Vetenskapen Om Produktivitet

I dagens hektiska värld har vi blivit ett folk som är besatta av produktivitet och "work hacks".

Att få mer gjort på kortare tid gör att vi kan komma framåt och till och med ger oss mer tillgänglighet för att göra saker vi älskar utanför jobbet.

Problemet vi stöter på är att det är lätt att bli motiverad, men svårt att hålla sig disciplinerad.

De flesta av oss ser på produktiviteten på fel sätt: verktyg för uppgiftshantering är till en början glänsande och går sedan oanvända. Att vara kedjad vid skrivbordet är lika ohälsosamt som improduktivt.

Prestation handlar inte om att göra allt, det handlar om att göra rätt saker – produktivitet innebär att säga nej.

Fokus och konsistens är bröd och smör för att vara verkligt produktiv. Just nu ska vi ta en titt på vetenskapen bakom hur hjärnan fungerar i syntestillståndet, och vilka förändringar du kan göra till det bättre.

Produktivitet i en 3 minuters video

Jag samarbetade med Mitchell Moffit från ASAPscience- teamet för att skapa videon ovan.

Klicka på spela för att lära dig...

Varför oroa sig för att ha "mer viljestyrka" är en dårlek.

Hur experter i världsklass håller sig produktiva... och vad de gör annorlunda.

Anledningen till att bättre energihushållning = en mer produktiv du.

Stora fallgropar som leder till upptaget arbete och förhalning.

Titta och njut.

När du har gjort det, om du fortfarande längtar efter att veta mer, scrolla ner: ett dussin studier och mycket mer förklaring väntar.

Överge all viljestyrka, ni som går in här

Det första att erkänna i strävan efter att få mer gjort är berget av bevis som tyder på att enbart viljestyrka inte kommer att vara tillräckligt för att förbli produktiv.

Enligt forskning av Janet Polivy fruktar vår hjärna stora projekt och misslyckas ofta med att förbinda oss till långsiktiga mål eftersom vi är mottagliga för att "överge skeppet" vid första tecken på nöd.

Tänk på förra gången du gick på en misslyckad diet.

Du fyllde ditt kylskåp med den hälsosammaste maten och planerade att träna varje dag... tills den första dagen du halkade upp. Efter det var det tillbaka till dina gamla sätt.

För att göra saken värre kunde forskning av Kenneth McGraw visa att den största "muren" till framgång ofta bara var att börja. Ytterligare forskning inom detta område tyder på att vi är benägna att skjuta upp stora projekt eftersom vi visualiserar de värsta delarna; det perfekta sättet att fördröja att komma igång.

Enligt forskaren John Bargh kommer din hjärna att försöka "simulera" verkligt produktivt arbete genom att undvika stora projekt och fokusera på små, tanklösa uppgifter för att fylla din tid.

"Stort projekt imorgon? Bättre omorganisera min filmsamling!"

Kanske värst av allt, många studier om begreppet "ego-utarmning" har gett några bevis som tyder på att vår viljestyrka är en begränsad resurs som kan användas upp i sin helhet. Ju mer du bekämpar det, desto mer gas förbränner du. En tom tank leder till tom motivation.

Med allt detta mot oss, vad kan vi göra för att bli mer produktiva?

För att ta reda på detta är en av våra bästa insatser att observera vanorna hos konsekvent produktiva människor.

Produktiva människors vanor

Om jag skulle be att få beskriva övningsregementena av musiker i världsklass, skulle du förmodligen föreställa dig en instängd artist som spelar hela dagen och sedan stoppar in sitt instrument på natten.

Otroligt nog visade forskning av Anders Ericsson som undersökte elitviolinisters övningssessioner tydligt att de bästa artisterna inte spenderade mer tid på fiolen, utan snarare var mer produktiva under sina övningar.

Ännu bättre, de flesta elitspelarna fick mer sömn i genomsnitt än alla andra.

Hur är det möjligt?

Efterföljande forskning av Anders avslöjar svaret: de bästa spelarna ägnade sig åt mer "avsiktlig träning". Du har hört termen, men utöver hypen, vad handlar det om?

Det är inget annat än att spendera tid på de svåraste uppgifterna och att vara bättre på att hantera dina energinivåer.

Tänk på det så här: Om du försökte bli bättre på basket skulle du vara mycket bättre av att träna specifika övningar i två timmar istället för att "skjuta bågar" hela dagen.

Eftersom avsiktlig övning kräver att du spenderar mer hjärnkraft än upptaget arbete, hur kan du implementera det utan att tappa din viljestyrka?

Det första svaret är inte särskilt sexigt, men det är nödvändigt: det bästa sättet att övervinna din rädsla för att lägga mycket energi på ett stort projekt är att helt enkelt komma igång.

Zeigarnik-effekten (som nämns ovan) är en konstruktion som psykologer har observerat i många studier om "spänning". En sådan studie gav deltagarna brain-buster pussel att slutföra, men inte tillräckligt med tid för att slutföra dem. Det överraskande var att även när deltagarna blev ombedda att sluta fortsatte över 90 % av dem att slutföra pusslen.

Enligt huvudforskaren:

"Det verkar vara mänsklig natur att avsluta det vi påbörjar och om det inte är färdigt upplever vi dissonans."

Det är samma sak som händer när vi blir engagerade i en berättelse i en bok, film eller TV-program: vi vill se hur det slutar.

Du kan använda denna kunskap till din fördel genom att bara börja med nästa stora projekt; i den mest grundläggande betydelsen, fokusera inte din motivation på att göra aktivitet X. Fokusera istället på att göra aktivitet X lättare att göra.

Börja kvällen innan. Är din att göra-lista redan uppskriven? Är din arbetsplats redo för att du ska börja? Bryt ner friktionsbarriärer innan du förlitar dig på viljestyrka.

Om att arbeta som en expert

En mängd forskning har visat oss att disciplin bäst upprätthålls genom vanor, inte genom viljestyrka.

Enligt Tony Schwartz , VD för The Energy Project, håller de flesta människor tillbaka sin produktivitet genom att inte strikt schemalägga arbete och vilopauser under dagen.

Eftersom de flesta av oss är oroliga för viljestyrka, pressar vi oss inte till maximal effekt: istället för att "ge allt" för korta sessioner, fördelar vi vår ansträngning över dagen, vilket leder oss tillbaka till ett hektiskt arbete för att fylla vår tid.

Vad ska vi göra istället?

Schwartz citerar ofta en forskningsstudie utförd av Federal Aviation Administration som avslöjade hur korta pauser mellan längre arbetspass resulterade i en 16% förbättring av medvetenhet och fokus.

Forskning från Peretz Lavie om ultradianska rytmer stämmer överens med dessa fynd: längre produktiva pass (på 90 minuter) följt av korta pauser (på högst 15-20 minuter) synkroniseras närmare med våra naturliga energicykler och gör att vi kan behålla ett bättre fokus och en högre energinivå under hela dagen.

Båda dessa studier om energihushållning stämmer överens med violinisternas träningsscheman: den vanligaste kuren för spelarnas grädde var ett 90-minuters block av intensiv träning följt av en 15-minuters paus.

Moralen i berättelsen är att det är svårt att vara produktiv samtidigt som man försöker behålla höga energinivåer under hela dagen.

Det är mycket lättare att arbeta intensivt när du vet att en paus är precis runt hörnet, inte i slutet av dagen. Istället för att försöka spara energi i timmar, bryt ner stora projekt i mindre bitar och planera en återhämtningsperiod direkt efter.

För projekt gjorda på din egen tid, prova att schemalägga block med 90-minuters arbetspass med en planerad nedkylningstid på 15 minuter direkt efteråt. När du vet att en paus är vid horisonten kommer du inte att försöka "tempa dig själv" med ditt arbete, och kommer att vara mer benägen att dyka in i det svåra.

Även om den är utmärkt för att ta itu med de svåraste delarna av stora projekt, löser den här tekniken inte många problem relaterade till disciplin, en viktig del av att vara produktiv i mer än bara en dag eller två.

Konsten att vara disciplinerad

Ett segment av befolkningen som är känt för att kämpa med disciplin är de som är beroende av hårda droger.

Med tanke på deras benägenhet att vara oförmögen att engagera sig i många saker, kanske du blir förvånad över att upptäcka att under ett experiment som testade drogberoendes förmåga att skriva och lämna in en uppsats på fem stycken i tid, var de som skrev ner när och var de skulle slutföra uppsatsen mycket mer benägna att lämna in den.

Dessa fynd har en viss intressant korrelation med de som är relaterade till disciplin hos andra människor: i en studie som undersökte förmågan hos genomsnittsmänniskor att hålla fast vid en strikt dietplan, fann forskarna att de deltagare som noggrant övervakade vad de åt kunde upprätthålla mycket högre nivåer av självkontroll när det gällde att behålla sin kost.

Sist men inte minst genomförde Dan Ariely och kollegor en studie som involverade högskolestudenter och fann att studenter som satte strikta deadlines på sig själva för uppdrag presterade mycket bättre (och mer konsekvent) än de som inte gjorde det.

Dessa fynd var särskilt intressanta eftersom Ariely noterade att elever som gav sig själva för generösa av en deadline ofta led av samma problem som elever som satte noll deadlines: när du tilldelar dig själv för mycket tid för att slutföra en uppgift, kan du skapa ett "berg ur en mullvadshög."

Eftersom vi nu vet att spårning av våra framsteg är en nyckelkomponent för produktivitet, hur kan vi implementera denna praxis i vår dagliga rutin?

En metod är att använda ett ansvarsdiagram för att spåra vilket arbete du har slutfört under dina 90-minuters produktiva sessioner, liknande hur dieterna spårade sin matkonsumtion.

För att enkelt implementera en, skapa helt enkelt två kolumner på ett papper, Google Dokument-kalkylark eller till och med en whiteboard.

* Kolumn 1 visar tidsperioden för en av dina produktivitetssessioner.

* Kolumn 2 kommer att lista vilka uppgifter du har utfört under den begränsade tidsperioden.

Inkludera inga kolumner för dina 15-minuterspauser, eftersom dessa tider är för din egen skull och för att fylla på din viljestyrka.

Detta fungerar bra av två specifika anledningar:

Dr Kentaro Fujita hävdar att det är användbart att spåra dina framsteg på det här sättet eftersom du kommer att exponeras för det arbete du faktiskt har utfört, och inte det (felaktiga) antagandet om arbete du kan tolka i ditt huvud.

Att tvinga dig själv att skriva ner det faktum att du spenderat 2 timmar på YouTube handlar inte om skam, det handlar om medvetenhet; du kommer att vara mindre benägna att göra det igen.

Framstegsspårning är också en känd strategi för att stoppa dig själv från att engagera dig i robotbeteende (även känd som "upptagen arbete"), en vana som forskaren John Bargh beskriver som målsträvans #1-fiende.

Produktivitet & Multitasking

Med ett arbetsschema, en energihanteringsstrategi och ett uppgiftsspårningssystem på plats är den sista utmaningen vi måste möta multitasking.

Enligt en studie från 1999 har vi en tendens att se multitasking som effektivt, även när det inte är

Men forskaren Zhen Wang kunde visa att multitaskers i genomsnitt faktiskt är mindre benägna att vara produktiva, men ändå känner de sig mer "känslomässigt tillfredsställda" med sitt arbete – vilket skapar en illusion av produktivitet.

Ännu värre, Stanford-forskaren Clifford Nass undersökte multitaskers arbetsmönster och analyserade deras förmåga att:

1. Filtrera information

2. Växla mellan uppgifter

3. Behåll ett högt arbetsminne

Han fann att de var hemska på alla tre.

Enligt Nass:

"Vi blev helt chockade. Vi förlorade alla våra vad. Det visar sig att multitaskers är hemska i alla aspekter av multitasking."

När du arbetar på datorn är det bästa du kan göra att aktivera flygplansläget; inget behov av frestelser när du inte ens kan komma åt webben. Om du inte kan, hjälp dig själv med verktyg som och StayFocusd för att blockera distraherande webbplatser.

Den näst bästa strategin är att skapa en kvällsplaneringsritual där du väljer några prioriterade uppgifter att utföra nästa dag.

Anledningen till att denna metod fungerar mycket bättre än att planera dina dagliga uppgifter på morgonen är att forskning från Kellogg School har visat att vi räknar fel hur mycket fokus vi kommer att kunna behålla i framtiden. Vi är övertygade om att vi snabbt kommer att kunna planera vår dag nästa morgon, men när morgondagen rullar på snubblar vi av banan.

Du kan skapa en kvällsplaneringsritual med en enkel penna och papper eller använda ett onlineverktyg som TeuxDeux varje kväll. Lista endast prioriterade uppgifter (de "stora 5") för dagen.

Istället för att lista "Arbeta med forskningsprojekt" som ett dagligt mål, prova något som "Avsluta introduktionen" eller "Hitta ytterligare källor" som en uppgift du faktiskt kan slutföra.

Instant Replay

Låt oss spela upp det hela snabbt:

Enbart viljestyrka räcker inte: Din produktivitet bör inte vara beroende av bara din viljekraft. Mental tuffhet kommer att räcka långt, men för att förbli disciplinerad är det bättre att lita på system.

Ge dig själv möjligheten att gå "all-in": Att arbeta hårdare med det som betyder något kommer att tömma dig mentalt och fysiskt. Var inte rädd för att ge dig själv flera pauser under dagen. Det är bättre att "dela upp" produktivitetssessioner i 90 minuters perioder (för att hålla dig skarp och för att lindra stressen med att pacera din energi under hela dagen.

Om det inte är värt att mäta, är det inte värt att göra: Spårning har visat sig vara det bästa sättet att vara noggrann med dina framsteg. Skapa ett ansvarsdiagram för att lista vilka produktiva saker du har gjort under dagen. Du kommer att se hur mycket du verkligen åstadkommer.

Multitasking är din fiende: Behandla det som sådant. Blockera oönskade distraktioner och som Ron Swanson skulle säga, "Skydda aldrig två saker, en sak för helvete." Planera din dag kvällen innan så att du inte upptäcks av internets underbara distraktioner när du börjar dagen.