A Ciência Da Produtividade

No mundo agitado de hoje, nos tornamos pessoas obcecadas por produtividade e "truques para o trabalho".

Fazer mais em menos tempo nos permite progredir e até mesmo nos dá mais disponibilidade para fazer as coisas que amamos fora do trabalho.

O problema que enfrentamos é que é fácil se motivar, mas difícil manter a disciplina.

A maioria de nós encara a produtividade de forma equivocada: as ferramentas de gestão de tarefas são atraentes no início, mas depois caem no esquecimento. Ficar preso à mesa é tão prejudicial à saúde quanto improdutivo.

A conquista não se resume a fazer tudo, mas sim a fazer as coisas certas – produtividade significa dizer não.

Foco e consistência são essenciais para a verdadeira produtividade. Agora, vamos analisar a ciência por trás do funcionamento do cérebro no estado de síntese e quais mudanças você pode fazer para melhorar.

Produtividade em um vídeo de 3 minutos

Colaborei com Mitchell Moffitt, da equipe ASAPscience , para criar o vídeo acima.

Clique em reproduzir para aprender…

Por que se preocupar em ter "mais força de vontade" é uma ilusão.

Como os especialistas de classe mundial se mantêm produtivos... e o que eles fazem de diferente.

O motivo pelo qual uma melhor gestão de energia resulta em maior produtividade.

Grandes armadilhas que levam a tarefas improdutivas e à procrastinação.

Assista e divirta-se.

Depois de fazer isso, se você ainda estiver com vontade de saber mais, basta rolar a página para baixo: uma dúzia de estudos e muito mais explicações o aguardam.

Abandonai toda a força de vontade, vós que aqui entrais.

A primeira coisa a reconhecer na busca por maior produtividade é a enorme quantidade de evidências que sugerem que a força de vontade por si só não será suficiente para manter a produtividade.

Segundo uma pesquisa de Janet Polivy , nosso cérebro teme grandes projetos e muitas vezes não consegue se comprometer com metas de longo prazo porque somos suscetíveis a "abandonar o barco" ao primeiro sinal de dificuldade.

Pense na última vez que você fez uma dieta que não deu certo.

Você abasteceu sua geladeira com os alimentos mais saudáveis ​​e planejou se exercitar todos os dias… até o primeiro dia em que deu uma escorregada. Depois disso, voltou aos seus velhos hábitos.

Para piorar a situação, uma pesquisa de Kenneth McGraw demonstrou que o maior obstáculo para o sucesso muitas vezes era simplesmente começar. Outras pesquisas nessa área sugerem que temos tendência a procrastinar em grandes projetos porque visualizamos as partes mais difíceis; a maneira perfeita de adiar o início.

Segundo o pesquisador John Bargh , seu cérebro tentará "simular" um trabalho produtivo real, evitando grandes projetos e concentrando-se em pequenas tarefas mecânicas para preencher seu tempo.

"Um projeto importante para amanhã? Melhor reorganizar minha coleção de filmes!"

Talvez o pior de tudo seja que inúmeros estudos sobre o conceito de "esgotamento do ego" forneceram algumas evidências que sugerem que nossa força de vontade é um recurso limitado que pode ser totalmente consumido. Quanto mais você luta contra ela, mais combustível você gasta. Um tanque vazio leva à falta de motivação.

Com tudo isso contra nós, o que podemos fazer para sermos mais produtivos?

Para descobrir isso, uma das nossas melhores apostas é observar os hábitos de pessoas consistentemente produtivas.

Os hábitos das pessoas produtivas

Se eu lhe pedisse para descrever a rotina de prática de músicos de renome mundial, você provavelmente imaginaria um artista recluso que toca o dia todo e só guarda o instrumento à noite.

Surpreendentemente, uma pesquisa de Anders Ericsson, que examinou as sessões de prática de violinistas de elite, mostrou claramente que os melhores músicos não passavam mais tempo praticando violino, mas sim eram mais produtivos durante suas sessões de prática.

Melhor ainda, os jogadores de elite estavam dormindo, em média, mais do que todos os outros.

Como isso é possível?

Pesquisas subsequentes de Anders revelam a resposta: os melhores jogadores estavam se dedicando a mais "práticas deliberadas". Você já ouviu falar do termo, mas além da propaganda, do que se trata exatamente?

Não é nada mais do que dedicar tempo às tarefas mais difíceis e melhorar a gestão dos seus níveis de energia.

Pense da seguinte forma: se você estivesse tentando melhorar no basquete, seria muito mais eficaz praticar exercícios específicos por duas horas do que ficar "arremessando bolas" o dia todo.

Já que a prática deliberada exige mais esforço mental do que tarefas rotineiras, como você pode implementá-la sem esgotar sua força de vontade?

A primeira resposta não é muito empolgante, mas é necessária: a melhor maneira de superar o medo de gastar muita energia em um projeto grande é simplesmente começar.

O Efeito Zeigarnik (mencionado acima) é um conceito que os psicólogos observaram em inúmeros estudos sobre "suspense". Um desses estudos apresentou aos participantes quebra-cabeças complexos para resolver, mas sem tempo suficiente para concluí-los. O surpreendente foi que, mesmo quando os participantes foram instruídos a parar, mais de 90% deles continuaram a resolver os quebra-cabeças.

De acordo com o pesquisador principal:

“Parece ser da natureza humana terminar o que começamos e, se não terminarmos, experimentamos dissonância.”

É a mesma coisa que acontece quando nos envolvemos com uma história em um livro, filme ou programa de TV: queremos ver como termina.

Você pode usar esse conhecimento a seu favor simplesmente começando seu próximo grande projeto; em termos mais básicos, não concentre sua motivação em realizar a Atividade X. Em vez disso, concentre-se em tornar a Atividade X mais fácil de realizar.

Comece na noite anterior. Sua lista de tarefas já está pronta? Seu local de trabalho está preparado para você começar? Elimine os obstáculos antes de confiar apenas na força de vontade.

Trabalhando como um especialista

Inúmeras pesquisas demonstraram que a disciplina é melhor mantida por meio de hábitos, e não por meio da força de vontade.

Segundo Tony Schwartz , CEO do The Energy Project, a maioria das pessoas limita sua produtividade por não programar rigidamente pausas para trabalho e descanso ao longo do dia.

Como a maioria de nós se preocupa com a força de vontade, não nos esforçamos ao máximo: em vez de "dar tudo de nós" em sessões breves, distribuímos nosso esforço ao longo do dia, o que nos leva de volta a tarefas banais para preencher nosso tempo.

O que devemos fazer em vez disso?

Schwartz costuma citar um estudo de pesquisa conduzido pela Administração Federal de Aviação que revelou como pequenas pausas entre sessões de trabalho mais longas resultaram em uma melhoria de 16% na atenção e no foco.

A pesquisa de Peretz Lavie sobre ritmos ultradianos corrobora essas descobertas: sessões produtivas mais longas (de 90 minutos) seguidas por breves pausas (de no máximo 15 a 20 minutos) sincronizam-se mais estreitamente com nossos ciclos naturais de energia e nos permitem manter um foco melhor e um nível de energia mais elevado ao longo do dia.

Ambos os estudos sobre gestão de energia coincidem com os horários de prática dos violinistas: o regime mais comum entre os melhores músicos era um bloco de 90 minutos de prática intensa, seguido por um intervalo de 15 minutos.

A moral da história é que é difícil ser produtivo enquanto se tenta manter altos níveis de energia durante todo o dia.

É muito mais fácil trabalhar intensamente quando você sabe que uma pausa está logo ali, e não no final do dia. Em vez de tentar conservar energia por horas, divida grandes projetos em partes menores e planeje um período de recuperação logo em seguida.

Para projetos realizados no seu tempo livre, tente agendar blocos de sessões de trabalho de 90 minutos com um intervalo de 15 minutos para descanso logo em seguida. Quando você sabe que uma pausa está próxima, não tenta "controlar o ritmo" do trabalho e fica mais inclinado a se dedicar às tarefas mais difíceis.

Embora seja ótima para lidar com as partes mais difíceis de grandes projetos, essa técnica não aborda muitos problemas relacionados à disciplina, um fator importante para se manter produtivo por mais de um ou dois dias.

A Arte de Manter a Disciplina

Um segmento da população conhecido por ter dificuldades com disciplina são os viciados em drogas pesadas.

Considerando a sua tendência para não conseguirem comprometer-se com muitas coisas, poderá surpreender-se ao descobrir que, durante uma experiência que testou a capacidade de toxicodependentes para escrever e entregar um ensaio de 5 parágrafos a tempo, aqueles que anotaram quando e onde iriam terminar o ensaio tiveram muito mais probabilidades de o entregar.

Essas descobertas apresentam uma correlação interessante com aquelas relacionadas à disciplina em outras pessoas: em um estudo que examinou a capacidade de pessoas comuns de seguir um plano alimentar rigoroso, os pesquisadores descobriram que os participantes que monitoravam rigorosamente o que comiam conseguiam manter níveis muito mais altos de autocontrole em relação à sua dieta.

Por último, mas não menos importante, Dan Ariely e seus colegas realizaram um estudo com estudantes universitários e descobriram que os alunos que impunham prazos rígidos a si mesmos para as tarefas tinham um desempenho muito melhor (e mais consistente) do que aqueles que não o faziam.

Essas descobertas foram especialmente interessantes porque Ariely observou que os alunos que se davam prazos muito generosos frequentemente sofriam dos mesmos problemas que os alunos que não estabeleciam prazos: quando você se dá muito tempo para concluir uma tarefa, pode acabar criando uma "tempestade em copo d'água".

Agora que sabemos que acompanhar nosso progresso é um componente essencial da produtividade, como podemos implementar essa prática em nossa rotina diária?

Um método consiste em usar um Quadro de Responsabilidade para acompanhar o trabalho realizado durante as sessões produtivas de 90 minutos, de forma semelhante à maneira como as pessoas em dieta monitoravam o consumo de alimentos.

Para implementar isso facilmente, basta criar duas colunas em uma folha de papel, planilha do Google Docs ou até mesmo em um quadro branco.

* A coluna 1 indicará a duração de uma de suas sessões de produtividade.

* A coluna 2 listará as tarefas que você concluiu nesse período limitado.

Não inclua colunas para seus intervalos de 15 minutos, pois esses momentos são para seu próprio bem e para recarregar suas energias.

Isso funciona bem por dois motivos específicos:

O Dr. Kentaro Fujita argumenta que acompanhar seu progresso dessa maneira é útil porque você ficará ciente do trabalho que realmente realizou, e não da suposição (imprecisa) de trabalho que você possa ter imaginado.

O ato de se obrigar a anotar que passou 2 horas no YouTube não tem a ver com vergonha, mas sim com consciência; assim, você terá menos probabilidade de repetir o comportamento.

O acompanhamento do progresso também é uma estratégia conhecida para evitar comportamentos mecânicos (também conhecidos como "tarefas improdutivas"), um hábito que o pesquisador John Bargh descreve como o inimigo número 1 da busca por objetivos.

Produtividade e Multitarefa

Com um cronograma de trabalho, uma estratégia de gestão de energia e um sistema de acompanhamento de tarefas implementados, o último desafio que temos de enfrentar é o da multitarefa.

De acordo com um estudo de 1999 , temos a tendência de considerar a multitarefa eficaz, mesmo quando não o é.

No entanto, o pesquisador Zhen Wang conseguiu demonstrar que, em média, pessoas que realizam várias tarefas ao mesmo tempo têm menos probabilidade de serem produtivas, embora se sintam mais "satisfeitas emocionalmente" com seu trabalho, criando uma ilusão de produtividade.

Pior ainda, o pesquisador de Stanford, Clifford Nass, examinou os padrões de trabalho de pessoas multitarefa e analisou sua capacidade de:

1. Filtrar informações

2. Alternar entre tarefas

3. Mantenha uma memória de trabalho elevada.

Ele descobriu que eles eram péssimos nas três áreas.

Segundo Nass:

“Ficamos absolutamente chocados. Todos perdemos nossas apostas. Descobrimos que pessoas multitarefa são péssimas em todos os aspectos da multitarefa.”

Ao trabalhar no computador, a melhor coisa a fazer é ativar o Modo Avião; não há necessidade de se deixar levar pela tentação quando você nem consegue acessar a internet. Se não for possível, utilize ferramentas como o StayFocusd para bloquear sites que distraem.

A melhor estratégia seguinte é criar um ritual de planejamento noturno, no qual você seleciona algumas tarefas prioritárias para realizar no dia seguinte.

O motivo pelo qual esse método funciona muito melhor do que planejar suas tarefas diárias pela manhã é devido a pesquisas da Kellogg School. Isso demonstra que calculamos mal o nível de concentração que conseguiremos manter no futuro. Acreditamos firmemente que seremos capazes de planejar nosso dia rapidamente na manhã seguinte, mas quando o amanhã chega, nos desviamos do caminho.

Você pode criar um ritual de planejamento noturno com uma simples caneta e papel ou usar uma ferramenta online como o TeuxDeux todas as noites. Liste apenas as tarefas prioritárias (as "5 principais") do dia.

Em vez de listar "Trabalhar no projeto de pesquisa" como uma meta diária, tente algo como "Concluir a introdução" ou "Encontrar fontes adicionais" como uma tarefa que você realmente pode concluir.

Repetição instantânea

Vamos reproduzir tudo isso rapidinho:

A força de vontade por si só não basta: sua produtividade não deve depender apenas da sua força de vontade. A resistência mental é importante, mas para manter a disciplina, é melhor contar com sistemas.

Permita-se dedicar-se totalmente: trabalhar arduamente nas tarefas importantes irá esgotá-lo mental e fisicamente. Não tenha medo de fazer várias pausas ao longo do dia. É melhor dividir as sessões de produtividade em períodos de 90 minutos (para manter o foco e aliviar o estresse de controlar a energia ao longo do dia).

Se não vale a pena medir, não vale a pena fazer: o acompanhamento é comprovadamente a melhor maneira de manter o foco no seu progresso. Crie um gráfico de acompanhamento para listar as atividades produtivas que você realizou ao longo do dia. Você verá o quanto realmente está conquistando.

Multitarefa é sua inimiga: trate-a como tal. Elimine as distrações indesejadas e, como diria Ron Swanson, "Nunca faça duas coisas pela metade, faça uma coisa inteira". Planeje seu dia na noite anterior para não se deixar consumir pelas maravilhosas distrações da internet logo ao começar o dia.