Ein Bewusster Ansatz Zum Zeitmanagement

Laura Vanderkam ist Bestsellerautorin mehrerer Bücher zu Produktivität und Zeitmanagement, darunter „Ich weiß, wie sie es macht“, „168 Stunden“ und „Was die erfolgreichsten Menschen vor dem Frühstück tun“. Kürzlich traf sie sich mit Leah Weiss, Professorin an der Stanford Graduate School of Business, Autorin und Beraterin, die sich auf die Anwendung von Achtsamkeit am Arbeitsplatz spezialisiert hat, zu einem Heleo-Gespräch über die Integration von Achtsamkeit in unseren Alltag.

Dieses Gespräch wurde bearbeitet und gekürzt.

Laura: Könnten Sie ein wenig darüber sprechen, was Sie mit Achtsamkeit und Zielstrebigkeit meinen?

Leah: Achtsamkeit ist ein Begriff, der in vielen verschiedenen Kontexten verwendet wird. Meine Lieblingsdefinition ist eine Kombination aus Intention – dem Setzen einer Absicht für die eigene Aufmerksamkeit – und einer Haltung der Neugier oder der Nichtbeurteilung. So lässt sich die Intention sehr gut mit dem Zweck verbinden. Wenn Menschen anfangen zu praktizieren, führt es sie direkt zurück zu ihrem eigentlichen Zweck.

Laura: Die Aufmerksamkeit der Menschen ist heutzutage überall. Wir neigen dazu, uns ablenken zu lassen. Welchen Vorteil hat es, unsere Aufmerksamkeit gezielter zu lenken? Was bringt uns das?

Leah: Wenn wir uns darüber im Klaren sind, worauf wir achten wollen, können wir unser Handeln auf unser übergeordnetes Ziel ausrichten. Für viele von uns besteht eine Herausforderung darin, wie unser Leben aussehen soll und wie es im Alltag tatsächlich aussieht. Wenn wir uns darüber im Klaren sind: „Was will ich von meiner Karriere? Was will ich von meinem Privatleben?“, können wir uns fragen: „Was mache ich eigentlich?“

Laura: Du hast absolut recht: Viele unserer Absichten, Aufmerksamkeit zu erregen, existieren gar nicht, und wir verbringen unsere Zeit ziemlich gedankenlos. Ich empfehle den Leuten immer, ihre Zeit zu notieren, am besten eine Woche lang. Wer das noch nie gemacht hat, ist oft erstaunt, dass die Geschichten, die sie über ihr Leben erzählen, und die Dinge, die ihnen wichtig sind, oft nur einen sehr kleinen Teil ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Wir verbringen Unmengen an Zeit mit Dingen, die weder uns selbst noch den Menschen, die uns wichtig sind, Spaß machen oder ihnen etwas bedeuten.

„Es ist so wichtig, darauf zu achten, wie wir unsere Zeit verbringen, denn wie wir unsere Stunden verbringen, bestimmt, wie wir unser Leben verbringen.“

Achtsamkeit darüber, wie wir unsere Zeit verbringen, ist so wichtig, denn wie wir unsere Stunden verbringen, verbringen wir unser Leben. Ich könnte mich als Schriftsteller bezeichnen, aber wenn ich keine Zeit mit Schreiben verbringe, bin ich kein richtiger Schriftsteller. Das mag hart klingen, aber es ist wahr.

Trotzdem hören wir ständig, wie wichtig Achtsamkeit heutzutage ist. Ich vermute jedoch, dass viele vielbeschäftigte Menschen glauben, Achtsamkeit und die Verbindung zu ihrem Lebenszweck bedeute, dass sie sich in einem Schweige-Retreat im Ashram, dem tibetischen Retreat, aufhalten müssten. Und ich glaube, Sie haben das getan.

Leah: Schuldig.

Laura: Vielleicht könnten Sie ein wenig darüber sprechen, uns aber auch versichern, dass wir nicht persönlich nach Tibet reisen müssen, um davon zu profitieren.

Leah: Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Ich habe einen Großteil meiner Zwanziger mit langen, 100-tägigen, sechsmonatigen Meditationsretreats in Stille verbracht und versucht, die Nuancen der Aufmerksamkeit zu ergründen und zu verstehen, was hinter dem Lärm vor sich geht. Als ich damit fertig war, wusste ich, dass ich eine Familie gründen und arbeiten wollte. Ich habe überlegt, wie ich diese Übungen in den Alltag integrieren kann, den wir alle erleben. Und es funktioniert nicht, zwei Stunden früher aufzustehen oder am Ende des Tages noch etwas hinzuzufügen.

Eines meiner wirklich interessanten Gespräche führte ich damals mit einem Franziskanerpater, zu dem ich spirituellen Rat suchte. Er betonte: Man solle die Dinge eher als Rhythmus denn als Balance betrachten. Anstatt zu denken, wir müssten alles gleichzeitig erledigen oder der Ruhe den Vorrang geben, sollten wir unsere Tage als Rhythmus betrachten, der uns in die gewünschte Richtung führt. Etwa zu dieser Zeit las ich die Benediktinerregel, einen fast 2000 Jahre alten christlichen Text für Mönche, der beschreibt, was man tun soll, um ein gutes Leben zu führen. Es ging nicht darum, die ganze Zeit nur zu sitzen und zu beten, und es ging auch nicht darum, die ganze Zeit zu arbeiten. Es ging darum, die eigenen Tage zu betrachten und die Aktivitäten von Arbeit, Dienst, Gebet, Gemeinschaft, Putzen und all den Verpflichtungen zu bewältigen.

In der Tradition, aus der ich praktiziere, dem tibetischen Buddhismus, wird großer Wert auf aktive Meditation gelegt. Achtsamkeit bedeutete nie, die Augen zu schließen und sich von der Welt abzuwenden; es ging darum, unsere Absichten in die Arbeit einzubringen, die wir gerade tun. Das ist der Schwerpunkt meiner Achtsamkeits- und Führungstrainings: Menschen dabei zu helfen, herauszufinden, wo ihr Herz ist, und zu erkennen, wie ihre Zeit davon abweicht. Es erfordert Training, unsere Aufmerksamkeit zurückzulenken.

Laura: Und alles, was Sie tun, können Sie mit mehr Präsenz und Absicht tun. Wenn Sie Ihren Kindern Waffeln backen, können Sie das Waffeln achtsamer machen, und das könnte auf seine eigene Art eine Meditation sein.

Leah: Genau. Das ist eine der großen Chancen unserer Beziehungen – die Leute merken, wann wir für sie da sind und wann unsere Aufmerksamkeit woanders ist. Nutze diese Interaktionen als Gelegenheit, dich auf das zu konzentrieren, was du gerade tust.

Laura: Wenn meine Gedanken von den Waffeln abschweifen, was kann ich tun, um sie zurückzuholen?

Leah: Unser Körper ist dabei eine große Hilfe. Empfindungen entstehen nur im gegenwärtigen Moment. Die Gerüche, die Gefühle, unsere Kinder im Hintergrund zu hören, all diese momentanen Empfindungen – wir können uns eine davon aussuchen und beim Kochen wirklich da sein und uns voll und ganz darauf einlassen.

„Bei Achtsamkeit ging es nie darum, die Augen zu schließen und sich von der Welt abzuwenden. Es ging darum, unsere Absichten mit Nachdruck in die Arbeit einzubringen, die wir tun.“

Laura: Ich bin für den Waffelgeruch. Das wird mir im Gedächtnis bleiben.

Sie haben auch darüber geschrieben, sich im Laufe des Tages Impulse zu setzen, die Ihnen helfen können, achtsam zu werden und eine Pause zum Erholen zu machen. Können Sie diese Impulse beschreiben?

Leah: Eine der Frauen in meinem Kurs an der Business School experimentierte mit einer Aufgabe, bei der ich jedem die Möglichkeit gab, sich einen bestimmten Moment aus seinem Leben auszusuchen. Sie war eine dieser „immer das Handy in der Hand“-Menschen. Sie stellte das Passwort ihres Handys auf „Atmen“ ein, um sich zu fragen: „Will ich mein Handy checken? Muss ich meine E-Mails checken?“ Sie entdeckte schnell, dass hinter diesem Kontrolldrang eigentlich Angst steckte. Wenn sie einfach nur dasitzen und diese Angst spüren konnte, war das nicht ihr Ende. Es hat sie nicht zerstört. Es war okay, es war nur ein Gefühl. Sie konnte aufhören, ständig am Handy zu hängen, und hat dadurch viel Wert gewonnen.

Laura: Wir haben bereits kurz über den Sinn des Lebens gesprochen. Was bedeutet das für uns?

Leah: Sinn ist mehr als Selbstorientierung. Es gibt den Sinn mit großem Sinn, unser großes Lebensziel, und dann gibt es den Sinn in jedem Moment, der unsere Priorität ist, dem wir uns widmen. Eines der wirklich interessanten Dinge über Sinn ist, dass wir aus der Forschung wissen, dass er sich tatsächlich auf unser Genom überträgt. Wenn wir Menschen mit einem hohen Sinn – sei es ein groß angelegter Sinn oder wir erleben unsere Arbeit als sinnhaft –, haben wir buchstäblich auf genetischer Ebene weniger Entzündungen. Wir reagieren stärker antiviral. Wir leben länger. Wir sind gesünder. Es beeinflusst unseren glykämischen Index, unser Taille-Hüft-Verhältnis. Es ist erstaunlich. Es gibt praktisch nichts in unserem Körper, auf das sich Sinn nicht übertragen lässt.

Laura: Da ist also der große Zweck – was soll auf meinem Grabstein stehen – und das herauszufinden, könnte Jahre dauern. Aber in einem eher mikroskopischen Kontext könnte ich auch fragen: „Was ist mein Zweck hier? Warum reden wir miteinander? Wenn ich einen Anruf in meinen Kalender eintrage, was ist mein Zweck hier? Wenn ich versuche, einen Artikel zu schreiben, was ist mein Zweck hier?“

Denn nichts davon, unbedingt einzeln, wird auf dem Grabstein landen. Wahrscheinlich werden 99 % der Dinge, die ich geschrieben habe, nicht dort landen. Aber es hält Sie an dem Warum fest, und das Warum hilft Ihnen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Ich sage nicht, dass Sie Ihre Zeit nie mit Dingen verbringen sollten, die kein besonders gutes Warum haben, oder dass das Warum tiefgründig sein muss. „Was ist mein Zweck hier? Warum tue ich das?“ könnte einfach lauten: „Ich habe das schon immer getan. Ich habe das in den letzten zehn Jahren dreimal pro Woche getan.“ Das ist in Ordnung. Bei dieser kleinen Angelegenheit des Universums gibt es keinen falschen Grund, eine Tradition aufrechtzuerhalten. Aber wenn es etwas ist, das Ihnen nicht wichtig ist, dann könnte das ein Anlass zum Umdenken sein.

Leah: Was hilft Ihnen dabei, im Laufe des Tages an Ihrem „Warum“ festzuhalten?

Laura: Das Interessante an der Zeit ist, dass sie vergeht, egal, wie wir sie verbringen oder nicht. Man schwimmt in einem fließenden Strom; es ist sehr schwer, sich darin zu orientieren. Idealerweise hat man sich sein Ziel schon einmal angesehen, bevor man hineinspringt.

Eine gute Möglichkeit hierfür besteht darin, die Wochen vorher durchzudenken. Es gibt bestimmte Zeiten, die weniger gefragt sind. Für viele Menschen, die von Montag bis Freitag arbeiten, ist der Freitagnachmittag meist eher ruhig.

Die Zeit steht still, und [in diesem Moment] kannst du darüber nachdenken, was du in der nächsten Woche tun möchtest. Ich empfehle, eine kurze Prioritätenliste mit drei Kategorien für die nächste Woche zu erstellen: Karriere, Beziehungen, Selbst. Schreibe jeweils nur ein paar Punkte auf und schau, wo diese Dinge Platz finden. Das bedeutet nicht, dass sie auch tatsächlich passieren, aber die Liste zeigt dir, dass du diese Dinge tun möchtest.

Das Schöne an der Drei-Kategorien-Liste ist auch, dass es sehr schwierig ist, in eine dieser Kategorien nichts einzuordnen. Das kann Ihnen ein ausgeglicheneres Leben garantieren.

„Sicherzustellen, dass Sie immer noch die Kontrolle über Ihre Zeit und darüber haben, wie Sie sie verbringen, ist eine wichtige Einstellung, denn man kann sehr leicht in die Opferrolle geraten.“

Leah: Eines der Dinge, mit denen ich zu kämpfen hatte, war, wenn die Kultur im Weg stand. Ich erinnere mich an die Zeit, als ich mein erstes Kind bekam und mein Mann unbedingt dabei sein und die Erziehung übernehmen wollte. Er arbeitete in einem Architekturbüro, wo eine Kollegin gerade ihr erstes Baby bekommen hatte und im Kreißsaal Selfies von sich selbst mit all ihren Bauzeichnungen verschickte.

Das war die Norm. Einen Monat später starb mein Vater, und ich brauchte meinen Mann wirklich, aber er fand, es gäbe keine Möglichkeit, nicht rund um die Uhr zu arbeiten. In der Architektur, wie in vielen anderen Berufen, sind die zeitlichen Erwartungen enorm und endlos. Was tun Sie, um sich dagegen zu wehren, wenn die Unternehmenskultur Ihnen diese Zeit nicht erlaubt?

Laura: Es gibt ein paar Dinge, die du tun kannst. Erstens: Erinnere dich daran, dass Zeit eine Entscheidung ist. Ich sage nicht, dass alle Entscheidungen gut sind oder keine Konsequenzen haben, aber es ist immer noch eine Entscheidung. Sicherzustellen, dass du weiterhin die Kontrolle über deine Zeit und deren Nutzung behältst, ist eine wichtige Einstellung, denn man kann leicht in die Opferrolle geraten.

Ich sage den Leuten immer: „Sagen Sie nicht, dass Sie für etwas keine Zeit haben.“ Sagen Sie: „Das hat keine Priorität.“ „Ich habe keine Zeit“ bedeutet in Wirklichkeit, dass es keine Priorität hat.

Das ist okay. Wir können uns diese Wahrheit eingestehen. Irgendwann wird die Arbeit wichtiger sein als die Zeit mit den Kindern oder dem Partner. Wir alle müssen unsere Rechnungen bezahlen, und das ist okay, aber wir sollten uns das zumindest eingestehen.

Es gibt viele Möglichkeiten, in dieser Unternehmenskultur zu arbeiten und sogar zu überleben, ohne rund um die Uhr arbeiten zu müssen. Eine davon ist der Aufbau von eigenem Arbeitskapital innerhalb eines Unternehmens. Denn je mehr Fachwissen man hat und je mehr Leute einen dafür brauchen, desto mehr Dinge passieren dann, wenn man es will. Man vereinbart keinen Anruf zu einem für einen ungünstigen Zeitpunkt, weil man da sein muss. Dieses Kapital kann man bei Bedarf einlösen.

Sie können auch einfach nicht darauf aufmerksam machen, was Sie tun. In vielen Büros sind Sie vielleicht gerade bei Kunden, versuchen, Aufträge zu bekommen, pendeln zwischen Kunden hin und her. Niemand weiß wirklich, was Sie gerade tun. Wenn Sie also zum Beispiel die Vorschulklasse Ihres Kindes besuchen, müssen Sie nicht unbedingt darauf aufmerksam machen. Sie können einfach tun, was Sie wollen, und sich darauf verlassen, dass Sie eher um Verzeihung als um Erlaubnis bitten.

Oftmals versteifen wir uns darauf: „Oh, das macht doch sonst keiner, ich muss um Erlaubnis fragen, ich muss offiziell Teilzeit arbeiten, um damit durchzukommen.“ Nein, arbeite einfach so, wie du willst. Wenn die Leute unzufrieden sind, feuern sie dich oder machen dich darauf aufmerksam. Aber das Schlimmste ist, trotzdem über eine Kündigung nachzudenken, weil du nicht so arbeiten kannst, wie du willst. Arbeite einfach so, wie du willst, und schau, was passiert. Vielleicht gibt es Konsequenzen, vielleicht aber auch nicht.

Leah: Manche Berufe bieten die Flexibilität, im Büro zu arbeiten und wieder zu gehen. Andere Berufe, wie Ärzte, Krankenschwestern, Hausmeister und Verwaltungsangestellte, die ständig am Schreibtisch sitzen müssen, bieten diese Flexibilität jedoch nicht. Was also tun? Wie kann man seine Zielstrebigkeit steigern, wenn man unter der Woche nicht mehr Zeit mit den Kindern verbringen kann? Man kann sich zum Beispiel klarmachen, warum man tut, was man tut. Es könnte, wie Sie sagten, sein, um die Rechnungen zu bezahlen.

Eine meiner Lieblingsstudien untersucht, wie Menschen ihre Vorstellungen von ihrer Arbeit entwickeln. [Bei] Interviews mit Reinigungskräften in Krankenhäusern können die Menschen denselben Job ganz unterschiedlich einschätzen. Für den einen ist er untergeordnet und bedeutungslos, für den anderen sieht er sich als wichtiger Teil des Heilungsprozesses. Indem er für Sauberkeit sorgt, rettet er Leben. Es ist derselbe Job, beide müssen 40 Stunden pro Woche arbeiten, aber physiologisch ist es eine andere Erfahrung.

Laura: Wir können in jedem Job Sinn finden. Selbst wenn man nur Widgets baut und zerstört, kann man seine Kollegen anlächeln. Man kann ihnen den Tag versüßen, indem man angenehm in ihrer Nähe ist.

Wenn man in einem Job mit absoluter Flexibilität arbeitet, ist es außerdem hilfreich zu wissen, wie viel Freizeit man neben der Arbeit hat. Das ist einer der Gründe, warum ich die Leute bitte, das Leben in Wochen zu denken. Denn an jedem Tag kann man lange arbeiten und hat das Gefühl, nicht viel Freizeit zu haben, aber in der Woche insgesamt ist es so.

„Wir wollen hohe Ansprüche an uns selbst haben und die Dinge tun, die uns etwas bedeuten, aber niemand ist perfekt.“

Eine Woche hat 168 Stunden. Wenn man 40 Stunden pro Woche arbeitet und acht Stunden pro Nacht schläft, bleiben 72 Stunden für andere Dinge. Bei mehr als 50 Stunden bleiben 62 Stunden für andere Dinge. Bei 60 Stunden bleiben 52 Stunden für andere Dinge und so weiter. Das ist immer noch eine beachtliche Zeitspanne, selbst wenn wir von ziemlich überlangen Arbeitszeiten sprechen.

Das Wissen, dass diese Zeit da ist, kann uns helfen, bewusster zu sein, wohin sie führt. Es gibt noch so viel Zeit, die wir für Dinge nutzen können, die unsere Aufmerksamkeit verdienen. Diese Einstellung kann uns helfen, unser Leben insgesamt zielstrebiger zu gestalten.

Leah: Was Sie sagen, scheint implizit zu beinhalten, dass man sich mit den unterschiedlichen Rollen, die wir haben, abfinden muss. Eines der Dinge, über die ich nachgedacht habe, sind die Auswirkungen perfektionistischer Erziehung, des ständigen Strebens, der perfekte Elternteil zu sein und perfekte Situationen zu schaffen, was zu Helikopterverhalten und einem wenig hilfreichen Umgang mit unseren Kindern führt.

Die Tyrannei des sauberen Hauses – der ständige Drang, Ordnung zu halten, die richtigen Produkte zu haben und alles perfekt zu haben – beeinflusst unsere Art, über Elternschaft zu sprechen. Und es wird nie genug. Selbst Leute, die ich kenne, die als Hauptbezugspersonen ständig bei ihren Kindern sind, machen sich Vorwürfe, weil sie es nicht perfekt genug machen.

Wenn Sie nicht mit dem tatsächlichen und dem Ideal klarkommen, wird es weder beruflich noch privat ausreichen. Aber wenn Sie den Wechsel zurück zu einer „gut genug“-Erziehung schaffen – „Ich mache meine Sache gut genug. Meine Kinder bekommen, was sie brauchen, und das heißt nicht, dass ihr Leben perfekt sein wird.“ –, könnte das alles verändern.

Laura: Das Gute daran, vier Kinder zu haben, ist für mich, dass man jeglichen Perfektionismus loslassen muss, denn der wird einfach nicht funktionieren. Wenn man nur ein Kind hat, denkt man oft: „Ich muss bei jedem Fußballspiel dabei sein, ich muss bei allen Auftritten meiner Kinder dabei sein.“ Ich verpasse ständig etwas. Ich habe mehr als ein Kind, und alle Termine sind genau zur gleichen Zeit eingeplant. Ich kann unmöglich gleichzeitig beim Schwimmwettkampf und beim Ringkampf dabei sein.

Wir diskutieren oft über berufstätige Eltern – insbesondere über die Vorstellung: „Ich habe das Softballspiel verpasst, weil mein Flug Verspätung hatte. Ich muss mein ganzes Leben überdenken und alles ändern.“ Nun ja, ich habe das Softballspiel auch verpasst. Das liegt daran, dass ich vier Kinder habe, aber niemand sagt mir, ich solle die anderen Kinder weggeben. Wir müssen alle einfach unser Bestes geben und die Zeit, die wir haben, optimal nutzen.

Leah: Das finde ich super. Eines der Dinge, die wir von unserem dritten Kind gelernt haben, ist, dass er trotz der gutartigen Vernachlässigung tatsächlich gut gedeiht. Ihm geht es super. Er ist so widerstandsfähig. Er holt sich alles, was er braucht. Das ist ein ganz anderer Rahmen, und er hat viele Vorteile. Er zeigt, was möglich ist, wenn man sich weniger Gedanken darüber macht, alles richtig zu machen.

Laura: Ich denke, so sollte man durchs Leben gehen. Wir wollen hohe Ansprüche an uns selbst haben und die Dinge tun, die uns wichtig sind, aber niemand ist perfekt. Nichts ist jemals perfekt. Es ist besser, das Leben einfach so zu nehmen, wie es kommt, und es so zu genießen, wie es ist. Dann sind wir viel zufriedener mit unserer Zeit und wahrscheinlich auch viel achtsamer.