Vi må snakke: En Sjekkliste for Vanskelige Samtaler

[Se en kort video om vanskelige samtaler]

Tenk på en samtale du har utsatt. Forsto du? Flott. Da går vi i gang.

Det finnes dusinvis av bøker om temaet vanskelige, avgjørende, utfordrende, heftige, viktige (du skjønner tegninga) samtaler. (Faktisk lister jeg opp flere utmerkede ressurser på slutten av denne artikkelen). De gangene du vet at du burde snakke med noen, men du ikke gjør det. Kanskje du har prøvd, og det gikk dårlig. Eller kanskje du frykter at det å snakke bare vil gjøre situasjonen verre. Likevel føler du deg fastlåst, og du vil gjerne frigjøre den fastlåste energien til mer nyttige formål.

Det du har her er en kort oppsummering av beste praksisstrategier: en sjekkliste over handlingspunkter å tenke på før du går inn i samtalen; noen nyttige konsepter å øve på under samtalen; og noen tips og forslag som hjelper deg å holde fokus og flyt generelt, inkludert mulige samtaleåpninger.

Du vil legge merke til ett sentralt tema gjennom hele serien: du har mer makt enn du tror.

Arbeid med deg selv: Hvordan forberede deg til samtalen

Før du går inn i samtalen, still deg selv noen spørsmål:

Hva er formålet ditt med samtalen? Hva håper du å oppnå? Hva ville være et ideelt resultat? Se etter skjulte formål. Du tror kanskje du har ærefulle mål, som å utdanne en ansatt eller øke tilknytningen til tenåringen din, bare for å legge merke til at språket ditt er overdrevent kritisk eller nedlatende. Du tror du vil støtte, men du ender opp med å straffe. Noen formål er mer nyttige enn andre. Jobb med deg selv slik at du går inn i samtalen med et støttende formål. Hvilke antagelser gjør du om denne personens intensjoner? Du kan føle deg skremt, nedverdiget, ignorert, respektløs eller marginalisert, men vær forsiktig med å anta at dette var talerens intensjon. Effekt er ikke nødvendigvis det samme som intensjon. Hvilke «knapper» hos deg blir trykket på? Er du mer emosjonell enn situasjonen tilsier? Ta en titt på din «bakgrunnshistorie», som de sier i filmene. Hvilken personlig historie blir utløst? Du kan fortsatt ha samtalen, men du vil gå inn i den vel vitende om at noe av den forhøyede følelsesmessige tilstanden har med deg å gjøre. Hvordan påvirker din holdning til samtalen din oppfatning av den? Hvis du tror dette kommer til å bli fryktelig vanskelig, vil det sannsynligvis bli det. Hvis du virkelig tror at uansett hva som skjer, vil det komme noe godt ut av det, vil det sannsynligvis være tilfelle. Prøv å justere holdningen din for maksimal effektivitet. Hvem er motstanderen? Hva kan han tenke om denne situasjonen? Er han klar over problemet? I så fall, hvordan tror du han oppfatter det? Hva er hans behov og frykt? Hvilken løsning tror du han ville foreslå? Begynn å omformulere motstanderen til en partner. Hva er dine behov og frykt? Er det noen felles bekymringer? Kan det være det? Hvordan har du bidratt til problemet? Hvordan har den andre personen gjort det?

4 trinn til et vellykket resultat

Mesteparten av arbeidet i enhver konfliktsamtale er arbeid du gjør med deg selv. Uansett hvor godt samtalen starter, må du beholde kontrollen over deg selv, ditt formål og din emosjonelle energi. Pust, sentrer deg, og fortsett å legge merke til når du kommer ut av sentrum – og velg å komme tilbake igjen. Det er her din kraft ligger. Ved å velge den rolige, sentrerte tilstanden, vil du hjelpe motstanderen/partneren din til å bli mer sentrert også. Sentrering er ikke et skritt; sentrering er hvordan du er når du tar skrittene. (For mer om sentrering, se Ressursdelen på slutten av artikkelen.)

Trinn 1: Forespørsel

Dyrk en holdning preget av oppdagelse og nysgjerrighet. Lat som om du ikke vet noe (det vet du egentlig ikke), og prøv å lære så mye som mulig om motstanderen/partneren din og hans synspunkt. Lat som om du underholder en besøkende fra en annen planet, og finn ut hvordan ting ser ut på den planeten, hvordan visse hendelser påvirker den andre personen, og hvilke verdier og prioriteringer som er der.

Hvis partneren din virkelig var fra en annen planet, ville du observert kroppsspråket hans og lyttet etter uuttalt energi også. Gjør det her. Hva vil han egentlig? Hva sier han ikke?

La partneren din snakke til han er ferdig. Ikke avbryt bortsett fra for å bekrefte. Uansett hva du hører, ikke ta det personlig. Det handler egentlig ikke om deg. Prøv å lære så mye du kan i denne fasen av samtalen. Du får din tur, men ikke forhast deg.

Trinn #2: Bekreftelse

Anerkjennelse betyr å vise at du har hørt og forstått. Prøv å forstå den andre personen så godt at du kan argumentere for ham. Gjør det deretter. Forklar ham hva du tror han egentlig prøver å oppnå. Gjett på håpene hans og respekter hans posisjon. Han vil ikke forandre seg med mindre han ser at du ser hvor han står. Da kan det hende han gjør det. Ingen garantier.

Anerkjenn alt du kan, inkludert din egen defensive holdning hvis det dukker opp. Det er greit; det bare er. Du kan bestemme deg senere for hvordan du skal håndtere det. For eksempel, i en krangel med en venn, sa jeg: «Jeg merker at jeg blir defensiv, og jeg tror det er fordi stemmen din nettopp ble høyere og hørtes sint ut. Jeg vil bare snakke om dette emnet. Jeg prøver ikke å overtale deg i noen av retningene.» Anerkjennelsen hjalp ham (og meg) til å finne tilbake til fokus.

Anerkjennelse kan være vanskelig hvis vi forbinder det med enighet. Hold dem adskilt. At jeg sier «dette høres veldig viktig ut for deg», betyr ikke at jeg kommer til å gå med på avgjørelsen din.

Trinn #3: Interessentarbeid

Når du føler at motstanderen/partneren din har uttrykt all sin energi om emnet, er det din tur. Hva kan du se fra ditt perspektiv som han har oversett? Hjelp med å avklare din posisjon uten å bagatellisere hans. For eksempel: «Ut fra det du har fortalt meg, kan jeg se hvordan du kom til konklusjonen om at jeg ikke er en lagspiller. Og det tror jeg jeg er. Når jeg introduserer problemer med et prosjekt, tenker jeg på dets langsiktige suksess. Jeg mener ikke å være en kritiker, selv om jeg kanskje høres ut som en. Kanskje vi kan snakke om hvordan vi kan håndtere disse problemene slik at min intensjon er tydelig.»

Trinn #4: Problemløsning

Nå er du klar til å begynne å bygge løsninger. Idémyldring og fortsatt utspørring er nyttig her. Spør motstanderen/partneren din hva han tror kan fungere. Uansett hva han sier, finn noe du liker og bygg videre på det. Hvis samtalen blir motstridende, gå tilbake til utspørring. Å spørre om den andres synspunkt skaper vanligvis trygghet og oppmuntrer ham til å engasjere seg. Hvis du har lykkes med å sentrere deg, justere holdningen din og engasjere deg med utspørring og et nyttig formål, vil det være enkelt å bygge bærekraftige løsninger.

Øvelse, øving, øving

Samtalekunsten er som all annen kunstform – med kontinuerlig øvelse vil du tilegne deg ferdigheter og letthet.

Her er noen ytterligere tips og forslag:

Et vellykket resultat vil avhenge av to ting: hvordan du er og hva du sier. Hvordan du er (sentrert, støttende, nysgjerrig, problemløsende) vil i stor grad påvirke hva du sier.

Anerkjenn emosjonell energi – din og partnerens – og rett den mot et nyttig formål.

Kjenn og vend tilbake til ditt formål i vanskelige øyeblikk.

Ikke ta verbale angrep personlig. Hjelp motstanderen/partneren din med å komme tilbake til sentrum.

Ikke anta at motstanderen/partneren din kan se ting fra ditt synspunkt.

Øv på samtalen med en venn før du holder den ordentlige.

Øv på samtalen mentalt. Se ulike muligheter og visualiser at du håndterer dem med letthet. Se for deg resultatet du håper på.

Hvordan begynner jeg?

I workshopene mine er et vanlig spørsmål: Hvordan starter jeg samtalen? Her er noen samtaleåpnere jeg har plukket opp gjennom årene – og brukt mange ganger!

Jeg har noe jeg gjerne vil diskutere med deg som jeg tror vil hjelpe oss å samarbeide mer effektivt.

Jeg vil gjerne snakke om _____________ med deg, men først vil jeg gjerne høre ditt synspunkt.

Jeg trenger din hjelp med det som nettopp skjedde. Har du noen minutter til å snakke?

Jeg trenger din hjelp med noe. Kan vi snakke om det (snart)? Hvis personen sier: «Jada, jeg tar kontakt med deg», følg opp med ham.

Jeg tror vi har ulik oppfatning av _____________________. Jeg vil gjerne høre hva du tenker om dette.

Jeg vil gjerne snakke om ____________________. Jeg tror vi kan ha forskjellige ideer om hvordan vi skal _____________________.

Jeg vil gjerne se om vi kan komme til en bedre forståelse av ___________. Jeg vil gjerne høre hva du synes om dette og dele mitt perspektiv også.

Skriv en mulig åpning for samtalen din her:

Lykke til! Har denne artikkelen vært nyttig? Gi meg beskjed .

Last ned pdf-versjonen av Vi må snakke: En trinnvis sjekkliste for vanskelige samtaler

Ressurser

Usannsynlige lærere: Å finne de skjulte gavene i daglig konflikt , av Judy Ringer
Konfliktens magi , av Thomas F. Crum
Vanskelige samtaler , av Douglas Stone, Bruce Patton og Sheila Heen
Avgjørende samtaler , av Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan, Al Switzler
Vanlige spørsmål om Konflikt av Judy Ringer