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Enfoque: Tarea única Y Productividad

Concentra todos tus pensamientos en el trabajo que tienes entre manos. Los rayos del sol no queman hasta que se concentran. ~Alexander Graham Bell

Muchos de nosotros crecimos en la era de la multitarea, donde no podías considerarte productivo si no eras bueno en multitarea. Aprendimos a tener siempre varias cosas en juego a la vez: mientras escribíamos algo en la computadora, hacíamos una llamada telefónica, escribíamos algo en un bloc de notas o un formulario, revisábamos documentos e incluso, a veces, manteníamos una reunión al mismo tiempo. Ese es el trabajador productivo, el ejecutivo eficaz.

Con la llegada del correo electrónico, la mensajería instantánea, los blogs y el resto de internet, la multitarea se descontroló. Ahora se espera que hagamos diez cosas a la vez en el ordenador, sin dejar de lado el papel, el teléfono y las reuniones, además de los mensajes de texto y la mensajería de BlackBerry. La multitarea ya no se trata de ser productivo: es una forma de vida.

Sin embargo, no es una forma sana de vivir, ni necesariamente la más efectiva de trabajar. Algunas notas sobre el porqué:

*La multitarea es menos eficiente, debido a la necesidad de cambiar de marcha para cada nueva tarea y luego volver a cambiar.

*La multitarea es más complicada y, por lo tanto, más propensa al estrés y a los errores.

*La multitarea puede ser una locura, y en este mundo ya de por sí caótico, necesitamos controlar el terror y encontrar un pequeño oasis de cordura y calma.

*Nuestros cerebros solo pueden manejar una cosa a la vez, así que nos acostumbramos tanto a alternar entre una cosa y otra que los programamos para que tengan una capacidad de atención corta. Por eso es tan difícil volver a aprender a concentrarnos en una sola cosa a la vez.

Una vida de una sola tarea

Imagina, en cambio, una vida centrada en una sola tarea. Imagina despertar y salir a correr, como si correr fuera lo único que hicieras. No piensas en nada más que en correr, y lo haces con todas tus fuerzas. Luego comes, disfrutando de cada bocado sabroso de tu desayuno fresco de alimentos integrales y sin procesar. Lees una novela, como si no existiera nada más en el mundo. Trabajas, una tarea a la vez, cada tarea con total concentración y dedicación. Pasas tiempo con tus seres queridos, como si no existiera nada más.

Esto se resume muy bien en algo que escribió Charles Dickens: «Hacía cada cosa como si no hiciera nada más». Esta es una vida vivida plenamente en el momento, con la dedicación de hacer lo mejor posible en todo lo que hagas, ya sea un proyecto de trabajo o preparar té verde.

Si vives tu vida de esta manera, según este único principio, tendrás efectos tremendos:

*Tu trabajo estará más enfocado.
*Serás más eficaz en tu trabajo.
* Mejorarás en todo lo que hagas.
*Tu tiempo a solas será de mejor calidad.
*Tu tiempo con tu familia será mucho más significativo.
*Tu lectura tendrá menos distracciones.
*Te perderás en cualquier cosa que consideres digna de tu tiempo y atención.
Cómo vivir una vida de una sola tarea
Suena bien, pero ¿cómo se vive así? ¿Es tan sencillo como decir que lo vas a hacer, o es imposible? Un punto intermedio, por supuesto, y como todo lo que vale la pena, requiere práctica.
Esto es lo que recomiendo:
1. Sé consciente. Cuando comiences a hacer algo, sé más consciente de que estás iniciando esa actividad. Al hacerlo, sé consciente de que realmente lo estás haciendo y de la necesidad de cambiar a otra cosa. Prestar atención es el primer paso importante.
2. Elimina las distracciones. Si vas a leer, despeja todo lo demás, para que solo tengas a ti y al libro. Si vas a revisar el correo electrónico, cierra todos los programas y todas las pestañas del navegador excepto la del correo electrónico, y solo hazlo. Si vas a trabajar, no tengas nada más abierto y apaga el teléfono. Si vas a comer, guarda la computadora y los demás dispositivos y apaga el televisor.
3. Elige con cuidado. No empieces a hacer algo sin más. Piénsalo bien: ¿de verdad quieres encender la tele? ¿De verdad quieres revisar el correo electrónico ahora mismo? ¿Es esta la tarea laboral más importante que puedes hacer?
4. Entrégate de verdad. Si vas a preparar té, hazlo con total concentración y dedicación. Pon todo tu empeño en esa actividad. Si vas a conversar, escucha con atención, concéntrate en el presente. Si vas a tender la cama, hazlo con total atención y con la mayor dedicación posible.
5. Practica. Esto no es algo que aprendas de la noche a la mañana. Puedes empezar ahora mismo, pero probablemente no se te dé bien al principio. Persevera. Practica a diario, durante todo el día. No hagas nada más que practicar.
Productividad en una sola tarea
Si bien los consejos anteriores se aplican tanto a las tareas laborales como a la vida en general, aquí hay algunos consejos centrados más en la productividad en el trabajo:
1. Elige solo unas pocas tareas cada día. Aunque podrías tener una lista maestra más larga de cosas por hacer, cada día deberías hacer una lista corta: solo de 1 a 3 cosas que realmente quieras lograr. Llámala tu lista de Tareas Más Importantes (TMI). Estas deben ser tareas extremadamente importantes que tengan un gran impacto en tu vida.
2. No hagas nada más antes de completar tu primera tarea de tu lista de MIT. No revises tu correo electrónico, Facebook, Twitter, blogs, foros en línea ni sitios de noticias. Empieza el día trabajando en tu primera tarea de tu lista.
3. Elimina las distracciones. Apaga los teléfonos, cierra el navegador si es posible, cierra tu aplicación de mensajería instantánea si la tienes, e incluso desconecta internet si lo soportas.
4. Una tarea a la vez. Mantén las cosas simples, enfocadas y efectivas en una sola tarea. Céntrate en una tarea hasta terminarla y luego pasa a la siguiente.
5. Si sientes la urgencia de revisar tu correo electrónico o cambiar de tarea, detente. Respira hondo. Concéntrate de nuevo. Vuelve a la tarea en cuestión.
6. Mantén tus MIT hasta que termines. Entonces tendrás tiempo para el correo electrónico, el papeleo, las tareas rutinarias, etc. O, si tienes tiempo, elige otro conjunto de MIT.
7. Si surgen otras cosas , anótalas en una hoja de papel o en una libreta pequeña. Son notas para tareas pendientes, seguimiento posterior o ideas. Toma una nota breve y luego regresa a tu MIT. Así no te distraes, ni olvidas lo que necesitas recordar después.
8. Respira hondo, estírate y descansa de vez en cuando. Disfruta la vida. Sal y aprecia la naturaleza. Mantén tu cordura.
Mantén una lista de tareas muy corta, elimina las distracciones y haz una cosa a la vez hasta terminarla. Eso es productividad enfocada en una sola tarea en esencia.
Sobre la multiproyección
Existe una distinción entre tareas y proyectos que debe hacerse al hablar de multitarea. Realizar varias tareas a la vez es menos efectivo que realizar una sola. Sin embargo, realizar varios proyectos a la vez a veces es más efectivo que solo uno.
A veces es necesario trabajar en varios proyectos, incluso si tienes el control total de tu trabajo, lo cual no es el caso de mucha gente. Si solo trabajas en un proyecto a la vez, a menudo te quedas atascado esperando a que alguien realice una tarea o te responda con la información necesaria. ¿Qué ocurre entonces? ¿O qué ocurre si estás colaborando en un proyecto, pero mientras alguien más hace su parte, no tienes mucho que hacer? En estos casos, probablemente sería una pérdida de tiempo si simplemente esperaras y no trabajaras en nada más.
Así que la multiproyección puede funcionar: empiezas un proyecto, pero mientras esperas algo, puedes pasar a un segundo o incluso a un tercer proyecto. Sin embargo, siempre trabajas en una sola tarea a la vez, hasta que cada una esté terminada.
Ten en cuenta que existe el riesgo de aceptar demasiados proyectos a la vez. Te sugiero que aceptes la menor cantidad posible. Si puedes hacer solo un proyecto a la vez, sin quedarte atascado esperando, hazlo; es mucho más efectivo y terminarás tus proyectos mucho más rápido. Pero cuando tengas que esperar, puedes cambiar a otro proyecto. De nuevo, trabaja en la menor cantidad posible a la vez.
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COMMUNITY REFLECTIONS

6 PAST RESPONSES

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Karuna Mar 12, 2012

Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!

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Amna Qasim Dec 2, 2011

Mr. Leo Babauta,
Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!!
IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..  

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Dina Oct 6, 2011

just great Article in the right time

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pnwsuzie Oct 5, 2011

I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you!
Susan

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Martin Taylor Oct 5, 2011

This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.

Martin

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Nancy Smeltzer Oct 5, 2011

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