Vitenskapen Om Produktivitet

I dagens travle verden har vi blitt et folk som er besatt av produktivitet og "arbeidshack".

Å få mer gjort på kortere tid lar oss komme videre, og gir oss til og med mer tilgjengelighet til å gjøre tingene vi elsker utenfor jobben.

Problemet vi møter er at det er lett å bli motivert, men vanskelig å holde seg disiplinert.

De fleste av oss ser på produktivitet på feil måte: verktøy for oppgavebehandling er skinnende i begynnelsen og blir så ubrukte. Å være lenket til skrivebordet er like usunt som det er uproduktivt.

Prestasjon handler ikke om å gjøre alt, det handler om å gjøre de riktige tingene – produktivitet betyr å si nei.

Fokus og konsistens er brød og smør for å være virkelig produktiv. Akkurat nå skal vi ta en titt på vitenskapen bak hvordan hjernen fungerer i syntesetilstanden, og hvilke endringer du kan gjøre til det bedre.

Produktivitet i en 3-minutters video

Jeg samarbeidet med Mitchell Moffit fra ASAPscience- teamet for å lage videoen ovenfor.

Klikk på spill for å lære...

Hvorfor det å bekymre seg for å ha "mer viljestyrke" er et dårespill.

Hvordan eksperter i verdensklasse holder seg produktive ... og hva de gjør annerledes.

Grunnen til at bedre energistyring = en mer produktiv deg.

Store fallgruver som fører til travelt arbeid og utsettelse.

Se og nyt.

Når du har gjort det, hvis du fortsatt ønsker å vite mer, kan du bare bla ned: et dusin studier og langt mer forklaring venter.

Forlat all viljestyrke, dere som kommer inn her

Den første tingen å erkjenne i jakten på å få mer gjort er fjellet av bevis som tyder på at viljestyrke alene ikke vil være nok til å holde seg produktiv.

I følge forskning av Janet Polivy frykter hjernen vår store prosjekter og unnlater ofte å forplikte seg til langsiktige mål fordi vi er utsatt for å "forlate skipet" ved første tegn på nød.

Tenk på forrige gang du gikk på en mislykket diett.

Du fylte kjøleskapet ditt med den sunneste maten og planla å trene hver dag ... helt til den første dagen du slapp opp. Etter det var det tilbake til dine gamle måter.

For å gjøre vondt verre, var forskning av Kenneth McGraw i stand til å vise at den største "muren" til suksess ofte bare var å starte. Ytterligere forskning på dette området tyder på at vi er tilbøyelige til å utsette store prosjekter fordi vi visualiserer de verste delene; den perfekte måten å utsette å komme i gang på.

Ifølge forsker John Bargh vil hjernen din forsøke å "simulere" ekte produktivt arbeid ved å unngå store prosjekter og fokusere på små, tankeløse oppgaver for å fylle tiden din.

"Stort prosjekt i morgen? Bedre omorganisere filmsamlingen min!"

Kanskje det verste av alt, utallige studier om konseptet "ego-utarming" har gitt noen bevis som tyder på at vår viljestyrke er en begrenset ressurs som kan brukes opp i sin helhet. Jo mer du kjemper mot det, jo mer gass brenner du. En tom tank fører til tom motivasjon.

Med alt dette mot oss, hva kan vi gjøre for å bli mer produktive?

For å finne ut av dette, er en av våre beste innsatser å observere vanene til konsekvent produktive mennesker.

Produktive menneskers vaner

Hvis jeg skulle be om å beskrive øvingsregimentene til musikere i verdensklasse, ville du sannsynligvis sett for deg en innestengt artist som spiller hele dagen lang og deretter putter inn instrumentet sitt om natten.

Utrolig nok viste forskning av Anders Ericsson som undersøkte øvingsøktene til elitefiolinister tydelig at de beste utøverne ikke brukte mer tid på fiolinen, men heller var mer produktive under øvingsøktene.

Enda bedre, de mest elitespillere fikk mer søvn i gjennomsnitt enn alle andre.

Hvordan er det mulig?

Påfølgende undersøkelser av Anders avslører svaret: de beste spillerne drev mer "bevisst praksis." Du har hørt begrepet, men utover hypen, hva handler det om?

Det er ikke noe mer enn å bruke tid på de vanskeligste oppgavene, og å være flinkere til å administrere energinivået ditt.

Tenk på det på denne måten: Hvis du prøvde å bli bedre i basketball, ville du være mye bedre av å trene spesifikke øvelser i to timer i stedet for å "skyte bøyler" hele dagen.

Siden bevisst praksis krever at du bruker mer hjernekraft enn travelt arbeid, hvordan kan du implementere det uten å tappe viljestyrken?

Det første svaret er ikke veldig sexy, men det er nødvendig: den beste måten å overvinne frykten for å bruke mye energi på et stort prosjekt er å ganske enkelt komme i gang.

Zeigarnik-effekten (nevnt ovenfor) er en konstruksjon som psykologer har observert i en rekke studier om "spenning". En slik studie ga deltakerne hjerne-buster puslespill å fullføre, men ikke nok tid til å fullføre dem. Det overraskende var at selv når deltakerne ble bedt om å stoppe, fortsatte over 90 % av dem å fullføre gåtene uansett.

I følge hovedforskeren:

"Det ser ut til å være menneskets natur å fullføre det vi starter, og hvis det ikke er ferdig, opplever vi dissonans."

Det er det samme som skjer når vi blir engasjert i en historie i en bok, film eller TV-serie: vi vil se hvordan den ender.

Du kan bruke denne kunnskapen til din fordel ved å komme i gang med det neste store prosjektet; i den mest grunnleggende forstand, ikke fokuser motivasjonen på å gjøre Activity X. Fokuser heller på å gjøre Activity X enklere å gjøre.

Start kvelden før. Er oppgavelisten din allerede skrevet opp? Er arbeidsplassen din klar til å komme i gang? Bryt ned friksjonsbarrierer før du stoler på viljestyrke.

Om å jobbe som en ekspert

En mengde forskning har vist oss at disiplin best opprettholdes gjennom vaner, ikke gjennom viljestyrke.

I følge Tony Schwartz , administrerende direktør i The Energy Project, holder de fleste produktiviteten tilbake ved å ikke planlegge arbeid og hvilepauser i løpet av dagen.

Siden de fleste av oss er bekymret for viljestyrke, presser vi oss ikke til maksimal ytelse: i stedet for å "gi alt" for korte økter, fordeler vi innsatsen utover dagen, og fører oss tilbake til travelt arbeid for å fylle tiden vår.

Hva bør vi gjøre i stedet?

Schwartz siterer ofte en forskningsstudie utført av Federal Aviation Administration som avslørte hvordan korte pauser mellom lengre arbeidsøkter resulterte i en 16 % forbedring i bevissthet og fokus.

Forskning fra Peretz Lavie på ultradian rytmer samsvarer med disse funnene: lengre produktive økter (på 90 minutter) etterfulgt av korte pauser (på ikke mer enn 15-20 minutter) synkroniseres tettere med våre naturlige energisykluser og lar oss opprettholde et bedre fokus og høyere energinivå gjennom dagen.

Begge disse studiene om energiledelse stemmer overens med fiolinistenes øvingsplaner: det vanligste regimet for spillere av kremen av grøden var en 90-minutters blokk med intens trening etterfulgt av en 15-minutters pause.

Moralen i historien er at det er vanskelig å være produktiv mens du prøver å opprettholde høye energinivåer gjennom hele dagen.

Det er mye lettere å jobbe intenst når du vet at en pause er rett rundt hjørnet, ikke på slutten av dagen. I stedet for å prøve å spare energi i timevis, del store prosjekter ned i mindre biter og planlegg en restitusjonsperiode rett etterpå.

For prosjekter utført på din egen tid, prøv å planlegge blokker med 90-minutters arbeidsøkter med en planlagt nedkjølingstid på 15 minutter rett etterpå. Når du vet at en pause er i horisonten, vil du ikke prøve å "tempo" med arbeidet ditt, og vil være mer tilbøyelig til å dykke ned i de vanskelige tingene.

Selv om denne teknikken er perfekt for å takle de tøffeste delene av store prosjekter, løser ikke denne teknikken egentlig mange problemer knyttet til disiplin, en viktig del av å holde seg produktiv i mer enn bare en dag eller to.

Kunsten å holde seg disiplinert

Et segment av befolkningen kjent for å slite med disiplin er de som er avhengige av harde stoffer.

Gitt deres tilbøyelighet til å være ute av stand til å forplikte seg til mange ting, kan du bli overrasket over å finne at under et eksperiment som tester stoffmisbrukernes evne til å skrive og sende inn et essay på 5 avsnitt i tide, var det langt mer sannsynlig at de som skrev ned når og hvor de ville fullføre essayet ville levere det inn.

Disse funnene har en interessant sammenheng med de som er relatert til disiplin hos andre mennesker: i en studie som undersøkte gjennomsnittsmenneskers evne til å holde seg til en streng diettplan, fant forskerne at de deltakerne som nøye overvåket hva de spiste var i stand til å opprettholde langt høyere nivåer av selvkontroll når det gjaldt å opprettholde kostholdet sitt.

Sist, men ikke minst, gjennomførte Dan Ariely og medarbeidere en studie som involverte studenter og fant at studenter som påla seg selv strenge tidsfrister for oppgaver, presterte langt bedre (og mer konsekvent) enn de som ikke gjorde det.

Disse funnene var spesielt interessante fordi Ariely bemerket at studenter som ga seg selv for sjenerøse til en frist ofte led av de samme problemene som studenter som satte null tidsfrister: når du setter av deg selv for mye tid til å fullføre en oppgave, kan du ende opp med å lage et "fjell ut av en føflekk."

Siden vi nå vet at sporing av fremgangen vår er en nøkkelkomponent i produktiviteten, hvordan kan vi implementere denne praksisen i vår daglige rutine?

En metode er å bruke et ansvarlighetsskjema for å spore hvilket arbeid du har fullført i løpet av dine 90-minutters produktive økter, på samme måte som slankefolket sporet matforbruket.

For enkelt å implementere en, lag ganske enkelt to-kolonner på et stykke papir, Google Docs-regneark eller til og med en tavle.

* Kolonne 1 viser tidsrommet for en av produktivitetsøktene dine.

* Kolonne 2 viser hvilke oppgaver du har utført i løpet av det begrensede tidsrommet.

Ikke ta med noen kolonner for dine 15-minutters pauser, da disse tidene er for din egen skyld og midler til å fylle på viljestyrken din.

Dette fungerer bra av 2 spesifikke grunner:

Dr. Kentaro Fujita argumenterer for at det å spore fremgangen din på denne måten er nyttig fordi du vil bli utsatt for arbeidet du faktisk har utført, og ikke den (unøyaktige) antagelsen om arbeid du kan tolke i hodet ditt.

Å tvinge deg selv til å skrive ned det faktum at du brukte 2 timer på YouTube handler ikke om skam, det handler om bevissthet; du vil være mindre sannsynlig å gjøre det igjen.

Fremdriftssporing er også en kjent strategi for å stoppe deg selv fra å engasjere seg i robotatferd (også kjent som "busywork"), en vane som forsker John Bargh beskriver som målstrevingens #1-fiende.

Produktivitet og multitasking

Med en arbeidsplan, en energistyringsstrategi og et oppgavesporingssystem på plass, er den siste utfordringen vi må møte multitasking.

I følge en studie fra 1999 har vi en tendens til å se på multitasking som effektivt, selv når det ikke er det

Imidlertid var forskeren Zhen Wang i stand til å vise at multitaskere i gjennomsnitt faktisk er mindre sannsynlige for å være produktive, men de føler seg mer "emosjonelt tilfredse" med arbeidet sitt - og skaper en illusjon av produktivitet.

Enda verre, Stanford-forsker Clifford Nass undersøkte arbeidsmønstrene til multitaskere og analyserte deres evne til å:

1. Filtrer informasjon

2. Bytt mellom oppgaver

3. Oppretthold et høyt arbeidsminne

Han fant ut at de var forferdelige i det hele tatt.

I følge Nass:

"Vi ble helt sjokkert. Vi tapte alle innsatsene våre. Det viser seg at multitaskere er forferdelige i alle aspekter av multitasking."

Når du jobber på datamaskinen, er det beste du kan gjøre å slå på flymodus; ingen behov for fristelse når du ikke engang har tilgang til nettet. Hvis du ikke klarer det, kan du hjelpe deg selv med verktøy som og StayFocusd for å blokkere distraherende nettsteder.

Den nest beste strategien er å lage et kveldsplanleggingsritual hvor du velger noen få prioriterte oppgaver å utføre neste dag.

Grunnen til at denne metoden fungerer langt bedre enn å planlegge dine daglige gjøremål om morgenen, er fordi forskning fra Kellogg-skolen har vist at vi feilberegner hvor mye fokus vi vil kunne opprettholde i fremtiden. Vi har stor tro på at vi raskt kan planlegge dagen neste morgen, men når morgendagen ruller, snubler vi av sporet.

Du kan lage et kveldsplanleggingsritual med en enkel penn og papir eller bruke et nettbasert verktøy som TeuxDeux hver natt. Oppgi bare prioriterte oppgaver ("de fem store") for dagen.

I stedet for å angi "Arbeid med forskningsprosjekt" som et daglig mål, kan du prøve noe som "Fullfør introduksjonen" eller "Finn flere kilder" som en oppgave du faktisk kan fullføre.

The Instant Replay

La oss spille av det hele raskt:

Viljestyrke alene er ikke nok: Produktiviteten din bør ikke være avhengig av din rene viljestyrke alene. Mental seighet vil gå langt, men for å holde deg disiplinert er det bedre å stole på systemer.

Gi deg selv muligheten til å gå "all-in": Å jobbe hardere med de tingene som betyr noe, kommer til å tappe deg mentalt og fysisk. Ikke vær redd for å gi deg selv flere pauser i løpet av dagen. Det er bedre å "dele" produktivitetsøkter i 90 minutters perioder (for å holde deg skarp og lindre stresset med å tempoe energien din gjennom hele dagen.

Hvis det ikke er verdt å måle, er det ikke verdt å gjøre: Sporing har vist seg å være den beste måten å være flittig på fremgangen din. Lag et ansvarlighetsdiagram for å liste opp hvilke produktive ting du har fått gjort i løpet av dagen. Du vil se hvor mye du virkelig oppnår.

Multitasking er din fiende: Behandle det som sådan. Blokker ut uønskede distraksjoner, og som Ron Swanson ville sagt: "Aldri halvfrekvent to ting, helrøv en ting." Planlegg dagen din kvelden før, slik at du ikke blir oppslukt av de fantastiske distraksjonene på internett når du starter dagen.