Een Bewuste Benadering Van Tijdmanagement

Laura Vanderkam is bestsellerauteur van meerdere boeken over productiviteit en timemanagement, waaronder I Know How She Does It, 168 Hours en What the Most Successful People Do Before Breakfast. Onlangs nam ze deel aan een Heleo Conversation met Leah Weiss, professor aan de Stanford Graduate School of Business, schrijfster en consultant, gespecialiseerd in de toepassing van mindfulness op de werkvloer. Ze sprak met haar over het integreren van mindfulness in ons dagelijks leven.

Dit gesprek is bewerkt en ingekort.

Laura: Kun je wat meer vertellen over wat je bedoelt met mindfulness en doelgerichtheid?

Leah: Mindfulness is een term die in veel verschillende contexten wordt gebruikt. Mijn favoriete definitie is een combinatie van intentie – de intentie voor je aandacht – met een nieuwsgierige of oordeelloze houding. Als je deze definitie gebruikt, sluit de intentie perfect aan bij het doel. Wanneer mensen beginnen met oefenen, brengt het hen op een heel directe manier terug naar hun doel.

Laura: De aandacht van mensen is tegenwoordig overal. We raken snel afgeleid. Wat is het voordeel van meer aandacht voor onze aandacht? Wat levert het ons op?

Leah: Als we duidelijk weten waar we aandacht aan willen besteden, kunnen we onze acties afstemmen op ons grotere doel. Voor velen van ons is er een dilemma tussen hoe we willen dat ons leven eruitziet – en hoe het er in werkelijkheid uitziet, in het dagelijks leven. Wanneer we die helderheid krijgen: "Wat wil ik met mijn carrière? Wat wil ik met mijn privéleven?", kunnen we nadenken over: "Wat doe ik eigenlijk?"

Laura: Je hebt helemaal gelijk: veel van onze intenties om aandacht te krijgen bestaan ​​niet echt, en we besteden onze tijd nogal gedachteloos. Ik vraag mensen altijd om hun tijd bij te houden, idealiter een week lang. Als mensen dit nog nooit eerder hebben gedaan, zijn ze vaak verbaasd dat de verhalen die ze vertellen over hun leven, en de dingen die ze belangrijk vinden, vaak maar een heel klein percentage van hun tijd in beslag nemen. We besteden enorm veel tijd aan dingen die noch leuk noch betekenisvol zijn voor onszelf of de mensen om wie we geven.

“Het is zo belangrijk om je bewust te zijn van hoe je je tijd besteedt, want hoe je je uren besteedt, bepaalt hoe je je leven besteedt.”

Mindfulness over hoe we onze tijd besteden is zo belangrijk, want hoe we onze uren besteden, is hoe we ons leven besteden. Ik zou mezelf als schrijver kunnen beschouwen, maar als ik geen tijd aan schrijven besteed, ben ik niet echt een schrijver. Dat klinkt misschien hard, maar het is ook waar.

Maar goed, we horen tegenwoordig constant hoe belangrijk mindfulness is, maar ik vermoed dat veel drukbezette mensen het beeld in hun hoofd hebben dat ze, om mindful te zijn en in contact te komen met hun doel, een stilteretraite in de ashram, de Tibetaanse retraite, moeten bijwonen. En ik denk dat jij dat ook gedaan hebt.

Leah: Schuldig.

Laura: Misschien kun je daar wat meer over vertellen, maar verzeker ons ook dat we niet zelf naar Tibet hoeven te gaan om hiervan gebruik te maken.

Leah: Dat is echt een belangrijk punt. Ik heb een groot deel van mijn twintiger jaren doorgebracht met lange, 100 dagen durende stiltemeditatieretraites van zes maanden, waarbij ik probeerde de nuances van aandacht te doorgronden en te begrijpen wat er onder de ruis gebeurt. Toen ik klaar was, kwam ik eruit en wist ik dat ik een gezin en werk wilde. Ik probeerde uit te zoeken: "Hoe kan ik deze oefeningen integreren in de dagelijkse sleur die we allemaal ervaren?", en het werkt niet om twee uur eerder op te staan ​​of aan het einde van de dag iets extra's te doen.

Een van de echt interessante gesprekken die ik destijds had, was met een franciscaanse priester bij wie ik geestelijke begeleiding kreeg. Hij had een sterk punt: zie dingen als een ritme in plaats van een balans. In plaats van te denken dat we alles tegelijk moeten doen of dat we prioriteit moeten geven aan rust, zouden we onze dagen moeten zien als een ritme dat ons in de richting brengt van wat we willen. Rond die tijd las ik de Regel van Benedictus, een bijna 2000 jaar oude christelijke tekst voor monniken, over wat je moet doen als je een goed leven wilt leiden. Het was niet alleen maar de hele tijd zitten en bidden, en het was ook niet de hele tijd werken. Het was kijken naar je dagen en je een weg banen door de activiteiten van werk en dienstbaarheid en gebed en gemeenschap en schoonmaken en alle verplichtingen.

In de traditie waar ik vanuit beoefen, het Tibetaans boeddhisme, ligt de nadruk sterk op meditatie in actie. Mindfulness was nooit bedoeld om onze ogen te sluiten en ons van de wereld af te keren; het was bedoeld om onze intenties sterk te betrekken bij het werk dat we deden. Dat is de focus in de mindfulness- en leiderschapstraining die ik volg: mensen helpen te vinden waar hun hart ligt en te zien hoe hun tijd zich daarvan verwijdert. Het vereist wel degelijk training om onze aandacht terug te brengen.

Laura: En alles wat je doet, kan met meer aandacht en aandacht worden gedaan. Je bakt wafels voor je kinderen, je kunt wafels maken op een manier die meer mindful is, en dat zou op zichzelf een vorm van meditatie kunnen zijn.

Leah: Precies. Dat is een van de geweldige kansen in onze relaties: mensen weten wanneer we er voor ze zijn of wanneer onze aandacht ergens anders is. Gebruik die interacties als een kans om te oefenen met wat we daadwerkelijk doen.

Laura: Als mijn gedachten afdwalen van de wafels, wat moet ik dan doen om ze weer terug te brengen?

Leah: Ons lichaam helpt ons hierbij enorm. Sensaties vinden alleen plaats in het huidige moment. De geuren, de gevoelens, het horen van onze kinderen op de achtergrond, al die momentane sensaties – we kunnen er één uitkiezen en er echt bij zijn tijdens het kookproces en ons er volledig in storten.

“Mindfulness was nooit bedoeld om onze ogen te sluiten en ons af te keren van de wereld; het was bedoeld om onze intenties sterk te betrekken bij het werk dat we deden.”

Laura: Ik stem voor het ruiken van de wafels. Dat is wat me bij zal blijven.

Je hebt ook geschreven over het instellen van momenten gedurende de dag die je kunnen helpen bij mindfulness, die je een moment van rust geven. Kun je die momenten beschrijven?

Leah: Een van de vrouwen in mijn klas aan de business school experimenteerde met een opdracht waarbij ik iedereen de kans gaf om een ​​onderwerp in hun leven te kiezen. Ze was een van die mensen die altijd hun telefoon bij de hand hebben. Ze stelde haar wachtwoord in op 'ademen', en dat was een reminder voor haar om haar aandacht te richten op: "Wil ik mijn telefoon checken? Moet ik mijn e-mail checken?" Ze ontdekte al snel dat er onder die impuls om te checken eigenlijk angst schuilging, en als ze gewoon even kon zitten en die angst kon voelen, was dat niet het einde van haar leven. Het maakte haar niet kapot. Het was prima, het was gewoon een sensatie. Ze kon stoppen met constant op haar telefoon te zitten en vond daar veel waarde in.

Laura: We hebben het al een beetje gehad over het idee van een doel. Wat betekent dat op een manier die voor ons herkenbaar is?

Leah: Doel is groter dan zelfgerichtheid. Er is 'doel' met hoofdletter P, ons grote doel in ons leven, en dan is er het doel op elk moment, onze prioriteit, waar we ons mee bezighouden. Een van de echt interessante dingen aan doel is dat we uit onderzoek leren dat het daadwerkelijk in ons genoom past. Als we mensen zijn met een hoog doel, en of dat nu een groot doel is of ons werk als doelgericht ervaart, hebben we letterlijk op genetisch niveau minder ontstekingen. We hebben een sterkere antivirale respons. We leven langer. We zijn gezonder. Het beïnvloedt onze glycemische index, onze taille-heupverhouding. Het is verbazingwekkend. Er is eigenlijk niets waar doel niet op aansluit in ons lichaam.

Laura: [Dus] daar is het grote Doel – wat ik op mijn grafsteen wil – en daar kunnen we jaren over nadenken. Maar in een meer microcontext zou ik ook kunnen zeggen: "Wat is mijn doel hier? Waarom praten we? Als ik een telefoontje in mijn agenda zet, wat is dan mijn doel hier? Als ik een artikel probeer te schrijven, wat is dan mijn doel hier?"

Omdat geen van deze, per se afzonderlijk, op de grafsteen terechtkomt. Waarschijnlijk 99% van de dingen die ik heb geschreven niet. Maar het houdt je geboeid door het waarom, en het waarom helpt je om betere beslissingen te nemen over hoe je je tijd besteedt. Ik zeg niet dat je nooit je tijd zult besteden aan dingen die geen bijzonder goed waarom hebben, of dat het waarom diepgaand moet zijn. "Wat is mijn doel hier? Waarom doe ik dit?" zou gewoon kunnen zijn: "Ik heb dit altijd al gedaan. Ik heb dit de afgelopen 10 jaar drie keer per week gedaan." Dat is prima. In die kleine, belangrijke zorg van het universum is er geen verkeerde reden om een ​​traditie in stand te houden. Maar als het iets is waar je niet om geeft, dan kan dat een teken zijn om te heroverwegen.

Leah: Wat vind je handig om je 'waarom' vast te houden gedurende de dag?

Laura: Het interessante aan tijd is dat hij verstrijkt, of we er nu over nadenken of niet. Je zwemt in een stromende beek; het is erg moeilijk om je te oriënteren terwijl je erin zwemt. Idealiter heb je je bestemming al bekeken voordat je erin springt.

Een goede manier om dit te doen, is door je weken te overdenken voordat je er daadwerkelijk mee begint. Er zijn bepaalde tijden die minder vastliggen. Voor veel mensen die van maandag tot en met vrijdag werken, is vrijdagmiddag vaak een rustige periode.

De tijd staat even stil en [op dat moment] kun je nadenken over wat je de komende week wilt doen. Ik raad mensen aan om een ​​korte prioriteitenlijst met drie categorieën te maken voor de komende week: Carrière, Relaties, Jezelf. Zet in elk een paar dingen en kijk waar deze passen. Het betekent niet 100% zeker dat ze ook daadwerkelijk gebeuren, maar door die lijst te hebben, weet je dat dit dingen zijn die je wilt doen.

Het mooie van de lijst met drie categorieën is ook dat het heel moeilijk is om niets in een van die categorieën te plaatsen. Dat kan je een evenwichtiger leven garanderen.

“Ervoor zorgen dat je nog steeds de baas bent over je eigen tijd en hoe je die besteedt, is een belangrijke mindset. Het is namelijk heel gemakkelijk om in het slachtofferrol te kruipen.”

Leah: Een van de dingen waar ik mee worstel, is wanneer cultuur in de weg zit. Ik denk terug aan de tijd dat ik mijn eerste kind kreeg en mijn man er echt bij wilde zijn en co-ouderschap wilde hebben. Hij werkte bij een architectenbureau waar een van de collega's ook net hun eerste kindje had gekregen en letterlijk selfies van zichzelf stuurde in de verloskamer, met al zijn bouwtekeningen klaargelegd.

Dit was de norm. Een maand later overleed mijn vader en ik had mijn man echt nodig, maar hij vond dat er geen mogelijkheid was om niet de klok rond te werken. In de architectuur, net als in sommige andere beroepen, zijn de verwachtingen over de tijd enorm en eindeloos. Wat doe je om weerstand te bieden als de cultuur van je organisatie je die [tijd] niet toestaat?

Laura: Er zijn een paar dingen die je kunt doen. Ten eerste, herinner jezelf eraan dat tijd een keuze is. Ik zeg niet dat alle keuzes geweldig zijn of dat er geen gevolgen zullen zijn, maar het is nog steeds een keuze. Ervoor zorgen dat je nog steeds de controle hebt over je tijd en hoe je die besteedt, is een belangrijke mindset, want het is heel gemakkelijk om in de slachtofferrol te kruipen.

Wat ik tegen mensen zeg is: "Zeg niet dat je geen tijd hebt voor iets." Zeg: "Het is geen prioriteit." Als je zegt: "Ik heb geen tijd", betekent dat eigenlijk dat het geen prioriteit is.

Dat is prima. We kunnen die waarheid erkennen. Op een gegeven moment zal werk een hogere prioriteit krijgen dan tijd doorbrengen met je kinderen of partner. We moeten allemaal de rekeningen betalen, en dat is oké, maar we moeten dat op zijn minst erkennen.

Er zijn ook veel manieren waarop mensen kunnen werken, en zelfs kunnen overleven in zo'n cultuur, zonder de klok rond te hoeven werken. Een daarvan is het opbouwen van je eigen werkkapitaal binnen een bedrijf. Want hoe meer expertise je hebt en hoe meer mensen je daarvoor nodig hebben, hoe meer er gebeurt wanneer jij dat wilt. Ze plannen geen telefoontje in op een moment dat jou niet uitkomt, omdat je er dan mee bezig moet zijn. Dat is kapitaal dat je kunt verzilveren wanneer je het nodig hebt.

Je kunt ook gewoon de aandacht niet vestigen op wat je doet. Op veel kantoren ben je bijvoorbeeld een klant aan het bezoeken, probeer je werk van mensen te krijgen, reis je tussen klanten. Niemand weet echt wat je op een bepaald moment doet, dus als je bijvoorbeeld de kleuterklas van je kind bezoekt, hoef je daar niet per se de aandacht op te vestigen. Je kunt gewoon doen wat je wilt en ervan uitgaan dat je om vergeving zult vragen in plaats van om toestemming.

Vaak blijven we hangen in: "Oh, niemand anders doet dit, ik moet toestemming vragen, ik moet een officieel parttimerooster hebben om hiermee weg te komen." Nee, werk gewoon zoals je wilt. Als mensen ontevreden zijn, ontslaan ze je, of brengen ze het onder je aandacht. Maar het ergste is om toch te overwegen om te vertrekken omdat je niet kunt werken zoals je wilt. Werk gewoon zoals je wilt en zie wel wat er gebeurt. Misschien zijn er gevolgen, maar misschien ook niet.

Leah: Sommige beroepen bieden de flexibiliteit om in en uit kantoor te gaan, maar andere banen, zoals artsen, verpleegkundigen, conciërges en administratieve mensen die aan hun bureau moeten zitten, hebben die flexibiliteit niet. Wat doen we dan? Hoe versterk je je gevoel van zingeving als je tijdens de werkweek niet meer tijd aan je kinderen kunt besteden? Nou, je kunt dingen doen zoals je beter bewust worden van waarom je doet wat je doet. Bijvoorbeeld, zoals je al zei, om de rekeningen te betalen.

Een van mijn favoriete studies onderzoekt hoe mensen hun ideeën over hun werk opbouwen. Tijdens sollicitatiegesprekken met schoonmakers in ziekenhuizen, voor dezelfde baan, kunnen mensen het zo verschillend benaderen. Voor de een is het oppervlakkig, betekenisloos, en voor de ander ziet hij zichzelf als een essentieel onderdeel van het genezingsproces. Hun werk schoonhouden gaat levens redden. Het is dezelfde baan, ze moeten er allebei 40 uur per week werken, maar fysiologisch gezien is het een andere ervaring.

Laura: We kunnen in elke baan naar betekenis zoeken. Zelfs als je alleen maar widgets maakt en sloopt, kun je naar je collega's glimlachen. Je kunt hun dagen goed maken door prettig in de omgang te zijn.

Bovendien, als je een baan hebt waar je geen enkele flexibiliteit hebt, is het handig om te weten hoeveel tijd er buiten werktijd is. Dat is een van de redenen waarom ik mensen vraag om het leven in weken te bekijken, want op een willekeurige dag kun je lange uren werken en heb je het gevoel dat er niet zoveel tijd buiten werktijd is, maar over de hele week gezien is dat wel zo.

“We willen hoge eisen aan onszelf stellen en we willen de dingen doen die voor ons betekenisvol zijn, maar niemand is perfect.”

Er zitten 168 uur in een week. Als je 40 uur per week werkt en acht uur per nacht slaapt, blijven er 72 uur over voor andere dingen. Als je meer dan 50 uur werkt, blijven er 62 uur over voor andere dingen. Als je 60 uur werkt, blijven er 52 uur over voor andere dingen, enzovoort. Het is nog steeds een behoorlijke hoeveelheid tijd, zelfs als we het over behoorlijk veel werkuren hebben.

De wetenschap dat die tijd er is, kan ons helpen bewuster te zijn van waar we die aan besteden. Er is nog steeds zoveel tijd die we kunnen besteden aan dingen die onze aandacht verdienen, en die mindset kan je helpen je meer doelgericht te voelen in het leven.

Leah: Het lijkt impliciet in wat je zegt te zitten dat je vrede moet sluiten met de verschillende rollen die we hebben. Een van de dingen waar ik over heb nagedacht, zijn de implicaties van perfectionistisch ouderschap, het voortdurende streven om de perfecte ouder te zijn en de perfecte situaties te creëren, wat resulteert in helikoptergedrag en nutteloze manieren van omgaan met onze kinderen.

De tirannie van het schone huis – de voortdurende behoefte om alles op orde te hebben, de juiste producten te hebben en alles perfect te laten verlopen – dát is de manier waarop we over ouderschap praten. En het wordt nooit genoeg. Zelfs mensen die ik ken die als vaste verzorger constant bij hun kinderen zijn, maken zichzelf verwijten dat ze het niet perfect genoeg doen.

Als je niet kunt omgaan met [de werkelijkheid versus] wat je als ideaal ziet, dan zal het nooit genoeg zijn, zowel professioneel als persoonlijk. Maar als je die omslag kunt maken naar "goed genoeg" ouderschap – "Ik doe het goed genoeg. Mijn kinderen krijgen wat ze nodig hebben, en dat betekent niet dat hun leven perfect zal zijn." – dan zou dat wel eens een keerpunt kunnen zijn.

Laura: Het fijne, in mijn geval, aan het hebben van vier kinderen, is dat je elk idee van perfectionisme moet loslaten, want dat gaat gewoon niet gebeuren. Als [mensen] één kind hebben, denken ze vaak: "Nou, ik moet bij elke voetbalwedstrijd aanwezig zijn, ik moet bij alle optredens van mijn kind aanwezig zijn." Ik mis constant dingen. Ik heb meer dan één kind en die staan ​​altijd op precies hetzelfde moment gepland. Ik kan onmogelijk zowel bij de zwemwedstrijd als bij de worstelwedstrijd aanwezig zijn.

We hebben het vaak over werkende ouders – met name over het idee van: "Ik heb de softbalwedstrijd gemist omdat mijn vlucht te laat was, ik moet mijn hele leven onder de loep nemen en alles veranderen." Nou, ik heb de softbalwedstrijd ook gemist. Dat komt omdat ik vier kinderen heb, maar niemand zegt ooit dat ik de andere kinderen weg moet doen. We moeten allemaal gewoon ons best doen en optimaal genieten van de momenten die we kunnen.

Leah: Ik vind dat geweldig. Een van de dingen die we van ons derde kind hebben geleerd, is dat hij juist floreert dankzij de welwillende verwaarlozing. Het gaat geweldig met hem. Hij is zo veerkrachtig. Hij gaat en krijgt wat hij nodig heeft. Het is een heel ander kader, en het heeft veel voordelen, het laat zien wat er mogelijk is als je je minder zorgen maakt over de vraag of je dingen goed doet.

Laura: Ik denk dat dat de manier is om door het leven te gaan. We willen hoge eisen aan onszelf stellen en we willen de dingen doen die voor ons betekenisvol zijn, maar niemand is perfect. Niets is ooit perfect. Het is beter om het leven gewoon te omarmen zoals het komt en ervan te genieten wat we kunnen, dan zullen we veel gelukkiger zijn met hoe we onze tijd besteden, en waarschijnlijk ook veel bewuster.