Sanaa Ya Kuhamasisha Wafanyakazi

Je, mwingiliano rahisi wa dakika tano na mtu mwingine unaweza kuongeza tija yako ya kila wiki?

Katika baadhi ya mazingira ya ajira, jibu ni ndiyo, kulingana na profesa wa usimamizi wa Wharton Adam Grant . Grant ametumia sehemu kubwa za taaluma yake kuchunguza kile kinachowapa motisha wafanyakazi katika mipangilio ambayo ni kuanzia vituo vya simu na maduka ya dawa ya kuagiza kwa barua hadi vikundi vya walinzi wa bwawa la kuogelea. Katika hali zote hizi, Grant anasema, wafanyakazi ambao wanajua jinsi kazi yao ina matokeo ya maana, chanya kwa wengine sio tu kuwa na furaha kuliko wale ambao hawana; zina tija zaidi, pia.

Hitimisho hilo linaweza kuonekana kuwa la kugusa hisia, lakini Grant ameandika katika mfululizo wa karatasi za utafiti. Katika jaribio moja, aliwasomea wafanyakazi wa kulipwa katika kituo cha simu cha chuo kikuu cha umma ambao walitakiwa kuwapigia simu wafadhili wa shule hiyo. Inaweza kuwa kazi mbaya: Wafanyikazi hawalipwi sana na wanapata kukataliwa mara kwa mara kutoka kwa watu wasiofurahi kupokea simu wakati wa chakula cha jioni. Mauzo ni ya juu na ari mara nyingi huwa chini. Kwa hivyo unawahamasishaje wafanyikazi kukaa kwenye simu na kuleta michango?

Jibu moja rahisi: Watambulishe mtu ambaye anasaidiwa na dola hizo.

Katika utafiti wake wa 2007, Grant na timu ya watafiti -- Elizabeth Campbell, Grace Chen, David Lapedis na Keenan Cottone kutoka Chuo Kikuu cha Michigan -- walipanga kundi moja la wafanyakazi wa kituo cha simu kuingiliana na wanafunzi wa ufadhili wa masomo ambao walikuwa wapokeaji wa pesa nyingi za shule. Haukuwa mkutano mrefu -- kipindi cha dakika tano tu ambapo wafanyakazi waliweza kumuuliza mwanafunzi kuhusu masomo yake. Lakini katika mwezi uliofuata, mazungumzo hayo madogo yalifanya mabadiliko makubwa. Kituo cha kupiga simu kiliweza kufuatilia muda ambao wafanyakazi wake walitumia kwenye simu na kiasi cha dola za michango walizoleta. Mwezi mmoja baadaye, wapiga simu ambao walikuwa wamewasiliana na mwanafunzi wa ufadhili wa masomo walitumia zaidi ya dakika mbili kwenye simu, na kuleta pesa nyingi zaidi: wastani wa kila wiki wa $503.22, kutoka $185.94.

"Hata mawasiliano machache, mafupi na wanufaika yanaweza kuwawezesha wafanyikazi kudumisha motisha yao," watafiti waliandika katika karatasi yao, yenye jina " Athari na Sanaa ya Matengenezo ya Motisha: Madhara ya Kuwasiliana na Walengwa kwenye Tabia ya Kudumu ," iliyochapishwa katika jarida la Tabia ya Shirika na Michakato ya Maamuzi ya Kibinadamu .  

Walinzi wa Maisha Waliohamasishwa

Kuhamasisha wafanyikazi ni mada ambayo Grant alivutiwa nayo muda mrefu kabla ya kuwa msomi wa kitaaluma. Kabla ya kuhitimu shuleni, alifanya kazi kama mkurugenzi wa utangazaji wa miongozo ya wasafiri ya Let's Go . "Tulikuwa tukitengeneza miongozo ya usafiri na tulikuwa na mamia ya watu wanaofanya kazi katika ofisi ambayo ingesaidia wasafiri kuona nchi za kigeni kwa njia mpya na kusafiri kwa usalama," anakumbuka. "Hakuna hata mmoja wa wahariri aliyekuwa na mawasiliano yoyote na wasomaji halisi." Grant alishuku kuwa wafanyakazi wangepata kuridhika zaidi katika kazi yao -- na pengine kufanya kazi kwa bidii zaidi -- ikiwa wangeweza kuingiliana mara kwa mara na wasomaji ambao waliwezesha uchezaji wa mtandao.

Katika biashara ya mwongozo wa usafiri, hakuwahi kupata nafasi ya kutekeleza dhana hiyo kwa vitendo. Lakini alipoelekea kwenye utafiti wake wa udaktari katika Chuo Kikuu cha Michigan, alirejea kwenye somo hilo, akitumia vituo vya simu, vifaa vya michezo na madarasa kama baadhi ya maabara zake za awali.

Kulingana na Grant, kufahamu tu athari za kazi yako kwa wengine kunaweza kusaidia kwa motisha. Katika ufuatiliaji wa utafiti aliochapisha mwaka wa 2007, aliangazia waokoaji katika kituo cha burudani cha jamii. Baadhi yao walipewa hadithi za kusoma kuhusu kesi ambazo waokoaji walikuwa wameokoa maisha. Kundi la pili lilipewa aina tofauti ya nyenzo za kusoma: shuhuda kutoka kwa waokoaji kuhusu jinsi walivyofaidika kibinafsi na kazi yao. Matokeo: Wale ambao walikuwa wakisoma kuhusu uwezo wao wa kuepusha vifo waliona kipimo chao cha saa kiliongezeka kwa zaidi ya 40%, ambapo wale ambao walikuwa wamejifunza tu kwamba tamasha la waokoaji linaweza kujitajirisha waliendelea kufanya kazi kwa klipu sawa. Matokeo yalichapishwa katika karatasi yenye kichwa, " Umuhimu wa Umuhimu wa Kazi: Athari za Utendaji wa Kazi, Mbinu za Kihusiano, na Masharti ya Mipaka ," katika Jarida la Saikolojia Inayotumika.

Kuona Ni Kuamini

Zaidi ya ufahamu wa athari za kazi, mikutano ya ana kwa ana na watu binafsi wanaonufaika kutokana na kazi iliyofanywa vizuri inaweza kuboresha utendakazi wa wafanyakazi. Katika utafiti wa Grant wa 2007, jaribio la pili liliangalia kundi la wanafunzi ambao walikuwa na jukumu la kuhariri barua za awali za wanafunzi wenzao ambao walikuwa wamewasiliana na Kituo cha Kazi cha chuo kikuu ili kusaidia kupata kazi. Kikundi kimoja cha wahariri wa wanafunzi hao kilipata fursa ya kumuona mnufaika ambaye alipita na kuacha barua zake na kufanya mazungumzo madogo, ambayo ilidaiwa kuwa hawakujua kuwa watu waliokuwa ndani ya chumba hicho ndio wangetayarisha maandishi yake. Kundi jingine la wahariri wa wanafunzi lilichimba kwenye barua za jalada zinazofanana bila kumkazia macho mwandishi wao. Matokeo? Watu ambao walikuwa wamekutana na mwanafunzi anayetafuta kazi -- hata kwa mazungumzo mafupi, ambayo inaonekana ya juu juu alipokuwa akiacha makaratasi yake - walitumia muda mwingi zaidi kwenye kazi ya kuhariri kuliko wale ambao hawakufanya hivyo.

Hata hivyo, kuna mengi ya kujua kuhusu mawasiliano kuliko wazo rahisi kwamba ni vyema kuwapunguza wafanyakazi karibu na mtu ambaye kazi zao za kila siku zimesaidiwa. Katika kipindi cha pili cha majaribio ya Kituo cha Kazi, kwa mfano, maelezo ya wasifu ya mwanafunzi anayedaiwa kuwa mtafuta kazi pia yalibadilishwa. Tena, vikundi vyote viwili vya wahariri vilifanya kazi kwenye pakiti zinazofanana za barua za jalada. Lakini pia waliona karatasi ya habari ya kibinafsi ambayo mwanafunzi alikuwa amewasilisha kwa Kituo cha Kazi. Katika karatasi moja, mwanafunzi huyo aliandika kwamba alihitaji sana kazi, akisema alikuwa na wakati mgumu kulipa bili. Kwa kundi lingine, taarifa ya kibinafsi haikuwa na lugha kama hiyo. Tena, kikundi kimoja cha wahariri kilikutana na mwanafunzi huyo kwa dakika zile zile chache za mazungumzo madogo, na kundi jingine halikuwa na mawasiliano naye.

Kama ilivyo katika jaribio la walinzi wa Grant, kusoma taarifa ya kibinafsi yenye uhitaji mkubwa -- yaani, kujifunza kwamba kazi yao ilikuwa muhimu sana -- ilikuwa muhimu. Lakini, ngumi moja-mbili ya kujua mahitaji ya mnufaika na kukutana naye ana kwa ana ilizalisha athari kubwa zaidi kwenye motisha. Wahariri ambao hawakujifunza kuhusu hali mbaya ya kifedha ya mwanafunzi waliweka wastani wa dakika 27 za kazi. Wahariri ambao walisoma shida za pesa za mwanafunzi lakini hawakuwahi kukutana naye walitumia dakika 26 kila mmoja. Ni wale tu ambao walikuwa wamekutana na mwanafunzi na kusoma juu ya wasiwasi wake walifanya kazi kwa bidii zaidi katika kazi ya kumsaidia, wakitumia zaidi ya nusu saa kwenye kazi hiyo, au wastani wa 20% ya muda zaidi kuliko wahariri wengine.

Grant anasema hili linapendekeza kwamba "umuhimu wa kazi" ndio kichocheo kikuu, na kwamba mwingiliano wa ana kwa ana, hata unaoonekana kuwa wa juu juu, unaweza kutumika kama njia ya kuelekeza umuhimu huo nyumbani. Katika tafiti zingine, amegundua kuwa wahandisi, wauzaji, mameneja, wawakilishi wa huduma kwa wateja, madaktari, wauguzi, mafundi wa matibabu, walinzi, maafisa wa polisi na wazima moto ambao wanaweza kuona moja kwa moja athari zao kwa wengine wote wanapata utendakazi wa juu zaidi.

Katika kipindi cha miaka kadhaa ya majaribio na tafiti, Grant na wenzake wamegundua mambo machache kuhusu jinsi walengwa wa kukutana huathiri wafanyakazi. Kwa mfano, wafanyakazi walio na kundi dhabiti la "maadili ya kijamii" -- yanayoamuliwa na wale wanaosema wanakubaliana kwa dhati na kauli kama vile, "Ni muhimu kwangu kujibu mahitaji ya wengine" -- wana uwezekano mkubwa wa kuathiriwa na vikumbusho vya jinsi kazi yao ilivyo muhimu. Kinyume chake, kwa ujumla wafanyakazi waangalifu, ambao huenda hufanya kazi kwa bidii iwe kazi yao ina manufaa au la, hawaonyeshi karibu ongezeko lile lile la utendakazi wanapofichuliwa kwa walengwa wao.

Bado, Grant anasema kuwa katika uchumi wa waya ambapo wafanyikazi wana uwezekano mkubwa wa kutengwa na watumiaji wa mwisho, ni muhimu kwa waajiri kuunda mifumo inayoimarisha ufahamu wa wafanyikazi juu ya nani wanamsaidia. "Teknolojia ni upanga huu wa kuvutia wenye makali kuwili," Grant anasema. "Kwa upande mmoja, tuna uwezo zaidi na zaidi wa kuunganisha wafanyakazi na watumiaji wa mwisho kutoka eneo tofauti la kijiografia.... Lakini kwa upande mwingine, teknolojia pia imepunguza haja ya maingiliano ya ana kwa ana. Mashirika mengi yanaacha kufanya aina hii ya uhusiano kwa sababu kazi inaweza kufanyika bila hiyo."

Hilo ni kosa, anasema -- ambalo makampuni mengi sasa yanafanya kazi kuliepuka. Kwa hakika, Grant inashauriana na idadi ya mashirika ili kuanzisha aina hizi za taratibu kwa msingi unaoendelea. Mmoja wao, kampuni ya dawa ambayo huagiza maagizo ya barua, ilianzisha mfumo ambapo wafamasia wa wafanyikazi mara kwa mara huzunguka katika maduka ya kawaida ya dawa ambapo wanawasiliana na wateja. Pia walianza kuambatisha picha za wateja kwenye faili zao za agizo la barua, kwa kudhani kuwa kubinafsisha majina kwenye fomu hizo zote za matibabu kungeboresha utendakazi na kupunguza makosa kwenye kazi muhimu, ikiwa wakati mwingine ni ya kawaida, ya utoaji wa dawa.

Hata katika makampuni ambayo hayajalenga kusaidia watu kama dhamira kuu, wasimamizi bado wanaweza kuangalia kuongeza mawasiliano kati ya wafanyakazi na wengine katika shirika wanaonufaika kutokana na kazi zao, Grant anasema. "Kila mtu ana mtumiaji wa mwisho. Katika baadhi ya matukio, watumiaji hao wa mwisho wako zaidi ndani ya shirika kuliko nje. Katika baadhi ya matukio, watumiaji wa mwisho ambao wasimamizi wanataka wafanyakazi kuzingatia ni wafanyakazi wenza, wafanyakazi wenza katika idara nyingine, au wasimamizi wenyewe." Swali, anasema, ni: "Tunawezaje kuanzisha uhusiano huo kama utaratibu wa kawaida, iwe ni simu ya kila wiki ya mkutano na [wafanyakazi wenza] au kuingia kila mwezi?"

Msaada wa shirika unaweza pia kuwa na athari ya kuongeza tija. "Baadhi ya utafiti wangu wa hivi majuzi kuhusu kampuni ya Fortune 500 unapendekeza kwamba, ikiwa una wafanyakazi ambapo lengo kuu la kazi yao si kuwasaidia watu, ambapo hakuna kundi lililobainishwa wazi la watumiaji wa mwisho, tunaweza kufikiria kuhusu ufadhili wa shirika badala yake. Chaguo mojawapo ni kuwapa watu nafasi ya kuwajibika kwa huduma ya jamii yenye maana na muhimu ambayo inaweza [kufadhiliwa na kampuni] ili kufanya tofauti hapa."