Mbinu Makini Kwa Usimamizi Wa Wakati

Laura Vanderkam ndiye mwandishi anayeuza zaidi wa vitabu vingi kuhusu tija na usimamizi wa wakati, ikijumuisha I Know How He Do It, Saa 168, na Kile Watu Waliofaulu Zaidi Hufanya Kabla ya Kiamsha kinywa. Hivi majuzi alijiunga na Leah Weiss, profesa katika Shule ya Biashara ya Uzamili ya Stanford, mwandishi, na mshauri anayebobea katika utumiaji wa umakini katika mazingira ya mahali pa kazi, kwa Mazungumzo ya Heleo juu ya kujumuisha umakini katika maisha yetu ya kila siku.

Mazungumzo haya yamehaririwa na kufupishwa.

Laura: Unaweza kuzungumza kidogo juu ya kile unachomaanisha kwa kuzingatia na kusudi?

Leah: Kuzingatia ni neno ambalo linatupwa katika miktadha mingi tofauti. Ufafanuzi ninaoupenda zaidi ni mseto wa nia—kuweka nia ya umakini wako—na mtazamo wa udadisi au kutokuhukumu. Ikiwa unatumia ufafanuzi huu, basi nia ya ramani kwenye kusudi vizuri sana. Watu wanapoanza kufanya mazoezi, inawarudisha kwenye kusudi lao kwa njia ya moja kwa moja.

Laura: Umakini wa watu uko kila mahali siku hizi. Tuna tabia ya kukengeushwa. Ni nini faida ya kuleta nia zaidi kwa mawazo yetu? Je, hilo linatufanyia nini?

Leah: Tunapokuwa wazi kuhusu kile tunachonuia kuzingatia, basi tutaweza kuwa na ramani ya matendo yetu kwenye madhumuni yetu makubwa. Kwa wengi wetu, kuna changamoto kati ya jinsi tunavyotaka maisha yetu yawe—na jinsi yanavyoonekana, siku hadi siku. Tunapopata uwazi huu katika, "Ninataka nini kutoka kwa kazi yangu? Ninataka nini kutoka kwa maisha yangu ya nyumbani?" kisha tunaweza kufikiria, "Vema, ninafanya nini hasa?"

Laura: Uko sahihi kabisa: nia zetu nyingi za kuangaliwa hazipo kabisa, na tunatumia muda bila akili kabisa. Mimi huwauliza watu kila mara wajaribu kufuatilia wakati wao, kwa muda wa wiki moja. Ikiwa watu hawajafanya hivi hapo awali, mara nyingi hustaajabishwa kuona kwamba hadithi wanazosimulia kuhusu maisha yao, na mambo wanayofikiri ni muhimu kwao, mara nyingi [huhusisha] asilimia ndogo sana ya wakati wao. Tunatumia kiasi kikubwa cha wakati kwenye mambo ambayo hayatufurahishi wala hayana maana kwetu au kwa watu tunaowajali.

"Kuzingatia jinsi tunavyotumia wakati wetu ni muhimu sana, kwa sababu jinsi tunavyotumia masaa yetu ndivyo tunavyotumia maisha yetu."

Kuzingatia jinsi tunavyotumia wakati wetu ni muhimu sana, kwa sababu jinsi tunavyotumia masaa yetu ndivyo tunavyotumia maisha yetu. Ningeweza kujifikiria kama mwandishi, lakini ikiwa sitatumia wakati wowote kuandika, mimi sio mwandishi sana. Hiyo inaweza kuwa kali, lakini hiyo pia ni kweli.

Lakini hiyo ilisema, tunasikia kila wakati juu ya jinsi uangalifu ni muhimu siku hizi, lakini ninashuku kuwa watu wengi wenye shughuli nyingi wana picha vichwani mwao kwamba kuwa waangalifu na kuunganishwa na kusudi lao inamaanisha wanahitaji kwenda kukaa katika mapumziko ya kimya katika ashram, mafungo ya Tibet. Ambayo nadhani umefanya.

Leah: Hatia.

Laura: Labda unaweza kuzungumza kidogo kuhusu hilo, lakini pia utuhakikishie kwamba sisi binafsi hatuhitaji kwenda Tibet ili kugusa hili.

Leah: Hilo ni jambo muhimu sana. Nilitumia miaka yangu mingi ya ishirini kufanya mafungo ya kutafakari ya kimya kwa muda mrefu, ya siku 100, ya miezi sita, na kujaribu kuzama katika nuances ya umakini na kuelewa kinachotokea chini ya kelele. Nilipomaliza, nilitoka na kujua nilitaka kuwa na familia na kufanya kazi. Nilikuwa nikijaribu kubaini “Ninawezaje kuleta mazoea haya katika hali ya kila siku ambayo sote tunapitia,” na haitafanya kazi kuamka saa mbili mapema au kuongeza kitu mwishoni mwa siku.

Mojawapo ya mazungumzo yenye kupendeza sana niliyokuwa nayo wakati huo ni pamoja na kasisi Mfransisko, ambaye nilienda kwake kupata mwongozo wa kiroho. Alitoa hoja yenye nguvu: fikiria mambo kama mdundo badala ya mizani. Badala ya kufikiria kwamba tunapaswa kuweka kila kitu kwa wakati mmoja au tunapaswa kutanguliza utulivu, [tunapaswa] kufikiria siku zetu kama mdundo unaotusogeza katika mwelekeo wa kile tunachotaka. Karibu na wakati huo, nilisoma Sheria ya Wabenediktini, maandishi ya Kikristo ya karibu miaka 2000 ya watawa, juu ya nini cha kufanya ikiwa unataka kuishi maisha mazuri. Haikuwa tu kuketi na kuomba kila wakati, na haikuwa kazi wakati wote. Ilikuwa ni kuangalia siku zako na kupitia shughuli za kazi na huduma na maombi na jumuiya na kusafisha na wajibu wote.

Katika mapokeo ninayojizoeza kutoka kwayo, Ubuddha wa Tibet, kuna msisitizo mkubwa wa kutafakari kwa vitendo. Uangalifu haukukusudiwa kamwe kuwa juu ya kufunga macho yetu na kusonga mbali na ulimwengu; ilikusudiwa kuleta nia zetu kwa nguvu katika kazi tuliyokuwa tukifanya. Hilo ndilo lengo katika uzingatiaji na mafunzo ya uongozi ambayo nimekuwa nikifanya—kuwasaidia watu kupata mahali mioyo yao ilipo, na kutambua jinsi muda wao unavyosonga mbali nayo. Inahitaji mafunzo ili kurudisha mawazo yetu.

Laura: Na chochote unachofanya kinaweza kufanywa kwa uwasilishaji na nia zaidi. Unawatengenezea watoto wako waffles, unaweza kutengeneza waffles kwa njia inayozingatia zaidi, na hiyo inaweza kuwa kutafakari kwa njia yake mwenyewe.

Leah: Kweli. Hiyo ni mojawapo ya fursa nzuri katika mahusiano yetu—watu wanajua tunapokuwa nao au wakati umakini wetu uko kwingine. Tumia mwingiliano huo kama fursa ya kujizoeza kuwa na kile tunachofanya haswa.

Laura: Ikiwa akili yangu inatangatanga mbali na waffles, nifanye nini ili kuirudisha?

Leah: Miili yetu ni msaada mkubwa kwa hili. Hisia hutokea tu katika wakati uliopo. Harufu, hisia, kusikia watoto wetu nyuma, hisia hizo zote za kitambo-tunaweza kuchagua moja wapo na kuwa huko kwa mchakato wa kupika na kuweka ubinafsi wetu kamili katika hilo.

"Uangalifu haukukusudiwa kamwe kuwa juu ya kufunga macho yetu na kusonga mbali na ulimwengu; ilikusudiwa kuleta nia zetu kwa nguvu katika kazi ambayo tulikuwa tukifanya."

Laura: Ninapiga kura kwa kunusa waffles. Huyo ndiye atakayeshikamana nami.

Pia umeandika kuhusu kuweka vidokezo wakati wa mchana ambavyo vinaweza kukusaidia kupata umakinifu, ambavyo vinakupa pause ya kuweka upya. Je, unaweza kueleza maongozi hayo?

Leah: Mmoja wa wanawake katika darasa langu katika shule ya biashara alikuwa akijaribu mgawo ambapo nilimpa kila mtu fursa ya kuchagua dodoso maishani mwake. Alikuwa mmoja wa wale "siku zote za mkononi mkononi" aina ya watu. Aliweka nenosiri lake kwenye simu yake ili "kupumua", na hiyo ilikuwa ukumbusho kwake kumkumbusha, "Je, ninataka kuangalia simu yangu? Je, ninahitaji kuangalia barua pepe yangu?" Haraka aligundua kuwa chini ya msukumo huo wa kuangalia kulikuwa na wasiwasi, na ikiwa angeweza kukaa tu na kuhisi wasiwasi huo, haukuwa mwisho wake. Haikumharibu. Ilikuwa sawa, ilikuwa hisia tu. Aliweza kuacha kuwa kwenye simu yake kila mara na akapata thamani kubwa kutokana na hilo.

Laura: Tumezungumza kidogo kabla kuhusu wazo hili la kusudi. Je, hilo linamaanisha nini kwa njia ambayo tunaweza kuhusiana nayo?

Leah: Kusudi ni kubwa kuliko kujielekeza. Kuna "capital-P" Kusudi, lengo letu kuu kwa maisha yetu, na kisha kuna kusudi katika wakati wowote wa kile kipaumbele chetu ni, kile tunachoshughulikia. Mojawapo ya mambo ya kuvutia sana kuhusu madhumuni ni kwamba tunajifunza kutoka kwa utafiti kwamba kwa hakika huweka ramani kwenye jenomu yetu. Wakati sisi ni watu walio na kusudi la juu, na iwe hilo ni lengo kuu la upeo au uzoefu wa kazi yetu kama yenye kusudi, haswa katika kiwango cha maumbile tuna kuvimba kidogo. Tuna mwitikio mkubwa wa antiviral. Tunaishi muda mrefu zaidi. Tuna afya zaidi. Inaathiri index yetu ya glycemic, uwiano wetu wa kiuno hadi hip. Inashangaza. Kimsingi hakuna kusudi ambalo halielewi kwenye miili yetu.

Laura: [Kwa hivyo] kuna Kusudi kuu-kile ninachotaka kwenye jiwe la kaburi langu-na hilo ni jambo ambalo tunaweza kutumia miaka mingi kutafakari. Lakini katika muktadha mdogo zaidi, ningeweza pia kusema, "Kusudi langu ni nini hapa? Kama, kwa nini tunazungumza? Ikiwa nitaweka simu kwenye kalenda yangu, lengo langu ni nini hapa? Ikiwa ninajaribu kuandika makala, lengo langu ni nini hapa?"

Kwa sababu hakuna hata mmoja wa hawa, lazima mmoja mmoja, ambaye ataenda kwenye jiwe la kaburi. Labda 99% ya mambo ambayo nimeandika hayatafanya. Lakini inakufanya uvutiwe na sababu, na kwa nini hukusaidia kufanya maamuzi bora kuhusu jinsi unavyotumia wakati wako. Sisemi kwamba hutawahi kutumia wakati wako kwenye mambo ambayo hayana sababu nzuri, au kwamba kwa nini inahitaji kuwa ya kina. "Kusudi langu ni nini hapa? Kwa nini ninafanya hivi?" inaweza kuwa tu, "Siku zote nimefanya hivi. Nimefanya hivi mara tatu kwa wiki kwa miaka 10 iliyopita." Hiyo ni sawa. Katika wasiwasi huo mdogo wa ulimwengu, hakuna sababu mbaya ya kudumisha mila. Lakini ikiwa si jambo unalojali, basi hiyo inaweza kuwa kidokezo cha kufikiria upya.

Leah: Je, ni kitu gani unaona kuwa kitakusaidia kwa kuendelea na “kwa nini” unapoendelea na siku yako?

Laura: Jambo la kufurahisha kuhusu wakati ni kwamba hupita iwe tunafikiria jinsi tunavyoutumia au la. Unaogelea kwenye mkondo unaosonga; ni vigumu sana kupata fani zako ukiwa ndani yake. Kwa kweli, utakuwa umeangalia unakoenda kabla ya kuruka.

Njia nzuri ya kufanya hivi ni kutafakari wiki zako kabla hujaingia katika wiki hiyo. Kuna nyakati fulani ambazo hazizungumzwi sana. Kwa watu wengi wanaofanya kazi kwa ratiba za Jumatatu hadi Ijumaa, Ijumaa alasiri huwa ni wakati wa polepole.

Muda umesitishwa, na [katika wakati huo] unaweza kufikiria juu ya kile ungependa kufanya wiki ijayo. Ninapendekeza watu watengeneze orodha fupi ya vipaumbele vya aina tatu kwa wiki ijayo: Kazi, Mahusiano, Nafsi. Weka vitu vichache tu katika kila kimoja, angalia ni wapi vitu hivi vinaweza kutoshea. Haimaanishi 100% kwamba yatatokea, lakini kwa kuwa na orodha hiyo, unajua kuwa haya ni mambo ambayo unataka kufanya.

Uzuri wa orodha ya aina tatu, pia, ni vigumu sana kuweka chochote katika mojawapo ya makundi hayo. Hiyo inaweza kukuhakikishia maisha yenye usawaziko zaidi.

"Kuhakikisha kuwa bado unasimamia wakati wako na jinsi unavyochagua kuutumia ni wazo kuu, kwa sababu ni rahisi sana kuangukia katika dhuluma."

Leah: Moja ya mambo ambayo nimehangaika nayo ni pale utamaduni unaponizuia. Nakumbuka nyuma nilipokuwa na mtoto wangu wa kwanza, na mume wangu alikuwa na kila nia ya kuwa pale na ushirikiano wa uzazi. Alikuwa akifanya kazi katika kampuni ya usanifu ambapo mmoja wa wafanyakazi wenzake pia alikuwa amejifungua mtoto wao wa kwanza na alikuwa akituma selfies katika chumba cha leba na kujifungua akiwa na michoro yake yote ya usanifu iliyowekwa.

Hii ilikuwa kuweka kawaida. Mwezi mmoja baadaye, baba yangu aliaga dunia, na nilimhitaji sana mume wangu, lakini alihisi hakukuwa na fursa ya kutofanya kazi saa nzima. Katika usanifu, kama fani zingine, matarajio ya wakati ni makubwa na hayana mwisho. Unafanya nini ili kurudisha nyuma wakati utamaduni wa shirika lako haukuruhusu kuwa na [wakati]?

Laura: Kuna mambo kadhaa unaweza kufanya. Ya kwanza ni kujikumbusha kuwa wakati ni chaguo. Sisemi chaguo zote ni nzuri au kwamba hakutakuwa na matokeo, lakini bado ni chaguo. Kuhakikisha kwamba bado unasimamia muda wako na jinsi unavyochagua kuutumia ni jambo la msingi sana, kwa sababu ni rahisi sana kuangukia kwenye uonevu.

Ninachowaambia watu ni, “Usiseme huna muda wa jambo fulani.” Sema, "Siyo kipaumbele." Sina wakati kwa kweli inamaanisha sio kipaumbele.

Hiyo ni sawa. Tunaweza kuumiliki ukweli huo. Wakati fulani, kazi itakuwa muhimu zaidi kuliko kutumia wakati na watoto wako au mwenzi wako. Sote tunapaswa kulipa bili, na hiyo ni sawa, lakini tunapaswa angalau kukubali hilo.

Pia, kuna njia nyingi ambazo watu wanaweza kufanya kazi, hata kuishi aina hiyo ya utamaduni, bila kufanya kazi saa nzima. Moja ni kujitengenezea mtaji wako wa kazi ndani ya kampuni, kwa sababu kadiri utaalamu unavyokuwa mwingi na watu wanavyokuhitaji zaidi kwa hilo, ndivyo mambo mengi yatakavyotokea unapotaka yafanyike. Hawatapiga simu kwa wakati ambao sio rahisi kwako kwa sababu lazima uitumie. Huo ni mtaji unaoweza kupata pesa unapouhitaji.

Unaweza pia kutotilia maanani kile unachofanya. Katika ofisi nyingi, unaweza kuwa nje kutembelea mteja, kujaribu kupata kazi kutoka kwa watu, kusafiri kati ya wateja. Hakuna mtu anayejua unachofanya kwa wakati wowote, kwa hivyo ikiwa, kwa mfano, unatembelea darasa la shule ya mapema la mtoto wako, huhitaji kuzingatia ukweli huo. Unaweza tu kufanya kile unachotaka na kufikiria kwamba utaomba msamaha badala ya ruhusa.

Mara nyingi sisi hukata tamaa, "Loo, hakuna mtu mwingine anayefanya hivi, ninahitaji kuomba ruhusa, ninahitaji kwenda kwenye ratiba rasmi ya muda ili kuepuka hili." Hapana, fanya tu jinsi unavyotaka. Ikiwa watu hawana furaha, watakufuta kazi, au watakuletea mawazo yako. Lakini mbaya zaidi ni kutafakari kuondoka kwa sababu huna uwezo wa kufanya kazi jinsi unavyotaka. Fanya tu jinsi unavyotaka na uone kinachotokea. Labda kutakuwa na matokeo, lakini labda sivyo.

Leah: Baadhi ya kazi zina uwezo wa kubadilika unapoingia na kutoka ofisini, lakini kazi nyingine, kama vile madaktari na wauguzi na wahudumu wa nyumba na wasimamizi wanaohitaji kuwa kwenye dawati zao, hawana unyumbulifu huo. Kisha tunafanya nini? Je, unawezaje kukuza maana yako ya kusudi ikiwa hutaweza kuweka muda zaidi wakati wa wiki ya kazi na watoto wako? Vizuri unaweza kufanya mambo kama kuwa wazi zaidi kuhusu kwa nini unafanya kile unachofanya. Inaweza kuwa, kama ulivyosema, kulipa bili.

Mojawapo ya masomo ninayopenda zaidi huangalia jinsi watu hujenga mawazo yao kuhusu kazi zao. [Wakati] wa mahojiano na watunzaji nyumba katika hospitali, kwa kazi sawa, watu wanaweza kuitayarisha kwa njia tofauti. Kwa mtu mmoja, ni duni, haina maana, na kwa mtu mwingine, anajiona kama sehemu muhimu ya mchakato wa uponyaji. Kuiweka kwao safi kutaokoa maisha. Ni kazi sawa, wote wawili wanapaswa kuwa huko saa 40 sawa kwa wiki, lakini physiologically ni uzoefu tofauti.

Laura: Tunaweza kutafuta maana katika kazi yoyote. Hata kama unatengeneza na kuharibu wijeti tu, unaweza kuwatabasamu wenzako. Unaweza kufanya siku zao kwa kupendeza kuwa karibu.

Zaidi ya hayo, ikiwa uko katika kazi ambapo huna kubadilika sifuri, inasaidia kujua ni muda gani kuna nje ya kazi. Hiyo ndiyo sababu moja ninayouliza watu kufikiria maisha katika suala la wiki, kwa sababu siku yoyote, unaweza kuwa unafanya kazi kwa muda mrefu, unahisi kama hakukuwa na muda mwingi nje ya kazi, lakini katika wiki kwa ujumla, kuna.

"Tunataka kuwa na viwango vya juu kwa ajili yetu wenyewe, na tunataka kufanya mambo ambayo ni ya maana kwetu, lakini hakuna mtu mkamilifu."

Kuna masaa 168 katika wiki. Ikiwa unafanya kazi saa 40 kwa wiki, lala saa nane usiku, hiyo inaacha saa 72 kwa mambo mengine. Ikiwa unafanya kazi zaidi ya hiyo, masaa 50, ambayo huacha saa 62 kwa mambo mengine. Kufanya kazi masaa 60, ambayo huacha masaa 52 kwa vitu vingine, na kadhalika. Bado ni muda wa kutosha, hata kama tunazungumza saa za kazi nyingi kupita kiasi.

Kujua kwamba wakati huo upo kunaweza kutusaidia kuwa waangalifu zaidi kuhusu mahali unapoenda. Bado kuna wakati huu mwingine wote ambao tunaweza kuchagua kutumia kwa mambo ambayo yanastahili kuzingatiwa, na kuwa na mtazamo huo kunaweza kukusaidia kujisikia kuwa na kusudi zaidi kuhusu maisha kwa ujumla.

Leah: Inaonekana wazi katika kile unachosema kwamba mtu anapaswa kufanya amani na majukumu tofauti tuliyo nayo. Mojawapo ya mambo ambayo nimekuwa nikitafakari ni athari za uzazi wa ukamilifu, jitihada zinazoendelea za kuwa mzazi kamili na kuunda hali bora ambazo husababisha helikopta na njia zisizofaa za kufanya kazi na watoto wetu.

Udhalimu wa nyumba safi—haja inayoendelea ya kupanga na kuwa na bidhaa zinazofaa na kuwa na kila kitu kiwe kamili—hiyo ni kuchora ramani ya jinsi tunavyozungumza kuhusu uzazi. Na inakuwa haitoshi. Hata watu ninaowajua ambao wako na watoto wao wakati wote kama mlezi mkuu, wanajipigania kwamba hawafanyi hivyo vya kutosha.

Ikiwa huwezi kushughulika na [halisi dhidi ya.] kile unachoona kuwa bora, basi haitatosha kamwe, kitaaluma na kibinafsi. Lakini ukiweza kufanya badiliko hilo kurudi kwenye malezi “ya kufaa”—“Ninafanya kazi nzuri ya kutosha.” Watoto wangu wanapata kile wanachohitaji, na hiyo haimaanishi kwamba maisha yao yatakuwa makamilifu.”—Huenda hilo likawa jambo la kubadili mambo.

Laura: Jambo jema, katika kesi yangu, kuhusu kuwa na watoto wanne, ni kwamba unapaswa kuacha dhana yoyote ya ukamilifu, kwa sababu haitatokea tu. Wakati [watu] wana mtoto mmoja, wao ni kama, "Vema, lazima niwe pale kwenye kila mchezo wa soka, lazima niwepo kwenye maonyesho yote ya mtoto wangu." Ninakosa vitu kila wakati. Nina zaidi ya mtoto mmoja na wataratibiwa kwa wakati mmoja. Hakuna njia ningeweza kuwa kwenye mkutano wa kuogelea na wa mieleka.

Mara nyingi tunakuwa na mjadala huu kuhusu wazazi wanaofanya kazi—hasa, wazo hili la, “Nilikosa mchezo wa mpira wa miguu kwa sababu ndege yangu ilikuwa imechelewa, lazima nichunguze maisha yangu yote na kubadili kila kitu.” Kweli, nilikosa mchezo wa mpira wa miguu, pia. Ni kwa sababu nina watoto wanne, lakini hakuna mtu anayeniambia niwaondoe watoto wengine. Sisi sote tunapaswa kufanya tu kadiri tuwezavyo, na kutumia vyema wakati tuwezavyo.

Leah: Naipenda hiyo. Mojawapo ya mambo ambayo tumejifunza kutoka kwa mtoto wetu wa tatu ni kwamba anastawi kwa kutojali. Anafanya makubwa. Yeye ni mstahimilivu sana. Anaenda na kupata chochote anachohitaji. Ni mfumo tofauti sana, na una manufaa mengi kwake, ambayo inaonyesha kile kinachowezekana wakati wa kuwa na wasiwasi mdogo kuhusu kufanya mambo sawa.

Laura: Nafikiri hiyo ndiyo njia ya kupitia maisha. Tunataka kuwa na viwango vya juu kwa ajili yetu wenyewe, na tunataka kufanya mambo ambayo ni ya maana kwetu, lakini hakuna mtu mkamilifu. Hakuna kilicho kamili. Afadhali tu kukumbatia maisha kadri yanavyoendelea na kufurahia kile tunachoweza kutoka kwayo, na tutakuwa na furaha zaidi na jinsi tunavyotumia wakati wetu, na labda kuwa waangalifu zaidi pia.