Науката за производителността

В днешния натоварен свят ние се превърнахме в хора, обсебени от производителността и „работните хакове“.

Свършването на повече за по-малко време ни позволява да напредваме и дори ни дава повече готовност да правим нещата, които обичаме извън работата.

Проблемът, с който се сблъскваме, е, че е лесно да бъдеш мотивиран, но е трудно да останеш дисциплиниран.

Повечето от нас гледат на производителността по грешен начин: инструментите за управление на задачи в началото са лъскави и след това остават неизползвани. Да бъдеш прикован към бюрото си е толкова нездравословно, колкото и непродуктивно.

Постижението не е да правиш всичко, а да правиш правилните неща – производителността означава да казваш „не“.

Фокусът и последователността са хлябът и маслото, за да бъдете наистина продуктивни. Точно сега ще разгледаме науката зад това как работи мозъкът в състояние на синтез и какви промени можете да направите към по-добро.

Производителност в 3-минутно видео

Сътрудничих си с Мичъл Мофит от екипа на ASAPscience , за да създам горното видео.

Щракнете върху игра, за да научите...

Защо да се притеснявате за „повече сила на волята“ е глупава игра.

Как експерти от световна класа остават продуктивни... и какво правят по различен начин.

Причината, поради която по-доброто управление на енергията е по-продуктивна.

Големи капани, които водят до натоварена работа и отлагане.

Гледайте и се наслаждавайте.

След като направите това, ако все още не ви се иска да научите повече, просто превъртете надолу: дузина изследвания и много повече обяснения ви очакват.

Оставете всякаква воля, вие, които влизате тук

Първото нещо, което трябва да се признае в стремежа да се направи повече, е планината от доказателства, които предполагат, че силата на волята сама по себе си няма да бъде достатъчна, за да останете продуктивни.

Според изследване на Джанет Поливи мозъкът ни се страхува от големи проекти и често не успява да се ангажира с дългосрочни цели, защото сме податливи да „напуснем кораба“ при първия признак на беда.

Помислете за последния път, когато сте били на неуспешна диета.

Заредихте хладилника си с най-здравословните храни и планирахте да спортувате всеки ден... до първия ден, в който се подхлъзнахте. След това се върна към старите си пътища.

За да влошат нещата, изследването на Kenneth McGraw успя да покаже, че най-голямата „стена“ към успеха често е просто да започнете. Допълнителни изследвания в тази област показват, че сме склонни да отлагаме големи проекти, защото визуализираме най-лошите части; идеалният начин да отложите началото.

Според изследователя Джон Барг мозъкът ви ще се опита да „симулира“ истинска продуктивна работа, като избягва големи проекти и се фокусира върху малки, безсмислени задачи, за да запълни времето ви.

"Голям проект, който предстои утре? По-добре да реорганизирам колекцията си от филми!"

Може би най-лошото от всичко е, че многобройни проучвания върху концепцията за „изчерпване на егото“ предоставиха някои доказателства, които предполагат, че силата на волята ни е ограничен ресурс, който може да бъде използван изцяло. Колкото повече се борите с него, толкова повече газ изгаряте. Празният резервоар води до празна мотивация.

С всичко това, натрупано срещу нас, какво можем да направим, за да бъдем по-продуктивни?

За да разберем това, един от най-добрите ни залози е да наблюдаваме навиците на постоянно продуктивните хора.

Навиците на продуктивните хора

Ако трябва да помоля да опиша практиките на музиканти от световна класа, вероятно ще си представите затворен артист, който свири по цял ден и след това прибира своя инструмент през нощта.

Удивително обаче, изследване на Anders Ericsson , което изследва тренировките на елитни цигулари, ясно показа, че най-добрите изпълнители не прекарват повече време на цигулка, а по-скоро са били по-продуктивни по време на своите тренировки.

Още по-добре, най-елитните играчи спят средно повече от всички останали.

Как е възможно?

Последвалите изследвания на Anders разкриват отговора: най-добрите играчи са участвали в по-„умишлена практика“. Чували сте термина, но отвъд рекламата, за какво става въпрос?

Това не е нищо повече от това да прекарвате време в най-трудните задачи и да бъдете по-добри в управлението на енергийните си нива.

Помислете за това по следния начин: ако се опитвате да станете по-добри в баскетбола, ще бъде много по-добре да практикувате конкретни упражнения в продължение на два часа, вместо да „стреляте с обръчи“ цял ден.

Тъй като умишлената практика изисква да изразходвате повече умствена сила, отколкото натоварената работа, как можете да я приложите, без да изтощите силата на волята си?

Първият отговор не е много секси, но е необходим: най-добрият начин да преодолеете страха си да изразходвате много енергия за голям проект е просто да започнете.

Ефектът Зейгарник (споменат по-горе) е конструкция, която психолозите са наблюдавали в многобройни проучвания върху „съспенс“. Едно такова проучване даде на участниците мозъчни пъзели за решаване, но не достатъчно време, за да ги завърши. Изненадващото беше, че дори когато участниците бяха помолени да спрат, над 90% от тях въпреки всичко продължиха да редят пъзелите.

Според водещия изследовател:

„Изглежда в човешката природа е да довършваме това, което започваме, и ако не е завършено, изпитваме дисонанс.“

Това е същото нещо, което се случва, когато сме въвлечени в история в книга, филм или телевизионно шоу: искаме да видим как свършва.

Можете да използвате това знание във ваша полза, като просто започнете със следващия голям проект; в най-основния смисъл, не фокусирайте мотивацията си върху извършването на дейност X. Вместо това се съсредоточете върху това да направите дейност X по-лесна за изпълнение.

Започнете от предната вечер. Вашият списък със задачи вече е написан? Вашето работно място готово ли е да започнете? Разбийте бариерите на триенето, преди да разчитате на силата на волята.

За работата като експерт

Множество изследвания ни показват, че дисциплината се поддържа най-добре чрез навици, а не чрез сила на волята.

Според Тони Шварц , главен изпълнителен директор на The Energy Project, повечето хора въздържат продуктивността си, като не планират стриктно почивките за работа и почивка през целия ден.

Тъй като повечето от нас се тревожат за силата на волята, ние не се стремим към максимална ефективност: вместо да „дадем всичко от себе си“ за кратки сесии, ние разпределяме усилията си през целия ден, което ни води обратно към натоварената работа, за да запълним времето си.

Какво трябва да направим вместо това?

Шварц често цитира проучване, проведено от Федералната авиационна администрация, което разкрива как кратките почивки между по-дългите работни сесии са довели до 16% подобрение на осведомеността и фокуса.

Изследванията на Peretz Lavie върху ултрадианните ритми съвпадат с тези констатации: по-дългите продуктивни сесии (от 90 минути), последвани от кратки почивки (от не повече от 15-20 минути), се синхронизират по-тясно с нашите естествени енергийни цикли и ни позволяват да поддържаме по-добър фокус и по-високо енергийно ниво през целия ден.

И двете проучвания за енергиен мениджмънт съвпадат с тренировъчните графици на цигуларите: най-често срещаният режим за най-добрите играчи беше 90-минутен блок интензивна тренировка, последван от 15-минутна почивка.

Моралът на историята е, че е трудно да си продуктивен, докато се опитваш да поддържаш високи нива на енергия през целия си ден.

Много по-лесно е да работите интензивно, когато знаете, че почивката е точно зад ъгъла, а не в края на деня. Вместо да се опитвате да пестите енергия с часове, разбийте големи проекти на по-малки части и планирайте период на възстановяване веднага след това.

За проекти, изпълнявани в свободното ви време, опитайте да планирате блокове от 90-минутни работни сесии с планирано време за охлаждане от 15 минути непосредствено след това. Когато знаете, че почивката е на хоризонта, вие няма да се опитвате да се „задържате“ в работата си и ще бъдете по-склонни да се потопите в трудните неща.

Въпреки че е чудесна за справяне с най-трудните части на големи проекти, тази техника всъщност не адресира много проблеми, свързани с дисциплината, важна част от това да останете продуктивни за повече от ден или два.

Изкуството да останеш дисциплиниран

Един сегмент от населението, известен с това, че се бори с дисциплината, са тези, които са пристрастени към твърдите наркотици.

Като се има предвид тяхното предразположение да не могат да се ангажират с много неща, може да се изненадате да откриете, че по време на експеримент , тестващ способността на наркозависимите да напишат и изпратят есе от 5 абзаца навреме, тези, които са записали кога и къде ще завършат есето, е много по-вероятно да го предадат.

Тези констатации имат някои интересни корелации с тези, свързани с дисциплината при други хора: в проучване, изследващо способността на обикновените хора да се придържат към строг диетичен план, изследователите установиха, че тези участници, които стриктно следят какво ядат, са в състояние да поддържат много по-високи нива на самоконтрол, когато става дума за поддържане на диетата им.

Не на последно място, Дан Ариели и колегите му проведоха проучване, включващо студенти и установиха, че студентите, които си налагат стриктни крайни срокове за задачите, се представят много по-добре (и по-последователно) от тези, които не го правят.

Тези констатации са особено интересни, тъй като Арие отбелязва, че учениците, които си дават твърде щедри срокове, често страдат от същите проблеми като учениците, които си поставят нулеви срокове: когато си отделите твърде много време за изпълнение на задача, можете да създадете „планина от къртичината“.

Тъй като вече знаем, че проследяването на напредъка ни е ключов компонент на продуктивността, как можем да приложим тази практика в ежедневието си?

Един от методите е да използвате таблица на отчетността , за да проследите каква работа сте свършили по време на вашите 90-минутни продуктивни сесии, подобно на начина, по който диетите проследяват консумацията на храна.

За да приложите лесно такъв, просто създайте две колони върху лист хартия, електронна таблица на Google Документи или дори бяла дъска.

* Колона 1 ще посочи продължителността на една от вашите сесии за продуктивност.

* Колона 2 ще изброи какви задачи сте изпълнили в този ограничен период от време.

Не включвайте никакви колони за вашите 15-минутни почивки, тъй като тези времена са за вас самите и означават да възстановите силата на волята си.

Това работи добре поради 2 конкретни причини:

Д-р Кентаро Фуджита твърди, че проследяването на напредъка ви по този начин е полезно, защото ще бъдете изложени на работата, която действително сте свършили, а не на (неточното) предположение за работа, което може да измислите в главата си.

Да се ​​принудиш да запишеш факта, че си прекарал 2 часа в YouTube, не означава срам, а осъзнаване; ще бъде по-малко вероятно да го направите отново.

Проследяването на напредъка също е известна стратегия за спиране на участието ви в роботизирано поведение (известно също като „заетост“), навик, който изследователят Джон Барг описва като враг №1 на стремежа към цел.

Производителност и многозадачност

С работен график, стратегия за управление на енергията и система за проследяване на задачите, последното предизвикателство, с което трябва да се изправим, е многозадачността.

Според проучване от 1999 г. имаме склонност да гледаме на многозадачността като на ефективна, дори когато не е

Изследователят Джън Уанг обаче успя да покаже , че средно многозадачните хора всъщност са по-малко склонни да бъдат продуктивни, но въпреки това се чувстват по-„емоционално удовлетворени“ от работата си – създавайки илюзия за производителност.

Още по-лошо, изследователят от Станфорд Клифърд Нас изследва моделите на работа на многозадачните хора и анализира способността им да:

1. Филтриране на информация

2. Превключвайте между задачи

3. Поддържайте висока работна памет

Откри, че и трите са ужасни.

Според Нас:

"Бяхме абсолютно шокирани. Всички загубихме залаганията си. Оказа се, че многозадачните хора са ужасни във всеки аспект на многозадачността."

Когато работите на компютъра, най-доброто нещо, което можете да направите, е да включите самолетен режим; няма нужда от изкушение, когато дори нямате достъп до мрежата. Ако не можете, помогнете си с инструменти като и StayFocusd , за да блокирате разсейващи сайтове.

Следващата най-добра стратегия е да създадете вечерен ритуал за планиране, при който избирате няколко приоритетни задачи, които да изпълните на следващия ден.

Причината, поради която този метод работи далеч по-добре от планирането на ежедневните ви задачи сутрин, е, че изследването на Kellogg School показа, че изчисляваме погрешно количеството фокус, който ще можем да поддържаме в бъдеще. Ние силно вярваме, че ще можем бързо да планираме деня си на следващата сутрин, но когато утрешният ден настъпи, се препъваме встрани.

Можете да създадете вечерен ритуал за планиране с обикновен химикал и хартия или да използвате онлайн инструмент като TeuxDeux всяка вечер. Избройте само приоритетни задачи („големите 5“) за деня.

Вместо да посочите „Работа по изследователски проект“ като ежедневна цел, опитайте нещо като „Завършете въведението“ или „Намерете допълнителни източници“ като задача, която всъщност можете да изпълните.

Незабавното повторение

Нека пуснем всичко това много бързо:

Само силата на волята не е достатъчна: Вашата продуктивност не трябва да зависи само от чистата ви сила на волята. Психическата издръжливост ще помогне много, но за да останете дисциплинирани, по-добре е да разчитате на системи.

Дайте си възможността да отидете „ол-ин“: по-усърдната работа върху нещата, които имат значение, ще ви изтощи психически и физически. Не се страхувайте да си давате няколко почивки през целия ден. По-добре е да „разделите“ сесиите за производителност на 90-минутни периоди (за да сте в бодрост и да облекчите стреса от темпото на енергията си през целия ден).

Ако не си струва да измервате, не си струва да го правите: Проследяването е доказано като най-добрият начин да останете внимателни към напредъка си. Създайте таблица за отчетност, за да изброите какви продуктивни неща сте свършили през деня. Ще видите колко много наистина постигате.

Многозадачността е вашият враг: Отнасяйте се към нея като към такава. Блокирайте нежеланото разсейване и както би казал Рон Суонсън: „Никога не пренебрегвайте две неща, а пълно едно нещо.“ Планирайте деня си предната вечер, за да не бъдете погълнати от чудесните разсейвания на интернет, когато започнете деня си.