Listin að Hvetja Starfsmenn

Gæti einfalt fimm mínútna samskipti við aðra manneskju aukið vikulega framleiðni þína verulega?

Í sumum atvinnuumhverfi er svarið já, samkvæmt Wharton stjórnunarprófessor Adam Grant . Grant hefur helgað verulegum hluta af starfsferli sínum til að kanna hvað hvetur starfsmenn í umhverfi sem eru allt frá símaverum og póstpöntunarapótekum til björgunarsveita í sundlaugum. Í öllum þessum aðstæðum, segir Grant, eru starfsmenn sem vita hvernig starf þeirra hefur þýðingarmikil, jákvæð áhrif á aðra ekki bara hamingjusamari en þeir sem gera það ekki; þeir eru miklu afkastameiri líka.

Sú niðurstaða kann að hljóma snertandi, en Grant hefur skjalfest hana í röð rannsóknargreina. Í einni tilraun rannsakaði hann launaða starfsmenn í símaveri opinbers háskóla sem voru beðnir um að hringja í hugsanlega styrktaraðila til skólans. Það getur verið ömurleg vinna: Starfsmenn fá ekki mikið greitt og þjást oft af höfnun frá fólki sem er óánægt með að fá símtöl í kvöldmat. Veltan er mikil og starfsandinn oft lítill. Svo hvernig hveturðu starfsmenn til að vera í símanum og koma með framlögin?

Eitt tiltölulega auðvelt svar: Kynntu þá fyrir einhverjum sem nýtur aðstoðar þessara dollara.

Í rannsókn sinni árið 2007, sáu Grant og hópur vísindamanna - Elizabeth Campbell, Grace Chen, David Lapedis og Keenan Cottone frá háskólanum í Michigan - fyrir því að einn hópur starfsmanna símavera gæti haft samskipti við námsmenn sem voru viðtakendur fjáröflunar skólans. Þetta var ekki langur fundur - bara fimm mínútna fundur þar sem starfsmenn gátu spurt nemandann um nám hans. En næsta mánuðinn breytti þetta litla spjall mikið. Símaverið gat fylgst með bæði tímanum sem starfsmenn hennar eyddu í símanum og upphæð framlagsdollara sem þeir komu með. Mánuði síðar eyddu hringjendur sem höfðu átt samskipti við námsmanninn meira en tvisvar sinnum fleiri mínútur í síma og báru inn miklu meiri peninga: vikulega meðaltal upp á $503,22, upp úr $185,94.

"Jafnvel lágmarks, stutt samskipti við styrkþega geta gert starfsmönnum kleift að viðhalda hvatningu sinni," skrifa rannsakendur í grein sinni, sem heitir " Áhrif og list að viðhalda hvatningu: Áhrif snertingar við styrkþega á viðvarandi hegðun ," sem birt er í tímaritinu Organizational Behavior and Human Decision Processes .  

Áhugasamir björgunarsveitarmenn

Að hvetja starfsmenn er efni sem vakti áhuga Grant löngu áður en hann varð faglegur fræðimaður. Fyrir framhaldsnám starfaði hann sem auglýsingastjóri hjá Let's Go línunni af ferðahandbókum. „Við vorum að framleiða ferðahandbækur og við vorum með nokkur hundruð manns í vinnu á skrifstofu sem myndi hjálpa ferðamönnum að sjá útlönd á nýjan hátt og ferðast á öruggan hátt,“ rifjar hann upp. „Enginn af ritstjórunum hafði samband við neinn af raunverulegum lesendum. Grant grunaði að starfsmenn myndu finna meiri ánægju í starfi sínu - og sennilega vinna enn erfiðara - ef þeir gætu haft reglulega samskipti við lesendur sem þeir gerðu kleift að stunda heimsvísu.

Í ferðamannabransanum fékk hann aldrei tækifæri til að koma þeirri hugmynd í framkvæmd. En þegar hann fór í átt að doktorsrannsókn sinni við háskólann í Michigan sneri hann aftur að viðfangsefninu og notaði símaver, íþróttaaðstöðu og kennslustofur sem nokkrar af fyrstu rannsóknarstofunum sínum.

Samkvæmt Grant getur það hjálpað til við hvatningu að vera meðvitaður um hvaða áhrif starf þitt hefur á aðra. Í framhaldsrannsókn á þeirri sem hann birti árið 2007, einbeitti hann sér að lífvörðum á samfélagslegu afþreyingarmiðstöð. Sumir þeirra fengu sögur til að lesa um tilvik þar sem lífverðir höfðu bjargað mannslífum. Annar hópur fékk annars konar lesefni: vitnisburði frá lífvörðum um hvernig þeir hefðu persónulega notið góðs af starfi sínu. Niðurstöðurnar: Þeir sem höfðu verið að lesa um getu sína til að afstýra banaslysum sáu mælingu þeirra á vinnustundum hækka um meira en 40%, en þeir sem höfðu aðeins lært að björgunarsveit gæti verið persónulega auðgandi héldu áfram að vinna við sama myndbandið. Niðurstöðurnar voru birtar í grein sem heitir " The Significance of Task Significance: Job Performance Effects, Relational Mechanisms, and Boundary Conditions ," í Journal of Applied Psychology.

Að sjá er að trúa

Fyrir utan vitund um áhrif starfsins geta augliti til auglitis fundir með einstaklingum sem njóta góðs af vel unnin störf bætt frammistöðu starfsmanna verulega. Í rannsókn Grants árið 2007 skoðaði önnur tilraun hóp nemenda sem var falið að ritstýra kynningarbréfum samnemenda sem höfðu samband við starfsferilsetur háskólans til að aðstoða við að finna vinnu. Einn hópur ritstjóranema fékk tækifæri til að sjá tilvonandi bótaþega sem kom við til að skila bréfum sínum og spjallaði, að því er að sögn ókunnugt um að fólkið í herberginu væri það sem myndi stilla upp skrif hans. Annar hópur ritstjóranema gróf í sömu fylgibréfum án þess að hafa séð höfund sinn. Niðurstaðan? Fólkið sem hafði hitt nemandann í atvinnuleit - jafnvel fyrir stutt, að því er virðist yfirborðskennt samtal þegar hann hætti við pappírana sína - eyddi umtalsvert meiri tíma í klippingarverkefnið en þeir sem höfðu ekki gert það.

Hins vegar er meira að vita um samband en þá einföldu hugmynd að það sé þess virði að stinga starfsmönnum niður við hliðina á einhverjum sem dagleg verkefni þeirra hafa aðstoðað. Í annarri tilraun Career Center tilraunarinnar, til dæmis, var einnig farið með ævisöguupplýsingar hins meinta atvinnuleitanda námsmanns. Aftur unnu báðir hópar ritstjóra að eins pakka af kynningarbréfum. En þeir sáu líka persónuupplýsingablað sem nemandinn hafði skilað til starfsferilsmiðstöðvarinnar. Á einu blaði skrifaði nemandinn að hann vantaði vinnu og sagðist eiga erfitt með að borga reikninga. Fyrir hinn hópinn innihélt persónuleg yfirlýsing ekkert slíkt orðalag. Aftur hitti einn hópur ritstjóra nemandann í sömu örfáu mínúturnar af smáspjalli og annar hópur hafði ekkert samband við hann.

Eins og í tilraun björgunarsveitarmannsins Grants, skipti sköpum að lesa hina nauðsynlegu persónulegu yfirlýsingu - það er að læra að starf þeirra væri mjög mikilvægt. En, einn-tveir slagurinn að þekkja þarfir styrkþegans og mæta honum í eigin persónu hafði mest áhrif á hvatningu. Ritstjórar sem ekki fréttu af skelfilegum fjárhagsvanda nemandans lögðu á sig 27 mínútna vinnu að meðaltali. Ritstjórar sem lásu um peningavandræði nemandans en hittu hann aldrei klukkuðu 26 mínútur í senn. Aðeins þeir sem höfðu hitt nemandann og lesið af áhyggjum hans unnu marktækt meira við það verkefni að hjálpa honum, eyddu meira en hálftíma í verkefnið eða að meðaltali 20% meiri tíma en aðrir ritstjórar.

Grant segir að þetta bendi til þess að „verkefnisþýðing“ sé lykildrifkrafturinn og að samskipti augliti til auglitis, jafnvel yfirborðsleg að því er virðist, geti þjónað sem leið til að reka þessa þýðingu heim. Í öðrum rannsóknum hefur hann komist að því að verkfræðingar, sölumenn, stjórnendur, þjónustufulltrúar, læknar, hjúkrunarfræðingar, læknatæknir, öryggisverðir, lögreglumenn og slökkviliðsmenn sem geta beinlínis séð áhrif þeirra á aðra ná betri árangri í starfi.

Í gegnum nokkurra ára tilraunir og kannanir hafa Grant og samstarfsmenn hans komið auga á nokkur önnur blæbrigði í því hvernig fundur bótaþega hefur áhrif á starfsmenn. Til dæmis eru starfsmenn með sterkt sett af „forfélagslegum gildum“ – ákvarðað af þeim sem segjast vera mjög sammála fullyrðingum eins og „Það er mikilvægt fyrir mig að bregðast við þörfum annarra“ – mun líklegri til að verða fyrir áhrifum af áminningum um hversu mikilvæg vinna þeirra er. Aftur á móti sýna almennt samviskusamir starfsmenn, sem væntanlega leggja hart að sér hvort sem vinnu þeirra er til góðs eða ekki, ekki nærri því sama frammistöðuhámarki þegar þeir verða fyrir áhrifum af bótaþegum sínum.

Samt sem áður segir Grant að í þráðlausu hagkerfi þar sem sífellt líklegra er að starfsmenn séu líkamlega einangraðir frá endanotendum, sé mikilvægt fyrir vinnuveitendur að byggja upp kerfi sem styrkja meðvitund starfsmanna um hverjum þeir eru að hjálpa. „Tæknin er þetta virkilega heillandi tvíeggjaða sverð,“ segir Grant. "Annars vegar höfum við sífellt meiri möguleika á að tengja starfsmenn við endanotendur frá öðru landfræðilegu svæði.... En á hinn bóginn hefur tæknin einnig dregið úr þörfinni fyrir augliti til auglitis.

Þetta eru mistök, segir hann - sem mörg fyrirtæki vinna nú að því að forðast. Reyndar er Grant að ráðfæra sig við fjölda stofnana til að koma á slíkum verklagsreglum stöðugt. Eitt þeirra, lyfjafyrirtæki sem sér um lyfseðla í póstpöntun, kom á fót kerfi þar sem starfsfólk lyfjafræðinga skiptist af og til í venjuleg apótek þar sem þeir hafa samskipti við viðskiptavini. Þeir byrjuðu einnig að hengja myndir af viðskiptavinum við póstpöntunarskrár sínar, á þeirri forsendu að manngerð nöfnin á öllum þessum læknisfræðilegu eyðublöðum myndi bæta árangur og lágmarka mistök í mikilvægu, ef stundum hversdagslegu, vinnu við lyfjaafhendingu.

Jafnvel í fyrirtækjum sem ekki einbeita sér að því að hjálpa fólki sem kjarnaverkefni, gætu stjórnendur samt litið á aukna samskipti milli starfsmanna og annarra í stofnuninni sem njóta góðs af vinnu þeirra, segir Grant. "Það hafa allir endanotendur. Í sumum tilfellum eru þessir notendur meira innan stofnunarinnar en utan. Í sumum tilfellum eru þeir notendur sem stjórnendur vilja að starfsmenn einbeiti sér að samstarfsmenn, samstarfsmenn í öðrum deildum eða stjórnendur sjálfir." Spurningin, segir hann, er: "Hvernig komum við á þá tengingu sem fasta venju, hvort sem það er vikulegt símafund með [vinnufélögum] eða mánaðarleg innritun?"

Góðgerðarstarfsemi fyrirtækja gæti líka haft framleiðniaukandi áhrif. "Sumar af nýlegum rannsóknum mínum á Fortune 500 fyrirtæki benda til þess að ef þú hefur starfsmenn þar sem aðaltilgangur starfsins er ekki að hjálpa fólki, þar sem enginn skýrt afmarkaður hópur notenda er, getum við hugsað um góðgerðarstarfsemi fyrirtækja sem staðgengill. Einn valkosturinn er að gefa fólki tækifæri til að taka ábyrgð á persónulegri mikilvægri og mikilvægri samfélagsþjónustu sem hægt er að '[styrkta] af því að vera hér,'.