उत्पादकता का विज्ञान

आज की व्यस्त दुनिया में, हम उत्पादकता और "काम हैक्स" के प्रति जुनूनी लोग बन गए हैं।

कम समय में अधिक कार्य करने से हम आगे बढ़ पाते हैं, तथा काम के अलावा हमें अपनी पसंद के कार्य करने के लिए अधिक उपलब्धता भी मिलती है।

हमारे सामने समस्या यह है कि प्रेरित होना तो आसान है, लेकिन अनुशासित बने रहना कठिन है।

हममें से ज़्यादातर लोग उत्पादकता को गलत नज़रिए से देखते हैं: कार्य प्रबंधन उपकरण पहले तो चमकदार होते हैं और फिर बेकार हो जाते हैं। अपनी डेस्क से बंधे रहना जितना अस्वास्थ्यकर है उतना ही अनुत्पादक भी है।

उपलब्धि का मतलब सब कुछ करना नहीं है, बल्कि सही चीजें करना है - उत्पादकता का मतलब है 'नहीं' कहना।

फोकस और निरंतरता ही वास्तव में उत्पादक होने का आधार है। अभी, हम संश्लेषण अवस्था में मस्तिष्क कैसे काम करता है, इसके पीछे के विज्ञान पर एक नज़र डालेंगे, और बेहतरी के लिए आप क्या बदलाव कर सकते हैं।

3 मिनट के वीडियो में उत्पादकता

उपरोक्त वीडियो बनाने के लिए मैंने ASAPscience टीम के मिशेल मोफिट के साथ सहयोग किया।

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"अधिक इच्छाशक्ति" पाने के बारे में चिंता करना मूर्खता का खेल है।

विश्व स्तर के विशेषज्ञ किस प्रकार उत्पादक बने रहते हैं... और वे क्या अलग ढंग से करते हैं।

बेहतर ऊर्जा प्रबंधन = अधिक उत्पादक आप।

बड़े नुकसान जो काम में व्यस्तता और टालमटोल की ओर ले जाते हैं।

देखिये और आनंद लीजिये।

एक बार जब आप ऐसा कर लें, और फिर भी अधिक जानने के लिए उत्सुक हों, तो नीचे स्क्रॉल करें: एक दर्जन अध्ययन और बहुत अधिक स्पष्टीकरण आपका इंतजार कर रहे हैं।

हे यहाँ आने वाले, सारी इच्छाशक्ति त्याग दो

अधिक कार्य करने की चाहत में सबसे पहले यह स्वीकार करना होगा कि ऐसे ढेर सारे प्रमाण हैं जो बताते हैं कि उत्पादक बने रहने के लिए अकेले इच्छाशक्ति पर्याप्त नहीं होगी।

जेनेट पोलिवी के शोध के अनुसार, हमारा मस्तिष्क बड़ी परियोजनाओं से डरता है और अक्सर दीर्घकालिक लक्ष्यों के प्रति प्रतिबद्ध होने में विफल रहता है, क्योंकि हम संकट के पहले संकेत पर "जहाज को छोड़ने" के लिए अतिसंवेदनशील होते हैं।

पिछली बार जब आपने डाइट प्लान अपनाया था, तब के बारे में सोचें, जो असफल रहा था।

आपने अपने फ्रिज में सबसे सेहतमंद खाद्य पदार्थ रखे और हर दिन व्यायाम करने की योजना बनाई... लेकिन पहले दिन ही आप गलती कर बैठे। उसके बाद, आप फिर से अपने पुराने ढर्रे पर लौट आए।

मामले को बदतर बनाने के लिए, केनेथ मैकग्रॉ द्वारा किए गए शोध से पता चला कि सफलता की सबसे बड़ी "दीवार" अक्सर बस शुरुआत करना ही होती है। इस क्षेत्र में अतिरिक्त शोध से पता चलता है कि हम बड़ी परियोजनाओं में देरी करने के लिए प्रवृत्त होते हैं क्योंकि हम सबसे खराब हिस्सों की कल्पना करते हैं; शुरुआत में देरी करने का यह सबसे बढ़िया तरीका है।

शोधकर्ता जॉन बार्ग के अनुसार, आपका मस्तिष्क बड़ी परियोजनाओं से बचकर और अपना समय भरने के लिए छोटे, विचारहीन कार्यों पर ध्यान केंद्रित करके वास्तविक उत्पादक कार्य का "अनुकरण" करने का प्रयास करेगा।

"कल बड़ा प्रोजेक्ट है? बेहतर होगा कि मैं अपने मूवी कलेक्शन को फिर से व्यवस्थित कर लूं!"

शायद सबसे बुरी बात यह है कि "अहं-क्षय" की अवधारणा पर कई अध्ययनों ने कुछ ऐसे सबूत दिए हैं जो बताते हैं कि हमारी इच्छाशक्ति एक सीमित संसाधन है जिसका पूरा उपयोग किया जा सकता है। जितना अधिक आप इससे लड़ते हैं, उतनी ही अधिक गैस आप जलाते हैं। खाली टैंक खाली प्रेरणा की ओर ले जाता है।

जब ये सारी परिस्थितियां हमारे विरुद्ध हैं, तो हम अधिक उत्पादक बनने के लिए क्या कर सकते हैं?

इसे जानने के लिए, हमारा सबसे अच्छा उपाय यह है कि हम लगातार उत्पादक लोगों की आदतों का अवलोकन करें।

उत्पादक लोगों की आदतें

यदि मुझसे विश्वस्तरीय संगीतकारों के अभ्यास के बारे में पूछा जाए, तो आप शायद एक ऐसे कलाकार की कल्पना करेंगे जो दिन भर बजाता रहता है और रात में अपने वाद्य यंत्र को बंद कर देता है।

हालांकि, आश्चर्यजनक रूप से, एंडर्स एरिक्सन द्वारा किए गए शोध में , जिसमें श्रेष्ठ वायलिन वादकों के अभ्यास सत्रों की जांच की गई, स्पष्ट रूप से पता चला कि सर्वश्रेष्ठ कलाकार वायलिन पर अधिक समय नहीं बिता रहे थे, बल्कि अपने अभ्यास सत्रों के दौरान अधिक उत्पादक थे।

इससे भी अच्छी बात यह है कि सबसे श्रेष्ठ खिलाड़ी औसतन बाकी सभी खिलाड़ियों की तुलना में अधिक नींद ले रहे थे।

वह कैसे संभव है?

एंडर्स द्वारा किए गए बाद के शोध से उत्तर पता चलता है: सर्वश्रेष्ठ खिलाड़ी अधिक "जानबूझकर अभ्यास" में लगे हुए थे। आपने यह शब्द सुना होगा, लेकिन प्रचार से परे, यह सब क्या है?

यह सबसे कठिन कार्यों पर समय बिताने और अपनी ऊर्जा के स्तर को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के अलावा और कुछ नहीं है।

इसे इस तरह से सोचें: यदि आप बास्केटबॉल में बेहतर होने की कोशिश कर रहे हैं, तो आपके लिए पूरे दिन "शूटिंग हूप्स" के बजाय दो घंटे तक विशिष्ट अभ्यास करना बेहतर होगा।

चूंकि जानबूझकर अभ्यास करने के लिए आपको व्यस्त कार्य की तुलना में अधिक बौद्धिक शक्ति खर्च करने की आवश्यकता होती है, तो आप अपनी इच्छाशक्ति को खर्च किए बिना इसे कैसे क्रियान्वित कर सकते हैं?

पहला उत्तर बहुत आकर्षक नहीं है, लेकिन यह आवश्यक है: किसी बड़ी परियोजना पर बहुत अधिक ऊर्जा खर्च करने के अपने डर पर काबू पाने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप बस काम शुरू कर दें।

ज़िगर्निक प्रभाव (ऊपर उल्लेखित) एक ऐसी रचना है जिसे मनोवैज्ञानिकों ने "रहस्य" पर कई अध्ययनों में देखा है। ऐसे ही एक अध्ययन में प्रतिभागियों को दिमाग को झकझोर देने वाली पहेलियाँ पूरी करने के लिए दी गईं, लेकिन उन्हें पूरा करने के लिए पर्याप्त समय नहीं दिया गया। आश्चर्यजनक बात यह थी कि जब प्रतिभागियों को रुकने के लिए कहा गया, तब भी उनमें से 90% से अधिक ने पहेलियाँ पूरी कीं।

प्रमुख शोधकर्ता के अनुसार:

"ऐसा प्रतीत होता है कि मानव स्वभाव है कि हम जो शुरू करते हैं उसे पूरा करते हैं, और यदि वह पूरा नहीं होता तो हम असंगति का अनुभव करते हैं।"

जब हम किसी पुस्तक, फिल्म या टीवी शो की कहानी में डूब जाते हैं तो यही बात होती है: हम देखना चाहते हैं कि इसका अंत कैसे होगा।

आप इस ज्ञान का उपयोग अपने लाभ के लिए कर सकते हैं, बस अगले बड़े प्रोजेक्ट पर काम शुरू कर दें; सबसे बुनियादी अर्थ में, अपनी प्रेरणा को गतिविधि X करने पर केंद्रित न करें। इसके बजाय, गतिविधि X को करना आसान बनाने पर ध्यान केंद्रित करें।

रात से पहले ही काम शुरू कर दें। क्या आपकी टू-डू लिस्ट पहले से ही लिखी हुई है? क्या आपका कार्यस्थल आपके काम शुरू करने के लिए तैयार है? इच्छाशक्ति पर निर्भर होने से पहले घर्षण की बाधाओं को तोड़ें।

एक विशेषज्ञ की तरह काम करने पर

अनेक शोधों से पता चला है कि अनुशासन को इच्छाशक्ति से नहीं, बल्कि आदतों से सर्वोत्तम तरीके से बनाए रखा जा सकता है।

द एनर्जी प्रोजेक्ट के सीईओ टोनी श्वार्ट्ज के अनुसार, अधिकांश लोग दिनभर में काम और आराम के लिए समय-सारिणी नहीं बनाकर अपनी उत्पादकता को पीछे रखते हैं।

चूंकि हममें से अधिकांश लोग इच्छाशक्ति के बारे में चिंतित हैं, इसलिए हम अपने आप को अधिकतम आउटपुट के लिए प्रेरित नहीं करते हैं: संक्षिप्त सत्रों के लिए "अपना सब कुछ देने" के बजाय, हम पूरे दिन अपने प्रयास को वितरित करते हैं, जिससे हम अपना समय भरने के लिए फिर से व्यस्त कार्यों में लग जाते हैं।

इसके बजाय हमें क्या करना चाहिए?

श्वार्ट्ज अक्सर संघीय विमानन प्रशासन द्वारा किए गए एक शोध अध्ययन का हवाला देते हैं, जिसमें बताया गया था कि लंबे कार्य सत्रों के बीच छोटे-छोटे ब्रेक के परिणामस्वरूप जागरूकता और फोकस में 16% सुधार हुआ।

अल्ट्राडियन लय पर पेरेट्ज़ लावी का शोध इन निष्कर्षों से मेल खाता है: लंबे उत्पादक सत्र (90 मिनट के) के बाद छोटे ब्रेक (15-20 मिनट से अधिक नहीं) हमारे प्राकृतिक ऊर्जा चक्रों के साथ अधिक निकटता से तालमेल बिठाते हैं और हमें पूरे दिन बेहतर ध्यान और उच्च ऊर्जा स्तर बनाए रखने की अनुमति देते हैं।

ऊर्जा प्रबंधन पर ये दोनों अध्ययन वायलिन वादकों के अभ्यास कार्यक्रमों से मेल खाते हैं: सर्वश्रेष्ठ वादकों के लिए सबसे आम दिनचर्या थी 90 मिनट का गहन अभ्यास, जिसके बाद 15 मिनट का ब्रेक।

इस कहानी का नैतिक यह है कि पूरे दिन ऊर्जा का उच्च स्तर बनाए रखने की कोशिश करते हुए उत्पादक बने रहना कठिन है।

जब आपको पता हो कि ब्रेक बस आने ही वाला है, दिन के अंत में नहीं, तो तीव्रता से काम करना बहुत आसान हो जाता है। घंटों तक ऊर्जा बचाने की कोशिश करने के बजाय, बड़े प्रोजेक्ट को छोटे-छोटे हिस्सों में तोड़ दें और उसके तुरंत बाद आराम की अवधि की योजना बनाएँ।

अपने समय पर किए जाने वाले प्रोजेक्ट के लिए, 90 मिनट के कार्य सत्रों के ब्लॉक शेड्यूल करने का प्रयास करें, जिसके ठीक बाद 15 मिनट का नियोजित शांत समय हो। जब आपको पता हो कि ब्रेक आने वाला है, तो आप अपने काम के साथ "अपनी गति" को नियंत्रित करने की कोशिश नहीं करेंगे, और मुश्किल कामों में ज़्यादा डूब जाएंगे।

यद्यपि यह तकनीक बड़ी परियोजनाओं के सबसे कठिन भागों से निपटने के लिए बहुत अच्छी है, परन्तु यह अनुशासन से संबंधित कई समस्याओं का समाधान नहीं करती है, जो कि एक या दो दिन से अधिक समय तक उत्पादक बने रहने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

अनुशासित रहने की कला

जनसंख्या का एक वर्ग जो अनुशासन के साथ संघर्ष करने के लिए जाना जाता है, वह वे लोग हैं जो नशीली दवाओं के आदी हैं।

कई चीजों के प्रति प्रतिबद्ध न हो पाने की उनकी प्रवृत्ति को देखते हुए, आपको यह जानकर आश्चर्य हो सकता है कि नशीली दवाओं के आदी लोगों की 5 पैराग्राफ का निबंध समय पर लिखने और जमा करने की क्षमता के परीक्षण के दौरान , जिन लोगों ने यह लिखा था कि वे निबंध कब और कहां पूरा करेंगे, उनके निबंध जमा करने की संभावना कहीं अधिक थी।

इन निष्कर्षों का अन्य लोगों में अनुशासन से संबंधित निष्कर्षों के साथ कुछ दिलचस्प संबंध है: एक अध्ययन में औसत लोगों की सख्त आहार योजना का पालन करने की क्षमता की जांच की गई , शोधकर्ताओं ने पाया कि जिन प्रतिभागियों ने अपने खाने पर कड़ी निगरानी रखी, वे अपने आहार को बनाए रखने के मामले में आत्म-नियंत्रण के उच्च स्तर को बनाए रखने में सक्षम थे।

अंतिम लेकिन महत्वपूर्ण बात यह है कि डैन एरियली और उनके सहयोगियों ने कॉलेज के छात्रों पर एक अध्ययन किया और पाया कि जिन छात्रों ने अपने असाइनमेंट के लिए स्वयं पर सख्त समय सीमाएं निर्धारित की थीं, उनका प्रदर्शन उन छात्रों की तुलना में कहीं बेहतर (और अधिक सुसंगत) था, जिन्होंने ऐसा नहीं किया था।

ये निष्कर्ष विशेष रूप से दिलचस्प थे क्योंकि एरियली ने पाया कि जो छात्र अपने लिए बहुत अधिक समय सीमा निर्धारित करते हैं, वे प्रायः उन्हीं समस्याओं से पीड़ित होते हैं, जो शून्य समय सीमा निर्धारित करने वाले छात्रों को होती हैं: जब आप किसी कार्य को पूरा करने के लिए स्वयं को बहुत अधिक समय आवंटित करते हैं, तो आप अंततः "राई से पहाड़" बना देते हैं।

चूंकि अब हम जानते हैं कि अपनी प्रगति पर नज़र रखना उत्पादकता का एक प्रमुख घटक है, तो हम इस अभ्यास को अपनी दैनिक दिनचर्या में कैसे लागू कर सकते हैं?

एक तरीका यह है कि आप एक जवाबदेही चार्ट का उपयोग करें, जिससे आप यह जान सकें कि आपने अपने 90 मिनट के उत्पादक सत्रों के दौरान क्या कार्य पूरा किया है, ठीक उसी तरह जैसे डाइटर्स अपने भोजन की खपत पर नज़र रखते हैं।

इसे आसानी से क्रियान्वित करने के लिए, बस एक कागज़, गूगल डॉक्स स्प्रेडशीट या यहां तक ​​कि एक व्हाइटबोर्ड पर दो कॉलम बनाएं।

* कॉलम 1 में आपके किसी एक उत्पादकता सत्र की समयावधि सूचीबद्ध होगी।

* कॉलम 2 में यह सूचीबद्ध होगा कि आपने उस सीमित समयावधि में कौन-कौन से कार्य पूरे किए हैं।

अपने 15 मिनट के ब्रेक में कोई कॉलम शामिल न करें, क्योंकि वह समय आपके अपने लिए है और आपकी इच्छाशक्ति को पुनः जागृत करने का साधन है।

यह दो विशिष्ट कारणों से अच्छी तरह काम करता है:

डॉ. केंटारो फुजिता का तर्क है कि इस तरह से अपनी प्रगति पर नज़र रखना उपयोगी है, क्योंकि इससे आपको उस काम का पता चलेगा जो आपने वास्तव में पूरा किया है, न कि उस काम की (गलत) धारणा का पता चलेगा जो आप अपने दिमाग में बना लेते हैं।

अपने आप को यह लिखने के लिए मजबूर करना कि आपने यूट्यूब पर 2 घंटे बिताए हैं, यह शर्मिंदगी के बारे में नहीं है, यह जागरूकता के बारे में है; इससे आपके द्वारा दोबारा ऐसा करने की संभावना कम हो जाएगी।

प्रगति पर नज़र रखना भी स्वयं को रोबोट जैसा व्यवहार करने से रोकने की एक जानी-मानी रणनीति है (जिसे 'व्यस्त कार्य' भी कहा जाता है), एक ऐसी आदत जिसे शोधकर्ता जॉन बार्ग लक्ष्य प्राप्ति के प्रयास का नंबर 1 दुश्मन बताते हैं।

उत्पादकता और मल्टीटास्किंग

कार्यसूची, ऊर्जा प्रबंधन रणनीति और कार्य-ट्रैकिंग प्रणाली के साथ, अंतिम चुनौती जिसका हमें सामना करना पड़ता है, वह है मल्टीटास्किंग की चुनौती।

1999 के एक अध्ययन के अनुसार, हम मल्टीटास्किंग को प्रभावी मानते हैं, भले ही वह उतना प्रभावी न हो।

हालांकि, शोधकर्ता जेन वांग यह दिखाने में सक्षम थे कि औसतन, मल्टीटास्कर्स के वास्तव में उत्पादक होने की संभावना कम होती है, फिर भी वे अपने काम से अधिक "भावनात्मक रूप से संतुष्ट" महसूस करते हैं - जिससे उत्पादकता का भ्रम पैदा होता है।

इससे भी बदतर बात यह है कि स्टैनफोर्ड के शोधकर्ता क्लिफोर्ड नैस ने मल्टीटास्कर्स के कार्य पैटर्न की जांच की और उनकी क्षमता का विश्लेषण किया:

1. जानकारी फ़िल्टर करें

2. कार्यों के बीच स्विच करें

3. उच्च कार्यशील स्मृति बनाए रखें

उन्होंने पाया कि वे तीनों ही मामलों में बहुत खराब थे।

नैस के अनुसार:

"हम बिल्कुल हैरान थे। हम सभी अपनी-अपनी बाजी हार गए। पता चला कि मल्टीटास्कर मल्टीटास्किंग के हर पहलू में बहुत खराब हैं।"

कंप्यूटर पर काम करते समय, सबसे अच्छी बात जो आप कर सकते हैं वह है एयरप्लेन मोड चालू करना; जब आप वेब तक भी नहीं पहुंच सकते तो प्रलोभन की कोई ज़रूरत नहीं है। यदि आप असमर्थ हैं, तो ध्यान भटकाने वाली साइटों को ब्लॉक करने के लिए और StayFocusd जैसे उपकरणों की मदद लें।

अगली सर्वोत्तम रणनीति यह है कि आप शाम को योजना बनाने का एक अनुष्ठान बनाएं, जिसमें आप अगले दिन पूरा करने के लिए कुछ प्राथमिकता वाले कार्यों का चयन करें।

केलॉग स्कूल ऑफ मेडिसिन के शोध के अनुसार, यह विधि सुबह में अपने दैनिक कार्यों की योजना बनाने की तुलना में कहीं बेहतर काम करती है। इससे पता चलता है कि हम भविष्य में कितना ध्यान केंद्रित कर पाएंगे, इसका गलत अनुमान लगाते हैं। हम दृढ़ता से मानते हैं कि हम अगली सुबह अपने दिन की योजना जल्दी से बना लेंगे, लेकिन जब कल आता है तो हम पटरी से उतर जाते हैं।

आप एक साधारण पेन और कागज़ से शाम की योजना बनाने की रस्म बना सकते हैं या हर रात TeuxDeux जैसे ऑनलाइन टूल का इस्तेमाल कर सकते हैं। दिन के लिए सिर्फ़ प्राथमिकता वाले कामों ('बड़े 5') की सूची बनाएँ।

“शोध परियोजना पर काम करना” को दैनिक लक्ष्य के रूप में सूचीबद्ध करने के बजाय, “परिचय समाप्त करें” या “अतिरिक्त स्रोत खोजें” जैसे कुछ ऐसे कार्य को सूचीबद्ध करने का प्रयास करें जिन्हें आप वास्तव में पूरा कर सकते हैं।

तत्काल रिप्ले

आइये हम इसे जल्दी से फिर से देखें:

सिर्फ़ इच्छाशक्ति ही काफ़ी नहीं है: आपकी उत्पादकता सिर्फ़ आपकी इच्छाशक्ति पर निर्भर नहीं होनी चाहिए। मानसिक दृढ़ता काफ़ी मददगार साबित होगी, लेकिन अनुशासित रहने के लिए आपको सिस्टम पर निर्भर रहना चाहिए।

खुद को “पूरी तरह से” समर्पित करने की क्षमता दें: महत्वपूर्ण चीजों पर अधिक मेहनत करने से आप मानसिक और शारीरिक रूप से थक जाएंगे। दिन भर में खुद को कई बार ब्रेक देने से न डरें। उत्पादकता सत्रों को 90 मिनट की अवधि में “विभाजित” करना बेहतर है (ताकि आप खुद को चुस्त-दुरुस्त रख सकें और पूरे दिन अपनी ऊर्जा को नियंत्रित करने के तनाव को कम कर सकें।

अगर यह मापने लायक नहीं है, तो यह करने लायक भी नहीं है: ट्रैकिंग आपकी प्रगति के बारे में सतर्क रहने का सबसे अच्छा तरीका साबित हुआ है। पूरे दिन में आपने जो उत्पादक काम किए हैं, उन्हें सूचीबद्ध करने के लिए एक जवाबदेही चार्ट बनाएं। आप देखेंगे कि आप वास्तव में कितना हासिल कर रहे हैं।

मल्टीटास्किंग आपका दुश्मन है: इसे ऐसे ही समझें। अवांछित विकर्षणों को रोकें और जैसा कि रॉन स्वानसन कहते हैं, "कभी भी दो काम आधे-अधूरे न करें, एक काम को पूरा करें।" अपने दिन की योजना रात को ही बना लें ताकि दिन की शुरुआत करते समय आप इंटरनेट के अद्भुत विकर्षणों में न उलझें।