„Концентрирайте всичките си мисли върху текущата работа. Слънчевите лъчи не изгарят, докато не бъдат поставени на фокус. ~Александър Греъм Бел
Много от нас са израснали в епохата на многозадачност, в която не бихте могли да се наречете продуктивни, ако не сте добър многозадачен човек. Научихме се винаги да държим няколко топки във въздуха едновременно — докато пишехме нещо на компютъра, имахме телефонен разговор, пишехме нещо на бележник или хартиен формуляр, преглеждахме документи, понякога дори провеждахме среща по същото време. Това е продуктивният работник, ефективният изпълнителен директор.
Когато се появиха електронната поща и незабавните съобщения, блоговете и останалата част от Интернет, многозадачността се обърка. Сега от нас се очаква да правим 10 неща на компютъра наведнъж, все още с хартия, телефон и срещи, заедно с текстови съобщения и Blackberry Messaging. Многозадачността вече не означава да бъдеш продуктивен - това е начин на живот.
Това обаче не е разумен начин на живот и не е непременно най-ефективният начин на работа. Няколко бележки защо:
* Многозадачността е по-малко ефективна, поради необходимостта от превключване на скоростите за всяка нова задача и превключване отново.
* Многозадачността е по-сложна и следователно по-податлива на стрес и грешки.
* Многозадачността може да бъде лудост и в този вече хаотичен свят трябва да царуваме в ужаса и да намерим малък оазис на разум и спокойствие.
* Мозъците ни наистина могат да се справят само с едно нещо в даден момент и така свикваме да превключваме между едно нещо и друго с мозъците си, че ги програмираме да имат кратък период на внимание. Ето защо е толкова трудно да се научите отново да се фокусирате върху едно нещо.
Живот с една задача
Вместо това си представете живот с една задача. Представете си, че се събуждате и тръгвате да бягате, сякаш бягането е всичко, което правите. Нищо друго не е в ума ви освен бягането и вие го правите по най-добрия възможен начин. След това ядете, наслаждавайки се на всяка вкусна хапка от вашата свежа закуска от цели, непреработени храни. Четете роман, сякаш нищо друго на света не съществува. Вие вършите работата си, една задача в даден момент, всяка задача се изпълнява с пълен фокус и отдаденост. Прекарвате време с любимите хора, сякаш нищо друго не съществува.
Това е обобщено много добре от нещо, което Чарлз Дикенс веднъж написа: „Той правеше всяко едно нещо, сякаш не правеше нищо друго“. Това е живот, изживян пълноценно в момента, с отдаденост да правите най-доброто, на което сте способни във всичко, което правите – независимо дали това е работен проект или приготвяне на зелен чай.
Ако живеете живота си по този начин, по този единствен принцип, това ще има огромен ефект:
* Работата ви ще стане по-фокусирана.
* Ще станете по-ефективни в работата си.
* Ще станете по-добри във всичко, което правите.
* Вашето време насаме ще бъде по-качествено.
* Времето ви със семейството ви ще бъде много по-смислено.
* Вашето четене ще има по-малко разсейвания.
* Ще се изгубите във всичко, което сметнете за достатъчно достойно за вашето време и внимание.
Как да живеем живот с една задача
Звучи хубаво, но как се живее такъв живот? Толкова просто ли е, колкото да кажете, че ще го направите, или е невъзможно? Някъде по средата, разбира се, и като всяко нещо, което си струва да се направи, изисква практика.
Ето какво бих препоръчал:
1. Станете съзнателни. Когато започнете да правите нещо, станете по-осъзнати, че започвате тази дейност. Докато го правите, осъзнайте, че наистина го правите и имате желание да преминете към нещо друго. Обръщането на внимание е важната първа стъпка.
2. Ясно разсейване. Ако ще четете, разчистете всичко останало, за да нямате нищо освен вас и книгата. Ако ще правите имейли, затворете всяка друга програма и всички раздели на браузъра, с изключение на раздела за имейл, и просто направете това. Ако ще изпълнявате служебна задача, не отваряйте нищо друго и изключете телефона. Ако ще ядете, приберете компютъра и другите устройства и изключете телевизора.
3. Избирайте разумно. Не започвайте просто да правите нещо. Помислете малко - наистина ли искате да включите телевизора? Наистина ли искате да правите имейл точно сега? Това ли е най-важната работна задача, която можете да изпълнявате?
4. Наистина се влеете в него. Ако ще правите чай, направете го с пълен фокус, пълна отдаденост. Вложете всичко, което имате, в тази дейност. Ако ще водите разговор, наистина слушайте, наистина присъствайте. Ако ще оправяте леглото си, направете го с пълно внимание и според възможностите си.
5. Практикувайте. Това не е нещо, което ще се научите да правите за една нощ. Можете да започнете веднага, но в началото едва ли ще бъдете добри в това. Продължавайте. Практикувайте ежедневно, през целия ден. Не правете нищо друго, освен практика.
Производителност с една задача
Докато горните съвети ще се отнасят за работните задачи, както и за живота като цяло, ето някои съвети, насочени повече към производителността на работното място:
1. Изберете само няколко задачи всеки ден. Въпреки че може да поддържате по-дълъг основен списък с неща за вършене, всеки ден трябва да правите кратък списък - само 1-3 неща, които наистина искате да постигнете. Наречете това своя списък с най-важни задачи (MIT). Това трябва да са изключително важни задачи, които ще имат голямо влияние върху живота ви.
2. Не правете нищо друго, преди да направите първото нещо от краткия си списък с MIT. Не проверявайте имейли, Facebook, Twitter, блогове, онлайн форуми, новинарски сайтове. Започнете деня си, след като направите своя кратък списък, като работите върху първия си MIT.
3. Ясно разсейване. Изключете телефоните, затворете браузъра, ако е възможно, затворете програмата си за незабавни съобщения, ако имате такава, дори изключете интернет връзката си, ако можете да издържите.
4. Една задача наведнъж. Поддържайте нещата прости, фокусирани и ефективни чрез еднократна задача. Фокусирайте се върху една задача, докато не я свършите, след което преминете към следващата.
5. Ако почувствате желание да проверите имейла си или да преминете към друга задача, спрете се. Дишайте дълбоко. Съсредоточете се отново. Върнете се към текущата задача.
6. Продължете с вашите MIT, докато не приключите. След това имате време за имейл, документи, рутинни задачи и т.н. Или ако имате време, изберете друг набор от MIT.
7. Ако се появят други неща , отбележете ги на лист хартия или малък тефтер. Това са бележки за неща, които трябва да направите или последващи действия по-късно, или идеи. Просто вземете кратка бележка и след това се върнете към своя MIT. По този начин не се отклонявате от пътя, но и не забравяте онези неща, които трябва да запомните по-късно.
8. Поемайте дълбоко въздух, разтягайте се и правете почивки от време на време. Насладете се на живота. Излезте навън и оценете природата. Пазете себе си здрави.
Съхранявайте много кратък списък със задачи, изчиствайте разсейванията, правете едно по едно, докато списъкът приключи. Това е производителността на една задача по своята същност.
При мултипрожектиране
Има разлика между задачи и проекти, която трябва да се прави при всяка дискусия за многозадачност. Изпълнението на няколко задачи едновременно е по-малко ефективно от изпълнението на една задача. Но извършването на няколко проекта наведнъж понякога е по-ефективно от само един проект наведнъж.
Понякога е необходимо да работите върху множество проекти — дори ако имате пълен контрол над работата си, което не е вярно за много хора. Ако работите само по един проект наведнъж, често сте задържани, защото чакате някой да свърши задача или да ви отговори с необходимата информация. Какво се случва тогава? Или какво се случва, ако си сътрудничите по проект, но докато някой друг върши своята част, вие нямате много работа? В тези случаи вероятно би било загуба на време, ако просто чакате и не работите върху нищо друго.
Така че мултипроектирането може да работи – стартирате един проект, но докато чакате нещо, можете да превключите към втори или дори трети проект. През цялото време работите само върху една задача наведнъж, докато всяка задача не бъде изпълнена.
Имайте предвид, че има опасност да поемете твърде много проекти наведнъж. Бих предложил да поемате възможно най-малко проекти. Ако можете да правите само един проект в даден момент, без да се натрапвате в чакане, тогава направете това — много по-ефективно е и ще свършите проектите си много по-бързо. Но когато трябва да изчакате, можете да преминете към втори проект. Отново, работете върху толкова малко наведнъж, колкото можете да се измъкнете.
Share this story:
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
6 PAST RESPONSES
KarunaMar 12, 2012
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta, Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!! IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you! Susan
This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
6 PAST RESPONSES
Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!
Mr. Leo Babauta,
Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!!
IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..
just great Article in the right time
I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you!
Susan
This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.
Martin
What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.