Vi måste prata: En Checklista för svåra Samtal

[Se en kort video om svåra samtal]

Tänk på ett samtal du har skjutit upp. Fattar du? Toppen. Då kör vi.

Det finns dussintals böcker om ämnet svåra, avgörande, utmanande, intensiva, viktiga (ni fattar poängen) samtal. (Jag listar faktiskt flera utmärkta resurser i slutet av den här artikeln). De där gångerna du vet att du borde prata med någon, men inte gör det. Kanske har du försökt och det gick dåligt. Eller kanske är du rädd att prata bara kommer att förvärra situationen. Ändå känner du dig fastlåst och du vill frigöra den fastlåsta energin till mer användbara ändamål.

Här är en kort sammanfattning av bästa praxisstrategier: en checklista med åtgärdspunkter att tänka på innan du går in i samtalet; några användbara koncept att öva på under samtalet; och några tips och förslag som hjälper dig att hålla fokus och flyta på i allmänhet, inklusive möjliga samtalsöppningar.

Du kommer att märka ett centralt tema genomgående: du har mer makt än du tror.

Att arbeta med sig själv: Hur man förbereder sig för samtalet

Innan du går in i samtalet, ställ dig själv några frågor:

Vad är ditt syfte med samtalet? Vad hoppas du uppnå? Vad skulle vara ett idealiskt resultat? Var uppmärksam på dolda syften. Du kanske tror att du har hedervärda mål, som att utbilda en anställd eller öka kontakten med din tonåring, bara för att märka att ditt språk är överdrivet kritiskt eller nedlåtande. Du tror att du vill stödja, men det slutar med att du straffar. Vissa syften är mer användbara än andra. Arbeta med dig själv så att du går in i samtalet med ett stödjande syfte. Vilka antaganden gör du om den här personens avsikter? Du kanske känner dig skrämd, förminskad, ignorerad, respektlös eller marginaliserad, men var försiktig med att anta att detta var talarens avsikt. Genomslag är inte nödvändigtvis detsamma som avsikt. Vilka "knappar" trycks på hos dig? Är du mer känslosam än situationen motiverar? Ta en titt på din "bakgrundshistoria", som man säger i filmerna. Vilken personlig historia triggas? Du kanske fortfarande har samtalet, men du kommer att gå in i det med vetskapen om att en del av det förhöjda känslomässiga tillståndet har att göra med dig. Hur påverkar din inställning till samtalet din uppfattning om det? Om du tror att detta kommer att bli fruktansvärt svårt, så kommer det förmodligen att bli det. Om du verkligen tror att vad som än händer, så kommer något gott att komma ur det, så kommer det sannolikt att bli så. Försök att justera din attityd för maximal effektivitet. Vem är motståndaren? Vad kan han tänka om den här situationen? Är han medveten om problemet? Om så är fallet, hur tror du att han uppfattar det? Vilka är hans behov och rädslor? Vilken lösning tror du att han skulle föreslå? Börja omformulera motståndaren till en partner. Vilka är dina behov och rädslor? Finns det några gemensamma bekymmer? Kan det finnas? Hur har du bidragit till problemet? Hur har den andra personen gjort det?

4 steg till ett framgångsrikt resultat

Merparten av arbetet i alla konfliktsamtal är arbete du gör med dig själv. Oavsett hur bra samtalet börjar måste du behålla kontrollen över dig själv, ditt syfte och din emotionella energi. Andas, fokusera och fortsätt att lägga märke till när du hamnar utanför mitten – och välj att återvända. Det är här din kraft ligger. Genom att välja det lugna, centrerade tillståndet hjälper du din motståndare/partner att också vara mer centrerad. Centrering är inte ett steg; centrering är hur du är när du tar stegen. (För mer om centrering, se resursavsnittet i slutet av artikeln.)

Steg 1: Förfrågan

Utveckla en upptäckarinriktad och nyfiken attityd. Låtsas att du inte vet någonting (det gör du verkligen inte), och försök att lära dig så mycket som möjligt om din motståndare/partner och dennes synvinkel. Låtsas att du har en besökare från en annan planet och ta reda på hur saker och ting ser ut på den planeten, hur vissa händelser påverkar den andra personen och vilka värderingar och prioriteringar som finns där.

Om din partner verkligen var från en annan planet skulle du titta på hans kroppsspråk och lyssna efter outtalad energi också. Gör det här. Vad vill han egentligen? Vad säger han inte?

Låt din partner prata tills hen är klar. Avbryt inte annat än för att bekräfta. Vad du än hör, ta det inte personligt. Det handlar egentligen inte om dig. Försök att lära dig så mycket du kan i den här fasen av samtalet. Du kommer att få din tur, men skynda inte på saker.

Steg #2: Bekräftelse

Bekräftelse innebär att visa att du har hört och förstått. Försök att förstå den andra personen så väl att du kan argumentera för honom. Gör det sedan. Förklara tillbaka för honom vad du tror att han egentligen strävar efter. Gissa hans förhoppningar och respektera hans ståndpunkt. Han kommer inte att förändras om han inte ser att du ser var han står. Då kanske han gör det. Inga garantier.

Bekräfta allt du kan, inklusive din egen defensivitet om det dyker upp. Det är okej; det bara är så. Du kan bestämma senare hur du ska hantera det. Till exempel, i ett gräl med en vän, sa jag: "Jag märker att jag blir defensiv, och jag tror att det beror på att din röst just blev högre och lät arg. Jag vill bara prata om det här ämnet. Jag försöker inte övertala dig åt någon håll." Bekräftelsen hjälpte honom (och mig) att återfokusera.

Bekräftelse kan vara svårt om vi förknippar det med enighet. Håll dem åtskilda. Att jag säger "det här låter väldigt viktigt för dig" betyder inte att jag kommer att hålla med om ditt beslut.

Steg #3: Påverkan

När du känner att din motståndare/partner har uttryckt all sin energi i ämnet är det din tur. Vad kan du se från ditt perspektiv som han har missat? Hjälp till att klargöra din position utan att förringa hans. Till exempel: ”Av vad du har berättat för mig kan jag förstå hur du kom fram till slutsatsen att jag inte är en lagspelare. Och jag tror att jag är det. När jag presenterar problem med ett projekt tänker jag på dess långsiktiga framgång. Jag menar inte att vara kritiker, även om jag kanske låter som en. Kanske kan vi prata om hur vi ska ta itu med dessa problem så att min avsikt är tydlig.”

Steg #4: Problemlösning

Nu är du redo att börja bygga lösningar. Brainstorming och fortsatt utredning är användbara här. Fråga din motståndare/partner vad hen tror kan fungera. Vad hen än säger, hitta något du gillar och bygg vidare på det. Om samtalet blir motstridigt, gå tillbaka till utredningen. Att fråga efter den andras synvinkel skapar vanligtvis trygghet och uppmuntrar hen att engagera sig. Om du har lyckats med att centrera dig, justera din attityd och engagera dig med utredning och ett användbart syfte, kommer det att vara enkelt att bygga hållbara lösningar.

Övning, övning, övning

Konsten att konversera är som vilken konst som helst – med fortsatt övning kommer du att förvärva skicklighet och lätthet.

Här är några ytterligare tips och förslag:

Ett lyckat resultat beror på två saker: hur du är och vad du säger. Hur du är (centrerad, stödjande, nyfiken, problemlösande) kommer i hög grad att påverka vad du säger.

Erkänn emotionell energi – din och din partners – och rikta den mot ett nyttigt syfte.

Känn till och återvänd till ditt syfte i svåra stunder.

Ta inte verbala attacker personligt. Hjälp din motståndare/partner att komma tillbaka till mitten.

Utgå inte från att din motståndare/partner kan se saker ur ditt perspektiv.

Öva på samtalet med en vän innan du håller det riktiga.

Öva mentalt på samtalet. Se olika möjligheter och visualisera dig själv hantera dem med lätthet. Föreställ dig resultatet du hoppas på.

Hur börjar jag?

I mina workshops är en vanlig fråga: Hur börjar jag samtalet? Här är några samtalsöppnare som jag har lärt mig genom åren – och använt många gånger!

Jag har något jag skulle vilja diskutera med dig som jag tror kommer att hjälpa oss att arbeta mer effektivt tillsammans.

Jag skulle vilja prata om _____________ med dig, men först skulle jag vilja höra din synvinkel.

Jag behöver din hjälp med det som just hände. Har du några minuter att prata?

Jag behöver din hjälp med en sak. Kan vi prata om det (snart)? Om personen säger ”Visst, jag återkommer till dig”, följ upp med honom/henne.

Jag tror att vi har olika uppfattningar om _____________________. Jag skulle vilja höra vad du tycker om detta.

Jag skulle vilja prata om ___________________. Jag tror att vi kan ha olika idéer om hur man _____________________.

Jag skulle vilja se om vi kan nå en bättre förståelse kring ___________. Jag vill verkligen höra dina känslor kring detta och dela med mig av mitt perspektiv.

Skriv en möjlig inledning till ert samtal här:

Lycka till! Har den här artikeln varit användbar? Låt mig veta .

Ladda ner pdf-versionen av Vi måste prata: En steg-för-steg-checklista för svåra samtal

Resurser

Osannolika lärare: Att hitta de dolda gåvorna i dagliga konflikter , av Judy Ringer
Konfliktens magi , av Thomas F. Crum
Svåra samtal , av Douglas Stone, Bruce Patton och Sheila Heen
Avgörande samtal , av Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan, Al Switzler
Vanliga frågor om Konflikt , av Judy Ringer