Back to Stories

Fokus: Tugas Tunggal Dan Produktivitas

"Pusatkan semua pikiran Anda pada pekerjaan yang sedang Anda lakukan. Sinar matahari tidak akan membakar sampai difokuskan." ~Alexander Graham Bell

Banyak dari kita tumbuh di era multitasking, di mana Anda tidak bisa menyebut diri Anda produktif jika Anda bukan seorang multitasker yang baik. Kita belajar untuk selalu mengerjakan beberapa hal sekaligus — saat menulis sesuatu di komputer, kita menerima panggilan telepon, kita menulis sesuatu di buku catatan atau formulir kertas, kita meninjau dokumen, terkadang bahkan mengadakan rapat di waktu yang sama. Itulah pekerja yang produktif, eksekutif yang efektif.

Ketika email, Pesan Instan, blog, dan Internet lainnya hadir, multitasking menjadi tidak terkendali. Sekarang kita diharapkan untuk melakukan 10 hal di komputer sekaligus, masih dengan kertas, telepon, dan rapat, bersama dengan SMS dan Blackberry Messaging. Multitasking bukan lagi tentang menjadi produktif — ini adalah cara hidup.

Namun, ini bukanlah cara hidup yang sehat, dan juga bukan cara kerja yang paling efektif. Berikut beberapa catatan tentang alasannya:

* Melakukan banyak tugas sekaligus kurang efisien, karena harus berpindah dari satu tugas ke tugas lain, lalu berpindah lagi.

* Multi-tasking lebih rumit, dan dengan demikian lebih rentan terhadap stres dan kesalahan.

* Melakukan banyak tugas secara bersamaan bisa jadi hal yang gila, dan di dunia yang sudah kacau ini, kita perlu mengendalikan teror dan menemukan sedikit oasis kewarasan dan ketenangan.

* Otak kita hanya dapat menangani satu hal dalam satu waktu, sehingga kita terbiasa berpindah-pindah antara satu hal dan hal lain dengan otak kita sehingga kita memprogram otak kita untuk memiliki rentang perhatian yang pendek. Inilah mengapa sangat sulit untuk belajar fokus pada satu hal dalam satu waktu lagi.

Kehidupan yang hanya mengerjakan satu tugas

Bayangkan saja, hidup yang hanya berfokus pada satu hal. Bayangkan bangun dan berlari, seolah-olah berlari adalah satu-satunya hal yang Anda lakukan. Tidak ada hal lain yang ada di pikiran Anda selain berlari, dan Anda melakukannya dengan kemampuan terbaik Anda. Kemudian Anda makan, menikmati setiap gigitan lezat dari sarapan segar Anda yang terbuat dari makanan utuh dan tidak diolah. Anda membaca novel, seolah-olah tidak ada hal lain di dunia ini. Anda mengerjakan pekerjaan Anda, satu tugas pada satu waktu, setiap tugas dilakukan dengan fokus dan dedikasi penuh. Anda menghabiskan waktu dengan orang-orang terkasih, seolah-olah tidak ada hal lain yang terjadi.

Hal ini dirangkum dengan sangat baik oleh sesuatu yang pernah ditulis Charles Dickens, "Ia mengerjakan setiap hal seakan-akan ia tidak melakukan hal lain." Ini adalah kehidupan yang dijalani sepenuhnya saat ini, dengan dedikasi untuk melakukan yang terbaik dalam apa pun yang Anda lakukan — entah itu proyek kerja atau membuat teh hijau.

Jika Anda menjalani hidup dengan cara ini, dengan prinsip tunggal ini, Anda akan memperoleh dampak yang luar biasa:

* Pekerjaan Anda akan menjadi lebih terarah.
* Anda akan menjadi lebih efektif dalam pekerjaan Anda.
* Anda akan menjadi lebih baik dalam hal apa pun yang Anda lakukan.
* Waktu Anda sendiri akan lebih berkualitas.
* Waktu Anda bersama keluarga akan jauh lebih bermakna.
* Bacaan Anda akan memiliki lebih sedikit gangguan.
* Anda akan tenggelam dalam apa pun yang menurut Anda layak mendapatkan waktu dan perhatian Anda.
Cara menjalani hidup dengan satu tugas
Kedengarannya bagus, tetapi bagaimana Anda menjalani hidup seperti ini? Apakah semudah mengatakan Anda akan melakukannya, atau tidak mungkin? Tentu saja ada di antara keduanya, dan seperti hal apa pun yang layak dilakukan, itu memerlukan latihan.
Berikut ini yang saya rekomendasikan:
1. Jadilah sadar. Saat Anda mulai melakukan sesuatu, jadilah lebih sadar bahwa Anda sedang memulai aktivitas itu. Saat Anda melakukannya, sadarilah bahwa Anda benar-benar melakukannya, dan keinginan untuk beralih ke hal lain. Memperhatikan adalah langkah pertama yang penting.
2. Bersihkan gangguan. Jika Anda akan membaca, singkirkan semua hal lain, sehingga Anda tidak punya apa-apa selain diri Anda dan buku. Jika Anda akan mengirim email, tutup semua program dan semua tab browser kecuali tab email, dan lakukan itu saja. Jika Anda akan mengerjakan tugas kantor, jangan buka apa pun, dan matikan telepon. Jika Anda akan makan, singkirkan komputer dan perangkat lain, lalu matikan televisi.
3. Pilih dengan bijak. Jangan langsung mengerjakan sesuatu. Pikirkan baik-baik — apakah Anda benar-benar ingin menyalakan TV? Apakah Anda benar-benar ingin membuka email sekarang? Apakah ini tugas pekerjaan terpenting yang dapat Anda lakukan?
4. Benar-benar curahkan diri Anda ke dalamnya. Jika Anda akan membuat teh, lakukan dengan fokus penuh, dedikasi penuh. Berikan semua yang Anda miliki ke dalam kegiatan itu. Jika Anda akan mengobrol, dengarkan dengan sungguh-sungguh, hadirlah dengan sungguh-sungguh. Jika Anda akan merapikan tempat tidur, lakukan dengan penuh perhatian dan semaksimal kemampuan Anda.
5. Berlatih. Ini bukanlah sesuatu yang dapat Anda pelajari dalam semalam. Anda dapat memulainya sekarang, tetapi kemungkinan besar Anda tidak akan bisa melakukannya dengan baik pada awalnya. Teruslah berlatih. Berlatihlah setiap hari, sepanjang hari. Jangan lakukan hal lain, kecuali berlatih.
Produktivitas tugas tunggal
Meskipun kiat-kiat di atas berlaku untuk tugas-tugas pekerjaan maupun kehidupan secara umum, berikut adalah beberapa kiat yang lebih berfokus pada produktivitas di tempat kerja:
1. Pilih beberapa tugas saja setiap hari. Meskipun Anda mungkin membuat daftar panjang berisi hal-hal yang harus dilakukan, setiap hari Anda harus membuat daftar pendek — hanya 1-3 hal yang benar-benar ingin Anda selesaikan. Sebut saja ini sebagai daftar Tugas Paling Penting (MIT). Ini harus berupa tugas-tugas yang sangat penting yang akan berdampak besar pada hidup Anda.
2. Jangan lakukan apa pun sebelum mengerjakan hal pertama dalam daftar pendek MIT Anda. Jangan memeriksa email, Facebook, Twitter, blog, forum daring, situs berita. Mulailah hari Anda setelah membuat daftar pendek dengan mengerjakan MIT pertama Anda.
3. Bersihkan gangguan. Matikan telepon, tutup browser jika memungkinkan, tutup program IM jika ada, bahkan putuskan sambungan Internet jika Anda sanggup.
4. Satu tugas dalam satu waktu. Tetapkan segala sesuatunya sederhana, fokus, dan efektif dengan mengerjakan satu tugas saja. Fokus pada satu tugas hingga selesai, lalu lanjutkan ke tugas berikutnya.
5. Jika Anda merasa ingin memeriksa email atau beralih ke tugas lain, hentikan diri Anda. Tarik napas dalam-dalam. Fokuskan kembali diri Anda. Kembali ke tugas yang sedang dikerjakan.
6. Teruslah menggunakan MIT hingga selesai. Setelah itu, Anda akan punya waktu untuk email, dokumen, tugas rutin, dll. Atau, jika Anda punya waktu, pilihlah MIT lainnya.
7. Jika ada hal lain yang muncul , catatlah di selembar kertas atau buku catatan kecil. Ini adalah catatan untuk hal-hal yang harus dilakukan atau ditindaklanjuti nanti, atau ide-ide. Buatlah catatan singkat, lalu kembali ke MIT Anda. Dengan cara ini Anda tidak akan teralihkan, tetapi Anda juga tidak akan melupakan hal-hal yang perlu Anda ingat nanti.
8. Tarik napas dalam-dalam, regangkan tubuh, dan sesekali beristirahat. Nikmati hidup. Pergilah ke luar, dan hargai alam. Jaga kewarasan Anda.
Buatlah daftar tugas yang sangat singkat, singkirkan hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian, lakukan satu hal pada satu waktu, hingga daftar tersebut selesai. Itulah esensi produktivitas dalam mengerjakan satu tugas.
Tentang Multiproyeksi
Ada perbedaan antara tugas dan proyek yang harus dijelaskan dalam setiap pembahasan tentang multitasking. Melakukan beberapa tugas pada saat yang sama kurang efektif dibandingkan mengerjakan satu tugas. Namun, mengerjakan beberapa proyek sekaligus terkadang lebih efektif daripada hanya mengerjakan satu proyek sekaligus.
Terkadang, Anda perlu mengerjakan beberapa proyek — meskipun Anda memegang kendali penuh atas pekerjaan Anda, yang tidak berlaku bagi banyak orang. Jika Anda hanya mengerjakan satu proyek sekaligus, sering kali Anda tertahan karena Anda menunggu seseorang mengerjakan tugas atau membalas Anda dengan informasi yang diperlukan. Apa yang terjadi kemudian? Atau apa yang terjadi jika Anda berkolaborasi dalam sebuah proyek tetapi sementara orang lain mengerjakan bagian mereka, Anda tidak punya banyak hal untuk dilakukan? Dalam kasus ini, mungkin akan membuang-buang waktu Anda jika Anda hanya menunggu, dan tidak mengerjakan hal lain.
Jadi, multiproyeksi dapat berhasil — Anda mengerjakan satu proyek, tetapi saat Anda sedang menunggu sesuatu, Anda dapat beralih ke proyek kedua atau bahkan ketiga. Namun, sepanjang waktu, Anda hanya mengerjakan satu tugas dalam satu waktu, hingga setiap tugas selesai.
Perlu diingat bahwa ada bahaya dalam mengerjakan terlalu banyak proyek sekaligus. Saya sarankan untuk mengerjakan proyek sesedikit mungkin. Jika Anda hanya dapat mengerjakan satu proyek dalam satu waktu, tanpa harus menunggu, lakukanlah itu — itu jauh lebih efektif dan Anda akan menyelesaikan proyek Anda jauh lebih cepat. Namun, jika Anda harus menunggu, Anda dapat beralih ke proyek kedua. Sekali lagi, kerjakan sesedikit mungkin proyek dalam satu waktu.
Share this story:

COMMUNITY REFLECTIONS

6 PAST RESPONSES

User avatar
Karuna Mar 12, 2012

Thank you for an awesome summary! I have read multiple books out there to gather all the info above! I have been practicing for a year...and its great. It was refreshing to see this summary. For the nay sayers below...just go and try it, don't worry about references. I mean ..are you really going to go read a neuroscience book that states "the brain can focus on one thing at a time". You will have to read the whole book to get to that one conclusion! Much gratitude!

User avatar
Amna Qasim Dec 2, 2011

Mr. Leo Babauta,
Are you talking about some writer's life??Man, this can only happen if u r associated wid this profession & if r going to follow this.. Believe me u r dead!!
IF charles dickens would be in this era..he definitrly changes his statement..  

User avatar
Dina Oct 6, 2011

just great Article in the right time

User avatar
pnwsuzie Oct 5, 2011

I love this article and am going to make a copy to keep handy to remind myself to focus on the present moment. You have explained it in a way that makes it easier to understand and more concrete than I have seen before. Thank you!
Susan

User avatar
Martin Taylor Oct 5, 2011

This is my first Daily Good article after being recommended by a friend and I am disappointed. You make some very strong statements about the effectiveness of multitasking without any references to backup those statements.

Martin

User avatar
Nancy Smeltzer Oct 5, 2011

What a gift your newsletter is to the world. There's so much negative energy out there, so I always look to see what you've published each day. I'm so glad that I found your site. Thanks for all that you do to increase the energy frequency of the planet.