علم الإنتاجية

في عالمنا المزدحم اليوم، أصبحنا أشخاصًا مهووسين بالإنتاجية و"حيل العمل".

إن إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل يسمح لنا بالتقدم، بل ويمنحنا أيضًا مزيدًا من التوافر للقيام بالأشياء التي نحبها خارج العمل.

المشكلة التي نواجهها هي أنه من السهل تحفيز أنفسنا، ولكن من الصعب البقاء منضبطًا.

ينظر معظمنا إلى الإنتاجية نظرةً خاطئة: فأدوات إدارة المهام تبدو لامعةً في البداية، ثم لا تُستخدم. فالالتزام بمكتبك مضرٌّ بقدر ما هو غير منتج.

الإنجاز لا يعني القيام بكل شيء، بل يعني القيام بالأشياء الصحيحة - الإنتاجية تعني قول لا.

التركيز والثبات هما أساس الإنتاجية الحقيقية. الآن، سنلقي نظرة على آلية عمل الدماغ في حالة التجميع، وما هي التغييرات التي يمكنك إجراؤها للأفضل.

الإنتاجية في فيديو مدته 3 دقائق

لقد تعاونت مع ميتشل موفيت من فريق ASAPscience لإنشاء الفيديو أعلاه.

انقر فوق التشغيل لمعرفة…

لماذا القلق بشأن الحصول على "مزيد من قوة الإرادة" هو لعبة حمقاء؟

كيف يحافظ الخبراء من الطراز العالمي على إنتاجيتهم... وماذا يفعلون بشكل مختلف.

السبب وراء ذلك هو أن إدارة الطاقة بشكل أفضل = زيادة إنتاجيتك.

المزالق الكبيرة التي تؤدي إلى الانشغال والمماطلة.

شاهد واستمتع

بمجرد الانتهاء من ذلك، إذا كنت لا تزال ترغب في معرفة المزيد، فما عليك سوى التمرير لأسفل: هناك عشرات الدراسات والمزيد من التوضيحات في انتظارك.

تخلوا عن كل قوة الإرادة، أيها الداخلون إلى هنا

أول شيء يجب الاعتراف به في السعي لإنجاز المزيد هو الجبل من الأدلة التي تشير إلى أن قوة الإرادة وحدها لن تكون كافية للبقاء منتجًا.

وفقا لبحث أجرته جانيت بوليفي ، فإن دماغنا يخشى المشاريع الكبيرة وغالبا ما يفشل في الالتزام بالأهداف طويلة الأجل لأننا عرضة "للتخلي عن السفينة" عند أول علامة على الضيق.

فكر في المرة الأخيرة التي اتبعت فيها نظامًا غذائيًا فاشلاً.

كنتَ تُخزّن ثلاجتك بأفضل الأطعمة الصحية، وتخطط لممارسة الرياضة يوميًا... حتى حدث خطأ في اليوم الأول. بعد ذلك، عدتَ إلى عاداتك القديمة.

ومما زاد الطين بلة، أن بحثًا أجراه كينيث ماكجرو أظهر أن أكبر عقبة أمام النجاح غالبًا ما كانت مجرد البداية. وتشير أبحاث إضافية في هذا المجال إلى أننا نميل إلى المماطلة في المشاريع الكبيرة لأننا نتخيل أسوأ الأجزاء؛ وهي الطريقة المثلى لتأجيل البدء.

وفقا للباحث جون بارغ ، فإن عقلك سيحاول "محاكاة" العمل الإنتاجي الحقيقي من خلال تجنب المشاريع الكبيرة والتركيز على المهام الصغيرة غير المدروسة لملء وقتك.

مشروع كبير غدًا؟ من الأفضل أن أُعيد تنظيم مجموعة أفلامي!

ولعلّ الأسوأ من ذلك كله، أن العديد من الدراسات حول مفهوم "استنزاف الأنا" قد قدّمت أدلةً تُشير إلى أن قوة إرادتنا موردٌ محدودٌ يُمكن استنفاده بالكامل. كلما قاومتها، استهلكت المزيد من الوقود. فخزان الطاقة الفارغ يُؤدي إلى دافعٍ فارغ.

مع كل ما سبق، ما الذي يمكننا فعله لنكون أكثر إنتاجية؟

ولكي نتمكن من معرفة ذلك، فإن إحدى أفضل الطرق التي يمكننا اتباعها هي مراقبة عادات الأشخاص المنتجين باستمرار.

عادات الأشخاص المنتجين

إذا طلبت وصف تدريبات الموسيقيين من الطراز العالمي، فمن المحتمل أن تتخيل فنانًا منعزلًا يلعب طوال اليوم ثم يعود إلى آلاته الموسيقية في الليل.

ولكن من المدهش أن الأبحاث التي أجراها أندرس إريكسون والتي فحصت جلسات التدريب لنخبة من عازفي الكمان أظهرت بوضوح أن أفضل العازفين لم يكونوا يقضون وقتًا أطول على الكمان، بل كانوا أكثر إنتاجية خلال جلسات التدريب الخاصة بهم.

والأفضل من ذلك أن اللاعبين المتميزين كانوا يحصلون على قدر أكبر من النوم في المتوسط ​​مقارنة بأي شخص آخر.

كيف ذلك ممكنا؟

يكشف بحثٌ لاحقٌ أجراه أندرس عن الإجابة: كان أفضل اللاعبين ينخرطون في "تدريبٍ مُتعمّد". ربما سمعتَ هذا المصطلح، ولكن بعيدًا عن الضجيج، ما هو؟

إنه ليس أكثر من قضاء الوقت في أداء المهام الأصعب، وتحسين قدرتك على إدارة مستويات طاقتك.

فكر في الأمر بهذه الطريقة: إذا كنت تحاول تحسين أدائك في لعب كرة السلة، فسيكون من الأفضل بكثير أن تمارس تمارين محددة لمدة ساعتين بدلاً من "رمي الكرة" طوال اليوم.

نظرًا لأن الممارسة المتعمدة تتطلب منك إنفاق قدر أكبر من قوة عقلك مقارنة بالعمل الروتيني، فكيف يمكنك تنفيذها دون استنزاف قوة إرادتك؟

الإجابة الأولى ليست مثيرة للغاية، ولكنها ضرورية: أفضل طريقة للتغلب على خوفك من إنفاق الكثير من الطاقة على مشروع كبير هي ببساطة البدء.

تأثير زيغارنيك (المذكور أعلاه) هو ظاهرة لاحظها علماء النفس في العديد من الدراسات حول "التشويق". إحدى هذه الدراسات أعطت المشاركين ألغازًا مُرهقةً للدماغ ليُكملوها، ولكن لم يكن لديهم الوقت الكافي لإكمالها. والمثير للدهشة أنه حتى عندما طُلب من المشاركين التوقف، استمر أكثر من 90% منهم في إكمال الألغاز.

وفقا للباحث الرئيسي:

"يبدو أن من طبيعة الإنسان أن ينهي ما بدأه، وإذا لم يكمله فإننا نشعر بالتنافر."

إنه نفس الشيء الذي يحدث عندما ننخرط في قصة في كتاب أو فيلم أو برنامج تلفزيوني: نريد أن نرى كيف تنتهي.

يمكنك استخدام هذه المعرفة لصالحك بمجرد البدء في المشروع الكبير التالي؛ بالمعنى الأساسي، لا تركز دوافعك على القيام بالنشاط X. بدلاً من ذلك، ركز على جعل النشاط X أسهل في القيام به.

ابدأ من الليلة السابقة. هل قائمة مهامك جاهزة؟ هل مكان عملك جاهز للبدء؟ تخلص من حواجز الاحتكاك قبل الاعتماد على قوة الإرادة.

حول العمل كخبير

لقد أظهرت لنا العديد من الأبحاث أن الانضباط يتم الحفاظ عليه بشكل أفضل من خلال العادات، وليس من خلال قوة الإرادة.

وفقا لتوني شوارتز ، الرئيس التنفيذي لمشروع الطاقة، فإن معظم الناس يؤخرون إنتاجيتهم بسبب عدم جدولة العمل وفترات الراحة بشكل صارم طوال اليوم.

وبما أن معظمنا يشعر بالقلق بشأن قوة الإرادة، فإننا لا ندفع أنفسنا إلى أقصى إنتاجية: بدلاً من "إعطاء كل ما لدينا" لجلسات قصيرة، فإننا نقسم جهودنا على مدار اليوم، مما يقودنا إلى العمل المزدحم لملء وقتنا.

ماذا يجب علينا أن نفعل بدلا من ذلك؟

يستشهد شوارتز غالبًا بدراسة بحثية أجرتها إدارة الطيران الفيدرالية والتي كشفت كيف أدت فترات الراحة القصيرة بين جلسات العمل الأطول إلى تحسن بنسبة 16% في الوعي والتركيز.

تتوافق الأبحاث التي أجراها بيريتز لافي حول الإيقاعات فوق اليومية مع هذه النتائج: الجلسات الإنتاجية الأطول (90 دقيقة) تليها فترات راحة قصيرة (لا تزيد عن 15-20 دقيقة) تتزامن بشكل أوثق مع دورات الطاقة الطبيعية لدينا وتسمح لنا بالحفاظ على تركيز أفضل ومستوى طاقة أعلى طوال اليوم.

تتوافق هاتان الدراستان حول إدارة الطاقة مع جداول التدريب الخاصة بعازفي الكمان: كان النظام الأكثر شيوعًا لأفضل العازفين عبارة عن كتلة مدتها 90 دقيقة من التدريب المكثف تليها استراحة لمدة 15 دقيقة.

العبرة من هذه القصة هي أنه من الصعب أن تكون منتجًا بينما تحاول الحفاظ على مستويات الطاقة العالية طوال اليوم.

من الأسهل بكثير العمل بجهد عندما تعلم أن الاستراحة قريبة، وليس في نهاية اليوم. بدلًا من محاولة توفير الطاقة لساعات، قسّم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء أصغر، وخطط لفترة راحة بعدها مباشرةً.

بالنسبة للمشاريع التي تُنجزها في وقتك الخاص، جرّب جدولة جلسات عمل مدتها 90 دقيقة، مع فترة استراحة مُخطط لها لمدة 15 دقيقة بعدها مباشرةً. عندما تعلم أن هناك استراحة قريبة، لن تُحاول تنظيم وتيرة عملك، بل ستميل أكثر للانغماس في المهام الصعبة.

على الرغم من أن هذه التقنية رائعة للتعامل مع أصعب أجزاء المشاريع الكبيرة، إلا أنها لا تعالج حقًا العديد من المشكلات المتعلقة بالانضباط، وهو جزء مهم من البقاء منتجًا لأكثر من يوم أو يومين.

فن البقاء منضبطًا

أحد قطاعات السكان المعروفين بصعوبة الانضباط هم أولئك المدمنون على المخدرات القوية.

نظرًا لميلهم إلى عدم القدرة على الالتزام بالعديد من الأشياء، فقد تتفاجأ عندما تجد أنه أثناء تجربة لاختبار قدرة مدمني المخدرات على كتابة وتقديم مقال من 5 فقرات في الوقت المحدد، فإن أولئك الذين كتبوا متى وأين سيكملون المقال كانوا أكثر عرضة لتسليمه.

ترتبط هذه النتائج بشكل مثير للاهتمام بتلك النتائج المتعلقة بالانضباط لدى أشخاص آخرين: في دراسة تبحث في قدرة الأشخاص العاديين على الالتزام بنظام غذائي صارم، وجد الباحثون أن المشاركين الذين راقبوا بدقة ما يأكلونه كانوا قادرين على الحفاظ على مستويات أعلى بكثير من ضبط النفس عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على نظامهم الغذائي.

وأخيرا وليس آخرا، أجرى دان أريلي وزملاؤه دراسة شملت طلابا جامعيين ووجدوا أن الطلاب الذين فرضوا على أنفسهم مواعيد نهائية صارمة لإنجاز المهام حققوا أداء أفضل بكثير (وبشكل أكثر ثباتا) من أولئك الذين لم يفعلوا ذلك.

كانت هذه النتائج مثيرة للاهتمام بشكل خاص لأن أريلي لاحظ أن الطلاب الذين منحوا أنفسهم مهلة زمنية سخية للغاية عانوا غالبًا من نفس المشاكل التي واجهها الطلاب الذين لم يحددوا أي مواعيد نهائية: عندما تخصص لنفسك الكثير من الوقت لإكمال مهمة ما، فقد ينتهي بك الأمر إلى إنشاء "جبل من الحبة".

وبما أننا نعلم الآن أن تتبع تقدمنا ​​يعد عنصرا أساسيا في الإنتاجية، فكيف يمكننا تنفيذ هذه الممارسة في روتيننا اليومي؟

إحدى الطرق هي استخدام مخطط المساءلة لتتبع العمل الذي أنجزته خلال جلساتك الإنتاجية التي تستغرق 90 دقيقة، على غرار الطريقة التي تتبع بها متبعو الحمية استهلاكهم للطعام.

لتنفيذ ذلك بسهولة، قم ببساطة بإنشاء عمودين على قطعة من الورق، أو جدول بيانات Google Docs، أو حتى على السبورة البيضاء.

* سيعرض العمود 1 الفترة الزمنية لإحدى جلسات الإنتاجية الخاصة بك.

* العمود 2 سوف يسرد المهام التي أنجزتها خلال تلك الفترة الزمنية المحدودة.

لا تقم بإدراج أي أعمدة لفترات الراحة التي تبلغ مدتها 15 دقيقة، لأن هذه الأوقات مخصصة لك ولصالحك ووسيلة لتجديد قوة إرادتك.

يعمل هذا بشكل جيد لسببين محددين:

يزعم الدكتور كينتارو فوجيتا أن تتبع تقدمك بهذه الطريقة مفيد لأنك ستتعرض للعمل الذي أنجزته بالفعل، وليس الافتراض (غير الدقيق) للعمل الذي قد تفسره في رأسك.

إن إجبار نفسك على كتابة حقيقة أنك قضيت ساعتين على YouTube لا يهدف إلى التشهير، بل إلى الوعي؛ وبالتالي تقل احتمالية قيامك بذلك مرة أخرى.

يعد تتبع التقدم أيضًا استراتيجية معروفة لمنع نفسك من الانخراط في السلوك الآلي (المعروف أيضًا باسم "العمل الروتيني")، وهي العادة التي يصفها الباحث جون بارغ بأنها العدو الأول للسعي إلى تحقيق الأهداف.

الإنتاجية وتعدد المهام

مع وجود جدول عمل واستراتيجية لإدارة الطاقة ونظام لتتبع المهام، فإن التحدي الأخير الذي يتعين علينا مواجهته هو تعدد المهام.

وفقًا لدراسة أجريت عام 1999 ، فإننا نميل إلى اعتبار تعدد المهام أمرًا فعالًا، حتى عندما لا يكون كذلك.

ومع ذلك، تمكن الباحث تشن وانج من إظهار أن الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة في المتوسط ​​أقل إنتاجية في الواقع، ومع ذلك فإنهم يشعرون بمزيد من "الرضا العاطفي" تجاه عملهم - مما يخلق وهمًا بالإنتاجية.

والأسوأ من ذلك أن الباحث في جامعة ستانفورد كليفورد ناس قام بفحص أنماط العمل لدى الأشخاص الذين يؤدون مهام متعددة، وقام بتحليل قدرتهم على:

1. تصفية المعلومات

2. التبديل بين المهام

3. الحفاظ على ذاكرة عاملة عالية

لقد وجد أنهم كانوا فظيعين في كل الثلاثة.

وفقا لناس:

لقد صُدمنا تمامًا. خسرنا جميعًا رهاناتنا. اتضح أن من يمارسون تعدد المهام سيئون للغاية في جميع جوانبه.

عند العمل على الكمبيوتر، أفضل ما يمكنك فعله هو تفعيل وضع الطيران؛ فلا داعي للإغراءات حتى لو لم تتمكن من الوصول إلى الإنترنت. إذا لم تتمكن من ذلك، فاستعن بأدوات مثل StayFocusd لحجب المواقع المشتتة للانتباه.

الاستراتيجية الأفضل التالية هي إنشاء طقوس تخطيط مسائية حيث تختار بعض المهام ذات الأولوية لإنجازها في اليوم التالي.

والسبب وراء نجاح هذه الطريقة بشكل أفضل من التخطيط لمهامك اليومية في الصباح هو أن الأبحاث التي أجرتها كلية كيلوج لقد أظهرنا أننا نخطئ في تقدير مقدار التركيز الذي سنتمكن من الحفاظ عليه في المستقبل. نعتقد اعتقادًا راسخًا أننا سنتمكن من التخطيط ليومنا بسرعة صباح اليوم التالي، ولكن عندما يأتي الغد، نتعثر في الطريق الصحيح.

يمكنكِ إنشاء روتين تخطيط مسائي باستخدام قلم وورقة بسيطة، أو استخدام أداة إلكترونية مثل TeuxDeux كل ليلة. دوّني المهام الخمس الرئيسية فقط لهذا اليوم.

بدلاً من إدراج "العمل على مشروع بحثي" كهدف يومي، حاول القيام بشيء مثل "إنهاء المقدمة" أو "البحث عن مصادر إضافية" كمهمة يمكنك إكمالها بالفعل.

الإعادة الفورية

دعونا نلعب كل ذلك مرة أخرى بسرعة:

قوة الإرادة وحدها لا تكفي: لا ينبغي أن تعتمد إنتاجيتك على قوة إرادتك وحدها. القوة الذهنية تُحدث فرقًا كبيرًا، ولكن للحفاظ على الانضباط، من الأفضل الاعتماد على الأنظمة.

امنح نفسك القدرة على التركيز الكامل: إن العمل بجد على الأمور المهمة سيستنزف طاقتك العقلية والجسدية. لا تتردد في منح نفسك فترات راحة متعددة خلال اليوم. من الأفضل تقسيم جلسات الإنتاجية إلى فترات مدتها 90 دقيقة (للحفاظ على تركيزك وتخفيف ضغط تنظيم طاقتك طوال اليوم).

إذا لم يكن الأمر يستحق القياس، فلا جدوى من تنفيذه: لقد ثبت أن التتبع هو أفضل طريقة لمتابعة تقدمك بدقة. أنشئ مخططًا للمساءلة لسرد ما أنجزته من أعمال مثمرة خلال اليوم. ستلاحظ مدى إنجازك الفعلي.

تعدد المهام عدوك: تعامل معه على هذا الأساس. استبعد أي تشتيت غير مرغوب فيه، وكما يقول رون سوانسون: "لا تُنجز شيئين على نصف وجه، ثم تُنجز أحدهما بالكامل". خطط ليومك في الليلة السابقة حتى لا تُشغل نفسك بمشتتات الإنترنت الرائعة عند بدء يومك.