La Scienza Della produttività

Nel frenetico mondo odierno, siamo diventati persone ossessionate dalla produttività e dai "trucchi lavorativi".

Fare di più in meno tempo ci consente di andare avanti e ci dà anche più disponibilità a fare le cose che amiamo al di fuori del lavoro.

Il problema che incontriamo è che è facile motivarsi, ma è difficile restare disciplinati.

Molti di noi hanno una visione sbagliata della produttività: gli strumenti di gestione delle attività sono brillanti all'inizio e poi non vengono più utilizzati. Essere incatenati alla scrivania è tanto malsano quanto improduttivo.

Il successo non consiste nel fare tutto, ma nel fare le cose giuste: la produttività significa dire di no.

Concentrazione e costanza sono il pane quotidiano per essere veramente produttivi. Ora, daremo un'occhiata ai principi scientifici che stanno alla base del funzionamento del cervello nello stato di sintesi e ai cambiamenti che si possono apportare per migliorarlo.

Produttività in un video di 3 minuti

Ho collaborato con Mitchell Moffit del team ASAPscience per creare il video qui sopra.

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Perché preoccuparsi di avere "più forza di volontà" è un gioco da stupidi.

Come gli esperti di fama mondiale restano produttivi... e cosa fanno di diverso.

Ecco perché una migliore gestione dell'energia equivale a una maggiore produttività.

Grandi insidie ​​che portano al lavoro superfluo e alla procrastinazione.

Guarda e divertiti.

Una volta fatto questo, se hai ancora voglia di saperne di più, scorri verso il basso: ti aspettano una dozzina di studi e molte altre spiegazioni.

Abbandonate ogni volontà, voi che entrate

La prima cosa da riconoscere quando si cerca di fare di più è la montagna di prove che suggeriscono che la sola forza di volontà non sarà sufficiente per rimanere produttivi.

Secondo una ricerca di Janet Polivy , il nostro cervello teme i grandi progetti e spesso non riesce a impegnarsi per raggiungere obiettivi a lungo termine perché tendiamo ad "abbandonare la nave" al primo segno di difficoltà.

Pensa all'ultima volta che hai seguito una dieta che non ha funzionato.

Hai riempito il frigorifero con i cibi più sani e hai programmato di allenarti ogni giorno... finché il primo giorno non hai commesso un errore. Dopodiché, sei tornato alle tue vecchie abitudini.

A peggiorare le cose, una ricerca di Kenneth McGraw ha dimostrato che il più grande "ostacolo" al successo era spesso proprio l'inizio. Ulteriori ricerche in questo ambito suggeriscono che tendiamo a procrastinare i progetti più grandi perché visualizziamo le parti peggiori; il modo perfetto per ritardare l'inizio.

Secondo il ricercatore John Bargh , il tuo cervello cercherà di "simulare" un vero lavoro produttivo evitando grandi progetti e concentrandosi su piccoli compiti inutili per riempire il tuo tempo.

"Un progetto importante in scadenza domani? Meglio riorganizzare la mia collezione di film!"

Forse la cosa peggiore è che numerosi studi sul concetto di "esaurimento dell'ego" hanno fornito prove che suggeriscono come la nostra forza di volontà sia una risorsa limitata che può essere esaurita completamente. Più la combatti, più carburante consumi. Un serbatoio vuoto porta a una motivazione vuota.

Con tutto questo che ci sfavorisce, cosa possiamo fare per essere più produttivi?

Per capirlo, uno dei modi migliori è osservare le abitudini delle persone costantemente produttive.

Le abitudini delle persone produttive

Se dovessi descrivere i ritmi di pratica dei musicisti di fama mondiale, probabilmente immagineresti un artista recluso che suona tutto il giorno e poi si ritira a suonare il suo strumento la sera.

Incredibilmente, però, la ricerca di Anders Ericsson che ha esaminato le sessioni di pratica di violinisti d'élite ha mostrato chiaramente che i migliori esecutori non trascorrevano più tempo al violino, ma piuttosto erano più produttivi durante le loro sessioni di pratica.

Meglio ancora, i giocatori più forti dormivano in media più di tutti gli altri.

Come è possibile?

Una successiva ricerca di Anders rivela la risposta: i giocatori migliori si dedicavano a una "pratica deliberata". Avete sentito il termine, ma al di là del clamore, di cosa si tratta?

Non si tratta altro che dedicare tempo ai compiti più difficili e gestire meglio i propri livelli di energia.

Pensatela in questo modo: se cercaste di migliorare a basket, fareste molto meglio ad allenarvi su esercizi specifici per due ore piuttosto che "tirare a canestro" tutto il giorno.

Dal momento che la pratica deliberata richiede di impiegare più energia cerebrale rispetto al lavoro di routine, come puoi attuarla senza esaurire la tua forza di volontà?

La prima risposta non è molto allettante, ma è necessaria: il modo migliore per superare la paura di investire troppe energie in un grande progetto è semplicemente iniziare.

L' effetto Zeigarnik (menzionato sopra) è un costrutto che gli psicologi hanno osservato in numerosi studi sulla "suspense". In uno di questi studi sono stati presentati ai partecipanti dei rompicapo da completare, ma non il tempo necessario per completarli. La cosa sorprendente è che, anche quando ai partecipanti è stato chiesto di fermarsi, oltre il 90% di loro ha comunque completato i rompicapo.

Secondo il ricercatore principale:

Sembra essere nella natura umana finire ciò che iniziamo e, se non lo finiamo, sperimentiamo dissonanza.

È la stessa cosa che succede quando ci immergiamo in una storia raccontata in un libro, in un film o in una serie televisiva: vogliamo vedere come finisce.

Puoi usare questa conoscenza a tuo vantaggio semplicemente iniziando il prossimo grande progetto; in parole povere, non concentrare la tua motivazione sullo svolgimento dell'Attività X. Piuttosto, concentrati sul rendere l'Attività X più facile da svolgere.

Inizia la sera prima. La tua lista di cose da fare è già pronta? Il tuo posto di lavoro è pronto per iniziare? Abbatti le barriere di attrito prima di affidarti alla forza di volontà.

Lavorare come un esperto

Numerose ricerche hanno dimostrato che la disciplina si mantiene meglio attraverso le abitudini, non attraverso la forza di volontà.

Secondo Tony Schwartz , CEO di The Energy Project, la maggior parte delle persone frena la propria produttività perché non pianifica rigidamente il lavoro e le pause di riposo durante la giornata.

Poiché la maggior parte di noi si preoccupa della propria forza di volontà, non ci spingiamo al massimo rendimento: invece di "dare il massimo" per brevi sessioni, distribuiamo i nostri sforzi nell'arco della giornata, il che ci porta a dedicarci ad attività inutili per riempire il nostro tempo.

Cosa dovremmo fare invece?

Schwartz cita spesso uno studio di ricerca condotto dalla Federal Aviation Administration che ha rivelato come brevi pause tra sessioni di lavoro più lunghe abbiano portato a un miglioramento del 16% della consapevolezza e della concentrazione.

La ricerca di Peretz Lavie sui ritmi ultradiani concorda con queste scoperte: sessioni produttive più lunghe (di 90 minuti) seguite da brevi pause (di non più di 15-20 minuti) si sincronizzano più strettamente con i nostri cicli energetici naturali e ci consentono di mantenere una migliore concentrazione e un livello di energia più elevato durante tutto il giorno.

Entrambi questi studi sulla gestione dell'energia coincidono con i programmi di studio dei violinisti: il regime più comune per i migliori musicisti era un blocco di 90 minuti di pratica intensa seguito da una pausa di 15 minuti.

La morale della storia è che è difficile essere produttivi se si cerca di mantenere alti livelli di energia per tutto il giorno.

È molto più facile lavorare intensamente quando sai che la pausa è dietro l'angolo, non a fine giornata. Invece di cercare di risparmiare energie per ore, suddividi i progetti più grandi in parti più piccole e pianifica un periodo di recupero subito dopo.

Per i progetti svolti nel tuo tempo libero, prova a pianificare blocchi di sessioni di lavoro di 90 minuti con un tempo di defaticamento pianificato di 15 minuti subito dopo. Quando sai che una pausa è all'orizzonte, eviterai di "regolare" il tuo lavoro e sarai più propenso a immergerti nelle cose più difficili.

Sebbene questa tecnica sia ottima per affrontare gli aspetti più difficili dei progetti più grandi, non risolve molti dei problemi legati alla disciplina, un aspetto importante per rimanere produttivi per più di un giorno o due.

L'arte di rimanere disciplinati

Una fetta della popolazione nota per le sue difficoltà disciplinari è quella dei tossicodipendenti da droghe pesanti.

Considerata la loro tendenza a non impegnarsi in molte cose, potresti rimanere sorpreso nello scoprire che durante un esperimento che testava la capacità dei tossicodipendenti di scrivere e consegnare in tempo un saggio di 5 paragrafi, coloro che avevano scritto quando e dove avrebbero completato il saggio avevano molte più probabilità di consegnarlo.

Questi risultati presentano un'interessante correlazione con quelli relativi alla disciplina nelle altre persone: in uno studio che esaminava la capacità delle persone comuni di attenersi a un rigido regime alimentare, i ricercatori hanno scoperto che i partecipanti che monitoravano rigorosamente ciò che mangiavano erano in grado di mantenere livelli di autocontrollo molto più elevati per quanto riguardava il rispetto della dieta.

Infine, ma non per questo meno importante, Dan Ariely e i suoi colleghi hanno condotto uno studio su studenti universitari e hanno scoperto che gli studenti che si imponevano scadenze rigorose per i compiti ottenevano risultati molto migliori (e più costanti) rispetto a quelli che non lo facevano.

Questi risultati sono stati particolarmente interessanti perché Ariely ha notato che gli studenti che si davano scadenze troppo generose spesso soffrivano degli stessi problemi degli studenti che non si ponevano alcuna scadenza: quando ci si assegna troppo tempo per completare un compito, si può finire per trasformare una "piccola montagna" in una montagna.

Ora che sappiamo che monitorare i nostri progressi è un elemento chiave della produttività, come possiamo implementare questa pratica nella nostra routine quotidiana?

Un metodo consiste nell'utilizzare un grafico di responsabilità per tenere traccia del lavoro completato durante le sessioni produttive di 90 minuti, in modo simile a come chi era a dieta teneva traccia del proprio consumo di cibo.

Per implementarne uno facilmente, basta creare due colonne su un foglio di carta, un foglio di calcolo di Google Docs o anche una lavagna.

* Nella colonna 1 verrà elencato l'intervallo di tempo di una delle tue sessioni di produttività.

* Nella colonna 2 sono elencati i compiti portati a termine in quel limitato lasso di tempo.

Non includere alcuna colonna per le tue pause di 15 minuti, poiché quei momenti sono per il tuo bene e servono per ricaricare la tua forza di volontà.

Questo funziona bene per due motivi specifici:

Il dott. Kentaro Fujita sostiene che monitorare i propri progressi in questo modo è utile perché ti metterà a conoscenza del lavoro effettivamente svolto e non delle (imprecise) supposizioni sul lavoro che potresti farti nella tua testa.

Costringerti a scrivere il fatto di aver trascorso 2 ore su YouTube non significa vergognarti, ma prenderti cura di te; sarai meno propenso a farlo di nuovo.

Monitorare i progressi è anche una strategia nota per evitare di adottare comportamenti robotici (noti anche come "lavori inutili"), un'abitudine che il ricercatore John Bargh descrive come il nemico numero uno del raggiungimento degli obiettivi.

Produttività e multitasking

Con un programma di lavoro, una strategia di gestione dell'energia e un sistema di monitoraggio delle attività in atto, l'ultima sfida che dobbiamo affrontare è quella del multitasking.

Secondo uno studio del 1999 , tendiamo a considerare il multitasking efficace, anche quando non lo è.

Tuttavia, il ricercatore Zhen Wang è riuscito a dimostrare che, in media, chi svolge più attività contemporaneamente ha in realtà meno probabilità di essere produttivo, ma si sente più "emotivamente soddisfatto" del proprio lavoro, creando l'illusione di produttività.

Peggio ancora, il ricercatore di Stanford Clifford Nass ha esaminato i modelli di lavoro di chi svolge più attività contemporaneamente e ha analizzato la sua capacità di:

1. Filtra le informazioni

2. Passare da un'attività all'altra

3. Mantenere un'elevata memoria di lavoro

Scoprì che erano pessimi in tutte e tre le cose.

Secondo Nass:

"Siamo rimasti completamente scioccati. Abbiamo perso tutti le nostre scommesse. A quanto pare, chi fa più cose contemporaneamente è pessimo in ogni aspetto del multitasking."

Quando lavori al computer, la cosa migliore che puoi fare è attivare la modalità aereo; non c'è bisogno di cadere in tentazione quando non puoi nemmeno accedere al web. Se non puoi, aiutati con strumenti come StayFocusd per bloccare i siti che ti distraggono.

La strategia migliore successiva è quella di creare un rituale di pianificazione serale in cui si selezionano alcune attività prioritarie da portare a termine il giorno successivo.

Il motivo per cui questo metodo funziona molto meglio della pianificazione delle attività quotidiane al mattino è dovuto alla ricerca della Kellogg School ha dimostrato che calcoliamo male la quantità di concentrazione che saremo in grado di mantenere in futuro. Crediamo fermamente di poter pianificare rapidamente la nostra giornata il mattino dopo, ma quando arriva il giorno dopo, ci perdiamo di vista.

Puoi creare un rituale di pianificazione serale con carta e penna o usare uno strumento online come TeuxDeux ogni sera. Elenca solo le attività prioritarie (le "big 5") per la giornata.

Invece di elencare "Lavorare al progetto di ricerca" come obiettivo giornaliero, prova qualcosa come "Completare l'introduzione" o "Trovare fonti aggiuntive" come compito che puoi effettivamente portare a termine.

La riproduzione istantanea

Rivediamo velocemente tutto:

La sola forza di volontà non basta: la tua produttività non dovrebbe dipendere solo dalla tua forza di volontà. La forza mentale può fare la differenza, ma per rimanere disciplinati è meglio affidarsi a dei sistemi.

Datti la possibilità di dare il massimo: impegnarti di più sulle cose che contano ti prosciugherà mentalmente e fisicamente. Non aver paura di concederti più pause durante la giornata. È meglio suddividere le sessioni di produttività in periodi di 90 minuti (per mantenerti concentrato e alleviare lo stress di dover gestire le tue energie durante l'intera giornata).

Se non vale la pena misurare, non vale la pena farlo: è stato dimostrato che monitorare è il modo migliore per monitorare con diligenza i propri progressi. Crea un grafico delle responsabilità per elencare le cose produttive che hai fatto durante la giornata. Vedrai quanto stai davvero realizzando.

Il multitasking è il tuo nemico: trattalo come tale. Blocca le distrazioni indesiderate e, come direbbe Ron Swanson, "Non fare mai due cose a metà, fai una cosa intera". Pianifica la tua giornata la sera prima, così non sarai travolto dalle meravigliose distrazioni di internet appena inizi la giornata.