Ilmu Produktivitas

Dalam dunia yang sibuk seperti saat ini, kita telah menjadi orang-orang yang terobsesi dengan produktivitas dan “trik kerja”.

Menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih sedikit memungkinkan kita untuk maju, dan bahkan memberi kita lebih banyak waktu untuk melakukan hal-hal yang kita sukai di luar pekerjaan.

Masalah yang kita hadapi adalah kita mudah termotivasi, tetapi sulit untuk tetap disiplin.

Kebanyakan dari kita memandang produktivitas dengan cara yang salah: alat manajemen tugas awalnya tampak bagus, tetapi kemudian tidak digunakan lagi. Terikat pada meja kerja sama sekali tidak sehat dan tidak produktif.

Pencapaian bukanlah tentang melakukan segalanya, tetapi tentang melakukan hal yang benar–produktivitas berarti mengatakan tidak.

Fokus dan konsistensi adalah kunci untuk menjadi benar-benar produktif. Sekarang, kita akan melihat ilmu di balik cara kerja otak dalam kondisi sintesis, dan perubahan apa yang dapat Anda buat untuk menjadi lebih baik.

Produktivitas dalam Video 3 Menit

Saya berkolaborasi dengan Mitchell Moffit dari tim ASAPscience untuk membuat video di atas.

Klik putar untuk mempelajari…

Mengapa mengkhawatirkan tentang memiliki "lebih banyak kemauan" adalah permainan yang bodoh.

Bagaimana para pakar kelas dunia tetap produktif… dan apa yang mereka lakukan secara berbeda.

Alasan mengapa manajemen energi yang lebih baik = Anda yang lebih produktif.

Perangkap besar yang mengarah pada pekerjaan yang sibuk dan penundaan.

Tonton dan nikmati.

Setelah Anda melakukannya, jika Anda masih ingin tahu lebih banyak, gulir ke bawah saja: selusin penelitian dan penjelasan yang jauh lebih banyak menanti.

Tinggalkan Semua Kemauan, Wahai Kalian yang Masuk ke Sini

Hal pertama yang harus diakui dalam upaya menyelesaikan lebih banyak hal adalah banyaknya bukti yang menunjukkan bahwa kemauan saja tidak akan cukup untuk tetap produktif.

Menurut penelitian oleh Janet Polivy , otak kita takut terhadap proyek-proyek besar dan sering gagal berkomitmen pada tujuan jangka panjang karena kita rentan untuk "meninggalkan kapal" pada tanda pertama kesusahan.

Pikirkan tentang terakhir kali Anda menjalani diet yang gagal.

Anda mengisi kulkas Anda dengan makanan tersehat & berencana untuk berolahraga setiap hari... sampai hari pertama Anda melakukan kesalahan. Setelah itu, Anda kembali ke kebiasaan lama Anda.

Lebih buruknya lagi, penelitian oleh Kenneth McGraw mampu menunjukkan bahwa "tembok" terbesar menuju kesuksesan sering kali adalah memulai. Penelitian tambahan di bidang ini menunjukkan bahwa kita cenderung menunda-nunda proyek besar karena kita memvisualisasikan bagian terburuknya; cara sempurna untuk menunda memulai.

Menurut peneliti John Bargh , otak Anda akan mencoba untuk “mensimulasikan” pekerjaan produktif yang sebenarnya dengan menghindari proyek-proyek besar dan berfokus pada tugas-tugas kecil yang tidak memerlukan pikiran untuk mengisi waktu Anda.

“Proyek besar yang harus diselesaikan besok? Sebaiknya aku menata ulang koleksi filmku!”

Mungkin yang terburuk dari semuanya, banyak penelitian tentang konsep "deplesi ego" telah memberikan beberapa bukti yang menunjukkan bahwa tekad kita adalah sumber daya terbatas yang dapat digunakan sepenuhnya. Semakin Anda melawannya, semakin banyak gas yang Anda bakar. Tangki yang kosong menghasilkan motivasi yang kosong.

Dengan semua hal yang merugikan kita, apa yang dapat kita lakukan untuk menjadi lebih produktif?

Untuk mengetahui hal ini, salah satu cara terbaik adalah mengamati kebiasaan orang-orang yang produktif secara konsisten.

Kebiasaan Orang Produktif

Jika saya diminta untuk menggambarkan jadwal latihan para musisi kelas dunia, Anda mungkin akan membayangkan seorang artis yang berdiam diri di rumah, bermain sepanjang hari, dan kemudian bermain alat musiknya di malam hari.

Namun yang mengherankan, penelitian oleh Anders Ericsson yang meneliti sesi latihan pemain biola elit dengan jelas menunjukkan bahwa pemain terbaik tidak menghabiskan lebih banyak waktu pada biola, melainkan menjadi lebih produktif selama sesi latihan mereka.

Lebih baik lagi, pemain paling elit rata-rata mendapatkan lebih banyak tidur dibandingkan orang lain.

Bagaimana itu mungkin?

Penelitian selanjutnya oleh Anders mengungkap jawabannya: pemain terbaik terlibat dalam lebih banyak "latihan yang disengaja." Anda pernah mendengar istilah itu, tetapi di balik kehebohannya, apa sebenarnya maksudnya?

Tidak lebih dari sekadar menghabiskan waktu pada tugas-tugas tersulit, dan menjadi lebih baik dalam mengelola tingkat energi Anda.

Coba pikirkan seperti ini: Jika Anda ingin menjadi lebih baik dalam bermain basket, Anda akan lebih baik jika berlatih gerakan khusus selama dua jam daripada "menembak bola basket" sepanjang hari.

Karena latihan yang disengaja mengharuskan Anda mengeluarkan lebih banyak daya otak daripada pekerjaan yang menyibukkan, bagaimana Anda dapat melakukannya tanpa menguras daya tekad Anda?

Jawaban pertama tidak terlalu menarik, tetapi perlu: cara terbaik untuk mengatasi rasa takut menghabiskan banyak energi pada proyek besar adalah dengan memulainya.

Efek Zeigarnik (yang disebutkan di atas) adalah sebuah konstruksi yang telah diamati oleh para psikolog dalam sejumlah penelitian tentang "ketegangan." Salah satu penelitian tersebut memberikan para peserta teka-teki yang menguras otak untuk diselesaikan, tetapi tidak cukup waktu untuk menyelesaikannya. Hal yang mengejutkan adalah, bahkan ketika para peserta diminta untuk berhenti, lebih dari 90% dari mereka tetap menyelesaikan teka-teki tersebut.

Menurut peneliti utama:

“Tampaknya sudah menjadi sifat manusia untuk menyelesaikan apa yang kita mulai dan, jika tidak diselesaikan, kita mengalami disonansi.”

Hal yang sama terjadi ketika kita terlibat dalam sebuah cerita di buku, film, atau acara TV: kita ingin melihat bagaimana akhir ceritanya.

Anda dapat memanfaatkan pengetahuan ini untuk memulai proyek besar berikutnya; dalam pengertian yang paling mendasar, jangan fokuskan motivasi Anda untuk mengerjakan Aktivitas X. Sebaliknya, fokuslah untuk membuat Aktivitas X lebih mudah dilakukan.

Mulailah pada malam sebelumnya. Apakah daftar tugas Anda sudah ditulis? Apakah tempat kerja Anda sudah siap untuk Anda mulai? Hancurkan hambatan yang ada sebelum mengandalkan kemauan keras.

Bekerja Seperti Seorang Ahli

Banyak penelitian telah menunjukkan kepada kita bahwa disiplin paling baik dipertahankan melalui kebiasaan, bukan melalui kemauan keras.

Menurut Tony Schwartz , CEO The Energy Project, kebanyakan orang menahan produktivitas mereka dengan tidak menjadwalkan kerja dan waktu istirahat secara kaku sepanjang hari.

Karena sebagian besar dari kita khawatir dengan kemauan keras, kita tidak memaksakan diri untuk mencapai hasil yang maksimal: alih-alih “memberikan yang terbaik” untuk sesi-sesi singkat, kita mendistribusikan usaha kita sepanjang hari, yang membawa kita kembali ke pekerjaan sibuk untuk mengisi waktu kita.

Apa yang seharusnya kita lakukan?

Schwartz kerap mengutip studi penelitian yang dilakukan oleh Federal Aviation Administration yang mengungkap bagaimana istirahat pendek di antara sesi kerja yang lebih panjang menghasilkan peningkatan sebesar 16% dalam kesadaran & fokus.

Penelitian dari Peretz Lavie tentang ritme ultradian cocok dengan temuan ini: sesi produktif yang lebih lama (90 menit) diikuti oleh istirahat pendek (tidak lebih dari 15-20 menit) lebih sinkron dengan siklus energi alami kita dan memungkinkan kita untuk mempertahankan fokus yang lebih baik dan tingkat energi yang lebih tinggi sepanjang hari.

Kedua penelitian tentang manajemen energi ini sesuai dengan jadwal latihan para pemain biola: aturan yang paling umum untuk pemain terbaik adalah latihan intensif selama 90 menit yang diikuti dengan istirahat selama 15 menit.

Moral dari cerita ini adalah sulit untuk menjadi produktif ketika mencoba mempertahankan tingkat energi tinggi sepanjang hari.

Jauh lebih mudah untuk bekerja secara intens jika Anda tahu bahwa waktu istirahat sudah dekat, bukan di penghujung hari. Daripada mencoba menghemat energi selama berjam-jam, bagi proyek besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan rencanakan periode pemulihan tepat setelahnya.

Untuk proyek yang dikerjakan sendiri, cobalah menjadwalkan sesi kerja selama 90 menit dengan waktu pendinginan terencana selama 15 menit setelahnya. Saat Anda tahu waktu istirahat sudah dekat, Anda tidak akan mencoba "mengatur kecepatan" pekerjaan Anda, dan akan lebih cenderung mengerjakan hal-hal yang sulit.

Meskipun bagus untuk menangani bagian tersulit dari proyek besar, teknik ini tidak benar-benar mengatasi banyak masalah yang berkaitan dengan kedisiplinan, bagian penting untuk tetap produktif selama lebih dari satu atau dua hari.

Seni Tetap Berdisiplin

Salah satu segmen masyarakat yang dikenal kesulitan dalam disiplin adalah mereka yang kecanduan narkoba.

Mengingat kecenderungan mereka yang tidak mampu berkomitmen pada banyak hal, Anda mungkin terkejut saat mengetahui bahwa selama eksperimen yang menguji kemampuan pecandu narkoba untuk menulis & menyerahkan esai 5 paragraf tepat waktu, mereka yang menuliskan kapan & di mana mereka akan menyelesaikan esai cenderung lebih sering menyerahkannya.

Temuan-temuan ini memiliki korelasi menarik dengan temuan-temuan terkait kedisiplinan pada orang lain: dalam sebuah studi yang meneliti kemampuan orang kebanyakan untuk menjalankan rencana diet ketat, peneliti menemukan bahwa partisipan yang secara ketat memantau apa yang mereka makan mampu mempertahankan tingkat pengendalian diri yang jauh lebih tinggi dalam hal menjaga pola makan mereka.

Yang terakhir namun tidak kalah pentingnya, Dan Ariely dan rekan-rekannya melakukan penelitian yang melibatkan mahasiswa dan menemukan bahwa mahasiswa yang memaksakan tenggat waktu yang ketat pada diri mereka sendiri untuk tugas-tugas berprestasi jauh lebih baik (dan lebih konsisten) daripada mereka yang tidak.

Temuan ini sangat menarik karena Ariely mencatat bahwa siswa yang memberi tenggat waktu terlalu lama kepada diri mereka sendiri sering kali mengalami masalah yang sama dengan siswa yang tidak menetapkan tenggat waktu sama sekali: ketika Anda memberi diri Anda terlalu banyak waktu untuk menyelesaikan tugas, Anda dapat berakhir dengan menciptakan "gunung dari bukit kecil".

Karena kita sekarang tahu bahwa melacak kemajuan kita adalah komponen utama produktivitas, bagaimana kita dapat menerapkan praktik ini ke dalam rutinitas harian kita?

Salah satu metode adalah menggunakan Bagan Akuntabilitas untuk melacak pekerjaan apa yang telah Anda selesaikan selama sesi produktif 90 menit, mirip dengan cara para pelaku diet melacak konsumsi makanan mereka.

Untuk menerapkannya dengan mudah, buat saja dua kolom di selembar kertas, lembar kerja Google Docs, atau bahkan papan tulis.

* Kolom 1 akan mencantumkan rentang waktu salah satu sesi produktivitas Anda.

* Kolom 2 akan mencantumkan tugas apa saja yang telah Anda selesaikan dalam rentang waktu terbatas tersebut.

Jangan sertakan kolom apa pun untuk istirahat 15 menit Anda, karena waktu tersebut adalah untuk kepentingan Anda sendiri dan sarana untuk mengisi ulang tekad Anda.

Ini bekerja dengan baik karena 2 alasan spesifik:

Dr. Kentaro Fujita berpendapat bahwa melacak kemajuan Anda dengan cara ini bermanfaat karena Anda akan melihat pekerjaan yang benar-benar telah Anda selesaikan, dan bukan asumsi pekerjaan (yang tidak akurat) yang mungkin Anda tafsirkan dalam kepala Anda.

Memaksa diri Anda menuliskan fakta bahwa Anda menghabiskan 2 jam di YouTube bukanlah tentang mempermalukan, ini tentang kesadaran; kecil kemungkinan Anda melakukannya lagi.

Pelacakan kemajuan juga merupakan strategi yang diketahui untuk menghentikan Anda dari terlibat dalam perilaku robotik (juga dikenal sebagai 'pekerjaan sibuk'), kebiasaan yang dijelaskan oleh peneliti John Bargh sebagai musuh #1 dalam upaya mencapai tujuan.

Produktivitas & Multitasking

Dengan jadwal kerja, strategi manajemen energi, dan sistem pelacakan tugas, tantangan terakhir yang harus kita hadapi adalah melakukan banyak tugas sekaligus.

Menurut sebuah studi tahun 1999 , kita cenderung melihat multitasking sebagai sesuatu yang efektif, bahkan ketika hal tersebut tidak efektif.

Namun, peneliti Zhen Wang mampu menunjukkan bahwa rata-rata, orang yang melakukan banyak tugas sekaligus justru cenderung tidak produktif, tetapi mereka merasa lebih “puas secara emosional” dengan pekerjaan mereka–menciptakan ilusi produktivitas.

Lebih buruk lagi, peneliti Stanford Clifford Nass meneliti pola kerja orang yang melakukan banyak tugas sekaligus dan menganalisis kemampuan mereka untuk:

1. Saring informasi

2. Beralih antar tugas

3. Pertahankan daya ingat kerja yang tinggi

Dia mendapati mereka buruk dalam ketiga hal tersebut.

Menurut Nass:

"Kami benar-benar terkejut. Kami semua kalah taruhan. Ternyata orang yang melakukan banyak tugas sekaligus itu buruk dalam segala aspek."

Saat bekerja di depan komputer, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah mengaktifkan Mode Pesawat; tidak perlu tergoda saat Anda bahkan tidak dapat mengakses web. Jika Anda tidak dapat melakukannya, bantu diri Anda dengan alat seperti StayFocusd untuk memblokir situs yang mengganggu.

Strategi terbaik berikutnya adalah membuat ritual perencanaan malam di mana Anda memilih beberapa tugas prioritas untuk diselesaikan keesokan harinya.

Alasan mengapa metode ini bekerja jauh lebih baik daripada merencanakan tugas harian Anda di pagi hari adalah karena penelitian dari Sekolah Kellogg telah menunjukkan bahwa kita salah menghitung jumlah fokus yang dapat kita pertahankan di masa mendatang. Kita sangat yakin bahwa kita akan dapat merencanakan hari kita dengan cepat keesokan paginya, tetapi ketika hari esok tiba, kita akan keluar jalur.

Anda dapat membuat ritual perencanaan malam dengan pena & kertas sederhana atau menggunakan alat daring seperti TeuxDeux setiap malam. Cantumkan hanya tugas-tugas prioritas (yang disebut “5 tugas besar”) untuk hari itu.

Daripada mencantumkan “Mengerjakan proyek penelitian” sebagai tujuan harian, cobalah sesuatu seperti “Menyelesaikan pendahuluan” atau “Menemukan sumber tambahan” sebagai tugas yang benar-benar dapat Anda selesaikan.

Tayangan Ulang Instan

Mari kita putar kembali semua itu dengan cepat:

Tekad saja tidak cukup: Produktivitas Anda tidak boleh bergantung pada kekuatan tekad semata. Ketangguhan mental akan sangat membantu, tetapi untuk tetap disiplin, Anda sebaiknya mengandalkan sistem.

Berikan diri Anda kemampuan untuk bekerja "all-in": Bekerja lebih keras pada hal-hal yang penting akan menguras tenaga Anda secara mental & fisik. Jangan takut untuk memberikan diri Anda beberapa kali istirahat sepanjang hari. Lebih baik untuk "membagi" sesi produktivitas menjadi periode 90 menit (untuk menjaga diri Anda tetap tajam dan mengurangi stres karena mengatur energi Anda sepanjang hari).

Jika tidak layak diukur, maka tidak layak dilakukan: Pelacakan telah terbukti menjadi cara terbaik untuk tetap tekun dalam kemajuan Anda. Buat bagan akuntabilitas untuk mencantumkan hal-hal produktif yang telah Anda lakukan sepanjang hari. Anda akan melihat seberapa banyak yang benar-benar Anda capai.

Multitasking adalah musuh Anda: Anggap saja seperti itu. Singkirkan gangguan yang tidak diinginkan dan seperti kata Ron Swanson, "Jangan pernah setengah-setengah mengerjakan dua hal, tuntaskan satu hal." Rencanakan hari Anda pada malam sebelumnya sehingga Anda tidak akan disibukkan dengan gangguan internet yang menyenangkan saat memulai hari.