Nauka O produktywności

We współczesnym zabieganym świecie staliśmy się ludźmi zafascynowanymi produktywnością i „sztuczkami ułatwiającymi pracę”.

Zrobienie więcej w krótszym czasie pozwala nam iść do przodu, a nawet daje nam więcej czasu na robienie rzeczy, które kochamy, poza pracą.

Problem, z jakim się borykamy, polega na tym, że łatwo jest się zmotywować, lecz trudno zachować dyscyplinę.

Większość z nas patrzy na produktywność w niewłaściwy sposób: narzędzia do zarządzania zadaniami są na początku błyszczące, a potem nieużywane. Bycie przykutym do biurka jest tak samo niezdrowe, jak nieproduktywne.

Sukces nie polega na robieniu wszystkiego, lecz na robieniu właściwych rzeczy – produktywność oznacza umiejętność mówienia „nie”.

Skupienie i konsekwencja to podstawa prawdziwej produktywności. Teraz przyjrzymy się nauce stojącej za tym, jak mózg działa w stanie syntezy i jakie zmiany możesz wprowadzić na lepsze.

Produktywność w 3-minutowym filmie

Współpracowałem z Mitchellem Moffitem z zespołu ASAPscience przy tworzeniu powyższego filmu.

Kliknij „Odtwórz”, aby dowiedzieć się więcej…

Dlaczego martwienie się o „większą siłę woli” jest grą dla głupców.

Jak eksperci światowej klasy pozostają produktywni… i co robią inaczej.

Powód, dla którego lepsze zarządzanie energią = większa produktywność.

Duże pułapki prowadzące do zajętości i odkładania spraw na później.

Oglądaj i ciesz się.

A gdy już to zrobisz, a nadal chcesz dowiedzieć się więcej, po prostu przewiń w dół: czeka na Ciebie kilkanaście badań i znacznie więcej wyjaśnień.

Porzućcie wszelką siłę woli, wy, którzy tu wchodzicie

Pierwszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę, chcąc zrobić więcej, jest ogrom dowodów sugerujących, że sama siła woli nie wystarczy, aby zachować produktywność.

Według badań Janet Polivy , nasz mózg boi się dużych projektów i często nie angażuje się w długoterminowe cele, ponieważ jesteśmy podatni na „porzucenie statku” przy pierwszym znaku niebezpieczeństwa.

Przypomnij sobie ostatni raz, kiedy Twoja dieta się nie powiodła.

Zaopatrzyłeś lodówkę w najzdrowsze jedzenie i zaplanowałeś ćwiczenia każdego dnia… aż do pierwszego dnia, kiedy się pomyliłeś. Potem wróciłeś do starych nawyków.

Co gorsza, badania Kennetha McGrawa wykazały, że największą „ścianą” do sukcesu często jest dopiero rozpoczęcie. Dodatkowe badania w tym obszarze sugerują, że jesteśmy skłonni odkładać na później duże projekty, ponieważ wizualizujemy najgorsze części; to idealny sposób na opóźnienie rozpoczęcia.

Według badacza Johna Bargha , mózg będzie próbował „symulować” prawdziwą, produktywną pracę, unikając dużych projektów i skupiając się na małych, bezmyślnych zadaniach, aby wypełnić czas.

„Duży projekt do jutra? Lepiej zreorganizuj moją kolekcję filmów!”

Być może najgorsze jest to, że liczne badania nad koncepcją „wyczerpania ego” dostarczyły dowodów sugerujących, że nasza siła woli jest ograniczonym zasobem, który można wykorzystać w całości. Im bardziej z nią walczysz, tym więcej gazu spalasz. Pusty zbiornik prowadzi do pustej motywacji.

Biorąc pod uwagę wszystkie te przeciwności, co możemy zrobić, żeby zwiększyć swoją produktywność?

Aby to ustalić, najlepszym rozwiązaniem będzie obserwacja nawyków osób, które są stale produktywne.

Nawyki ludzi produktywnych

Gdybym miał opisać reżim treningowy muzyków światowej klasy, zapewne wyobraziłbym sobie artystę, który cały dzień gra, a wieczorem odkłada instrument na noc.

Co zdumiewające, badania Andersa Ericssona , które analizowały sesje ćwiczeniowe najlepszych skrzypków, wyraźnie wykazały, że najlepsi wykonawcy nie spędzali więcej czasu na grze na skrzypcach, lecz byli bardziej produktywni w trakcie ćwiczeń.

Co więcej, najbardziej elitarni gracze spali średnio dłużej niż pozostali.

Jak to możliwe?

Późniejsze badania Andersa ujawniają odpowiedź: najlepsi gracze angażowali się w bardziej „świadome ćwiczenia”. Słyszałeś ten termin, ale poza szumem medialnym, o co w nim chodzi?

Chodzi po prostu o poświęcenie czasu na najtrudniejsze zadania i lepsze zarządzanie poziomem energii.

Pomyśl o tym w ten sposób: Gdybyś chciał stać się lepszym graczem koszykówki, o wiele lepiej byłoby, gdybyś ćwiczył określone ćwiczenia przez dwie godziny, niż „rzucał do kosza” przez cały dzień.

Skoro świadome ćwiczenie wymaga od Ciebie zaangażowania większej siły umysłu niż wykonywanie czynności rutynowych, w jaki sposób możesz je wdrożyć, nie wyczerpując swojej siły woli?

Pierwsza odpowiedź nie jest zbyt seksowna, ale konieczna: najlepszym sposobem na przezwyciężenie strachu przed poświęceniem dużej ilości energii na duży projekt jest po prostu zabranie się do pracy.

Efekt Zeigarnik (wspomniany powyżej) to konstrukcja, którą psychologowie zaobserwowali w licznych badaniach nad „suspensem”. Jedno z takich badań dawało uczestnikom łamigłówki do rozwiązania, ale nie wystarczająco dużo czasu, aby je ukończyć. Zaskakujące było to, że nawet gdy uczestników proszono o zaprzestanie, ponad 90% z nich i tak kończyło łamigłówki.

Zdaniem głównego badacza:

„Wydaje się, że ludzka natura polega na tym, że kończymy to, co zaczęliśmy, a jeśli nie zostanie to skończone, odczuwamy dysonans”.

To samo dzieje się, gdy angażujemy się w historię opowiedzianą w książce, filmie czy serialu telewizyjnym: chcemy zobaczyć, jak się skończy.

Możesz wykorzystać tę wiedzę na swoją korzyść, po prostu zaczynając pracę nad kolejnym dużym projektem; w najprostszym sensie nie skupiaj swojej motywacji na wykonywaniu Aktywności X. Zamiast tego skup się na uczynieniu Aktywności X łatwiejszą do wykonania.

Zacznij dzień wcześniej. Czy Twoja lista rzeczy do zrobienia jest już spisana? Czy Twoje miejsce pracy jest gotowe, abyś mógł zacząć? Przełam bariery tarcia, zanim zaczniesz polegać na sile woli.

O pracy jak ekspert

Wiele badań wykazało, że dyscyplinę najlepiej utrzymać poprzez nawyki, a nie siłę woli.

Zdaniem Tony'ego Schwartza , dyrektora generalnego The Energy Project, większość ludzi obniża swoją produktywność, nie planując ściśle przerw na pracę i odpoczynek w ciągu dnia.

Ponieważ większość z nas martwi się o siłę woli, nie staramy się osiągać maksymalnych wyników: zamiast „dawać z siebie wszystko” podczas krótkich sesji, rozkładamy wysiłek na cały dzień, co sprawia, że ​​znów zajmujemy się czymś innym, żeby wypełnić sobie czas.

Co powinniśmy zrobić zamiast tego?

Schwartz często powołuje się na badania przeprowadzone przez Federalną Administrację Lotnictwa, które wykazały, że krótkie przerwy między dłuższymi sesjami pracy skutkowały 16-procentową poprawą świadomości i koncentracji.

Badania Peretza Laviego nad rytmami ultradianowymi potwierdzają te ustalenia: dłuższe sesje produktywne (trwające 90 minut) po których następują krótkie przerwy (nie dłuższe niż 15–20 minut) są ściślej zsynchronizowane z naszym naturalnym cyklem energetycznym i pozwalają nam zachować lepsze skupienie i wyższy poziom energii przez cały dzień.

Oba badania nad zarządzaniem energią pokrywają się z harmonogramami ćwiczeń skrzypków: najpopularniejszym schematem ćwiczeń dla najlepszych muzyków był 90-minutowy blok intensywnych ćwiczeń, po którym następowała 15-minutowa przerwa.

Morał tej historii jest taki, że trudno być produktywnym, jeśli próbujesz utrzymać wysoki poziom energii przez cały dzień.

Znacznie łatwiej jest intensywnie pracować, gdy wiesz, że przerwa jest tuż za rogiem, a nie pod koniec dnia. Zamiast próbować oszczędzać energię przez wiele godzin, podziel duże projekty na mniejsze części i zaplanuj okres odpoczynku zaraz po nich.

W przypadku projektów wykonywanych w swoim własnym czasie spróbuj zaplanować bloki 90-minutowych sesji roboczych z zaplanowanym 15-minutowym czasem na wyciszenie bezpośrednio po nich. Kiedy wiesz, że zbliża się przerwa, nie będziesz próbował „narzucać sobie tempa” w pracy i będziesz bardziej skłonny do zagłębiania się w trudne rzeczy.

Choć technika ta świetnie sprawdza się w przypadku najtrudniejszych zadań realizowanych w ramach dużych projektów, nie rozwiązuje ona wielu problemów związanych z dyscypliną, która jest ważnym elementem zachowania produktywności przez dłużej niż jeden lub dwa dni.

Sztuka zachowania dyscypliny

Jedną z grup społecznych mających problemy z przestrzeganiem dyscypliny są osoby uzależnione od twardych narkotyków.

Biorąc pod uwagę ich skłonność do nieumiejętności zaangażowania się w wiele spraw, możesz być zaskoczony, odkrywając, że podczas eksperymentu sprawdzającego zdolność narkomanów do napisania i oddania na czas eseju składającego się z 5 akapitów, ci, którzy zapisali , kiedy i gdzie ukończą esej, znacznie chętniej go oddawali.

Wyniki te wykazują pewną interesującą korelację z wynikami dotyczącymi dyscypliny u innych ludzi: w badaniu analizującym zdolność przeciętnych ludzi do trzymania się ścisłego planu diety naukowcy odkryli, że uczestnicy, którzy skrupulatnie kontrolowali to, co jedli, byli w stanie utrzymać znacznie wyższy poziom samokontroli, jeśli chodzi o przestrzeganie diety.

Na koniec Dan Ariely i jego współpracownicy przeprowadzili badanie wśród studentów i odkryli, że studenci, którzy wyznaczali sobie ścisłe terminy oddawania prac domowych, osiągali znacznie lepsze (i bardziej spójne) wyniki niż ci, którzy tego nie robili.

Odkrycia te były szczególnie interesujące, ponieważ Ariely zauważył, że studenci, którzy wyznaczali sobie zbyt hojne terminy, często zmagali się z tymi samymi problemami, co studenci, którzy nie wyznaczali żadnych terminów: gdy przeznaczasz sobie zbyt dużo czasu na wykonanie zadania, możesz skończyć na tym, że „z igły widły”.

Skoro wiemy już, że śledzenie postępów jest kluczowym elementem produktywności, w jaki sposób możemy wdrożyć tę praktykę do naszej codziennej rutyny?

Jedną z metod jest użycie Tabeli Odpowiedzialności, która pozwala śledzić pracę wykonaną podczas 90-minutowych produktywnych sesji, podobnie jak osoby będące na diecie śledziły spożycie jedzenia.

Aby łatwo wdrożyć taki plan, wystarczy utworzyć dwie kolumny na kartce papieru, arkuszu kalkulacyjnym Google Docs lub nawet tablicy.

* Kolumna 1 będzie zawierać czas trwania jednej z Twoich sesji produktywności.

* W kolumnie 2 należy wymienić zadania, które udało Ci się wykonać w danym przedziale czasowym.

Nie rób żadnych kolumn dla 15-minutowych przerw, bo te chwile są dla Ciebie i służą uzupełnieniu Twojej siły woli.

To rozwiązanie sprawdza się z dwóch konkretnych powodów:

Dr Kentaro Fujita twierdzi, że śledzenie postępów w ten sposób jest pomocne, ponieważ pozwala zapoznać się z pracą, którą faktycznie udało się wykonać, a nie z (nieprawdziwymi) założeniami, które możesz snuć w swojej głowie.

Zmuszenie się do zapisania faktu, że spędziłeś 2 godziny na YouTube, nie ma na celu zawstydzenia, lecz uświadomienia; istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że zrobisz to ponownie.

Śledzenie postępów to również znana strategia powstrzymywania się od angażowania się w zachowania robotyczne (znane również jako „zajętość”), nawyk, który badacz John Bargh opisuje jako wroga numer jeden w dążeniu do celu.

Produktywność i wielozadaniowość

Mając harmonogram pracy, strategię zarządzania energią i system śledzenia zadań, ostatnim wyzwaniem, z jakim musimy się zmierzyć, jest wykonywanie wielu zadań na raz.

Według badania z 1999 r . mamy tendencję do postrzegania wielozadaniowości jako efektywnej, nawet jeśli tak nie jest

Jednakże badacz Zhen Wang wykazał, że średnio rzecz biorąc, osoby wykonujące wiele zadań na raz są mniej produktywne, ale czują się bardziej „emocjonalnie zadowolone” ze swojej pracy – co stwarza iluzję produktywności.

Co gorsza, badacz ze Stanford, Clifford Nass, zbadał wzorce pracy osób wykonujących wiele zadań na raz i przeanalizował ich zdolność do:

1. Filtruj informacje

2. Przełączanie się między zadaniami

3. Utrzymuj wysoką pamięć roboczą

Odkrył, że we wszystkich trzech przypadkach byli fatalni.

Według Nassa:

„Byliśmy absolutnie zszokowani. Wszyscy przegraliśmy zakłady. Okazuje się, że osoby wykonujące wiele zadań jednocześnie są okropne w każdym aspekcie wielozadaniowości”.

Podczas pracy na komputerze najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest włączenie trybu samolotowego; nie ma potrzeby kuszenia, gdy nie masz nawet dostępu do sieci. Jeśli nie możesz, pomóż sobie narzędziami takimi jak StayFocusd , aby zablokować rozpraszające strony.

Kolejną najlepszą strategią jest stworzenie wieczornego rytuału planowania, w ramach którego wybierasz kilka priorytetowych zadań do wykonania następnego dnia.

Powodem, dla którego ta metoda jest o wiele skuteczniejsza niż planowanie codziennych zadań rano, są badania przeprowadzone przez Kellogg School pokazało, że źle oceniamy poziom skupienia, jaki będziemy w stanie utrzymać w przyszłości. Mocno wierzymy, że będziemy w stanie szybko zaplanować nasz dzień następnego ranka, ale gdy nadchodzi jutro, zbaczamy z trasy.

Możesz stworzyć wieczorny rytuał planowania za pomocą prostego długopisu i papieru lub używać narzędzia online, takiego jak TeuxDeux, każdej nocy. Wypisz tylko priorytetowe zadania („wielka piątka”) na dany dzień.

Zamiast wyznaczać sobie jako cel dzienny „Pracę nad projektem badawczym”, spróbuj czegoś takiego jak „Zakończenie wprowadzenia” lub „Znalezienie dodatkowych źródeł” jako zadania, które faktycznie możesz wykonać.

Natychmiastowa powtórka

Odtwórzmy to wszystko szybko:

Sama siła woli nie wystarczy: Twoja produktywność nie powinna polegać wyłącznie na czystej sile woli. Wytrzymałość psychiczna wiele pomoże, ale aby zachować dyscyplinę, lepiej polegać na systemach.

Daj sobie możliwość pójścia „na całość”: Cięższa praca nad rzeczami, które mają znaczenie, wyczerpie cię psychicznie i fizycznie. Nie bój się robić sobie wielu przerw w ciągu dnia. Lepiej jest „dzielić” sesje produktywności na 90-minutowe okresy (aby zachować ostrość umysłu i złagodzić stres związany z dostosowywaniem tempa energii przez cały dzień).

Jeśli nie warto mierzyć, nie warto tego robić: Udowodniono, że śledzenie jest najlepszym sposobem na zachowanie czujności w kwestii postępów. Utwórz wykres odpowiedzialności, aby wymienić, jakie produktywne rzeczy udało Ci się zrobić w ciągu dnia. Zobaczysz, ile naprawdę osiągnąłeś.

Multitasking jest twoim wrogiem: traktuj go jako takiego. Zablokuj niechciane rozproszenia i jak powiedziałby Ron Swanson: „Nigdy nie rób dwóch rzeczy na pół gwizdka, rób jedną na pół gwizdka”. Zaplanuj swój dzień wieczorem, aby nie dać się pochłonąć wspaniałym rozproszeniom w Internecie, gdy zaczniesz dzień.