De Wetenschap Van Productiviteit

In de drukke wereld van vandaag zijn we geobsedeerd door productiviteit en 'werkhacks'.

Door meer gedaan te krijgen in minder tijd, krijgen we een voorsprong en hebben we meer tijd om de dingen te doen die we leuk vinden buiten werktijd.

Het probleem waar we tegenaan lopen is dat het makkelijk is om gemotiveerd te raken, maar moeilijk om gedisciplineerd te blijven.

De meesten van ons hebben een verkeerde kijk op productiviteit: tools voor taakbeheer zijn in eerste instantie glimmend en worden vervolgens niet meer gebruikt. Aan je bureau gekluisterd zitten is even ongezond als onproductief.

Succes draait niet om alles doen, maar om de juiste dingen doen. Productiviteit betekent nee zeggen.

Focus en consistentie zijn essentieel voor écht productief zijn. We kijken nu naar de wetenschap achter hoe de hersenen werken in de synthesestaat, en welke veranderingen je ten goede kunt aanbrengen.

Productiviteit in een video van 3 minuten

Ik heb samengewerkt met Mitchell Moffit van het ASAPscience -team om de bovenstaande video te maken.

Klik op 'afspelen' om te leren...

Waarom je zorgen maken over ‘meer wilskracht’ een dwaas spel is.

Hoe experts van wereldklasse productief blijven... en wat ze anders doen.

Waarom beter energiebeheer = productiever zijn.

Grote valkuilen die leiden tot drukte en uitstelgedrag.

Kijk en geniet.

Als je dat hebt gedaan en nog steeds nieuwsgierig bent, scroll dan naar beneden: er staan ​​je nog een tiental onderzoeken en nog veel meer uitleg te wachten.

Laat alle wilskracht varen, gij die hier binnentreedt

Het eerste dat je moet beseffen in de zoektocht naar meer gedaan krijgen, is de berg aan bewijs dat wilskracht alleen niet genoeg is om productief te blijven.

Uit onderzoek van Janet Polivy blijkt dat onze hersenen bang zijn voor grote projecten en zich vaak niet kunnen committeren aan lange termijndoelen, omdat we geneigd zijn om bij het eerste teken van stress de handdoek in de ring te gooien.

Denk eens aan de laatste keer dat je een mislukt dieet volgde.

Je vulde je koelkast met de gezondste voedingsmiddelen en was van plan om elke dag te sporten... tot de eerste dag dat je een misstap beging. Daarna viel je weer terug in je oude patroon.

Om het nog erger te maken, toonde onderzoek van Kenneth McGraw aan dat de grootste 'muur' voor succes vaak nog maar net begonnen was. Aanvullend onderzoek op dit gebied suggereert dat we geneigd zijn grote projecten uit te stellen omdat we ons de ergste momenten visualiseren; de perfecte manier om het starten uit te stellen.

Volgens onderzoeker John Bargh zal je brein proberen echt productief werk te ‘simuleren’ door grote projecten te vermijden en zich te concentreren op kleine, gedachteloze taken om je tijd te vullen.

"Groot project morgen inleveren? Dan maar mijn filmcollectie reorganiseren!"

Misschien wel het ergste van alles is dat talloze studies naar het concept van 'ego-uitputting' bewijs hebben geleverd dat suggereert dat onze wilskracht een beperkte bron is die volledig kan worden opgebruikt. Hoe meer je ertegen vecht, hoe meer brandstof je verbruikt. Een lege tank leidt tot lege motivatie.

Wat kunnen we, gezien al deze factoren, doen om productiever te zijn?

Om hierachter te komen, kunnen we het beste de gewoonten observeren van mensen die altijd productief zijn.

De gewoonten van productieve mensen

Als ik zou vragen hoe muzikanten van wereldklasse hun oefenroutines moeten beschrijven, denk je waarschijnlijk aan een artiest die de hele dag thuis zit en zijn instrument 's avonds opbergt.

Verbazingwekkend genoeg toonde onderzoek van Anders Ericsson, waarin de oefensessies van topviolisten werden geanalyseerd, duidelijk aan dat de beste uitvoerders niet meer tijd op de viool doorbrachten, maar juist productiever waren tijdens hun oefensessies.

Sterker nog, de beste spelers sliepen gemiddeld meer dan alle andere spelers.

Hoe is dat mogelijk?

Vervolgonderzoek van Anders onthult het antwoord: de beste spelers waren bezig met meer "bewuste oefening". Je kent de term vast wel, maar waar gaat het, afgezien van de hype, eigenlijk over?

Het is niets meer dan tijd besteden aan de moeilijkste taken en beter proberen je energieniveau te beheren.

Denk er maar eens zo over: als je beter wilt worden in basketbal, kun je beter twee uur lang specifieke oefeningen doen dan de hele dag 'basketbal spelen'.

Als doelbewuste oefening meer hersenkracht vergt dan fysieke arbeid, hoe kun je het dan in de praktijk brengen zonder je wilskracht uit te putten?

Het eerste antwoord is niet erg sexy, maar wel noodzakelijk: de beste manier om je angst om veel energie te steken in een groot project te overwinnen, is om er gewoon aan te beginnen.

Het Zeigarnik-effect (hierboven genoemd) is een construct dat psychologen hebben waargenomen in talloze studies naar "spanning". In een van die studies kregen deelnemers hersenkrakende puzzels om te voltooien, maar niet genoeg tijd om ze te voltooien. Het verrassende was dat zelfs toen de deelnemers werd gevraagd te stoppen, meer dan 90% van hen de puzzels toch voltooide.

Volgens de hoofdonderzoeker:

“Het lijkt tot de menselijke aard te behoren om af te maken wat we beginnen, en als dat niet gebeurt, ervaren we dissonantie.”

Dat is hetzelfde wat er gebeurt als we helemaal opgaan in een verhaal in een boek, film of tv-serie: we willen zien hoe het afloopt.

Je kunt deze kennis in je voordeel gebruiken door gewoon aan dat volgende grote project te beginnen. Richt je motivatie dus niet op het doen van Activiteit X. Richt je in plaats daarvan op het zo makkelijk mogelijk maken van Activiteit X.

Begin de avond ervoor. Is je to-dolijst al klaar? Is je werkplek er klaar voor om te beginnen? Doorbreek de obstakels voordat je op wilskracht vertrouwt.

Over werken als een expert

Uit veel onderzoeken is gebleken dat discipline het beste behouden blijft door gewoonten, niet door wilskracht.

Volgens Tony Schwartz , CEO van The Energy Project, belemmeren de meeste mensen hun productiviteit doordat ze niet strikt werk- en rustpauzes gedurende de dag inplannen.

Omdat de meesten van ons zich zorgen maken over wilskracht, pushen we onszelf niet om het maximale uit onszelf te halen: in plaats van 'alles te geven' in korte sessies, verdelen we onze inspanning over de dag en zijn we weer terug bij af en toe met klusjes bezig om onze tijd te vullen.

Wat moeten we dan wel doen?

Schwartz haalt vaak een onderzoek aan dat werd uitgevoerd door de Federal Aviation Administration. Hieruit bleek dat korte pauzes tussen langere werksessies leidden tot een verbetering van 16% in bewustzijn en focus.

Onderzoek van Peretz Lavie naar ultradiane ritmes strookt met deze bevindingen: langere productieve sessies (van 90 minuten) gevolgd door korte pauzes (van maximaal 15-20 minuten) synchroniseren beter met onze natuurlijke energiecycli en zorgen ervoor dat we de hele dag door beter gefocust zijn en een hoger energieniveau kunnen behouden.

Beide onderzoeken naar energiebeheer komen overeen met de oefenschema's van violisten: het meest gebruikelijke regime voor de beste musici bestond uit een blok van 90 minuten intensieve oefening gevolgd door een pauze van 15 minuten.

De moraal van het verhaal is dat het moeilijk is om productief te zijn als je de hele dag door een hoog energieniveau probeert te behouden.

Het is veel makkelijker om intensief te werken als je weet dat er een pauze voor de deur staat, niet aan het einde van de dag. In plaats van urenlang energie te proberen te besparen, kun je grote projecten opsplitsen in kleinere stukken en direct daarna een herstelperiode inplannen.

Voor projecten die je in je eigen tijd doet, kun je blokken van 90 minuten werksessies inplannen met een geplande afkoeltijd van 15 minuten direct daarna. Als je weet dat er een pauze aankomt, zul je niet proberen om je werk rustig aan te doen en zul je eerder geneigd zijn om je in de moeilijke dingen te storten.

Deze techniek is geweldig voor het aanpakken van de moeilijkste onderdelen van grote projecten, maar lost de problemen met discipline niet echt op, een belangrijk onderdeel van productief blijven gedurende meer dan een dag of twee.

De kunst van gedisciplineerd blijven

Een deel van de bevolking dat bekendstaat om zijn disciplineproblemen, zijn mensen die verslaafd zijn aan harddrugs.

Gezien hun neiging om zich niet aan veel dingen te kunnen binden, zult u misschien verbaasd zijn als u hoort dat er een experiment is uitgevoerd naar het vermogen van drugsverslaafden om een ​​essay van 5 paragrafen op tijd te schrijven en in te leveren. Uit dit experiment bleek dat degenen die opschreven wanneer en waar ze het essay zouden afmaken, het veel vaker inleverden.

Deze bevindingen vertonen een interessante correlatie met de bevindingen met betrekking tot discipline bij andere mensen: in een studie naar het vermogen van gemiddelde mensen om zich aan een strikt dieet te houden, ontdekten onderzoekers dat de deelnemers die nauwlettend in de gaten hielden wat ze aten, een veel hogere mate van zelfbeheersing konden behouden als het ging om het volhouden van hun dieet.

Ten slotte voerden Dan Ariely en zijn collega's een onderzoek uit onder studenten en ontdekten dat studenten die zichzelf strikte deadlines voor opdrachten oplegden, veel beter (en consistenter) presteerden dan studenten die dat niet deden.

Deze bevindingen waren vooral interessant omdat Ariely opmerkte dat studenten die zichzelf een te ruime deadline stelden vaak aan dezelfde problemen leden als studenten die geen deadline stelden: als je jezelf te veel tijd geeft om een ​​taak af te ronden, kun je van een mug een olifant maken.

We weten nu dat het bijhouden van onze voortgang een belangrijk onderdeel is van productiviteit. Hoe kunnen we deze praktijk in onze dagelijkse routine implementeren?

Eén methode is om een ​​verantwoordingsschema te gebruiken om bij te houden welk werk u hebt verricht tijdens uw productieve sessies van 90 minuten, op een vergelijkbare manier als de mensen die op dieet waren hun voedselconsumptie bijhielden.

U kunt dit eenvoudig implementeren door twee kolommen te maken op een stuk papier, in een Google Docs-spreadsheet of zelfs op een whiteboard.

* In kolom 1 wordt de tijdsduur van een van uw productiviteitssessies weergegeven.

* In kolom 2 staat welke taken u in die beperkte tijd hebt voltooid.

Voeg geen kolommen toe voor je pauzes van 15 minuten. Die pauzes zijn voor je eigen bestwil en dienen om je wilskracht aan te vullen.

Dit werkt goed om twee specifieke redenen:

Dr. Kentaro Fujita beweert dat het op deze manier bijhouden van uw voortgang nuttig is, omdat u dan wordt blootgesteld aan het werk dat u daadwerkelijk hebt verricht, en niet aan de (onjuiste) aannames over werk die u in uw hoofd zou kunnen hebben.

Als je jezelf dwingt om op te schrijven dat je 2 uur op YouTube hebt doorgebracht, gaat het niet om schaamte, maar om bewustwording. Hierdoor is de kans kleiner dat je het nog een keer doet.

Het bijhouden van je voortgang is ook een bekende strategie om te voorkomen dat je je schuldig maakt aan robotachtig gedrag (ook wel 'druktegedrag' genoemd), een gewoonte die onderzoeker John Bargh omschrijft als de grootste vijand van het nastreven van doelen.

Productiviteit en multitasking

Met een werkschema, een energiebeheerstrategie en een systeem voor het bijhouden van taken is de laatste uitdaging die we moeten aanpakken: multitasken.

Volgens een onderzoek uit 1999 hebben we de neiging om multitasking als effectief te beschouwen, zelfs als dat niet zo is.

Onderzoeker Zhen Wang kon echter aantonen dat multitaskers gemiddeld genomen minder productief zijn, maar dat ze zich wel “emotioneel tevredener” voelen met hun werk, waardoor er een illusie van productiviteit ontstaat.

Erger nog, Stanford-onderzoeker Clifford Nass onderzocht de werkpatronen van multitaskers en analyseerde hun vermogen om:

1. Filterinformatie

2. Schakelen tussen taken

3. Zorg voor een hoog werkgeheugen

Hij vond ze op alle drie vlakken verschrikkelijk.

Volgens Nass:

We waren compleet geschokt. We hebben allemaal onze weddenschappen verloren. Het blijkt dat multitaskers in elk aspect van multitasking verschrikkelijk zijn.

Als je achter de computer werkt, kun je het beste de vliegtuigmodus inschakelen; je hoeft niet in de verleiding te komen als je niet eens toegang hebt tot internet. Lukt dat niet, gebruik dan tools zoals StayFocusd om afleidende websites te blokkeren.

De beste tweede strategie is om een ​​planningsritueel voor de avond te creëren, waarbij u een aantal taken selecteert die u de volgende dag met prioriteit wilt uitvoeren.

De reden dat deze methode veel beter werkt dan het plannen van je dagelijkse taken in de ochtend, is omdat onderzoek van de Kellogg School heeft aangetoond dat we de mate van focus die we in de toekomst kunnen behouden, verkeerd inschatten. We geloven er heilig in dat we de volgende ochtend snel onze dag kunnen plannen, maar als de dag van morgen aanbreekt, raken we de weg kwijt.

Je kunt een avondplanningsritueel creëren met pen en papier, of elke avond een online tool zoals TeuxDeux gebruiken. Noteer alleen de belangrijkste taken (de "big 5") voor de dag.

In plaats van ‘Werk aan onderzoeksproject’ als dagelijks doel te vermelden, kun je bijvoorbeeld ‘De inleiding afmaken’ of ‘Aanvullende bronnen vinden’ als een taak proberen die je daadwerkelijk kunt voltooien.

De directe herhaling

Laten we het nog eens snel naspelen:

Wilskracht alleen is niet genoeg: je productiviteit zou niet alleen afhankelijk moeten zijn van je wilskracht. Mentale weerbaarheid is een groot voordeel, maar om gedisciplineerd te blijven, kun je beter op systemen vertrouwen.

Geef jezelf de mogelijkheid om er helemaal voor te gaan: harder werken aan de dingen die ertoe doen, put je mentaal en fysiek uit. Wees niet bang om jezelf meerdere pauzes gedurende de dag te gunnen. Het is beter om productieve sessies op te delen in periodes van 90 minuten (om jezelf scherp te houden en de stress van het verdelen van je energie over de hele dag te verminderen).

Als het niet de moeite waard is om te meten, is het ook niet de moeite waard om te doen: bijhouden is bewezen de beste manier om je voortgang nauwlettend te volgen. Maak een verantwoordingsschema om te noteren welke productieve dingen je gedurende de dag hebt gedaan. Je zult zien hoeveel je echt bereikt.

Multitasken is je vijand: behandel het ook zo. Blokkeer ongewenste afleidingen en zoals Ron Swanson zou zeggen: "Doe nooit twee dingen half, doe één ding helemaal." Plan je dag de avond ervoor, zodat je niet wordt overspoeld door de heerlijke afleidingen van internet wanneer je je dag begint.