Khoa học về năng suất

Trong thế giới bận rộn ngày nay, chúng ta đã trở thành những người ám ảnh với năng suất và “mẹo làm việc”.

Làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn cho phép chúng ta tiến xa hơn và thậm chí còn có nhiều thời gian hơn để làm những việc mình thích ngoài công việc.

Vấn đề chúng ta gặp phải là dễ có động lực nhưng khó duy trì kỷ luật.

Hầu hết chúng ta đều nhìn nhận năng suất theo cách sai lầm: các công cụ quản lý tác vụ lúc đầu sáng bóng nhưng sau đó lại không được sử dụng. Bị xích vào bàn làm việc vừa không lành mạnh vừa không hiệu quả.

Thành tựu không phải là làm mọi thứ, mà là làm đúng việc - năng suất có nghĩa là biết nói không.

Tập trung và nhất quán là nền tảng của việc thực sự năng suất. Ngay bây giờ, chúng ta sẽ xem xét khoa học đằng sau cách não hoạt động trong trạng thái tổng hợp và những thay đổi bạn có thể thực hiện để tốt hơn.

Năng suất trong video 3 phút

Tôi đã hợp tác với Mitchell Moffit của nhóm ASAPscience để tạo ra video trên.

Nhấp vào phát để tìm hiểu…

Tại sao lo lắng về việc có “ý chí mạnh mẽ hơn” lại là một trò chơi ngu ngốc.

Các chuyên gia đẳng cấp thế giới duy trì năng suất như thế nào… và họ làm gì khác biệt.

Lý do tại sao quản lý năng lượng tốt hơn = bạn làm việc hiệu quả hơn.

Những cạm bẫy lớn dẫn đến sự bận rộn và trì hoãn.

Hãy xem và thưởng thức.

Sau khi thực hiện xong, nếu bạn vẫn muốn biết thêm thì hãy kéo xuống: còn rất nhiều nghiên cứu và lời giải thích khác đang chờ bạn.

Hãy từ bỏ mọi ý chí, hỡi những ai bước vào đây

Điều đầu tiên cần thừa nhận khi theo đuổi mục tiêu hoàn thành nhiều việc hơn là có rất nhiều bằng chứng cho thấy chỉ có ý chí thôi là không đủ để duy trì năng suất.

Theo nghiên cứu của Janet Polivy , não bộ của chúng ta sợ những dự án lớn và thường không cam kết thực hiện các mục tiêu dài hạn vì chúng ta dễ “bỏ cuộc” khi thấy dấu hiệu đầu tiên của sự khốn khổ.

Hãy nghĩ về lần gần đây nhất bạn thực hiện chế độ ăn kiêng thất bại.

Bạn đã dự trữ tủ lạnh của mình với những thực phẩm lành mạnh nhất và lên kế hoạch tập thể dục mỗi ngày… cho đến ngày đầu tiên bạn mắc lỗi. Sau đó, bạn lại quay lại với cách cũ.

Tệ hơn nữa, nghiên cứu của Kenneth McGraw đã chỉ ra rằng "bức tường" lớn nhất ngăn cản thành công thường chỉ là bắt đầu. Nghiên cứu bổ sung trong lĩnh vực này cho thấy chúng ta có xu hướng trì hoãn các dự án lớn vì chúng ta hình dung ra những phần tệ nhất; cách hoàn hảo để trì hoãn việc bắt đầu.

Theo nhà nghiên cứu John Bargh , não của bạn sẽ cố gắng "mô phỏng" công việc thực sự hiệu quả bằng cách tránh các dự án lớn và tập trung vào các nhiệm vụ nhỏ, vô nghĩa để lấp đầy thời gian của bạn.

“Dự án lớn phải nộp vào ngày mai? Tốt hơn là nên sắp xếp lại bộ sưu tập phim của tôi!”

Có lẽ tệ nhất là, nhiều nghiên cứu về khái niệm “suy giảm bản ngã” đã đưa ra một số bằng chứng cho thấy ý chí của chúng ta là một nguồn tài nguyên có hạn có thể bị sử dụng hết hoàn toàn. Bạn càng chống lại nó, bạn càng đốt nhiều xăng. Một bình xăng rỗng dẫn đến động lực trống rỗng.

Với tất cả những điều bất lợi đó, chúng ta có thể làm gì để có năng suất cao hơn?

Để tìm ra câu trả lời, một trong những cách tốt nhất là quan sát thói quen của những người luôn làm việc hiệu quả.

Thói quen của những người năng suất

Nếu tôi yêu cầu mô tả chế độ luyện tập của các nhạc sĩ đẳng cấp thế giới, có lẽ bạn sẽ hình dung ra một nghệ sĩ khép kín, chơi nhạc cụ suốt ngày và cất nhạc cụ vào túi khi đêm xuống.

Tuy nhiên, điều đáng ngạc nhiên là nghiên cứu của Anders Ericsson về các buổi luyện tập của các nghệ sĩ vĩ cầm ưu tú đã chỉ ra rõ ràng rằng những người biểu diễn giỏi nhất không dành nhiều thời gian cho cây vĩ cầm mà thay vào đó là họ chơi đàn hiệu quả hơn trong các buổi luyện tập.

Tốt hơn nữa, những người chơi ưu tú nhất có thời gian ngủ trung bình nhiều hơn những người khác.

Làm sao có thể như thế được?

Nghiên cứu tiếp theo của Anders đã tiết lộ câu trả lời: những người chơi giỏi nhất là những người tham gia nhiều hơn vào quá trình "luyện tập có chủ đích". Bạn đã nghe thuật ngữ này, nhưng ngoài sự cường điệu, nó có ý nghĩa gì?

Nó không gì khác hơn là dành thời gian cho những nhiệm vụ khó khăn nhất và quản lý mức năng lượng của bạn tốt hơn.

Hãy nghĩ theo cách này: Nếu bạn muốn chơi bóng rổ giỏi hơn, bạn sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu luyện tập các bài tập cụ thể trong hai giờ thay vì "ném bóng" cả ngày.

Vì luyện tập có chủ đích đòi hỏi bạn phải sử dụng nhiều trí óc hơn là công việc bận rộn, vậy làm sao bạn có thể thực hiện nó mà không làm cạn kiệt ý chí?

Câu trả lời đầu tiên không hấp dẫn lắm, nhưng lại cần thiết: cách tốt nhất để vượt qua nỗi sợ dành nhiều năng lượng cho một dự án lớn là hãy bắt đầu.

Hiệu ứng Zeigarnik (đã đề cập ở trên) là một cấu trúc mà các nhà tâm lý học đã quan sát thấy trong nhiều nghiên cứu về "sự hồi hộp". Một nghiên cứu như vậy đã đưa cho những người tham gia các câu đố phá não để hoàn thành, nhưng không đủ thời gian để hoàn thành chúng. Điều đáng ngạc nhiên là, ngay cả khi những người tham gia được yêu cầu dừng lại, hơn 90% trong số họ vẫn tiếp tục hoàn thành các câu đố.

Theo nhà nghiên cứu chính:

“Có vẻ như bản chất con người là muốn hoàn thành những gì mình bắt đầu và nếu chưa hoàn thành, chúng ta sẽ cảm thấy bất hòa.”

Điều này cũng giống như khi chúng ta đắm chìm vào một câu chuyện trong sách, phim hoặc chương trình truyền hình: chúng ta muốn xem nó kết thúc như thế nào.

Bạn có thể tận dụng kiến ​​thức này bằng cách bắt đầu thực hiện dự án lớn tiếp theo; theo nghĩa cơ bản nhất, đừng tập trung động lực vào việc thực hiện Hoạt động X. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc làm cho Hoạt động X trở nên dễ thực hiện hơn.

Bắt đầu từ đêm trước. Danh sách việc cần làm của bạn đã được viết ra chưa? Nơi làm việc của bạn đã sẵn sàng để bạn bắt đầu chưa? Phá bỏ rào cản ma sát trước khi dựa vào ý chí.

Làm việc như một chuyên gia

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng tính kỷ luật được duy trì tốt nhất thông qua thói quen chứ không phải thông qua ý chí.

Theo Tony Schwartz , Tổng giám đốc điều hành của The Energy Project, hầu hết mọi người đều làm giảm năng suất làm việc của mình do không lên lịch làm việc và nghỉ ngơi một cách cứng nhắc trong suốt cả ngày.

Vì hầu hết chúng ta đều lo lắng về ý chí nên chúng ta không thúc đẩy bản thân đạt hiệu suất tối đa: thay vì "cố gắng hết sức" trong những buổi ngắn, chúng ta phân bổ nỗ lực trong suốt cả ngày, khiến chúng ta quay lại với công việc bận rộn để lấp đầy thời gian.

Thay vào đó chúng ta nên làm gì?

Schwartz thường trích dẫn một nghiên cứu do Cục Hàng không Liên bang thực hiện cho thấy những khoảng nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc dài hơn giúp cải thiện 16% khả năng nhận thức và tập trung.

Nghiên cứu của Peretz Lavie về nhịp điệu siêu ngày phù hợp với những phát hiện này: các buổi làm việc hiệu quả dài hơn (90 phút) tiếp theo là các khoảng nghỉ ngắn (không quá 15-20 phút) đồng bộ chặt chẽ hơn với chu kỳ năng lượng tự nhiên của chúng ta và cho phép chúng ta duy trì sự tập trung tốt hơn và mức năng lượng cao hơn trong suốt cả ngày.

Cả hai nghiên cứu về quản lý năng lượng này đều phù hợp với lịch trình luyện tập của các nghệ sĩ vĩ cầm: chế độ luyện tập phổ biến nhất đối với những nghệ sĩ vĩ cầm xuất sắc nhất là luyện tập chuyên sâu trong 90 phút sau đó nghỉ giải lao 15 phút.

Bài học rút ra từ câu chuyện này là rất khó để có thể làm việc hiệu quả khi phải cố gắng duy trì mức năng lượng cao trong suốt cả ngày.

Sẽ dễ dàng hơn nhiều để làm việc chăm chỉ khi bạn biết rằng thời gian nghỉ ngơi sắp đến, không phải vào cuối ngày. Thay vì cố gắng tiết kiệm năng lượng trong nhiều giờ, hãy chia nhỏ các dự án lớn thành các phần nhỏ hơn và lên kế hoạch cho thời gian phục hồi ngay sau đó.

Đối với các dự án tự làm, hãy thử lên lịch các khối làm việc 90 phút với thời gian nghỉ ngơi theo kế hoạch là 15 phút ngay sau đó. Khi bạn biết rằng sắp đến giờ nghỉ, bạn sẽ không cố gắng "chậm" với công việc của mình và sẽ có xu hướng lao vào những việc khó hơn.

Mặc dù rất hữu ích khi giải quyết những phần khó nhất của các dự án lớn, nhưng kỹ thuật này không thực sự giải quyết được nhiều vấn đề liên quan đến tính kỷ luật, một phần quan trọng để duy trì năng suất làm việc trong hơn một hoặc hai ngày.

Nghệ thuật duy trì kỷ luật

Một bộ phận dân số được biết đến là khó giữ kỷ luật là những người nghiện ma túy.

Với bản tính không thể cam kết làm nhiều việc, bạn có thể ngạc nhiên khi thấy rằng trong một thí nghiệm kiểm tra khả năng viết và nộp bài luận 5 đoạn đúng hạn của những người nghiện ma túy, những người viết ra thời gian và địa điểm họ sẽ hoàn thành bài luận có khả năng nộp bài cao hơn nhiều.

Những phát hiện này có một số mối tương quan thú vị với những phát hiện liên quan đến tính kỷ luật ở những người khác: trong một nghiên cứu kiểm tra khả năng tuân thủ chế độ ăn kiêng nghiêm ngặt của những người bình thường, các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng những người tham gia theo dõi chặt chẽ những gì họ ăn có thể duy trì mức độ tự chủ cao hơn nhiều khi duy trì chế độ ăn của mình.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Dan Ariely và các đồng nghiệp đã tiến hành một nghiên cứu liên quan đến sinh viên đại học và phát hiện ra rằng những sinh viên tự đặt ra thời hạn nộp bài tập nghiêm ngặt có kết quả tốt hơn nhiều (và nhất quán hơn) so với những sinh viên không đặt ra thời hạn như vậy.

Những phát hiện này đặc biệt thú vị vì Ariely lưu ý rằng những sinh viên tự đặt ra thời hạn quá rộng rãi thường gặp phải những vấn đề tương tự như những sinh viên không đặt ra thời hạn: khi bạn dành cho mình quá nhiều thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể kết thúc bằng việc "biến chuyện bé xé ra to".

Bây giờ chúng ta đã biết rằng theo dõi tiến trình là một thành phần quan trọng của năng suất, vậy làm thế nào chúng ta có thể áp dụng hoạt động này vào thói quen hàng ngày của mình?

Một phương pháp là sử dụng Biểu đồ trách nhiệm để theo dõi những công việc bạn đã hoàn thành trong 90 phút tập luyện hiệu quả, tương tự như cách những người ăn kiêng theo dõi lượng thức ăn tiêu thụ.

Để dễ dàng thực hiện, bạn chỉ cần tạo hai cột trên một tờ giấy, bảng tính Google Docs hoặc thậm chí là bảng trắng.

* Cột 1 sẽ liệt kê khoảng thời gian của một trong các phiên làm việc năng suất của bạn.

* Cột 2 sẽ liệt kê những nhiệm vụ bạn đã hoàn thành trong khoảng thời gian giới hạn đó.

Đừng đưa vào bất kỳ cột nào cho khoảng nghỉ 15 phút của bạn, vì khoảng thời gian đó là dành cho chính bạn và là cách để bạn nạp lại ý chí.

Điều này hiệu quả vì 2 lý do cụ thể:

Tiến sĩ Kentaro Fujita cho rằng việc theo dõi tiến trình của bạn theo cách này rất hữu ích vì bạn sẽ được chứng kiến ​​công việc bạn thực sự đã hoàn thành, chứ không phải là giả định (không chính xác) về công việc mà bạn có thể hình dung trong đầu.

Việc buộc bản thân phải viết ra sự thật rằng bạn đã dành 2 giờ trên YouTube không phải là để xấu hổ mà là để nâng cao nhận thức; bạn sẽ ít có khả năng làm điều đó lần nữa.

Theo dõi tiến độ cũng là một chiến lược đã biết để ngăn bản thân khỏi hành vi máy móc (hay còn gọi là 'làm việc bận rộn'), một thói quen mà nhà nghiên cứu John Bargh mô tả là kẻ thù số 1 của việc phấn đấu đạt mục tiêu.

Năng suất & Đa nhiệm

Với một lịch trình làm việc, chiến lược quản lý năng lượng và hệ thống theo dõi nhiệm vụ, thách thức cuối cùng chúng ta phải đối mặt là làm nhiều việc cùng lúc.

Theo một nghiên cứu năm 1999 , chúng ta có xu hướng coi việc đa nhiệm là hiệu quả, ngay cả khi nó không phải vậy.

Tuy nhiên, nhà nghiên cứu Zhen Wang đã chứng minh được rằng trung bình, những người làm nhiều việc cùng lúc thực sự ít có khả năng làm việc hiệu quả hơn, nhưng họ lại cảm thấy "hài lòng về mặt cảm xúc" hơn với công việc của mình - tạo ra ảo giác về năng suất.

Tệ hơn nữa, nhà nghiên cứu Clifford Nass của Stanford đã kiểm tra mô hình làm việc của những người làm nhiều việc cùng lúc và phân tích khả năng của họ để:

1. Lọc thông tin

2. Chuyển đổi giữa các tác vụ

3. Duy trì trí nhớ làm việc cao

Ông thấy rằng họ đều tệ ở cả ba điểm.

Theo Nass:

“Chúng tôi hoàn toàn bị sốc. Tất cả chúng tôi đều thua cược. Hóa ra những người làm nhiều việc cùng lúc lại tệ hại ở mọi khía cạnh của việc làm nhiều việc cùng lúc.”

Khi làm việc trên máy tính, điều tốt nhất bạn có thể làm là bật Chế độ máy bay; không cần phải cám dỗ khi bạn thậm chí không thể truy cập web. Nếu bạn không thể, hãy tự giúp mình bằng các công cụ như StayFocusd để chặn các trang web gây mất tập trung.

Chiến lược tốt nhất tiếp theo là tạo ra một nghi thức lập kế hoạch buổi tối, trong đó bạn chọn một số nhiệm vụ ưu tiên để hoàn thành vào ngày hôm sau.

Lý do phương pháp này hiệu quả hơn nhiều so với việc lập kế hoạch cho các công việc hàng ngày vào buổi sáng là vì nghiên cứu từ Trường Kellogg đã chỉ ra rằng chúng ta tính toán sai mức độ tập trung mà chúng ta có thể duy trì trong tương lai. Chúng ta tin chắc rằng chúng ta có thể nhanh chóng lên kế hoạch cho ngày của mình vào sáng hôm sau, nhưng khi ngày mai đến, chúng ta lại chệch hướng.

Bạn có thể tạo một nghi thức lập kế hoạch buổi tối bằng bút và giấy đơn giản hoặc sử dụng công cụ trực tuyến như TeuxDeux mỗi tối. Chỉ liệt kê các nhiệm vụ ưu tiên (5 nhiệm vụ lớn) trong ngày.

Thay vì liệt kê “Làm dự án nghiên cứu” là mục tiêu hàng ngày, hãy thử liệt kê một số mục tiêu như “Hoàn thành phần giới thiệu” hoặc “Tìm thêm nguồn” là nhiệm vụ mà bạn thực sự có thể hoàn thành.

Phát lại tức thời

Chúng ta hãy quay lại thật nhanh nhé:

Chỉ có ý chí thôi là không đủ: Năng suất của bạn không nên chỉ dựa vào sức mạnh ý chí của bạn. Sức mạnh tinh thần sẽ giúp ích rất nhiều, nhưng để duy trì tính kỷ luật, bạn nên dựa vào hệ thống.

Cho bản thân khả năng “toàn tâm toàn ý”: Làm việc chăm chỉ hơn vào những việc quan trọng sẽ khiến bạn kiệt sức về mặt tinh thần và thể chất. Đừng ngại cho bản thân nhiều lần nghỉ ngơi trong ngày. Tốt hơn là nên “chia nhỏ” các buổi năng suất thành các khoảng thời gian 90 phút (để giữ cho bản thân tỉnh táo và giảm bớt căng thẳng khi phải điều chỉnh năng lượng trong suốt cả ngày).

Nếu không đáng để đo lường, thì không đáng để làm: Theo dõi đã được chứng minh là cách tốt nhất để duy trì sự siêng năng về tiến trình của bạn. Tạo biểu đồ trách nhiệm để liệt kê những việc hiệu quả mà bạn đã hoàn thành trong ngày. Bạn sẽ thấy mình thực sự đã hoàn thành được bao nhiêu.

Đa nhiệm là kẻ thù của bạn: Hãy coi nó như vậy. Chặn những phiền nhiễu không mong muốn và như Ron Swanson đã nói, "Đừng bao giờ làm nửa vời hai việc, làm trọn vẹn một việc." Lên kế hoạch cho ngày của bạn vào đêm hôm trước để bạn không bị cuốn vào những phiền nhiễu tuyệt vời của internet khi bạn bắt đầu ngày mới.