A termelékenység tudománya

A mai nyüzsgő világban a termelékenység és a „munkavégzés” megszállottjaivá váltunk.

Ha rövidebb idő alatt többet teszünk meg, akkor előrébb juthatunk, sőt, még több rendelkezésre állást is biztosít számunkra, hogy a munkán kívül is elvégezhessük azokat a dolgokat, amelyeket szeretünk.

A probléma az, hogy könnyű motiválni, de nehéz fegyelmezettnek maradni.

A legtöbben rossz szemmel tekintünk a termelékenységre: a feladatkezelő eszközök először fényesek, majd használaton kívül maradnak. Az íróasztalodhoz láncolva egészségtelen és nem is produktív.

Az eredmény nem arról szól, hogy mindent megteszünk, hanem a helyes dolgokat – a termelékenység azt jelenti, hogy nemet mondunk.

A fókusz és a következetesség az igazán produktív lét alapja. Most egy pillantást vetünk arra a tudományra, amely mögött az agy szintézis állapotban való működése áll, és milyen változtatásokat tehet a jobbá.

Termelékenység 3 perces videóban

A fenti videó elkészítésében együttműködtem Mitchell Moffittal, az ASAPscience csapatától.

Kattintson a lejátszásra a tanuláshoz…

Miért bolond játék az aggodalom, hogy "több akaraterő" van.

Hogyan maradnak produktívak a világszínvonalú szakértők… és mit csinálnak másképp.

Az ok, amiért jobb energiagazdálkodás = produktívabb Ön.

Nagy buktatók, amelyek elfoglaltsághoz és halogatáshoz vezetnek.

Nézd és élvezd.

Ha ezt megtette, ha még mindig szeretne többet megtudni, görgessen lejjebb: tucatnyi tanulmány és még több magyarázat vár rád.

Hagyjatok el minden akaraterőt, ti, akik beléptek ide

Az első dolog, amit el kell ismernünk, ha többre törekszünk, az a bizonyítékok hegye, amelyek azt sugallják, hogy az akaraterő önmagában nem lesz elegendő a produktív megőrzéshez.

Janet Polivy kutatása szerint agyunk fél a nagy projektektől, és gyakran nem vállalkozik hosszú távú célokra, mert hajlamosak vagyunk „elhagyni a hajót” a szorongás első jelére.

Gondolj arra, amikor utoljára sikertelen diétát tartottál.

Felraktad a hűtődet a legegészségesebb ételekkel, és azt tervezted, hogy minden nap sportolsz… egészen az első napon, amikor el nem csúsztál. Ezután visszatért a régi kerékvágásba.

A helyzetet rontotta, hogy Kenneth McGraw kutatása kimutatta, hogy a siker legnagyobb „fala” gyakran csak a kezdet volt. Az ezen a területen végzett további kutatások arra utalnak, hogy hajlamosak vagyunk halogatni a nagy projekteket, mert a legrosszabb részeket vizualizáljuk; tökéletes módja annak, hogy késleltesse a kezdést.

John Bargh kutató szerint az agy megpróbálja „szimulálni” a valódi produktív munkát azáltal, hogy elkerüli a nagy projekteket, és apró, esztelen feladatokra összpontosít, hogy kitöltse idejét.

"Holnap esedékes nagy projekt? Szervezd át jobban a filmgyűjteményemet!"

Talán a legrosszabb az egészben, hogy az „ego-kimerülés” fogalmával foglalkozó számos tanulmány olyan bizonyítékot szolgáltatott, amely arra utal, hogy akaraterőnk korlátozott erőforrás, amely teljes egészében felhasználható. Minél többet küzdesz ellene, annál több gázt égetsz el. Az üres tank üres motivációhoz vezet.

Ha mindez ellenünk van, mit tehetünk, hogy produktívabbak legyünk?

Ennek kiderítéséhez az egyik legjobb tétünk az, hogy megfigyeljük a folyamatosan produktív emberek szokásait.

A produktív emberek szokásai

Ha arra kérném, hogy írjam le a világszínvonalú zenészek gyakorló ezredeit, akkor valószínűleg egy bezárkózó művészt képzelne el, aki egész nap játszik, majd éjszaka belebújik a hangszerébe.

Meglepő módon azonban Anders Ericsson kutatása, amely az elit hegedűsök gyakorlatait vizsgálta, egyértelműen kimutatta, hogy a legjobb előadók nem töltenek több időt a hegedűn, hanem sokkal produktívabbak a gyakorlatok során .

Még jobb, hogy a legtöbb elit játékos átlagosan többet aludt, mint mindenki más.

Hogyan lehetséges ez?

Anders későbbi kutatása felfedi a választ: a legjobb játékosok „szándékosabb gyakorlatot” folytattak. Hallottad ezt a kifejezést, de a hype-on túl miről is van szó?

Ez nem más, mint a legnehezebb feladatokra fordítani az időt, és jobban kezelni az energiaszintet.

Képzeld el a következőképpen: Ha próbálnál jobbá válni a kosárlabdában, sokkal jobban tennéd, ha két órán keresztül konkrét gyakorlatokat gyakorolnál, ahelyett, hogy egész nap „karikát lőnél”.

Mivel a szándékos gyakorlás több agyerőt igényel, mint elfoglalt munka, hogyan tudnád megvalósítani anélkül, hogy lemerítenéd az akaraterőd?

Az első válasz nem túl szexi, de szükséges: a legjobb módja annak, hogy leküzdje a félelmét attól, hogy sok energiát költ egy nagy projektre, ha egyszerűen belekezd.

A fent említett Zeigarnik-effektus egy olyan konstrukció, amelyet a pszichológusok számos, a „feszültséggel” kapcsolatos tanulmányban megfigyeltek. Az egyik ilyen tanulmányban a résztvevők fejtörő rejtvényeket kellett megoldaniuk, de nem volt elég idő a megoldásukhoz. A meglepő az volt, hogy még akkor is, ha a résztvevőket arra kérték, hogy álljanak le, több mint 90%-uk így is teljesítette a rejtvényeket.

A vezető kutató szerint:

„Úgy tűnik, az emberi természethez tartozik, hogy befejezzük, amit elkezdünk, és ha nem fejeződik be, disszonanciát tapasztalunk.”

Ugyanaz történik, mint amikor egy könyvben, filmben vagy tévéműsorban belemerülünk egy történetbe: látni akarjuk, hogyan végződik.

Ezt a tudást előnyére használhatja, ha csak elkezdi a következő nagy projektet; a legalapvetőbb értelemben ne az X tevékenység elvégzésére összpontosítsa motivációját. Ehelyett az X tevékenység elvégzésének megkönnyítésére összpontosítson.

Kezdje előző este. A teendők listája már össze van írva? A munkahelyed készen áll a kezdésre? Döntse le a súrlódási akadályokat, mielőtt az akaraterőre hagyatkozna.

Szakértői munkáról

Kutatások sokasága kimutatta, hogy a fegyelmet a legjobban a szokásokkal lehet fenntartani, nem pedig az akaraterővel.

Tony Schwartz , a The Energy Project vezérigazgatója szerint a legtöbb ember visszafogja termelékenységét azáltal, hogy nem ütemezi be mereven a munka- és pihenőszüneteket a nap folyamán.

Mivel a legtöbben aggódunk az akaraterő miatt, nem hajtjuk magunkat a maximális teljesítményre: ahelyett, hogy „mindent beleadnánk” a rövid foglalkozásokért, erőfeszítéseinket a nap folyamán elosztjuk, így visszavezetünk a dolgos munkához, hogy kitöltsük időnket.

Mit tegyünk helyette?

Schwartz gyakran hivatkozik a Szövetségi Légiközlekedési Hivatal által végzett kutatásra, amely feltárta, hogy a hosszabb munkamenetek közötti rövid szünetek 16%-kal javították a tudatosságot és a fókuszt.

Peretz Lavie ultradián ritmusokkal kapcsolatos kutatása egybevág ezekkel az eredményekkel: a hosszabb (90 perces) produktív munkamenetek, amelyeket rövid szünetek (legfeljebb 15-20 percesek) követnek, szorosabban szinkronizálódnak természetes energiaciklusainkkal, és lehetővé teszik számunkra, hogy a nap folyamán jobb fókuszt és magasabb energiaszintet tartsunk fenn.

Mindkét energiagazdálkodási tanulmány egybevág a hegedűsök gyakorlati ütemtervével: a leggyakrabban a crop-játékosok krémjére egy 90 perces intenzív gyakorlási blokk volt, amelyet 15 perces szünet követett.

A történet morálja az, hogy nehéz produktívnak lenni, miközben egész nap magas energiaszintet próbálunk fenntartani.

Sokkal könnyebb intenzíven dolgozni, ha tudod, hogy a szünet a sarkon van, nem pedig a nap végén. Ahelyett, hogy órákig próbálna megtakarítani az energiát, bontsa fel a nagy projekteket kisebb darabokra, és rögtön utána tervezzen egy helyreállítási időszakot.

A saját idejében végzett projekteknél próbáljon meg ütemezni 90 perces munkamenet blokkokat úgy, hogy közvetlenül utána 15 perces lehűlési időt tervezzen. Ha tudod, hogy szünet van a láthatáron, akkor nem próbálod „tempózni” a munkáddal, és hajlamosabb leszel belemerülni a nehéz dolgokba.

Jóllehet ez a technika nagyszerű a nagy projektek legnehezebb részeinek megoldására, nem igazán oldja meg a fegyelmezéssel kapcsolatos sok problémát, ami fontos része annak, hogy egy-két napnál tovább produktív maradjon.

A fegyelmezettség művészete

A fegyelemmel küszködő népesség egyik szegmense a kemény drogok rabja.

Tekintettel arra, hogy hajlamosak sok dolog mellett elköteleződni, meglepődhet, ha azt tapasztalja, hogy egy kísérlet során, amely a kábítószer-függők képességét tesztelte egy 5 bekezdésből álló esszé megírására és időben történő benyújtására, azok, akik felírták, mikor és hol fejezik be az esszét, sokkal nagyobb valószínűséggel adták le azt.

Ezek az eredmények érdekes korrelációt mutatnak a többi ember fegyelmezettségével kapcsolatos eredményekkel: egy tanulmányban, amely az átlagemberek szigorú diétatervhez való ragaszkodási képességét vizsgálta , a kutatók azt találták, hogy azok a résztvevők, akik szigorúan figyelték, mit esznek, sokkal magasabb szintű önellenőrzést tudtak fenntartani, amikor étrendjükről volt szó.

Végül, de nem utolsósorban Dan Ariely és munkatársai tanulmányt készítettek főiskolai hallgatók bevonásával, és azt találták, hogy azok a diákok, akik szigorú határidőket szabtak maguknak a feladatok elvégzésére, sokkal jobban (és következetesebben) teljesítettek, mint azok, akik nem.

Ezek a megállapítások különösen azért voltak érdekesek, mert Ariely megjegyezte, hogy azok a diákok, akik túlságosan nagyvonalúan vállalták a határidőt, gyakran ugyanazoktól a problémáktól szenvedtek, mint a nulla határidőt szabó diákok: ha túl sok időt szán magának egy feladat elvégzésére, a végén egy „vakonddombból hegyet” hoz létre.

Mivel ma már tudjuk, hogy fejlődésünk nyomon követése a termelékenység kulcsfontosságú összetevője, hogyan tudjuk ezt a gyakorlatot bevezetni a mindennapi rutinunkba?

Az egyik módszer az elszámoltathatósági diagram használata annak nyomon követésére, hogy milyen munkát végzett a 90 perces produktív munkamenetek során, hasonlóan ahhoz, ahogyan a fogyókúrázók követték nyomon ételfogyasztásukat.

Az egyik egyszerű megvalósításához egyszerűen hozzon létre két oszlopot egy papírlapon, Google Dokumentumok-táblázaton vagy akár egy táblán.

* Az 1. oszlop felsorolja az egyik termelékenységi munkamenet időtartamát.

* A 2. oszlop felsorolja, hogy milyen feladatokat hajtott végre ebben a korlátozott időtartamban.

Ne írjon be oszlopokat a 15 perces szünetekhez, mivel ezek az idők a saját érdekedben vannak, és az akaraterő pótlására szolgálnak.

Ez 2 konkrét okból működik jól:

Dr. Kentaro Fujita azzal érvel, hogy az előrehaladás ilyen módon történő nyomon követése hasznos, mert a ténylegesen elvégzett munkának lesz kitéve, nem pedig annak a (pontatlan) munkafeltevésnek, amelyet a fejében értelmezhet.

Ha rákényszeríted magad, hogy leírd, hogy 2 órát töltöttél a YouTube-on, az nem a szégyenkezésről szól, hanem a tudatosításról; kevésbé valószínű, hogy újra megteszi.

Az előrehaladás nyomon követése egy ismert stratégia arra is, hogy megakadályozzuk magunkat a robotikus viselkedésben (más néven „elfoglaltságban”). Ez a szokás, amelyet John Bargh kutató a célért való törekvés első számú ellenségeként ír le.

Termelékenység és többfeladatos munkavégzés

Munkarenddel, energiagazdálkodási stratégiával és feladatkövető rendszerrel az utolsó kihívás, amellyel szembe kell néznünk, a multitasking.

Egy 1999-es tanulmány szerint hajlamosak vagyunk hatékonynak tekinteni a többfeladatos munkát, még akkor is, ha nem az.

Zhen Wang kutatónak azonban sikerült kimutatnia , hogy a többfeladatosok átlagosan kevésbé produktívak, mégis „érzelmileg elégedettebbnek” érzik magukat a munkájukkal – ez pedig a termelékenység illúzióját keltve.

Ami még rosszabb, Clifford Nass, a Stanford kutatója megvizsgálta a többfeladatosok munkamintázatait, és elemezte a képességeiket:

1. Információk szűrése

2. Váltás a feladatok között

3. Fenntartson magas munkamemóriát

Úgy találta, hogy mindhárman szörnyűek.

Nass szerint:

"Teljesen meg voltunk döbbenve. Mindannyian elvesztettük a fogadásunkat. Kiderült, hogy a multitaskerek szörnyűek a többfeladatos munka minden aspektusában."

Amikor számítógépen dolgozik, a legjobb, amit tehet, ha bekapcsolja a Repülőgép módot; nincs szükség kísértésre, ha még a webet sem éri el. Ha nem tudja, segítsen magának olyan eszközökkel, mint a StayFocusd és blokkolja a zavaró webhelyeket.

A következő legjobb stratégia egy esti tervezési rituálé létrehozása, amelyben kiválasztasz néhány fontosabb feladatot, amelyeket másnap elvégzel.

Az ok, amiért ez a módszer sokkal jobban működik, mint a napi feladatok reggeli megtervezése , az a Kellogg Iskola kutatása megmutatta, hogy rosszul számoljuk ki, mennyi fókuszt tudunk fenntartani a jövőben. Erősen hiszünk abban, hogy másnap reggel gyorsan meg tudjuk tervezni a napunkat, de amikor elgurul a holnap, letérünk a pályáról.

Készíthet egy esti tervezési rituálét egy egyszerű tollal és papírral, vagy használhat egy online eszközt, például a TeuxDeux-t minden este. Csak az adott napra vonatkozó kiemelt feladatokat (a „nagy 5”-et) sorolja fel.

Ahelyett, hogy a „Kutatási projekten végzett munka” napi célként szerepelne, próbáljon ki valami olyasmit, mint a „Bevezetés befejezése” vagy „További források keresése” olyan feladatként, amelyet ténylegesen elvégezhet.

Az azonnali visszajátszás

Játsszuk vissza gyorsan az egészet:

Az akaraterő önmagában nem elég: a termelékenysége nem függhet csupán az akarat erejétől. A mentális szívósság sokat segít, de a fegyelmezettség megőrzése érdekében jobb, ha a rendszerekre hagyatkozik.

Adja meg magának azt a képességet, hogy „all-in” menjen: Ha keményebben dolgozik a fontos dolgokon, az kimeríti mentálisan és fizikailag. Ne féljen többszöri szünetet tartani a nap folyamán. Jobb, ha a termelékenységi edzéseket 90 perces periódusokra osztja (annak érdekében, hogy éles maradjon, és enyhítse a stresszt, amelyet az egész napos energiaingerlés okoz.

Ha nem érdemes mérni, akkor nem érdemes megtenni: a nyomon követés bizonyítottan a legjobb módja annak, hogy szorgalmasan tudj figyelni a fejlődésedre. Hozzon létre egy elszámoltathatósági táblázatot, amely felsorolja, milyen produktív dolgokat végzett a nap folyamán. Meglátod, mennyit fogsz igazán elérni.

A multitasking az ellenséged: kezeld úgy. Zárd ki a nemkívánatos zavaró tényezőket, és ahogy Ron Swanson mondaná: „Soha ne köss két dolgot félig, hanem egy dolgot.” Tervezze meg a napját előző este, hogy ne ragadjon le az internet csodálatos zavaró tényezőitől, amikor elkezdi a napot.