生产力科学

在当今繁忙的世界里，我们已经变成了一群痴迷于效率和“工作技巧”的人。

在更短的时间内完成更多的工作，可以让我们取得进步，甚至能让我们在工作之外有更多时间去做自己喜欢的事情。

我们遇到的问题是，很容易产生动力，但很难保持自律。

我们大多数人对效率的看法都错了：任务管理工具起初看起来很漂亮，但之后就被束之高阁。被束缚在办公桌前既不健康，又效率低下。

成就不是要做所有事，而是要做正确的事情——高效意味着学会说“不”。

专注和坚持是真正高效工作的关键。接下来，我们将探讨大脑在合成状态下的运作机制，以及你可以做出哪些改变来改善这种状态。

3分钟视频教你提升效率

我与ASAPscience团队的 Mitchell Moffit 合作制作了上面的视频。

点击播放学习……

为什么担心自己“意志力不够强”是徒劳的。

世界级专家如何保持高效……以及他们的独特之处。

为什么更好的能源管理能让你更高效？

导致无意义工作和拖延的重大陷阱。

观看并欣赏。

完成上述步骤后，如果您仍然渴望了解更多信息，请向下滚动：还有十几项研究和更多解释等着您。

进入此门者，须舍弃一切意志力

要想提高工作效率，首先要认识到，大量证据表明，单靠意志力不足以保持高效。

根据Janet Polivy 的研究，我们的大脑害怕大型项目，并且常常无法致力于长期目标，因为我们很容易在遇到困难的第一个迹象时就“弃船而逃”。

想想你上一次节食失败的经历。

你把冰箱塞满了最健康的食物，还计划每天都锻炼……直到第一天你破戒了。之后，你又回到了老样子。

更糟糕的是， 肯尼斯·麦格劳的研究表明，成功路上最大的“障碍”往往就是迈出第一步。该领域的其他研究表明，我们之所以容易拖延大型项目，是因为我们总是会想象最糟糕的情况；而这正是拖延启动的绝佳理由。

研究员约翰·巴格表示，你的大脑会试图通过避免大型项目和专注于琐碎、无需动脑的任务来“模拟”真正的高效工作，以此来打发时间。

“明天有个大项目要交？得赶紧整理一下我的电影收藏！”

或许最糟糕的是，大量关于“自我损耗”概念的研究已经提供了一些证据，表明我们的意志力是一种有限的资源，会完全耗尽。你越是与之对抗，消耗的燃料就越多。燃料耗尽会导致动力枯竭。

在所有这些不利因素的影响下，我们究竟该如何提高效率呢？

为了弄清楚这一点，我们最好的办法之一就是观察那些持续高效的人的习惯。

高效人士的习惯

如果我请你描述一下世界级音乐家的练习习惯，你可能会想到一个足不出户的艺术家，他整天练习，晚上就把乐器收起来。

令人惊讶的是，安德斯·埃里克森对精英小提琴家的练习情况进行的研究清楚地表明，最好的演奏家并没有花更多的时间在小提琴上，而是在练习过程中效率更高。

更令人惊讶的是，顶尖球员的平均睡眠时间比其他人都要长。

这怎么可能？

安德斯的后续研究揭示了答案：最优秀的球员会进行更多的“刻意练习”。你可能听说过这个词，但抛开那些炒作，它究竟是什么意思呢？

其实就是把时间花在最难的任务上，并且更好地管理自己的精力。

换个角度想：如果你想提高篮球水平，与其整天“投篮”，不如花两个小时练习特定的技巧，这样效果会好得多。

由于刻意练习比忙碌的工作需要消耗更多的脑力，那么如何在不耗尽意志力的情况下进行刻意练习呢？

第一个答案虽然不太吸引人，但却是必要的：克服害怕在大项目上投入大量精力的最好方法就是直接开始行动。

上文提到的蔡格尼克效应是心理学家在众多关于“悬念”的研究中观察到的一种现象。其中一项研究给参与者布置了一些烧脑谜题，但时间却不够。令人惊讶的是，即使研究人员要求参与者停止，超过90%的人仍然继续完成了谜题。

据首席研究员称：

“完成自己开始的事情似乎是人类的天性，如果事情没有完成，我们就会感到不协调。”

这和我们沉浸在书、电影或电视节目中的故事情节时的情况一样：我们都想知道故事的结局。

你可以利用这些知识来帮助你着手下一个大项目；最基本的一点是，不要把精力集中在完成活动 X 上，而是专注于让活动 X 更容易完成。

前一天晚上就开始准备。你的待办事项清单写好了吗？你的工作场所准备好让你开始工作了吗？在依靠意志力之前，先消除所有阻碍。

像专家一样工作

大量研究表明，保持自律的最佳方法是养成习惯，而不是依靠意志力。

据能源项目首席执行官托尼·施瓦茨称，大多​​数人没有严格安排一天中的工作和休息时间，从而阻碍了他们的生产力。

由于我们大多数人都担心意志力不足，所以我们不会逼迫自己发挥出最大的潜力：我们不会“全力以赴”地投入到短暂的工作中，而是将精力分散到一天中，导致我们又回到忙碌的工作中来填补时间。

我们应该怎么做？

施瓦茨经常引用美国联邦航空管理局进行的一项研究，该研究表明，在较长的工作时段之间进行短暂休息，可以使人的意识和注意力提高 16%。

佩雷茨·拉维 (Peretz Lavie)对超昼夜节律的研究与这些发现相吻合：较长的高效工作时段（90 分钟）之后进行短暂的休息（不超过 15-20 分钟）更能与我们的自然能量周期同步，使我们能够在一天中保持更好的专注力和更高的精力水平。

这两项关于能量管理的研究都与小提琴手的练习安排相吻合：顶尖演奏家最常见的训练方法是进行 90 分钟的密集练习，然后休息 15 分钟。

这个故事告诉我们，想要全天保持高能量状态，就很难提高工作效率。

当你知道休息就在眼前，而不是等到一天结束的时候，你会更容易集中精力工作。与其试图几个小时都保持精力充沛，不如把大项目分解成小块，并在完成后立即安排休息时间。

对于利用业余时间完成的项目，可以尝试安排90分钟的工作时段，并在结束后立即安排15分钟的放松时间。当你预感到即将休息时，就不会刻意控制工作节奏，而是会更倾向于全身心投入到那些比较棘手的问题中。

虽然这种方法非常适合解决大型项目中最棘手的部分，但它并没有真正解决许多与自律相关的问题，而自律是保持高效工作超过一两天的重要因素。

保持自律的艺术

众所周知，有一部分人缺乏自律，那就是吸食毒品的人。

鉴于他们难以对许多事情做出承诺，你可能会惊讶地发现，在一项测试吸毒者按时撰写并提交一篇 5 段式文章能力的实验中，那些写下他们将在何时何地完成文章的人更有可能提交文章。

这些发现与其他人自律方面的发现有一些有趣的关联：在一项研究普通人坚持严格节食计划能力的研究中，研究人员发现，那些严格监控自己饮食的参与者在保持节食方面能够保持更高的自控力。

最后，丹·艾瑞里及其同事进行了一项针对大学生的研究，发现那些为自己设定严格作业截止日期的学生，其表现比那些没有设定截止日期的学生要好得多（也更稳定）。

这些发现尤其有趣，因为 Ariely 指出，给自己设定过宽期限的学生常常会遇到与不设定任何期限的学生相同的问题：当你给自己分配太多时间来完成一项任务时，你最终可能会“小题大做”。

既然我们现在知道跟踪进度是提高生产力的关键因素，那么我们如何将这种做法融入到日常生活中呢？

一种方法是使用责任图表来跟踪你在 90 分钟高效工作时间内完成的工作，类似于节食者跟踪他们的食物摄入量。

要轻松实现这一点，只需在一张纸、Google Docs 电子表格甚至白板上创建两列即可。

* 第 1 列将列出您的一次高效工作时段的持续时间。

* 第 2 列将列出您在有限的时间范围内完成的任务。

不要安排 15 分钟的休息时间，因为这些时间是为了你自己，是为了恢复你的意志力。

这样做之所以有效，主要有两个原因：

藤田健太郎博士认为，以这种方式跟踪你的进度是有帮助的，因为你会接触到你实际完成的工作，而不是你在脑海中构想的（不准确的）工作假设。

强迫自己写下你在 YouTube 上花了 2 个小时这件事，不是为了羞辱自己，而是为了提高意识；这样你以后就不太可能再这样做了。

进度跟踪也是防止自己陷入机械行为（也称为“忙碌工作”）的一种已知策略，研究员约翰·巴格将这种习惯描述为追求目标的头号敌人。

生产力和多任务处理

有了工作计划、能源管理策略和任务跟踪系统，我们所面临的最后一个挑战就是多任务处理。

根据1999年的一项研究，我们倾向于认为多任务处理是有效的，即使事实并非如此。

然而，研究员王震的研究表明，平均而言，多任务处理者实际上不太可能高效工作，但他们对自己的工作却感到更“情绪满足”，从而产生了一种高效的假象。

更糟糕的是，斯坦福大学研究员克利福德·纳斯研究了多任务处理者的工作模式，并分析了他们的以下能力：

1. 筛选信息

2. 在任务之间切换

3. 保持较高的工作记忆力

他发现他们在这三方面都做得非常糟糕。

纳斯表示：

“我们都震惊了。我们所有的赌注都输了。事实证明，擅长同时处理多项任务的人在多任务处理的各个方面都表现得很糟糕。”

使用电脑时，最好的办法是开启飞行模式；这样就完全避免了上网的诱惑。如果实在无法开启飞行模式，可以使用像StayFocusd这样的工具来屏蔽分散注意力的网站。

其次，最好的策略是养成一个睡前计划习惯，从中选择一些第二天要优先完成的任务。

这种方法比早上计划每日任务效果好得多的原因在于凯洛格商学院的研究。 事实证明，我们常常高估自己未来能够保持的专注力。我们坚信自己能在第二天早上迅速制定好计划，但到了第二天，我们却往往偏离了轨道。

你可以用简单的纸笔养成睡前计划的习惯，或者每晚使用像TeuxDeux这样的在线工具。只列出当天最重要的五项任务。

与其将“进行研究项目”列为每日目标，不如尝试将“完成引言”或“寻找更多资料”等任务作为你实际可以完成的任务。

即时回放

让我们快速回放一下：

单靠意志力是不够的：你的生产力不应该仅仅依赖于你强大的意志力。坚韧的意志固然重要，但为了保持自律，你最好还是依靠系统化的管理方法。

让自己能够“全力以赴”：在重要的事情上投入更多精力会让你身心俱疲。不要害怕在一天中给自己多次休息。最好将高效工作时间分成90分钟的时段（这样可以保持头脑清醒，并减轻全天精力分配的压力）。

如果某件事不值得衡量，那就没有做这件事的意义：事实证明，追踪进度是保持工作效率的最佳方法。创建一个进度表，列出你一天中完成的各项有效事项。你会清楚地看到自己究竟取得了多少成就。

多任务处理是你的敌人：务必重视它。屏蔽不必要的干扰，正如罗恩·斯旺森所说：“不要两件事都敷衍了事，要全力以赴做好一件事。” 前一天晚上就计划好第二天的工作，这样你就不会在清晨被互联网上各种诱人的诱惑所困扰。