We Moeten praten: Een Checklist Voor Moeilijke Gesprekken

[Bekijk een korte video over moeilijke gesprekken]

Denk aan een gesprek dat je steeds hebt uitgesteld. Begrepen? Geweldig. Laten we dan gaan.

Er zijn tientallen boeken over het onderwerp moeilijke, cruciale, uitdagende, heftige, belangrijke (je snapt het wel) gesprekken. (Ik noem zelfs een aantal uitstekende bronnen aan het einde van dit artikel). Die momenten waarop je weet dat je met iemand moet praten, maar je het niet doet. Misschien heb je het geprobeerd en is het mislukt. Of misschien ben je bang dat praten de situatie alleen maar erger maakt. Toch voel je je vastgelopen en wil je die vastgelopen energie vrijmaken voor nuttigere doeleinden.

Hier vindt u een kort overzicht van best practices: een checklist met actiepunten om over na te denken voordat u het gesprek aangaat; enkele nuttige concepten om tijdens het gesprek te oefenen; en enkele tips en suggesties om u te helpen gefocust en vloeiend te blijven, inclusief mogelijke gespreksopeningen.

Eén belangrijk thema zal je opvallen: je hebt meer macht dan je denkt.

Aan jezelf werken: hoe je je voorbereidt op het gesprek

Stel jezelf een aantal vragen voordat je het gesprek aangaat:

Wat is je doel met het gesprek? Wat hoop je te bereiken? Wat zou een ideale uitkomst zijn? Let op verborgen doelen. Je denkt misschien dat je eervolle doelen hebt, zoals een werknemer opleiden of de band met je tiener versterken, maar merkt dan dat je taalgebruik overdreven kritisch of neerbuigend is. Je denkt dat je wilt steunen, maar uiteindelijk straf je. Sommige doelen zijn nuttiger dan andere. Werk aan jezelf zodat je het gesprek ingaat met een ondersteunend doel. Welke aannames doe je over de intenties van deze persoon? Je voelt je misschien geïntimideerd, gekleineerd, genegeerd, niet gerespecteerd of gemarginaliseerd, maar wees voorzichtig met de aanname dat dit de intentie van de spreker was. Impact staat niet per se gelijk aan intentie. Welke 'knoppen' van jou worden ingedrukt? Ben je emotioneler dan de situatie rechtvaardigt? Kijk eens naar je 'achtergrondverhaal', zoals ze in films zeggen. Welke persoonlijke geschiedenis wordt er getriggerd? Je kunt het gesprek nog steeds voeren, maar je gaat erin met de wetenschap dat een deel van de verhoogde emotionele toestand met jou te maken heeft. Hoe beïnvloedt jouw houding ten opzichte van het gesprek jouw perceptie ervan? Als je denkt dat het vreselijk moeilijk gaat worden, dan zal dat waarschijnlijk ook zo zijn. Als je echt gelooft dat er, wat er ook gebeurt, iets goeds uit zal voortkomen, dan zal dat waarschijnlijk ook zo zijn. Probeer je houding aan te passen voor maximale effectiviteit. Wie is de tegenstander? Wat denkt hij mogelijk over deze situatie? Is hij zich bewust van het probleem? Zo ja, hoe denk je dat hij het ervaart? Wat zijn zijn behoeften en angsten? Welke oplossing denk je dat hij zou voorstellen? Begin de tegenstander te herkaderen als partner. Wat zijn jouw behoeften en angsten? Zijn er gemeenschappelijke zorgen? Zouden die er kunnen zijn? Hoe heb jij bijgedragen aan het probleem? Hoe heeft de ander dat gedaan?

4 stappen naar een succesvol resultaat

Het grootste deel van het werk in elk conflictgesprek doe je aan jezelf. Hoe goed het gesprek ook begint, je moet de controle over jezelf, je doel en je emotionele energie behouden. Haal adem, centreer en blijf opmerken wanneer je uit je evenwicht raakt – en kies ervoor om weer terug te keren. Daar ligt jouw kracht. Door te kiezen voor de kalme, gecentreerde staat, help je je tegenstander/partner om ook meer gecentreerd te zijn. Centreren is geen stap; centreren is hoe je bent terwijl je de stappen zet. (Voor meer informatie over centreren, zie de sectie 'Bronnen' aan het einde van dit artikel.)

Stap #1: Onderzoek

Kweek een houding van ontdekking en nieuwsgierigheid aan. Doe alsof je niets weet (dat weet je echt niet) en probeer zoveel mogelijk te weten te komen over je tegenstander/partner en zijn of haar standpunt. Doe alsof je een bezoeker van een andere planeet ontvangt en ontdek hoe de situatie op die planeet is, hoe bepaalde gebeurtenissen de ander beïnvloeden en wat de waarden en prioriteiten daar zijn.

Als je partner echt van een andere planeet kwam, zou je zijn lichaamstaal observeren en ook luisteren naar onuitgesproken energie. Doe dat hier. Wat wil hij echt? Wat zegt hij niet?

Laat je partner praten tot hij/zij is uitgepraat. Onderbreek hem/haar niet, behalve om te reageren. Wat je ook hoort, neem het niet persoonlijk. Het gaat niet echt over jou. Probeer in deze fase van het gesprek zoveel mogelijk te weten te komen. Jij komt wel aan de beurt, maar overhaast het niet.

Stap #2: Erkenning

Erkenning betekent laten zien dat je gehoord en begrepen hebt. Probeer de ander zo goed te begrijpen dat je zijn argumenten voor hem kunt beargumenteren. Doe dat dan ook. Leg hem uit wat je denkt dat hij echt wil. Schat in wat hij hoopt en respecteer zijn standpunt. Hij zal niet veranderen tenzij hij ziet dat jij begrijpt waar hij voor staat. Dan zou hij dat kunnen doen. Geen garanties.

Erken alles wat je kunt, inclusief je eigen defensieve houding als die ter sprake komt. Het is prima; het is er gewoon. Je kunt later beslissen hoe je ermee omgaat. Zo zei ik bijvoorbeeld in een ruzie met een vriend: "Ik merk dat ik defensief word, en ik denk dat dat komt doordat je stem gewoon luider is geworden en boos klinkt. Ik wil gewoon over dit onderwerp praten. Ik probeer je niet in welke richting dan ook te overtuigen." Die erkenning hielp hem (en mij) om weer op één lijn te komen.

Erkenning kan lastig zijn als we het associëren met instemming. Houd ze gescheiden. Dat ik zeg: "Dit klinkt heel belangrijk voor je", betekent niet dat ik je beslissing ga accepteren.

Stap #3: Belangenbehartiging

Wanneer je merkt dat je tegenstander/partner al zijn energie in het onderwerp heeft gestoken, is het jouw beurt. Wat zie je vanuit jouw perspectief dat hij over het hoofd heeft gezien? Help je standpunt te verduidelijken zonder het zijne te bagatelliseren. Bijvoorbeeld: "Uit wat je me hebt verteld, begrijp ik hoe je tot de conclusie bent gekomen dat ik geen teamspeler ben. En ik denk dat ik dat wel ben. Wanneer ik problemen met een project aankaart, denk ik aan het succes ervan op de lange termijn. Ik wil geen criticus zijn, hoewel ik misschien wel zo klink. Misschien kunnen we het erover hebben hoe we deze problemen kunnen aanpakken, zodat mijn intentie duidelijk is."

Stap #4: Probleemoplossing

Nu ben je klaar om te beginnen met het bedenken van oplossingen. Brainstormen en voortdurend onderzoek zijn hierbij nuttig. Vraag je tegenstander/partner wat hij/zij denkt dat zou kunnen werken. Wat hij/zij ook zegt, zoek iets wat je aanspreekt en bouw daarop voort. Als het gesprek vijandig wordt, ga dan terug naar het onderzoeken. Vragen naar het standpunt van de ander creëert meestal veiligheid en moedigt hem/haar aan om zich in te zetten. Als je erin geslaagd bent om te centreren, je houding aan te passen en je te richten op onderzoek en een nuttig doel, zal het bedenken van duurzame oplossingen gemakkelijk zijn.

Oefenen, oefenen, oefenen

De kunst van het converseren is net als elke andere kunst: met voortdurende oefening wordt u er steeds vaardiger in en wordt het steeds gemakkelijker.

Hier zijn enkele aanvullende tips en suggesties:

Een succesvol resultaat hangt af van twee dingen: hoe je bent en wat je zegt. Hoe je bent (gecentreerd, ondersteunend, nieuwsgierig, probleemoplossend) heeft grote invloed op wat je zegt.

Erken emotionele energie – die van jezelf en je partner – en richt deze op een nuttig doel.

Weet wat je doel is en keer ernaar terug, ook op moeilijke momenten.

Neem verbale aanvallen niet persoonlijk. Help je tegenstander/partner terug naar het midden.

Ga er niet vanuit dat je tegenstander/partner de zaken vanuit jouw standpunt kan bekijken.

Oefen het gesprek eerst met een vriend voordat je een echt gesprek voert.

Oefen het gesprek in gedachten. Zie verschillende mogelijkheden en visualiseer hoe je ze met gemak aanpakt. Visualiseer de uitkomst waarop je hoopt.

Hoe begin ik?

In mijn workshops is een veelgestelde vraag: hoe begin ik het gesprek? Hier zijn een paar gespreksopeners die ik in de loop der jaren heb opgepikt – en vaak heb gebruikt!

Ik wil graag iets met u bespreken waarmee we volgens mij effectiever kunnen samenwerken.

Ik zou graag met je over ____________ praten, maar eerst wil ik graag jouw standpunt horen.

Ik heb je hulp nodig met wat er net is gebeurd. Heb je even tijd om te praten?

Ik heb ergens je hulp bij nodig. Kunnen we er (spoedig) over praten? Als de persoon zegt: "Oké, ik bel je later terug", neem dan contact met hem op.

Ik denk dat we verschillende opvattingen hebben over _____________________. Ik ben benieuwd wat jij hiervan vindt.

Ik wil het graag hebben over ___________________. Ik denk dat we verschillende ideeën hebben over hoe we _______________________.

Ik wil graag kijken of we een beter begrip kunnen krijgen van ___________. Ik wil graag jouw gevoelens hierover horen en ook mijn perspectief delen.

Schrijf hier een mogelijke opening voor uw gesprek:

Veel succes! Was dit artikel nuttig? Laat het me weten .

Download de pdf-versie van We Have to Talk: een stapsgewijze checklist voor moeilijke gesprekken

Bronnen

Onwaarschijnlijke leraren: de verborgen gaven vinden in dagelijkse conflicten , door Judy Ringer
De magie van conflict , door Thomas F. Crum
Moeilijke gesprekken , door Douglas Stone, Bruce Patton en Sheila Heen
Cruciale gesprekken , door Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan, Al Switzler
Veelgestelde vragen over conflicten , door Judy Ringer