La Science De La productivité

Dans le monde trépidant d’aujourd’hui, nous sommes devenus un peuple obsédé par la productivité et les « astuces de travail ».

En faire plus en moins de temps nous permet d’avancer et nous donne même plus de disponibilité pour faire les choses que nous aimons en dehors du travail.

Le problème auquel nous sommes confrontés est qu’il est facile de se motiver, mais difficile de rester discipliné.

La plupart d'entre nous perçoivent la productivité de manière erronée : les outils de gestion des tâches sont d'abord brillants, puis restent inutilisés. Être enchaîné à son bureau est aussi malsain qu'improductif.

La réussite ne consiste pas à tout faire, mais à faire les bonnes choses. La productivité signifie dire non.

La concentration et la régularité sont essentielles pour être véritablement productif. Nous allons maintenant examiner les aspects scientifiques du fonctionnement du cerveau en état de synthèse et les changements que vous pouvez apporter pour l'améliorer.

La productivité en 3 minutes de vidéo

J'ai collaboré avec Mitchell Moffit de l'équipe ASAPscience pour créer la vidéo ci-dessus.

Cliquez sur Play pour apprendre…

Pourquoi s’inquiéter d’avoir « plus de volonté » est un jeu de dupes.

Comment les experts de classe mondiale restent productifs… et ce qu’ils font différemment.

La raison pour laquelle une meilleure gestion de l’énergie = une personne plus productive.

Les gros pièges qui mènent au travail fastidieux et à la procrastination.

Regardez et appréciez.

Une fois que vous avez fait cela, si vous avez encore envie d'en savoir plus, faites simplement défiler vers le bas : une douzaine d'études et bien plus d'explications vous attendent.

Abandonnez toute volonté, vous qui entrez ici

La première chose à reconnaître dans la quête de la productivité est la montagne de preuves qui suggèrent que la volonté seule ne suffira pas à rester productif.

Selon une étude de Janet Polivy , notre cerveau craint les grands projets et ne parvient souvent pas à s'engager dans des objectifs à long terme, car nous sommes susceptibles d'« abandonner le navire » au premier signe de détresse.

Pensez à la dernière fois où vous avez suivi un régime qui a échoué.

Vous aviez rempli votre réfrigérateur d'aliments sains et prévu de faire de l'exercice tous les jours… jusqu'au premier faux pas. Après ça, vous êtes retourné à vos anciennes habitudes.

Pour couronner le tout, une étude de Kenneth McGraw a démontré que le plus grand obstacle à la réussite résidait souvent dans le simple fait de commencer. D'autres recherches dans ce domaine suggèrent que nous avons tendance à procrastiner sur les grands projets parce que nous visualisons les pires aspects ; un moyen idéal pour retarder le démarrage.

Selon le chercheur John Bargh , votre cerveau tentera de « simuler » un travail réellement productif en évitant les gros projets et en se concentrant sur de petites tâches sans intérêt pour occuper votre temps.

« Gros projet pour demain ? Je ferais mieux de réorganiser ma collection de films ! »

Pire encore, de nombreuses études sur le concept d'« épuisement de l'ego » ont apporté des preuves suggérant que notre volonté est une ressource limitée qui peut être épuisée. Plus on la combat, plus on brûle d'essence. Un réservoir vide mène à une motivation vide.

Avec tout cela contre nous, que pouvons-nous faire pour être plus productifs ?

Pour comprendre cela, l’une de nos meilleures solutions est d’observer les habitudes des personnes constamment productives.

Les habitudes des personnes productives

Si je devais vous demander de décrire les régiments d'entraînement des musiciens de classe mondiale, vous imagineriez probablement un artiste enfermé chez lui qui joue toute la journée et qui range ensuite son instrument le soir.

Étonnamment, une étude menée par Anders Ericsson, qui a examiné les séances d’entraînement de violonistes d’élite, a clairement montré que les meilleurs interprètes ne passaient pas plus de temps sur le violon, mais étaient plutôt plus productifs pendant leurs séances d’entraînement.

Mieux encore, les joueurs les plus élites dormaient en moyenne plus que les autres.

Comment est-ce possible ?

Des recherches ultérieures menées par Anders révèlent la réponse : les meilleurs joueurs s'adonnaient à un « entraînement plus délibéré ». Vous connaissez ce terme, mais au-delà du battage médiatique, de quoi s'agit-il ?

Il ne s’agit de rien d’autre que de consacrer du temps aux tâches les plus difficiles et de mieux gérer vos niveaux d’énergie.

Pensez-y de cette façon : si vous essayez de vous améliorer au basket-ball, vous feriez bien mieux de pratiquer des exercices spécifiques pendant deux heures plutôt que de « tirer des paniers » toute la journée.

Étant donné que la pratique délibérée exige plus de concentration que le travail acharné, comment pouvez-vous la mettre en œuvre sans épuiser votre volonté ?

La première réponse n’est pas très sexy, mais elle est nécessaire : la meilleure façon de surmonter votre peur de dépenser beaucoup d’énergie sur un gros projet est de simplement vous lancer.

L' effet Zeigarnik (mentionné ci-dessus) est un concept observé par les psychologues dans de nombreuses études sur le « suspense ». Une de ces études a donné aux participants des énigmes stimulantes à résoudre, mais sans leur laisser suffisamment de temps pour les terminer. Étonnamment, même lorsqu'on leur demandait d'arrêter, plus de 90 % d'entre eux ont quand même terminé les énigmes.

Selon le chercheur principal :

« Il semble que la nature humaine nous pousse à terminer ce que nous commençons et, si ce n’est pas terminé, nous éprouvons une dissonance. »

C'est la même chose qui se produit lorsque nous nous engageons dans une histoire dans un livre, un film ou une émission de télévision : nous voulons voir comment elle se termine.

Vous pouvez utiliser ces connaissances à votre avantage en vous lançant simplement dans ce prochain grand projet ; dans le sens le plus basique, ne concentrez pas votre motivation sur la réalisation de l'activité X. Concentrez-vous plutôt sur la simplification de la réalisation de l'activité X.

Commencez la veille. Votre liste de choses à faire est-elle déjà établie ? Votre lieu de travail est-il prêt à vous accueillir ? Éliminez les tensions avant de vous fier à votre volonté.

Travailler comme un expert

De nombreuses recherches nous ont montré que la discipline est mieux maintenue par les habitudes que par la volonté.

Selon Tony Schwartz , PDG de The Energy Project, la plupart des gens freinent leur productivité en ne planifiant pas rigoureusement leurs pauses de travail et de repos tout au long de la journée.

Comme la plupart d'entre nous se soucient de notre volonté, nous ne nous efforçons pas d'atteindre notre rendement maximal : au lieu de « tout donner » pendant de brèves séances, nous répartissons nos efforts tout au long de la journée, ce qui nous ramène à des tâches fastidieuses pour remplir notre temps.

Que devrions-nous faire à la place ?

Schwartz cite souvent une étude de recherche menée par la Federal Aviation Administration qui a révélé comment de courtes pauses entre des sessions de travail plus longues ont entraîné une amélioration de 16 % de la conscience et de la concentration.

Les recherches de Peretz Lavie sur les rythmes ultradiens concordent avec ces résultats : des séances productives plus longues (de 90 minutes) suivies de courtes pauses (de 15 à 20 minutes maximum) se synchronisent plus étroitement avec nos cycles énergétiques naturels et nous permettent de maintenir une meilleure concentration et un niveau d'énergie plus élevé tout au long de la journée.

Ces deux études sur la gestion de l’énergie correspondent aux programmes d’entraînement des violonistes : le régime le plus courant pour la crème de la crème des violonistes était un bloc de 90 minutes d’entraînement intense suivi d’une pause de 15 minutes.

La morale de l’histoire est qu’il est difficile d’être productif tout en essayant de maintenir un niveau d’énergie élevé tout au long de la journée.

Il est bien plus facile de travailler intensément quand on sait qu'une pause est imminente, et non pas en fin de journée. Au lieu d'essayer de conserver son énergie pendant des heures, décomposez les gros projets en plus petites tâches et prévoyez une période de récupération juste après.

Pour les projets réalisés sur votre temps libre, essayez de planifier des blocs de séances de travail de 90 minutes, suivis d'un temps de récupération de 15 minutes. En sachant qu'une pause approche, vous éviterez de vous ménager et serez plus enclin à vous plonger dans les tâches difficiles.

Bien qu'elle soit idéale pour s'attaquer aux aspects les plus difficiles des grands projets, cette technique ne résout pas vraiment les nombreux problèmes liés à la discipline, un élément important pour rester productif pendant plus d'un jour ou deux.

L'art de rester discipliné

Un segment de la population connu pour avoir des difficultés avec la discipline est celui des personnes dépendantes aux drogues dures.

Étant donné leur disposition à ne pas pouvoir s'engager dans beaucoup de choses, vous pourriez être surpris de constater que lors d'une expérience testant la capacité des toxicomanes à rédiger et à soumettre un essai de 5 paragraphes à temps, ceux qui ont écrit quand et où ils termineraient l'essai étaient beaucoup plus susceptibles de le rendre.

Ces résultats présentent une corrélation intéressante avec ceux liés à la discipline chez d’autres personnes : dans une étude examinant la capacité des gens moyens à s’en tenir à un régime alimentaire strict, les chercheurs ont découvert que les participants qui surveillaient rigoureusement ce qu’ils mangeaient étaient capables de maintenir des niveaux de maîtrise de soi bien plus élevés lorsqu’il s’agissait de maintenir leur régime alimentaire.

Enfin et surtout, Dan Ariely et ses collègues ont mené une étude auprès d'étudiants et ont découvert que ceux qui s'imposaient des délais stricts pour leurs devoirs obtenaient de bien meilleurs résultats (et de manière plus constante) que ceux qui ne le faisaient pas.

Ces résultats étaient particulièrement intéressants car Ariely a noté que les étudiants qui se fixaient un délai trop généreux souffraient souvent des mêmes problèmes que les étudiants qui ne se fixaient aucun délai : lorsque vous vous accordez trop de temps pour terminer une tâche, vous pouvez finir par créer « une montagne à partir d’une taupinière ».

Puisque nous savons maintenant que le suivi de nos progrès est un élément clé de la productivité, comment pouvons-nous mettre en œuvre cette pratique dans notre routine quotidienne ?

Une méthode consiste à utiliser un tableau de responsabilité pour suivre le travail que vous avez accompli au cours de vos séances productives de 90 minutes, de la même manière que les personnes au régime ont suivi leur consommation alimentaire.

Pour en mettre en œuvre facilement un, créez simplement deux colonnes sur une feuille de papier, une feuille de calcul Google Docs ou même un tableau blanc.

* La colonne 1 indiquera la durée de l’une de vos sessions de productivité.

* La colonne 2 répertorie les tâches que vous avez accomplies dans ce laps de temps limité.

N'incluez aucune colonne pour vos pauses de 15 minutes, car ces moments sont pour votre propre bien et servent à reconstituer votre volonté.

Cela fonctionne bien pour deux raisons spécifiques :

Le Dr Kentaro Fujita soutient que suivre vos progrès de cette manière est utile car vous serez exposé au travail que vous avez réellement accompli, et non à l'hypothèse (inexacte) de travail que vous pourriez interpréter dans votre tête.

Vous forcer à écrire le fait que vous avez passé 2 heures sur YouTube n'est pas une question de honte, mais de prise de conscience ; vous serez moins susceptible de le refaire.

Le suivi des progrès est également une stratégie connue pour vous empêcher de vous engager dans un comportement robotique (également connu sous le nom de « travail fastidieux »), une habitude que le chercheur John Bargh décrit comme l'ennemi n°1 de la recherche d'objectifs.

Productivité et multitâche

Avec un horaire de travail, une stratégie de gestion de l’énergie et un système de suivi des tâches en place, le dernier défi auquel nous devons faire face est celui du multitâche.

Selon une étude de 1999 , nous avons tendance à considérer le multitâche comme efficace, même lorsqu'il ne l'est pas.

Cependant, le chercheur Zhen Wang a pu démontrer qu’en moyenne, les personnes multitâches sont en réalité moins susceptibles d’être productives, mais elles se sentent plus « émotionnellement satisfaites » de leur travail, créant ainsi une illusion de productivité.

Pire encore, le chercheur de Stanford Clifford Nass a examiné les habitudes de travail des personnes multitâches et analysé leur capacité à :

1. Filtrer les informations

2. Basculer entre les tâches

3. Maintenir une mémoire de travail élevée

Il a découvert qu’ils étaient mauvais dans les trois domaines.

Selon Nass :

« Nous étions sous le choc. Nous avons tous perdu nos paris. Il s'avère que les adeptes du multitâche sont nuls dans tous les domaines. »

Lorsque vous travaillez sur ordinateur, la meilleure chose à faire est d'activer le mode Avion ; inutile de céder à la tentation si vous ne pouvez même pas accéder à Internet. Si ce n'est pas possible, utilisez des outils comme StayFocusd pour bloquer les sites distrayants.

La meilleure stratégie consiste à créer un rituel de planification en soirée où vous sélectionnez quelques tâches prioritaires à accomplir le lendemain.

La raison pour laquelle cette méthode fonctionne bien mieux que la planification de vos tâches quotidiennes le matin est que les recherches de la Kellogg School a montré que nous évaluons mal notre niveau de concentration futur. Nous croyons fermement pouvoir planifier rapidement notre journée du lendemain matin, mais le lendemain, nous nous égarons.

Vous pouvez créer un rituel de planification du soir avec un simple stylo et du papier ou utiliser un outil en ligne comme TeuxDeux chaque soir. Notez uniquement les tâches prioritaires (les « 5 grandes ») de la journée.

Au lieu de lister « Travailler sur un projet de recherche » comme objectif quotidien, essayez quelque chose comme « Terminer l’introduction » ou « Trouver des sources supplémentaires » comme une tâche que vous pouvez réellement accomplir.

La rediffusion instantanée

Rejouons tout cela très rapidement :

La volonté seule ne suffit pas : votre productivité ne doit pas dépendre uniquement de votre volonté. La force mentale est essentielle, mais pour rester discipliné, mieux vaut s'appuyer sur des méthodes.

Donnez-vous la possibilité de vous donner à fond : travailler plus dur sur les choses importantes vous épuisera mentalement et physiquement. N'hésitez pas à vous accorder plusieurs pauses tout au long de la journée. Il est préférable de fractionner vos séances de productivité en périodes de 90 minutes (afin de rester concentré et d'atténuer le stress lié à la gestion de votre énergie tout au long de la journée).

Si cela ne vaut pas la peine d'être mesuré, cela ne vaut pas la peine d'être fait : le suivi est reconnu comme le meilleur moyen de rester vigilant quant à ses progrès. Créez un tableau de responsabilités pour répertorier les tâches productives que vous avez accomplies tout au long de la journée. Vous constaterez ainsi vos progrès réels.

Le multitâche est votre ennemi : traitez-le comme tel. Bloquez les distractions indésirables et, comme dirait Ron Swanson : « Ne faites jamais deux choses à moitié, faites une chose à fond. » Planifiez votre journée la veille au soir pour ne pas vous laisser submerger par les merveilleuses distractions d'Internet dès le début de la journée.