจมีรายการสิ่งที่ต้องทำยาวเหยียด แต่ในแต่ละวันคุณควรทำรายการสั้นๆ เพียง 1-3 อย่างที่คุณอยากทำจริงๆ เรียกรายการนั้นว่ารายการงานที่สำคัญที่สุด (MIT) รายการเหล่านี้ควรเป็นงานที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะมีผลกระทบต่อชีวิตของคุณ
2. อย่าทำอะไรอย่างอื่นก่อน ทำสิ่งแรกในรายชื่อ MIT ของคุณ อย่าตรวจสอบอีเมล Facebook Twitter บล็อก ฟอรัมออนไลน์ เว็บไซต์ข่าว เริ่มต้นวันใหม่ของคุณหลังจากทำรายชื่อ MIT ของคุณเสร็จแล้วโดยลงมือทำ MIT แรกของคุณ
3. กำจัดสิ่งรบกวน ปิดโทรศัพท์ ปิดเบราว์เซอร์หากทำได้ ปิดโปรแกรม IM หากมี และตัดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหากคุณทนได้
4. ทีละงาน ให้แต่ละงาน ทำอย่างเรียบง่าย มีเป้าหมายชัดเจน และมีประสิทธิภาพ โดยทำงานทีละอย่าง จดจ่อกับงานหนึ่งจนกว่าจะเสร็จ จากนั้นจึงค่อยทำงานต่อไป
5. หากคุณรู้สึกอยาก ตรวจสอบอีเมลหรือเปลี่ยนไปทำอย่างอื่น ให้หยุดหายใจเข้าลึกๆ ตั้งสติ แล้วกลับมาทำสิ่งที่อยู่ตรงหน้า
6. จดบันทึก MIT ไว้ จนกว่าจะเสร็จ จากนั้นคุณจะมีเวลาสำหรับอีเมล งานเอกสาร งานประจำ ฯลฯ หรือถ้าคุณมีเวลา ให้เลือกบันทึก MIT ชุดอื่น
7. หากมีเรื่องอื่น ๆ เกิดขึ้น ให้จดบันทึกลงในกระดาษหรือสมุดบันทึกขนาดเล็ก จดบันทึกสิ่งที่จะต้องทำหรือติดตามผลในภายหลัง หรือจดบันทึกไอเดียต่าง ๆ จากนั้นจึงกลับไปที่ MIT วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่เสียสมาธิและจะไม่ลืมสิ่งที่ต้องจำในภายหลังด้วย
8. หายใจเข้าลึกๆ ยืดเส้นยืดสาย และพักเป็นระยะๆ เพลิดเพลินกับชีวิต ออกไปข้างนอก และชื่นชมธรรมชาติ รักษาสุขภาพจิตให้ดี
จัดทำรายการสิ่งที่ต้องทำให้สั้นที่สุด กำจัดสิ่งที่กวนใจ ทำทีละอย่างจนกว่าจะทำเสร็จ นั่นคือการทำงานทีละอย่างอย่างมีประสิทธิภาพ
เกี่ยวกับการฉายภาพหลาย ๆ ครั้ง
มีความแตกต่างระหว่างงานและโครงการที่ควรทำในการอภิปรายเกี่ยวกับการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน การทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะมีประสิทธิภาพน้อยกว่าการทำงานเพียงงานเดียว แต่บางครั้งการทำโครงการหลายโครงการพร้อมกันจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการทำโครงการเดียวพร้อมกัน
บางครั้งจำเป็นต้องทำงานหลายโครงการ แม้ว่าคุณจะควบคุมงานทั้งหมดได้ก็ตาม ซึ่งไม่เป็นความจริงสำหรับหลายๆ คน หากคุณทำงานเพียงโครงการเดียวในคราวเดียว มักจะเกิดความล่าช้าเพราะคุณกำลังรอให้ใครสักคนทำภารกิจหรือตอบกลับคุณด้วยข้อมูลที่จำเป็น แล้วจะเกิดอะไรขึ้น? หรือจะเกิดอะไรขึ้นหากคุณร่วมมือในโครงการหนึ่ง แต่ในขณะที่คนอื่นกำลังทำส่วนของตนอยู่ คุณกลับไม่มีอะไรให้ทำมากนัก? ในกรณีเช่นนี้ การรอเฉยๆ และไม่ทำอะไรอย่างอื่นเลยอาจเป็นการเสียเวลา
การมัลติโปรเจ็กต์จึงสามารถทำงานได้ คุณสามารถทำโปรเจ็กต์หนึ่งได้ แต่ในขณะที่คุณกำลังรอบางอย่างอยู่ คุณสามารถสลับไปยังโปรเจ็กต์ที่สองหรือแม้แต่โปรเจ็กต์ที่สามได้ อย่างไรก็ตาม ตลอดเวลา คุณจะทำงานทีละงานเท่านั้น จนกว่าแต่ละงานจะเสร็จสิ้น
โปรดทราบว่าการรับโครงการหลายโครงการพร้อมกันนั้นมีความเสี่ยง ฉันขอแนะนำให้รับโครงการให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ หากคุณสามารถทำโครงการได้ครั้งละโครงการเดียวโดยไม่ต้องติดอยู่ในสถานะรอ ก็ให้ทำแบบนั้น เพราะวิธีนี้จะมีประสิทธิภาพมากกว่าและจะทำให้โครงการเสร็จเร็วขึ้นมาก แต่ถ้าคุณต้องรอ คุณสามารถเปลี่ยนไปทำโครงการที่สองได้ อีกครั้ง ให้ทำงานทีละโครงการให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
6 PAST RESPONSES
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta,
Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!!
IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
just great Article in the right time
I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you!
Susan
This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
Martin
What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.