Știința productivității

În lumea aglomerată de astăzi, am devenit un popor obsedat de productivitate și „hack-uri de lucru”.

A face mai multe în mai puțin timp ne permite să mergem înainte și chiar ne oferă mai multă disponibilitate pentru a face lucrurile pe care le iubim în afara muncii.

Problema cu care ne confruntăm este că este ușor să fii motivat, dar greu să rămâi disciplinat.

Cei mai mulți dintre noi privim productivitatea într-un mod greșit: instrumentele de gestionare a sarcinilor sunt strălucitoare la început și apoi rămân neutilizate. A fi legat de biroul tău este pe cât de nesănătos, pe atât de neproductiv.

Realizarea nu înseamnă să faci totul, ci să faci lucrurile corect – productivitatea înseamnă să spui nu.

Concentrarea și consecvența sunt elementele de bază pentru a fi cu adevărat productiv. Chiar acum, vom arunca o privire asupra științei din spatele modului în care funcționează creierul în starea de sinteză și ce schimbări puteți face pentru mai bine.

Productivitate într-un videoclip de 3 minute

Am colaborat cu Mitchell Moffit de la echipa ASAPscience pentru a crea videoclipul de mai sus.

Faceți clic pe play pentru a învăța...

De ce să vă faceți griji că aveți „mai multă putere de voință” este un joc de prost.

Cum experții de talie mondială rămân productivi... și ce fac ei diferit.

Motivul pentru care o mai bună gestionare a energiei = un tine mai productiv.

Capcane mari care duc la muncă ocupată și amânare.

Privește și bucură-te.

Odată ce ai făcut asta, dacă încă îți dorești să afli mai multe, derulează în jos: așteaptă o duzină de studii și mult mai multe explicații.

Abandonați toată puterea voinței, voi care intrați aici

Primul lucru de recunoscut în căutarea de a face mai mult este muntele de dovezi care sugerează că singura voință nu va fi suficientă pentru a rămâne productivă.

Potrivit cercetărilor efectuate de Janet Polivy , creierul nostru se teme de proiecte mari și adesea nu reușește să se angajeze în scopuri pe termen lung, deoarece suntem susceptibili să „abandonăm nava” la primul semn de suferință.

Gândiți-vă la ultima dată când ați ținut o dietă eșuată.

Ți-ai aprovizionat frigiderul cu cele mai sănătoase alimente și ai plănuit să faci mișcare în fiecare zi... până în prima zi în care ai alunecat. După aceea, s-a întors la vechile tale moduri.

Pentru a înrăutăți lucrurile, cercetările realizate de Kenneth McGraw au reușit să demonstreze că cel mai mare „zid” către succes a fost adesea abia la început. Cercetări suplimentare în acest domeniu sugerează că suntem predispuși să amânăm proiecte mari, deoarece vizualizăm cele mai proaste părți; modalitatea perfectă de a întârzia începerea.

Potrivit cercetătorului John Bargh , creierul tău va încerca să „simuleze” munca productivă reală, evitând proiectele mari și concentrându-se pe sarcini mici, fără minte, pentru a-ți umple timpul.

"Proiect mare care urmează mâine? Îmi reorganizez mai bine colecția de filme!"

Poate cel mai rău dintre toate, numeroase studii asupra conceptului de „epuizare a ego-ului” au furnizat unele dovezi care sugerează că puterea noastră de voință este o resursă limitată care poate fi folosită în întregime. Cu cât te lupți mai mult cu ea, cu atât vei arde mai mult gaz. Un rezervor gol duce la o motivație goală.

Cu toate astea împotriva noastră, ce putem face pentru a fi mai productivi?

Pentru a înțelege acest lucru, unul dintre cele mai bune pariuri ale noastre este să observăm obiceiurile oamenilor în mod constant productivi.

Obiceiurile oamenilor productivi

Dacă ar fi să cer să descriu regimentele de antrenament ale muzicienilor de talie mondială, probabil că ți-ai imagina un artist închis care cântă toată ziua și apoi își bagă instrumentul noaptea.

În mod uimitor, cercetările lui Anders Ericsson care au examinat sesiunile de antrenament ale violoniştilor de elită au arătat în mod clar că cei mai buni interpreţi nu petreceau mai mult timp la vioară, ci mai degrabă erau mai productivi în timpul sesiunilor de antrenament.

Mai bine, cei mai mulți jucători de elită dormeau în medie mai mult decât toți ceilalți.

Cum este posibil asta?

Cercetările ulterioare ale lui Anders dezvăluie răspunsul: cei mai buni jucători se implicau într-o „practică deliberată”. Ați auzit termenul, dar dincolo de hype, despre ce este vorba?

Nu este nimic altceva decât să-ți petreci timp pe cele mai grele sarcini și să fii mai bun la gestionarea nivelurilor de energie.

Gândește-te astfel: dacă ai încerca să devii mai bun la baschet, ai fi mult mai bine să exersezi anumite exerciții timp de două ore, decât să „tragi cu cercuri” toată ziua.

Întrucât practica deliberată vă cere să cheltuiți mai multă putere mentală decât munca ocupată, cum o puteți implementa fără a vă epuiza voința?

Primul răspuns nu este foarte sexy, dar este necesar: cel mai bun mod de a-ți depăși teama de a cheltui multă energie într-un proiect mare este pur și simplu să începi.

Efectul Zeigarnik (menționat mai sus) este un construct pe care psihologii l-au observat în numeroase studii despre „suspans”. Un astfel de studiu le-a oferit participanților puzzle-uri pentru a le rezolva, dar nu suficient timp pentru a le finaliza. Lucrul surprinzător a fost că, chiar și atunci când participanților li s-a cerut să se oprească, peste 90% dintre ei au continuat să termine puzzle-urile oricum.

Potrivit cercetătorului principal:

„Se pare că este natura umană să terminăm ceea ce începem și, dacă nu este terminat, experimentăm disonanță.”

Este același lucru care se întâmplă atunci când ne angajăm într-o poveste dintr-o carte, film sau emisiune TV: vrem să vedem cum se termină.

Puteți folosi aceste cunoștințe în avantajul dvs. doar pornind de la următorul mare proiect; în sensul cel mai elementar, nu vă concentrați motivația pe a face Activitatea X. În schimb, concentrați-vă pe a face Activitatea X mai ușor de realizat.

Începe cu o seară înainte. Lista ta de lucruri de făcut este deja scrisă? Este locul de muncă pregătit pentru a începe? Înlătură barierele de frecare înainte de a te baza pe voința.

Despre lucrul ca un expert

O multitudine de cercetări ne-au arătat că disciplina se menține cel mai bine prin obiceiuri, nu prin voință.

Potrivit lui Tony Schwartz , CEO al The Energy Project, majoritatea oamenilor își rețin productivitatea neprogramând în mod rigid pauzele de lucru și odihnă pe parcursul zilei.

Deoarece cei mai mulți dintre noi sunt îngrijorați de puterea de voință, nu ne împingem la un rezultat maxim: în loc să „dăm totul” pentru sesiuni scurte, ne distribuim efortul pe parcursul zilei, conducându-ne înapoi la munca ocupată pentru a ne umple timpul.

Ce ar trebui să facem în schimb?

Schwartz citează adesea un studiu de cercetare realizat de Administrația Federală a Aviației care a dezvăluit cum pauzele scurte dintre sesiunile de lucru mai lungi au dus la o îmbunătățire cu 16% a gradului de conștientizare și concentrare.

Cercetările lui Peretz Lavie privind ritmurile ultradiene se potrivesc cu aceste constatări: sesiunile productive mai lungi (de 90 de minute) urmate de pauze scurte (de cel mult 15-20 de minute) se sincronizează mai strâns cu ciclurile noastre energetice naturale și ne permit să menținem o concentrare mai bună și un nivel mai ridicat de energie pe tot parcursul zilei.

Ambele studii privind managementul energiei se potrivesc cu programele de antrenament ale violoniștilor: cel mai comun regim pentru cântăreții de crop a fost un bloc de antrenament intens de 90 de minute, urmat de o pauză de 15 minute.

Morala poveștii este că este greu să fii productiv în timp ce încerci să menții un nivel ridicat de energie pe parcursul întregii zile.

Este mult mai ușor să lucrezi intens când știi că o pauză este chiar după colț, nu la sfârșitul zilei. În loc să încercați să economisiți energia ore în șir, împărțiți proiectele mari în bucăți mai mici și planificați o perioadă de recuperare imediat după.

Pentru proiectele realizate în timpul propriu, încercați să programați blocuri de sesiuni de lucru de 90 de minute cu un timp de răcire planificat de 15 minute imediat după. Când știi că o pauză se așteaptă la orizont, nu vei încerca să „pasezi” cu munca ta și vei fi mai înclinat să te scufunzi în lucrurile dificile.

Deși este excelentă pentru a aborda cele mai dificile părți ale proiectelor mari, această tehnică nu abordează cu adevărat multe probleme legate de disciplină, o parte importantă a rămânerii productive pentru mai mult de o zi sau două.

Arta de a rămâne disciplinat

Un segment al populației cunoscut pentru că se luptă cu disciplina este cei care sunt dependenți de droguri grele.

Având în vedere dispoziția lor de a nu se putea angaja în multe lucruri, s-ar putea să fii surprins să descoperi că în timpul unui experiment de testare a capacității dependenților de droguri de a scrie și a trimite la timp un eseu de 5 paragrafe, cei care au notat când și unde vor finaliza eseul au fost mult mai probabil să îl predea.

Aceste descoperiri au o corelație interesantă cu cele legate de disciplina la alți oameni: într-un studiu care examinează capacitatea oamenilor obișnuiți de a respecta un plan strict de dietă, cercetătorii au descoperit că acei participanți care au monitorizat riguros ceea ce mănâncă au fost capabili să mențină un nivel mult mai ridicat de autocontrol atunci când a fost vorba de a-și menține dieta.

Nu în ultimul rând, Dan Ariely și colegii săi au efectuat un studiu care a implicat studenți și au descoperit că studenții care și-au impus termene stricte pentru sarcini au avut rezultate mult mai bune (și mai consecvente) decât cei care nu au făcut-o.

Aceste descoperiri au fost deosebit de interesante deoarece Ariely a remarcat că studenții care și-au acordat un termen prea generos au suferit adesea de aceleași probleme ca și studenții care au stabilit zero termene: atunci când îți alocați prea mult timp pentru a finaliza o sarcină, puteți ajunge să creați un „munte dintr-un deal”.

Deoarece știm acum că urmărirea progresului nostru este o componentă cheie a productivității, cum putem implementa această practică în rutina noastră zilnică?

O metodă este să utilizați o diagramă de responsabilitate pentru a urmări munca pe care ați efectuat-o în timpul sesiunilor de productivitate de 90 de minute, similar cu modul în care persoanele care au dietă și-au urmărit consumul de alimente.

Pentru a implementa cu ușurință una, pur și simplu creați două coloane pe o foaie de hârtie, o foaie de calcul Google Docs sau chiar pe o tablă albă.

* Coloana 1 va enumera durata uneia dintre sesiunile dvs. de productivitate.

* Coloana 2 va enumera sarcinile pe care le-ați îndeplinit în acel interval de timp limitat.

Nu includeți nicio coloană pentru pauzele dvs. de 15 minute, deoarece acele momente sunt de dragul dvs. și înseamnă să vă completați voința.

Acest lucru funcționează bine din 2 motive specifice:

Dr. Kentaro Fujita susține că urmărirea progresului dvs. în acest fel este utilă, deoarece veți fi expus la munca pe care ați realizat-o de fapt, și nu la presupunerea (inexacte) a muncii pe care o puteți interpreta în capul vostru.

A te forța să scrii faptul că ai petrecut 2 ore pe YouTube nu înseamnă rușine, ci conștientizare; vei fi mai puțin probabil să o faci din nou.

Urmărirea progresului este, de asemenea, o strategie cunoscută pentru a vă împiedica să vă implicați într-un comportament robotic (cunoscut și sub denumirea de „muncă ocupată”), un obicei pe care cercetătorul John Bargh îl descrie ca fiind inamicul numărul 1 al atingerii obiectivelor.

Productivitate și multitasking

Având un program de lucru, o strategie de management al energiei și un sistem de urmărire a sarcinilor în vigoare, ultima provocare cu care trebuie să ne confruntăm este aceea de multitasking.

Conform unui studiu din 1999 , avem tendința de a considera multitasking-ul ca fiind eficient, chiar și atunci când nu este

Cu toate acestea, cercetătorul Zhen Wang a reușit să demonstreze că, în medie, multitasker-ul este de fapt mai puțin probabil să fie productivi, dar se simt mai „mulțumiți emoțional” de munca lor, creând o iluzie de productivitate.

Mai rău încă, cercetătorul de la Stanford Clifford Nass a examinat tiparele de lucru ale multitaskerului și a analizat capacitatea acestora de a:

1. Filtrați informațiile

2. Comutați între sarcini

3. Mențineți o memorie de lucru ridicată

A descoperit că erau groaznice la toate trei.

Potrivit lui Nass:

"Am fost absolut șocați. Cu toții ne-am pierdut pariurile. Se pare că multitasking-ul sunt îngrozitori la fiecare aspect al multitasking-ului."

Când lucrați la computer, cel mai bun lucru pe care îl puteți face este să activați Modul Avion; nu este nevoie de ispită când nici măcar nu poți accesa web-ul. Dacă nu puteți, ajutați-vă cu instrumente precum și StayFocusd pentru a bloca site-urile care vă distrag atenția.

Următoarea cea mai bună strategie este să creați un ritual de planificare de seară în care selectați câteva sarcini prioritare pentru a le îndeplini a doua zi.

Motivul pentru care această metodă funcționează mult mai bine decât să vă planificați sarcinile zilnice dimineața este că cercetările de la Școala Kellogg a arătat că calculăm greșit cantitatea de concentrare pe care o vom putea menține în viitor. Credem cu tărie că vom putea să ne planificăm rapid ziua a doua zi dimineață, dar când mâine va veni, ne vom împiedica.

Puteți crea un ritual de planificare de seară cu un simplu pix și hârtie sau puteți utiliza un instrument online precum TeuxDeux în fiecare seară. Enumerați numai sarcinile prioritare („cele 5 mari”) pentru ziua respectivă.

În loc să enumerați „Lucrul la proiectul de cercetare” ca obiectiv zilnic, încercați ceva de genul „Terminați introducerea” sau „Găsiți surse suplimentare” ca sarcină pe care o puteți finaliza efectiv.

Reluarea instantanee

Hai să reluăm totul foarte repede:

Numai puterea de voință nu este suficientă: productivitatea ta nu ar trebui să se bazeze doar pe forța ta de voință. Duritatea mentală va merge mult, dar pentru a rămâne disciplinat este mai bine să te bazezi pe sisteme.

Oferă-ți capacitatea de a merge „all-in”: a munci mai mult la lucrurile care contează te va epuiza mental și fizic. Nu vă fie teamă să vă acordați mai multe pauze pe parcursul zilei. Este mai bine să „împărțiți” sesiunile de productivitate în perioade de 90 de minute (pentru a vă menține atent și pentru a atenua stresul de a vă stimula energia pe parcursul întregii zile.

Dacă nu merită măsurat, nu merită făcut: Urmărirea s-a dovedit a fi cea mai bună modalitate de a rămâne sârguincios cu privire la progresul tău. Creați o diagramă de responsabilitate pentru a enumera lucrurile productive pe care le-ați făcut pe parcursul zilei. Vei vedea cât de mult realizezi cu adevărat.

Multitasking-ul este inamicul tău: tratează-l ca atare. Blocați distragerile nedorite și, așa cum ar spune Ron Swanson, „Niciodată să nu trageți două lucruri pe jumătate, și să nu faceți un singur lucru.” Planifică-ți ziua cu o seară înainte, astfel încât să nu te consumi de minunatele distrageri ale internetului atunci când îți începi ziua.