La Ciencia De La Productividad

En el mundo agitado de hoy, nos hemos convertido en un pueblo obsesionado con la productividad y los “trucos de trabajo”.

Hacer más cosas en menos tiempo nos permite avanzar e incluso nos da más disponibilidad para hacer las cosas que nos gustan fuera del trabajo.

El problema con el que nos encontramos es que es fácil motivarse, pero difícil mantenerse disciplinado.

La mayoría de nosotros vemos la productividad de forma errónea: las herramientas de gestión de tareas son atractivas al principio y luego se desperdician. Estar atado al escritorio es tan perjudicial como improductivo.

El logro no consiste en hacerlo todo, sino en hacer las cosas correctas: la productividad implica decir no.

La concentración y la constancia son la base de una verdadera productividad. Ahora, analizaremos la ciencia que explica cómo funciona el cerebro en estado de síntesis y qué cambios puedes implementar para mejorarlo.

Productividad en un vídeo de 3 minutos

Colaboré con Mitchell Moffit del equipo ASAPscience para crear el vídeo anterior.

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Por qué preocuparse por tener “más fuerza de voluntad” es un juego de tontos.

Cómo los expertos de clase mundial se mantienen productivos… y qué hacen de manera diferente.

La razón por la que una mejor gestión de la energía = una vida más productiva

Grandes trampas que conducen al trabajo innecesario y a la procrastinación.

Mira y disfruta.

Una vez que hayas hecho eso, si todavía tienes ganas de saber más, desplázate hacia abajo: te esperan una docena de estudios y muchas más explicaciones.

Abandonad toda fuerza de voluntad, vosotros que entráis aquí.

Lo primero que hay que reconocer en el intento de lograr más cosas es la montaña de evidencia que sugiere que la fuerza de voluntad por sí sola no será suficiente para seguir siendo productivo.

Según una investigación de Janet Polivy , nuestro cerebro teme a los grandes proyectos y a menudo no logra comprometerse con objetivos a largo plazo porque somos susceptibles de “abandonar el barco” ante la primera señal de angustia.

Piensa en la última vez que hiciste una dieta fallida.

Llenaste tu refrigerador con los alimentos más saludables y planeaste hacer ejercicio todos los días... hasta que el primer día te equivocaste. Después, volviste a la normalidad.

Para empeorar las cosas, una investigación de Kenneth McGraw demostró que el mayor obstáculo para el éxito a menudo residía en el simple hecho de empezar. Investigaciones adicionales en este ámbito sugieren que somos propensos a procrastinar proyectos grandes porque visualizamos las peores partes; la manera perfecta de retrasar el comienzo.

Según el investigador John Bargh , tu cerebro intentará “simular” un trabajo productivo real evitando grandes proyectos y concentrándose en tareas pequeñas y mecánicas para llenar tu tiempo.

¿Un proyecto importante para mañana? ¡Mejor reorganizo mi colección de películas!

Quizás lo peor de todo es que numerosos estudios sobre el concepto de "agotamiento del ego" han aportado evidencia que sugiere que nuestra fuerza de voluntad es un recurso limitado que puede agotarse por completo. Cuanto más luchamos contra ella, más combustible quemamos. Un tanque vacío conduce a una motivación vacía.

Con todo esto en nuestra contra, ¿qué podemos hacer para ser más productivos?

Para entender esto, una de nuestras mejores apuestas es observar los hábitos de las personas consistentemente productivas.

Los hábitos de la gente productiva

Si me pidieran que describiera los regímenes de práctica de los músicos de talla mundial, probablemente imaginaría a un artista encerrado en casa que toca todo el día y luego guarda su instrumento por la noche.

Sorprendentemente, una investigación de Anders Ericsson que examinó las sesiones de práctica de violinistas de élite mostró claramente que los mejores intérpretes no pasaban más tiempo tocando el violín, sino que eran más productivos durante sus sesiones de práctica.

Mejor aún, los jugadores más elitistas dormían, en promedio, más que el resto.

¿Cómo es eso posible?

Una investigación posterior de Anders revela la respuesta: los mejores jugadores practicaban de forma más deliberada. Seguramente has oído el término, pero más allá de la publicidad, ¿de qué se trata?

No es más que dedicar tiempo a las tareas más difíciles y gestionar mejor los niveles de energía.

Piénsalo de esta manera: si estuvieras intentando mejorar en el baloncesto, te iría mucho mejor practicando ejercicios específicos durante dos horas en lugar de “lanzar canastas” todo el día.

Dado que la práctica deliberada requiere que gastes más energía mental que el trabajo rutinario, ¿cómo puedes implementarla sin agotar tu fuerza de voluntad?

La primera respuesta no es muy atractiva, pero es necesaria: la mejor forma de superar el miedo a gastar mucha energía en un gran proyecto es simplemente empezar.

El Efecto Zeigarnik (mencionado anteriormente) es un constructo que los psicólogos han observado en numerosos estudios sobre el suspense. En uno de estos estudios, los participantes debían resolver rompecabezas complejos, pero no tenían tiempo suficiente para hacerlo. Lo sorprendente fue que, incluso cuando se les pidió a los participantes que pararan, más del 90 % los resolvió de todos modos.

Según el investigador principal:

“Parece ser parte de la naturaleza humana terminar lo que empezamos y, si no lo terminamos, experimentamos disonancia”.

Es lo mismo que sucede cuando nos involucramos en una historia de un libro, una película o un programa de televisión: queremos ver cómo termina.

Puede utilizar este conocimiento a su favor simplemente comenzando con el próximo gran proyecto; en el sentido más básico, no centre su motivación en realizar la Actividad X. En cambio, concéntrese en hacer que la Actividad X sea más fácil de realizar.

Empieza la noche anterior. ¿Ya tienes lista tu lista de tareas? ¿Tu lugar de trabajo está listo para que empieces? Rompe las barreras antes de confiar en tu fuerza de voluntad.

Sobre trabajar como un experto

Numerosas investigaciones nos han demostrado que la disciplina se mantiene mejor a través de los hábitos, no a través de la fuerza de voluntad.

Según Tony Schwartz , director ejecutivo de The Energy Project, la mayoría de las personas frenan su productividad al no programar rígidamente los descansos y el trabajo a lo largo del día.

Como la mayoría de nosotros estamos preocupados por la fuerza de voluntad, no nos esforzamos al máximo: en lugar de “dar lo mejor de nosotros” en sesiones breves, distribuimos nuestro esfuerzo a lo largo del día, lo que nos lleva de nuevo al trabajo pesado para llenar nuestro tiempo.

¿Qué deberíamos hacer en su lugar?

Schwartz cita a menudo un estudio de investigación realizado por la Administración Federal de Aviación que reveló cómo los descansos cortos entre sesiones de trabajo más largas resultaron en una mejora del 16 % en la conciencia y la concentración.

La investigación de Peretz Lavie sobre los ritmos ultradianos coincide con estos hallazgos: las sesiones productivas más largas (de 90 minutos) seguidas de descansos cortos (de no más de 15-20 minutos) se sincronizan más de cerca con nuestros ciclos naturales de energía y nos permiten mantener un mejor enfoque y un mayor nivel de energía durante todo el día.

Ambos estudios sobre la gestión de la energía coinciden con los programas de práctica de los violinistas: el régimen más común para los mejores intérpretes era un bloque de 90 minutos de práctica intensa seguido de un descanso de 15 minutos.

La moraleja de la historia es que es difícil ser productivo mientras intentamos mantener altos niveles de energía durante todo el día.

Es mucho más fácil trabajar intensamente cuando sabes que un descanso está a la vuelta de la esquina, no al final del día. En lugar de intentar conservar energía durante horas, divide los proyectos grandes en partes más pequeñas y planifica un periodo de recuperación justo después.

Para proyectos que realizas en tu tiempo libre, intenta programar bloques de sesiones de trabajo de 90 minutos con un tiempo de enfriamiento de 15 minutos inmediatamente después. Cuando sepas que se aproxima un descanso, no intentarás ir a tu propio ritmo con el trabajo y estarás más inclinado a concentrarte en las tareas más difíciles.

Si bien esta técnica es excelente para abordar las partes más difíciles de proyectos grandes, en realidad no soluciona muchos problemas relacionados con la disciplina, una parte importante para mantenerse productivo durante más de un día o dos.

El arte de mantenerse disciplinado

Un segmento de la población conocido por tener dificultades con la disciplina son aquellos que son adictos a las drogas duras.

Dada su disposición a no poder comprometerse con muchas cosas, es posible que le sorprenda descubrir que durante un experimento que probó la capacidad de los drogadictos para escribir y entregar un ensayo de cinco párrafos a tiempo, aquellos que escribieron cuándo y dónde completarían el ensayo tenían muchas más probabilidades de entregarlo.

Estos hallazgos tienen una correlación interesante con aquellos relacionados con la disciplina en otras personas: en un estudio que examinó la capacidad de la gente promedio de seguir un plan de dieta estricto, los investigadores encontraron que los participantes que monitoreaban rigurosamente lo que comían podían mantener niveles mucho más altos de autocontrol a la hora de mantener su dieta.

Por último, pero no por ello menos importante, Dan Ariely y sus colegas llevaron a cabo un estudio con estudiantes universitarios y descubrieron que los estudiantes que se imponían plazos estrictos para sus tareas tenían un rendimiento mucho mejor (y de forma más consistente) que los que no lo hacían.

Estos hallazgos fueron especialmente interesantes porque Ariely notó que los estudiantes que se fijaban plazos demasiado generosos a menudo sufrían los mismos problemas que los estudiantes que no se fijaban plazos: cuando uno se asigna demasiado tiempo para completar una tarea, puede terminar creando una "montaña de un grano de arena".

Ahora que sabemos que el seguimiento de nuestro progreso es un componente clave de la productividad, ¿cómo podemos implementar esta práctica en nuestra rutina diaria?

Un método es utilizar un cuadro de responsabilidad para realizar un seguimiento del trabajo que ha completado durante sus sesiones productivas de 90 minutos, de forma similar a cómo las personas que hacen dieta rastrean su consumo de alimentos.

Para implementarlo fácilmente, simplemente cree dos columnas en una hoja de papel, una hoja de cálculo de Google Docs o incluso una pizarra.

* La columna 1 enumerará la duración de una de sus sesiones de productividad.

* La columna 2 enumerará las tareas que has realizado en ese lapso de tiempo limitado.

No incluyas ninguna columna para tus descansos de 15 minutos, ya que esos momentos son para tu propio bien y para reponer tu fuerza de voluntad.

Esto funciona bien por dos razones específicas:

El Dr. Kentaro Fujita sostiene que hacer un seguimiento de tu progreso de esta manera es útil porque estarás expuesto al trabajo que realmente has realizado y no a la suposición (inexacta) de trabajo que podrías interpretar en tu cabeza.

Obligarte a escribir el hecho de que pasaste 2 horas en YouTube no es una cuestión de avergonzarte, es una cuestión de concientización; será menos probable que lo vuelvas a hacer.

El seguimiento del progreso también es una estrategia conocida para evitar incurrir en un comportamiento robótico (también conocido como "trabajo innecesario"), un hábito que el investigador John Bargh describe como el enemigo número uno del esfuerzo por alcanzar metas.

Productividad y multitarea

Con un horario de trabajo, una estrategia de gestión energética y un sistema de seguimiento de tareas establecidos, el último desafío que debemos afrontar es el de la multitarea.

Según un estudio de 1999 , tenemos una tendencia a considerar la multitarea como algo efectivo, incluso cuando no lo es.

Sin embargo, el investigador Zhen Wang pudo demostrar que, en promedio, quienes realizan múltiples tareas a la vez tienen menos probabilidades de ser productivos, aunque se sienten más “emocionalmente satisfechos” con su trabajo, lo que crea una ilusión de productividad.

Peor aún, el investigador de Stanford Clifford Nass examinó los patrones de trabajo de las personas que realizan múltiples tareas y analizó su capacidad para:

1. Filtrar información

2. Cambiar entre tareas

3. Mantener una alta memoria de trabajo

Descubrió que eran terribles en los tres.

Según Nass:

Nos quedamos totalmente impactados. Todos perdimos. Resulta que quienes hacen varias cosas a la vez son pésimos en todo aspecto de la multitarea.

Al trabajar con la computadora, lo mejor es activar el Modo Avión; no hay necesidad de tentarse si ni siquiera se puede acceder a la web. Si no se puede, se puede usar herramientas como StayFocusd para bloquear sitios web que distraen.

La siguiente mejor estrategia es crear un ritual de planificación nocturna en el que seleccione algunas tareas prioritarias para llevar a cabo al día siguiente.

La razón por la que este método funciona mucho mejor que planificar tus tareas diarias por la mañana es porque la investigación de la Escuela de Negocios Kellogg Ha demostrado que calculamos mal la concentración que podremos mantener en el futuro. Creemos firmemente que podremos planificar rápidamente nuestro día a la mañana siguiente, pero al llegar el día, nos desviamos del camino.

Puedes crear un ritual de planificación nocturna con un simple bolígrafo y papel o usar una herramienta en línea como TeuxDeux cada noche. Enumera solo las tareas prioritarias (las "5 grandes") del día.

En lugar de enumerar “Trabajar en el proyecto de investigación” como objetivo diario, intenta algo como “Terminar la introducción” o “Encontrar fuentes adicionales” como una tarea que realmente puedas completar.

La repetición instantánea

Reproduzcamos todo esto rápidamente:

La fuerza de voluntad por sí sola no basta: Tu productividad no debería depender únicamente de tu fuerza de voluntad. La fortaleza mental te será muy útil, pero para mantener la disciplina es mejor confiar en los sistemas.

Date la oportunidad de darlo todo: Trabajar más duro en lo que importa te agotará física y mentalmente. No tengas miedo de tomarte varios descansos a lo largo del día. Es mejor dividir las sesiones de productividad en periodos de 90 minutos (para mantenerte alerta y aliviar el estrés de distribuir tu energía a lo largo del día).

Si no vale la pena medirlo, no vale la pena hacerlo: Se ha demostrado que el seguimiento es la mejor manera de ser diligente con tu progreso. Crea un cuadro de responsabilidad para anotar las cosas productivas que has hecho a lo largo del día. Verás cuánto estás logrando realmente.

La multitarea es tu enemiga: trátala como tal. Evita las distracciones indeseadas y, como diría Ron Swanson: «Nunca hagas dos cosas a medias, haz una sola por completo». Planifica tu día la noche anterior para no dejarte absorber por las maravillosas distracciones de internet al empezar el día.